Инструкция по делопроизводству федерального государственного казенного общеобразовательного учреждения
Скачать 0.76 Mb.
|
| Машинописные работы Печатание документов в Школе осуществляется делопроизводителем, с соблюдением установленных настоящей Инструкцией требований Печатаются только служебные документы на русском языке. Печатание под диктовку не производится. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Передаваемые для печати рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Рукописи должны быть вычитаны и завизированы исполнителем. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на чёткое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов. Лингвистические работы специалистами, печатавшими документы, не производятся. Печатание документов и материалов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров, на одной стороне листа. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре (за исключением писем) и вместе с рукописью передаются исполнителю. 5.2. Копировально-множительные работы Выполнение копировально-множительных работ в Школе производится в канцелярии, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях. Изготовление небольших по объему тиражей служебных документов (до 10 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа руководителем (заместителями руководителей). Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны чётко и разборчиво и не превышать формат А3. Документы и материалы загрязненные, с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) на копирование не принимаются. Не принимаются также на копирование книги и брошюры, газеты и газетные вырезки. 6. Порядок изготовления, учёта, хранения, использования и уничтожения печатей, штампов 6.1. Изготовление печатей. 6.1.1. В Школе печатью заверяются подписи директора школы, главного бухгалтера, других должностных лиц, которым доверенностью или приказом директора школы предоставлены соответствующие полномочия. Печать Школы ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей Школы, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы. Право заверения таких копий принадлежит директору школы или делопроизводителю. Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Место нанесения оттиска печати обозначается символом «м.п.» без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым. 6.1.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает директор школы. 6.1.3. Печати хранятся в сейфе директора школы. 6.2. Простая печать и штамп 6.2.1. Канцелярия и бухгалтерия могут иметь простые печати и штампы без изображения государственной символики. 6.2.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы: «Контроль», «Копия верна», «Подлежит возврату», «Регистрационный штамп» входящих и исходящих документов. 6.3. Хранение печатей и штампов 6.3.1. Хранение печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном настоящей Инструкцией порядке. 6.3.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами. 6.3.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды. 6.3.4. При утере печати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность директор школы. 7. Учёт объёма документооборота 7.1 Объём документооборота составляет количество документов, поступивших в Школу и созданных ею за определённый период времени. В объёме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые). 7.2. За единицу учёта количества документов принимается сам документ, без учёта копий, создаваемых при печатании и размножении. 8. Организация документов в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их архивирование. 8.1. Составление номенклатур дел Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела. 8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ФГКОУ СОШ №140 с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учёта дел временного (до 10 лет) хранения. 8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатами организации, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел МО РФ. Изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание. 8.1.3. Номенклатура дел составляется делопроизводителем учреждения. Номенклатура дел оформляется на общем бланке, подписывается директором. 8.1.4. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается на 5 лет. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае изменения функций и структуры составляется новая сводная номенклатура дел. 8.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в четырёх экземплярах. Первый экземпляр, утверждённый директором школы, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел, второй экземпляр применяется в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для использования в работе. Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в электронном виде. 8.1.6. В сводной номенклатуре дел разделы расположены в соответствии с утверждённой структурой и штатами Школы. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия её структурных подразделений. 8.1.7. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений. 8.1.8.Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включённого в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Школе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 05-03, где: 05 - обозначение структурного подразделения; 03 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел. В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Дела по вопросам, неразрешённым в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В графу 2 «Заголовок дела» сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен чётко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы. нормативные правовые акты, плановые и отчётные документы, переписка, номенклатура дел, контрольные карточки или другие учётные документы. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"). Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указываются вид документа и автор. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчёты). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 «Сроки хранения документов» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и год издания перечня. В графе 4 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2007 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «В электронном виде». 8.1.9. Если в течение года в структурных подразделениях Школы возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера. 8.1.10. По окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведённых дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. 8.2. Формирование и оформление дел 8.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 8.2.2. Дела ФГКОУ СОШ №140 формируются в канцелярии школы. Ответственность за формирование дел несут сотрудники, ответственные за делопроизводство. 8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объёму дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2. Распоряжения по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учётом сроков их хранения: распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения - 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения - 5 лет). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утверждённые планы, отчёты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года. 8.2.4. Дела ФГКОУ СОШ №140 подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. 8.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приёме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных. Полное оформление дел предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплёт дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизировать, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела. 8.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование организации, структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращённого наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации; заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.); дата дела: указываются год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается. Дата на обложке дела указывается: арабскими цифрами - число и год, название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчёты, так как они отражены в заголовках дел. Надписи на обложке дела следует выполнять чётко, светоустойчивыми чернилами. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. В целях обеспечения сохранности закрепленного порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Приложения к делу, поступившие в переплёте, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруется на оборотной стороне в левом верхнем углу. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, должность и подпись её составителя с расшифровкой подписи, дата составления. 8.3. Организация оперативного хранения документов 8.3.1. С момента заведения дела хранятся по месту их формирования, в ФГКОУ СОШ №140. Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. 8.3.2. Руководители структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел. 8.3.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается. 8.3.4. В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения. Проверка наличия проводится путём сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путём их визуального просмотра. 8.3.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора ФГКОУ СОШ №140. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи. 9. Порядок передачи документов на архивное хранение Документы администрации ФГКОУ СОШ №140 после проведения экспертизы их ценности подлежат передаче на постоянное хранение в архив ФГКОУ СОШ №140. Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях и включает в себя следующие этапы: проведение экспертизы ценности документов; полное оформление дел; составление описи дел; составление актов о выделении к уничтожению дел с истёкшими сроками хранения. Делопроизводитель Школы осуществляют контроль и оказывает методическую помощь в проведении вышеуказанных работ структурным подразделениям. 9.1. Экспертиза ценности документов 9.1.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 9.1.2. Экспертиза ценности документов в ФГКОУ СОШ проводится: - при составлении номенклатуры дел, - при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, - при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению; 9.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Школе создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек. ЭК создаётся приказом директора ФГКОУ СОШ №140. 9.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в структурных подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства. 9.1.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. 9.1.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 9.2.Составление и оформление описей дел 9.2.1. Для обеспечения комплектования архива в ФГКОУ СОШ №140 на все завершённые в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учёта и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются ежегодно отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 9.2.2. Описи дел составляются по установленной форме, не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве. 9.2.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), то проставляется (тоже т.). Сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «тоже т.1», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий. 9.2.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 9.2.5. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности. 9.2.6. Опись дел составляется в двух экземплярах. 9.2.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК ФГКОУ СОШ №140 одновременно. Одобренные на ЭК акты утверждаются директором Школы. После этого разрешается уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. 9.2.8. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истёк к 01 января года, в котором составлен акт. Например: законченные в 2004 году дела с 3-летнем сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2008 года. После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за архив. Например: «Уничтожено.См. акт №_______ от ________». Фамилия, инициалы. 9.3. Подготовка и передача документов в архив В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится только по описям дел. 9.3.1. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения одного года их хранения и использования в структурном подразделении. 9.3.2. Дела временного (до 3 лет) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении года хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 9.3.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описям и номенклатуре дел. |
Похожие:
 | Муниципального казённого общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №1 п. Пристень» Пристенского района Курской... |  | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 |
| «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | Самообследование Муниципального казенного общеобразовательного учреждения «Сибирская средняя общеобразовательная школа №1», проводилось... |
| Казенного муниципального общеобразовательного учреждения новоусманского муниципального района воронежской области | | Рабочая программа предназначена для 7 клас са федерального государственного казенного общеобразовательного учреждения «Кызылское... |
| Ставропольского края и функций подведомственных ему государственного казенного учреждения Ставропольского края «Управление капитального... | | Формирование ключевых компетенций у учащихся в ходе реализации образовательной программы |
| Программа развития Муниципального казенного общеобразовательного учреждения «Кодинская средняя общеобразовательная школа» на 2011-2016... | | Муниципального казенного общеобразовательного учреждения «Верхне-Ольшанская основная общеобразовательная школа» Пристенского района... |