Библиографический список
1. Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях // Секретарское дело, 1999, № 3, с. 30.
2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.
4. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.
5. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.
6. Документы, и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 1991, 271 с.
7. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 4-е, исправленное и доп. — М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999, 256 с.
10. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.
11. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.
12. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.
13. Организация работы с документами: Учеб. /В .А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.
14. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.
15.Рахманин Л..В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. — М.: Высшая школа, 1988, 239 с.
16. Санкина Л.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н. В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91с.
17. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999, 224с.
18. Справочник по деловой переписке. — М.: Межрегионсервис, 1996, 362 с.
19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144 с.
20. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.
21. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. — М.: Инфра-М, 1999, 272 с.
22. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело,1999, 232 с.
23. Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI—XVII вв. — М.: МГИАИ, 1985, 102с.
24. Журнал «Делопроизводство».
25. Журнал «Секретарское дело».
Приложения
Приложение 1
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ*
* Оформение документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30—97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Научная книга, 1998, с. 71.
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и тд.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы организации.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 2
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ*
* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Научная книга, 1998, с. 72.
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
Архивные справки.
Архивные копии.
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
Заключения и отзывы.
Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
Исполнительные листы.
Командировочные удостоверения.
Нормы расхода.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).
Положения об организациях.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
Соглашения.
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.).
Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
Титульные списки.
Удостоверения.
Уставы организаций.
Штатные расписания.
Приложение 3
ОБРАЗЦЫ РЕДАКТОРСКОЙ ПРАВКИ (ПРАКТИКУМ)
Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государственную лицензию), поступившего на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого студенту необходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтверждающий его обучение в другом вузе (зачётная книжка или академическая справка).
Отредактированный вариант:
Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государственную лицензию), поступивший на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого студенту необходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтверждающий его обучение в другом вузе (зачётную книжку или академическую справку).
Редакторская правка заключается в уточнении падежных форм существительных. В тексте нарушена грамматическая связь между определяемым словом «студент» и согласованным определением-причастием «поступивший». Оба они должны стоять в форме именительного падежа.
Редактор изменил падеж слов, заключенных в скобки и раскрывающих значение дополнения «документ». Поскольку существительное «документ» имеет форму винительного падежа («представить документ»), то и заключенные в скобки приложения должны использоваться в том же падеже.
2. Студент имеет право на обучение по индивидуальному плану. Для этого ему необходимо подать личное заявление в деканат. На заседании Совета факультета рассматривается вопрос о предоставлении студенту индивидуального плана обучения. После положительного решения на основании заявления с визой декана и выпиской из решения Совета факультета составляется приказ, который представляется в учебный отдел в 5-ти дневный срок с момента решения Совета факультета.
Отредактированный вариант:
Студент имеет право обучаться по индивидуальному плану. Для этого необходимо подать личное заявление в деканат. Вопрос о предоставлении права на обучение по индивидуальному плану рассматривается на заседании Совета факультета. В случае положительного решения составляется приказ, основанием для которого служит заявление студента с визой декана и выписка из решения Совета факультета. Приказ представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента решения Совета факультета.
В данном случае редакторская правка направлена прежде всего на уточнение смысла. Совет факультета рассматривает вопрос не о предоставлении индивидуального плана обучения, а о том, чтобы разрешить студенту заниматься по такому плану. Кроме того, желательно разбить первое предложение на две части: каждая содержит самостоятельное высказывание. Изменение предлога («в случае» вместо «после») существенно уточняет смысл. Дело в том, что Совет факультета может принять как положительное, так и отрицательное решение. Наконец, неверным было написание слова «пятидневный». Сложные прилагательные, в состав которых входят корни числительных, могут записываться с использованием цифр: 20-метровый, 100-процентный, 5-дневный. Дефис ставится между корнями. Падежные окончания, находящиеся в середине слова, буквами не обозначаются. Поскольку прилагательное «пятидневный» содержит однозначное число, оно не относится к числу длинных, трудных для восприятия слов и не требует словесно-цифровой записи.
3. Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек.
Правка зависит от смысла высказывания. Прежде всего следует выяснить, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или автоматов людьми, — и после этого использовать пассивную конструкцию.
Отредактированный вариант:
Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Или: Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколько тысяч человек.
4. Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению.
Отредактированный вариант:
Намечены меры по выполнению приказа.
Редактор избежал использования однокоренных слов. Смысл высказывания не изменился.
5. Вторые профессии — смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах.
Отредактированный вариант:
Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, особенно необходимы в бригадах.
Деепричастный оборот может использоваться не во всех предложениях. Называемое им добавочное действие должно соотноситься с основным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном случае это условие не выполняется. Поэтому редактор отказывается от деепричастия и употребляет предложную конструкцию с отглагольным существительным. Уточнен также порядок слов.
6. Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные помещения.
Отредактированный вариант:
Для этого наша фирма использует подсобные помещения. Или:
С этой целью фирма использует подсобные помещения.
«Для цели» — сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющиеся» делает текст избыточным. Кроме того, очевидно, что фирма не может использовать помещения, которых нет.
7. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.
Отредактированный вариант:
Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.
Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.
8. В программе обучения учитываются пожелания слушателей, которые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять участие в работе курса.
Отредактированный вариант:
В программе обучения учитываются пожелания слушателей, присылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в работе курса.
Если не заменить придаточное определительное причастным оборотом, возникает комичная двусмысленность: «...слушателей, которые присылаются...». Предлог «совместно с» желательно использовать, когда речь идет о деятельности, осуществляемой общими усилиями с кем-либо. Если же объединяются не лица, а неодушевленные предметы, надо употреблять предлог «вместе с». Грамматическая норма не допускает формулировки «подтверждение о чем-либо» — следует говорить: «подтверждение чего-либо».
9. Следует обеспечить повышение личной ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.
Отредактированный вариант:
Следует обеспечить повышение ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.
«Личной» может быть названа лишь ответственность лица — конкретного человека. Службы несут коллективную ответственность.
10. Для молодых специалистов и специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная 2-х годичная программа, позволяющая адаптировать специалиста к отрасли, определить его профессиональные качества и привить фирменные традиции.
Отредактированный вариант:
Для выпускников вузов и других специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная двухгодичная программа, позволяющая адаптировать работника к отрасли, определить его профессиональные качества и привить ему уважение к традициям фирмы.
Редактор избежал повторения слова «специалисты», поскольку словосочетание «молодой специалист» синонимично словосочетанию «выпускник высшего учебного заведения». Во втором случае существительное «специалист» заменено словом «работник», которое в данном контексте выступает в качестве его синонима. «Двухгодичный» — прилагательное, которое нежелательно записывать с использованием цифр. «Привить традиции» — ненормативное словосочетание. Традиции вообще не могут стать свойством одного человека — они существуют в коллективе, в отрасли в целом. Конкретная личность может научиться уважать традиции фирмы. Называть их «фирменными» нежелательно, чтобы не вызывать у читателя ассоциаций с фирменной одеждой и фирменной аппаратурой.
Приложение 6
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА (ВЕДОМСТВА) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ*
* Данное Положение может быть применено для создания экспертных служб министерств и ведомств субъектов Российской Федерации, других учреждений, хранящих документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, имеющих подведомственную сеть организаций.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 17.03.98 № 19
Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 17.03.98 № 19 утверждено «Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации».
Министерствам и ведомствам Российской Федерации рекомендовано на основе Примерного положения разработать индивидуальные положения о центральных экспертных комиссиях и по согласованию с Росархивом ввести их в действие.
Центральные экспертные комиссии создаются для того, чтобы обеспечить сохранность ценных исторических документов, образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, организацию и проведение методической работы по экспертизе ценности документов и отбору их на постоянное государственное хранение.
Правовыми основаниями разработки и внедрения Примерного положения о ЦЭК является то, что Росархив, согласно Положению о Государственной архивной службе России (ныне Федеральная архивная служба России), обязан обеспечивать государственное регулирование развития архивного дела в стране, осуществлять межотраслевую координацию деятельности государственных и ведомственных архивов и кон тролировать соблюдение законодательства Российской Федерации в области архивного дела.* Его главными задачами являются формирование, обеспечение сохранности и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
* Законодательную базу архивного дела России составляют Федеральный закон «Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993 г.) и аналогичные законы субъектов Российской Федерации.
Министерства и ведомства обязаны в течение определенного времени сохранять ценную документацию, вышедшую из оперативного использования в управлении, в ведомственных архивах. Право определять ценность документов на основании их экспертизы принадлежит Федеральной архивной службе, для чего она разрабатывает и утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение; федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают по согласованию с Росархивом ведомственные перечни документов со сроками хранения.
Федеральные органы власти (за исключением специально оговоренных в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации» органов, которые осуществляют хранение документов на особых условиях) хранят документы в течение 15 лет, а затем в упорядоченном виде, в соответствии с требованиями архивной обработки, передают их в федеральные государственные архивы.
Эти документы включаются в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.
Центральная экспертная комиссия министерства (ведомства) осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за всеми процедурами определения ценности документов, обеспечения их сохранности и учета, архивной обработки и описания, передачи документов из делопроизводства в ведомственный архив, передачи документов на государственное хранение.
1. Общие положения
1.1 Постоянно действующая ЦЭК создается для:
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, ведомстве, их структурных подразделениях,* в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;** осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных отраслевых организаций и учреждений.
* В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, ведомства могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК.
** Далее вместо «подведомственные государственные учреждения, организации и предприятия» употребляется «подведомственные государственные организации».
1.2 Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве федерального министерства, ведомства. Решения Комиссии вступают в силу после их утверждения руководством министерства, ведомства. В необходимых случаях (см. п. 2.8. и 2.9 Положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России (Росархив).
1.3 Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, ведомства из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя.
В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив) — секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы министерства, ведомства, представитель соответствующего архивного учреждения.
В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
1.4 В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами федерального министерства, ведомства, нормативно-методическими документами Росархива, положением о ЦЭК министерства, ведомства.
В соответствии с настоящим примерным положением федеральное министерство, ведомство разрабатывает конкретное положение о своей ЦЭК, которое после согласования с Росархивом утверждается приказом руководителя министерства, ведомства одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.
Функции ЦЭК
ЦЭК осуществляет следующие функции:
2.1 Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций.
2.2 Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.3 Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы.
2.4 Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.5 Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.
2.6 Оказывает содействие и методическую помощь в работе специалистов отрасли:
• по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России;
• по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей отрасли.
2.7 Рассматривает и выносит решение об одобрении:
• сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе спецдокументации;
• перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
• актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
• актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
• описей на документы по личному составу;
• графиков подготовки и передачи документов на госхранение;
• нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней документов со сроками хранения, классификаторов, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, памяток и правил по работе с документами);
• отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
2.8 Представляются на рассмотрение в Росархив:
• предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
• перечни документов со сроками хранения;
• отраслевые списки видов подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
• акты на уничтожение документов, созданных до 1945 г. включительно;
• положения о ЦЭК и центральном архиве;
• примерные и типовые номенклатуры дел;
• инструкции по делопроизводству.
2.9 Представляются в соответствующие архивные учреждения на утверждение:
• описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документации);
• перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
• перечни документов, подлежащих передаче в госархивы, на согласование;
• номенклатуры дел министерства (ведомства);
• описи дел по личному составу.
2.10 Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3. Права ЦЭК
При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:
3.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, подведомственных организаций:
• письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
• документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.
3.5 Информировать руководство министерства, ведомства и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.
3.6 Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в учреждениях Федеральной архивной службы России.
4. Организация работы ЦЭК
4.1 ЦЭК федерального министерства, ведомства работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.*
* ЦЭК министерств и ведомств субъектов Российской Федерации работают с органами Росархива на местах, с соответствующими госархивами.
4.2 ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, ведомства.
4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЦЭК и руководство федерального министерства, ведомства (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).
4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 7
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИИ
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 19.01.1995 №2
1. Общие положения
1.1 Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение создается действующая на постоянной основе экспертная комиссия (ЭК) организации.
1.2 Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе организации, который утверждает принятые комиссией решения.
1.3 В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, перечнями документов со сроками хранения и настоящим положением.
1.4 Председателем экспертной комиссии является один из заместителей руководителя организации, секретарем — заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).
Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений организации, включая представителя делопроизводственной службы (канцелярия, секретариат, общий отдел и т. п.).
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел.
2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3 Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.
2.4 Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в структурных подразделениях организации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации.
3.2 Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение.
3.3 Рассматривает и принимает решения об одобрении (утверждении):
• проектов номенклатур дел (сводной и по структурным подразделениям организации);
• описей на дела постоянного хранения, на документы по личному составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие передаче в архив организации;
• описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения);
• актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями (предложения в установленном порядке направляются на рассмотрение соответствующего учреждения Государственной архивной службы).
3.4 Совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом (ответственным лицом) осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации.
Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных Подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в делопроизводстве.
4.3 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Государственной архивной службы и других организаций.
4.4 ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.5 Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
|
