Порядок выполнения лабораторной работы
Для запуска MS Access выберите иконку  в меню программ MS Windows. Чтобы начать разработку новой базы данных, следует в меню Файл выбрать команду Создать после чего выбрать пункт Новая база данных и присвоить имя новой БД. Затем возможно создание объектов БД “вручную” либо с помощью Мастера, который автоматически генерирует объект в диалоге с пользователем. Независимо от способа создания объекта режим конструктора позволяет в любой момент изменить его структуру и свойства.
Создание структуры таблиц
В СУБД MS Access отношение БД называют таблицей, кортежи отношения – записями, атрибуты – полями.
Для создания структуры таблицы в окне База данных необходимо выбрать пункт Таблица и нажать кнопку Создать. В результате откроется диалоговое окно Создание таблицы, в котором следует выбрать режим Новая таблица. Создание структуры таблицы необходимо производить в режиме конструктора таблиц.
В результате выполнения указанных действий Access выводит на экран окно пустой таблицы в режиме конструктора (рис. 2).
Рис. 2. Новая таблица в режиме конструктора
После того как окно таблицы откроется, активизируется панель инструментов Конструктор таблицы. При определении полей таблицы для каждого поля необходимо ввести имя, тип данных и краткое описание.
Обязательными свойствами каждого поля являются имя, тип и размер. Имя поля задается в столбце Поле по тем же правилам, что имена других объектов. Во втором в столбце Тип данных открывается список возможных типов данных. Требуемое значение типа данных можно либо выбрать из списка, либо ввести непосредственно с клавиатуры, не прибегая к помощи списка. Тип данных определяет, какого вида данные будут храниться в поле – текст, числа, даты и т.д. Важно правильно определить тип поля до того, как начнется ввод данных, в противном случае при изменении типа данные могут быть искажены или утеряны. Ниже приведены типы данных, используемых в СУБД MS Access:
текстовый (до 255 символов);
числовой с разной степенью точности;
дата / время;
примечания (MEMO) - до 64000 символов;
счетчик (для служебных полей, типа КодТовара и т.п.);
денежный;
логический (да / нет);
гиперссылка
OLE (для хранения данных, сформированных другими прикладными программами - рисунков, схем, звукозаписей, форматированных текстов и т.п.).
Для текстовых и числовых полей пользователь может задать необходимый размер поля, при этом следует учитывать специфику хранимых в конкретном поле данных.
Для каждого поля можно задать дополнительные свойства – способ отображения (формат), подпись, используемая в запросах, формах и отчетах, значение поля по умолчанию, правила контроля для ввода данных. Определение этих свойств в ряде случаев позволяет ускорить разработку прикладной программы, описать часть ограничений целостности БД, которые будут проверяться автоматически. Для типов данных текстовый и мемо может быть задан пользовательский формат ввода значений данных, описание которого приведено в разделе справочной системы Access Форматирование текста.
Описание форматов для различных типов данных представлено в таблице 1.
Описание форматов данных
Таблица 1
Наименование формата
|
Описание
|
Для типов данных: Числовой, Денежный
|
стандартный формат
|
устанавливается по умолчанию (разделители и знаки валют отсутствуют)
|
Денежный
|
символы валют и два знака после запятой
|
Евро
|
Используется денежный формат с символом евро (€) вне зависимости от символа денежной единицы
|
Фиксированный
|
выводится, по крайней мере, один разряд
|
с разделителями разрядов
|
два знака после запятой и разделители тысяч
|
Процентный
|
процент
|
Экспоненциальный
|
экспоненциальный формат (например 3.46 * 10 3)
|
Для типа данных Дата/Время
Существует следующий набор форматов поля:
|
длинный формат
|
Среда, 29 января 2006 г.
|
средний формат
|
29 – янв – 03
|
Наименование формата
|
Описание
|
краткий формат
|
29.01.06
|
длинный формат времени
|
10:30:10 РМ
|
средний формат времени
|
10:30 РМ
|
краткий формат времени
|
15:30
|
Для логического типа данных используется следующий набор форматов: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл.
Число десятичных знаков – для числового и денежного типов данных задает число знаков, выводимых после запятой. По умолчании устанавливается значение Авто, при котором для форматов денежный, фиксированный, с разделителем разрядов и процентный выводятся два десятичных знака после запятой. Для формата стандартный, число выводимых знаков определяется текущей точностью числовых значений. Можно задать фиксированное число десятичных знаков от 0 до 15.
Маска ввода – для текстового, числового, денежного типов данных, а так же для типов Дата/Время задается маска ввода, которую пользователь увидит при вводе данных в это поле (например, разделители (_._.___) для поля типа Дата ).
Для обеспечения уникальности записей в каждой таблице необходимо наличие первичного ключа – ключевого поля таблицы. Общепринятые правила при определении первичного ключа:
в качестве ключа чаще всего выбирают числовой или символьный код, который используется только для внутренних целей БД и не доступен для изменения пользователем;
тип ключевого поля – «счетчик» или «числовой».
При необходимости первичный ключ в таблице может состоять из нескольких полей – составной первичный ключ.
Для определения первичного ключа необходимо убедиться, что курсор установлен в поле, которое будет определено как ключ (или выделить несколько полей для составного ключа), затем в меню Правка выбрать команду Ключевое поле либо нажать кнопку  на панели инструментов, в результате должен появиться значок ключа слева от имени поля.
Связи между таблицами
Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры БД. После определения нескольких таблиц необходимо определить как данные таблицы связаны между собой, для обеспечения полноценной работы с БД – эти связи Access будет использовать в запросах, формах и отчетах.
Для определения связей в БД необходимо в меню Сервис выбрать пункт Схема данных, либо нажать кнопку  на панели управления В результате откроется диалоговое окно Схема данных, а затем – диалоговое окно Добавление таблицы, в котором следует выбрать соединяемые таблицы.
При установлении связи необходимо помнить, что для второй (подчиненной) таблицы должен быть определен внешний ключ – поле, предназначенное для связи с главной таблицей тип данных и размер которого совпадают с полем первичного ключа главной таблицы. Например, для сопоставления сведений о товарах и оплате за проданный товар следует определить связь по полю «Код_товара» в двух таблицах: «Список товаров» (Код_товара, Наименование, Единица измерения) и «Оплата» (Код_товара, Дата_продажи, Сумма). В первой таблице общее поле является первичным ключом, а во второй – внешним ключом.
Для установления непосредственной связи между двумя выбранными таблицами следует перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую. В результате откроется диалоговое окно Связи (рис. 3)
Рис. 3. Окно изменения связей между таблицами
В этом окне следует выбрать опцию Обеспечение целостности данных, после чего выбрать пункты Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, тем самым, обеспечив требование целостности по ссылкам. Для сохранения связи нажмите кнопку Создать, в результате чего в окне Схема данных будет отображена связь между выбранными таблицами (рис. 4.).
Рис. 4. Определение связей между таблицами
В СУБД MS Access допускаются следующие типы связей:
«один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. Например, между таблицами «Список Товаров» и «Оплата» существует отношение «один-ко-многим»: товар одного наименования может продаваться различным покупателям, но каждая оплата была произведена за определенный товар.
"многие-ко-многим" реализуется только с помощью третьей таблицы, ключ которой состоит из ключевых полей тех таблиц, которые необходимо связать. Например, между таблицами «Сотрудники» и «Должности» имеется отношение «многие-ко-многим», поскольку один сотрудник может занимать несколько должностей и на одну должность может занимать несколько сотрудников, такая связь может быть реализована с помощью дополнительной таблицы «Занимаемые должности».
«один-к-одному». В этом случае каждая запись в одной таблице может быть связана только с одной записью в другой таблице и наоборот. Этот тип связи используют редко, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Например, такую связь используют для разделения очень больших по структуре таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты и т.п.
Следует помнить, что нельзя изменить тип данных для поля, которое связывает таблицу с другой таблицей. Предварительно нужно удалить установленную связь.
После создания схемы базы данных необходимо заполнить созданные таблицы, для чего выберите нужную таблицу и нажмите кнопку Открыть в окне Базы данных.
Лабораторная работа № 2 «Создание запросов с помощью построителя запросов в среде MS Access»
Тема: Создание запросов с помощью построителя запросов в среде MS Access
Цель работы: создать запросы на выборку, на выборку с параметрами, на обновление записей, на удаление записей в созданных ранее таблицах.
Типы запросов, создаваемых в Microsoft Access
В среде MS ACCESS можно создавать следующие типы запросов:
запросы на выборку;
запросы с параметрами;
перекрестные запросы;
запросы на изменение (запросы на создание таблицы, удаление, обновление, добавление записей);
запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы).
Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку, возвращающий данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить. Запрос на выборку можно использовать для группировки записей, для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.
Запрос с параметрами – это запрос, содержащий в себе условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле таблицы. Например, можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод временного интервала. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между двумя указанными датами.
Запросы на изменение – это запросы, при запуске которых за одну операцию вносятся изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.
Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалить только всю запись, а не содержимое отдельных полей внутри нее.
Запрос на удаление позволяет удалить записи как из одной таблицы, так и из нескольких таблиц со связями «один-к-одному» или с «один-ко-многим», если при определении связей было установлено каскадное удаление.
Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, можно с помощью одного запроса увеличить на 30 процентов стипендию студентов 3-го курса. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные только в существующих таблицах.
Порядок выполнения работы
Все запросы, создаваемые в рамках данной лабораторной работы, должны быть реализованы с помощью построителя запросов в режиме конструктора (рис. 5).
Рис. 5. Бланк построителя запросов
Для создания нового запроса в окне базы данных (рис. 1) перейдите на вкладку Запросы и нажмите кнопку Создание запроса в режиме конструктора. В появившемся окне (рис. 6) выберите таблицу (таблицы) – источник запроса. Если запрос уже открыт, то для перехода в режим конструктора следует нажать кнопку Вид  на панели инструментов.
Рис. 6. Добавление таблицы
По умолчанию, любой запрос, создаваемый с помощью конструктора, является запросом на выборку. Для изменения типа запроса в меню Запрос следует выбрать тип создаваемого запроса либо на панели инструментов нажать кнопку Тип запроса  .
Для сохранения запроса необходимо нажать кнопку  на панели инструментов и ввести имя запроса, под которым он будет сохранен.
Создание запроса на выборку
При создании запроса на выборку, необходимо определить поля, которые будут содержаться в результирующем наборе данных, для этого в строке Имя таблицы (рис.7) выбрать название таблицы, а в строке Поле выбрать названия полей. Для сортировки записей в строке Сортировка можно указать тип сортировки: по возрастанию или по убыванию значений.
Рис. 7. Запрос на выборку
Связи между таблицами в окне построителя запросов определяются по тому же принципу, что и при определении связей в схеме данных. Для запуска запроса нажмите кнопку Запуск  на панели инструментов.
Создание запроса с параметрами
Различают два типа запросов с параметрами: с приглашением на ввод условий отбора и с явным указанием условия отбора
Запрос с параметрами отображает одно или несколько определенных диалоговых окон, выводящих приглашение пользователю ввести условия отбора.
Для создания запроса с параметрами создайте новый запрос на выборку, после чего, в режиме конструктора для каждого поля, для которого предполагается использовать параметр, введите в ячейку строки Условие отбора текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст подсказки должен отличаться от имени поля, но может включать его (рис. 8), введенное в окне приглашения значение будет являться значением параметра.
Рис. 8. Запрос на выборку с параметрами
При запуске запроса (рис.8) будет выведена подсказка Наименование товара. Для явного указания условия отбора, в построителе запроса, текстовый параметр необходимо заключить в кавычки: "Сахар", значение числового параметра указывается без дополнительных символов.
Создание запроса на обновление записей
Для создания запроса на обновление создайте запрос, выбрав таблицу или таблицы, включающие записи, которые необходимо обновить, и поля, которые должны быть использованы в условиях отбора. В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Обновление.
Выберите поля, значения которых необходимо обновить, после чего в строку Обновление введите выражение или значение, которое должно быть использовано для изменения полей (рис. 9.)
Рис. 9. Запрос на обновление
В строке Условие отбора укажите условие отбора – значения каких записей следует изменить, в противном случае значения выбранных полей будут изменены во всех записях таблицы.
Для просмотра обновляемых записей нажмите кнопку Вид  на панели инструментов. Выводимый список будет содержать значения, которые будут изменены. Для возврата в режим конструктора запроса снова нажмите кнопку Вид  на панели инструментов. Для запуска запроса нажмите кнопку Запуск на панели инструментов. Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши Ctrl+Break.
Создание запроса на удаление
Для создания запроса на удаление создайте запрос, выбрав таблицу, содержащую записи, которые необходимо удалить.
В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Удаление либо выберите тип запроса в меню Запрос.
Следует помнить, что при удалении записей с помощью запроса на удаление отменить данную операцию невозможно. Следовательно, прежде чем выполнить данный запрос, необходимо просмотреть выбранные для удаления данные. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку Вид и просмотрите в режиме таблицы удаляемые записи.
Для избежания удаления всех записей из таблицы в условии отбора следует указать значение условия для выборки удаляемых записей.
В результате выполнения запроса на удаление будут удалены записи из подчиненных таблиц, для которых установлено Каскадное удаление связанных записей.
Лабораторная работа № 3 «Работа с формами»
Тема: Работа с формами
Цель работы: создать ленточную, табличную и сложную формы в базе данных MS Access, используя в качестве источника записей созданные ранее таблицы и запросы.
Продолжительность: 4 часа.
Формы MS Access
Формы являются типом объектов базы данных, и используются для отображения и ввода данных в таблицы БД. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты БД, а также как пользовательское диалоговое окно.
Обычно для формы выбирается источник записей. В базе данных Microsoft Access источником записей может быть таблица, запрос или инструкция SQL. В проекте Microsoft Access источником записей может быть таблица, представление, инструкция SQL или сохраненная процедура. Другие выводящиеся в форме сведения, такие как заголовок, дата и номера страниц и др., сохраняются в макете формы.
Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления – это объекты графического интерфейса пользователя (такие как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле.
Существует несколько типов форм: формы можно открывать в виде таблицы, линейной формы и в режиме простой формы. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.
Форму можно создать тремя различными способами:
При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.
При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.
Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.
В ходе выполнения лабораторной работы должны быть созданы ленточная, табличная и сложная (содержащая подчиненную) формы.
Ленточная форма – это форма, в которой поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части (заголовке) формы.
Табличная форма – это форма, в которой поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.
Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.
Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Типы» и из таблицы «Товары». Данные в таблице «Типы» находятся на стороне «один» отношения. Данные в таблице «Товары» находятся на стороне «многие» отношения — каждый тип может иметь несколько товаров. В главной форме отображаются данные на стороне отношения «один». В подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения «многие».
Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип «Напитки», подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки».
Порядок выполнения работы
Создание ленточной табличной и макета сложной формы следует осуществлять с помощью мастера форм. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.
Для создания ленточной формы с помощью мастера форм в окне базы данных перейдите на вкладку Формы и выберите пункт Создание формы с помощью мастера. В предложенном окне (рис. 10) выберите таблицу или созданный ранее запрос на выборку, который будет использоваться в качестве источника записей формы, выберите поля таблицы/запроса, которые будут доступны для редактирования в создаваемой форме. Затем нажмите кнопку Далее.
Рис. 10. Первое окно мастера форм
В следующем окне (рис. 11) выберите тип формы Ленточный, нажмите кнопку Далее и следуйте дальнейшим указаниям мастера форм.
Рис. 11. Второе окно мастера форм
Для создания табличной формы с помощью мастера, следуйте предложенным выше инструкциям, а в окне (рис. 11.) выберите тип формы табличный. При этом рекомендуется табличную форму создавать с учетом того, что она может являться подчиненной формой в сложной форме, т.е. источником записей должна быть таблица, содержащая внешний ключ, т.е. связанная с другой таблицей М:1.
Для создания главной формы в окне (рис. 11.) выберите тип формы в один столбец, учитывая, что источником записей должна быть таблица, соединенная в схеме данных с подчиненной таблицей с типом связи 1:М.
Созданные формы будут отображены в окне базы данных в разделе Формы, их макет можно изменить в режиме конструктора для чего необходимо выбрать нужную форму и нажать кнопку Конструктор в окне БД.
В созданной ленточной форме создайте кнопки для навигации по записям и кнопку закрытия формы. Для этого откройте форму в режиме конструктора и в панели инструментов выберите объект Кнопка (рис. 12) и поместите её в область примечания формы.
Рис. 12. Панель элементов
После этого откроется окно мастера кнопок (рис. 13) в котором необходимо выбрать категорию переходы по записям и в действиях – первая запись для перехода к первой записи набора данных, затем нажмите кнопку Далее и следуйте дальнейшим инструкциям мастера.
Рис. 13. Мастер кнопок
Аналогично создайте кнопки для перехода на последнюю, предыдущую и следующую запись. При создании кнопки для закрытия формы в мастере кнопок выберите категорию работа с формой и действие закрытие формы.
Создать подчиненную форму можно либо на основе имеющихся в БД таблиц и запросов либо на основе созданных ранее форм, учитывая при этом, что и главная, и подчиненная формы должны иметь общие поля, необходимые для установления связи между ними.
Для создания подчиненной формы откройте созданную ранее главную форму в режиме конструктора и в панели инструментов выберите объект подчиненная форма и вставьте его в главную форму, поле чего откроется окно мастера подчиненных форм (рис. 14)
Рис. 14. Мастер подчиненных форм
Выберите из списка предложенных форм созданную ранее форму в табличном виде, при условии, что она удовлетворяет всем требованиям для подчиненных форм, в противном случае создайте подчиненную форму на основе имеющихся таблиц и запросов. Нажмите кнопку Далее и следуйте указаниям мастера.
В главной форме создайте кнопки перехода по записям и кнопку закрытия формы, так же как и для ленточной формы, кроме того, создайте кнопку Добавить новую запись, по нажатию которой добавлялась бы пустая запись в главную форму, для этого в мастере кнопок выберите категорию обработка записей и действие добавить запись. Создайте также кнопку, нажатие которой вызовет открытие созданной ранее ленточной формы, для этого в мастере кнопок выберите категорию работа с формой и действие открытие формы.
|
