Инструкция по делопроизводству федерального государственного казенного общеобразовательного учреждения
Скачать 0.76 Mb.
|
3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 3.1. Проекты правовых актов директора ФГКОУ СОШ №140 3.1.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов директора ФГКОУ СОШ №140 осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией. 3.1.2. Правовые акты директора ФГКОУ СОШ №140, имеющие нормативный характер, издаются в форме приказов директора школы. Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений директора ФГКОУ СОШ №140. 3.1.3. Приказы директора школы печатаются шрифтом Times New Roman размером № 14 на одной стороне листа на стандартных листах формата А4. Поля второй и последующих страниц составляют не менее: левое – 30 мм, правое – 15 мм, верхнее и нижнее – по 20 мм. 3.1.4. Приказы директора школы имеют следующие реквизиты: наименование вида документа, дата и номер, место издания, заголовок, текст, подпись. Дата оформляется буквенно-цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля. Номер приказа (распоряжения) печатается от наименования вида документа через 1 межстрочный интервал посередине текстового поля и состоит из знака «№» и регистрационного номера. Место издания на одном уровне с реквизитом «Дата» и оформляется по левому краю. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется жирным шрифтом и выравнивается посередине. Точка в конце заголовка не ставится. Отделяется от текста жирной сплошной линией. 3.1.5. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть. Преамбула в приказах директора школы заканчивается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. При наличии приложения к приказу (распоряжению) в тексте на них делается ссылка. Приложения к проектам приказов (распоряжений) оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов. Если в тексте делается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже через 1,5 межстрочных интервала даётся ссылка на приказ (распоряжение). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу директора ______________ № _____ При наличии в тексте приказа (распоряжения) формулировки «утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий), на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЁН со ссылкой на правовой акт, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом директора школы _____________ № _______ Слово «Приложение № » в данном случае не пишется. Слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЁН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок приложения отделяется от грифа утверждения документа 4 интервалами, от текста приложения - 2 интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски её текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трёх сносок. 3.1.6. Подпись отделяется от текста приказа (распоряжения) 2 интервалами и состоит из слов директор ФГКОУ СОШ №140, печатается от границы левого поля. Инициалы и фамилия директора школы печатаются у правой границы текстового поля. 3.1.7.Приказы со сроком хранения 75 лет регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений со сроком хранения 5 лет. 3.1.8. Датой локального акта является дата его подписания. Копии заверяются печатью и подписью делопроизводителя. 3.2. Положение, правила, инструкции, регламенты 3.2.1. Положение – правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности администрации Школы, должностных лиц. Правила – правовой акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определенных видов деятельности, обязательные для применения. Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные стороны деятельности Школы, должностных лиц. Регламент – правовой акт, включающий совокупность правил и определяющий порядок деятельности администрации Школы. 3.2.2. Положения (правила, инструкции) утверждаются директором Школы и изданием приказа, если одновременно с утверждением положения (правил, инструкций) необходимо дать поручения, связанные с введением в действие или применением утверждаемого документа. 3.2.3. Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций) соответствует Уставу Школы. 3.2.4. Текст положений (правил, инструкций) печатается на стандартных листах бумаги формата А4, излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту положения (правил, инструкций) отвечает на вопрос «О чём?», заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, регламент) отвечает на вопрос «Кого?» (Должностной регламент главного специалиста). Констатирующей частью положений (правил, инструкций, регламентов) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положений (правил, инструкций, регламентов) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия. 3.3. Протокол 3.3.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, советов, рабочих групп, конференциях, переговорах. 3.3.2. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников школы, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания. Протоколы могут быть полными - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников, краткими - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения и стенографическими - весь ход заседания записывается дословно. Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа. 3.3.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с протоколом о принятых решениях. Копии протокола или выписка из протокола о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным за подготовку материалов к заседанию. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, копии протоколов заседаний уничтожаются по акту. 3.3.4. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с продольным или угловым расположением реквизитов по типу общего бланка. Протокол имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа – ПРОТОКОЛ – печатается через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации прописными буквами, полужирным шрифтом, номер и дата. Датой протокола является день проведения заседания (совещания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.09.2008 и печатается через 1-2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. На одной с датой строчке печатается номер протокола. Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведётся в пределах учебного года. Регистрация протоколов заседаний осуществляется секретарем в журнале регистрации. Место составления протокола (географический объект) указывается по факту проведения заседания (совещания), печатается через 1 межстрочный интервал ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер»; Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал. Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, заседание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Например, ПРОТОКОЛ … заседания Экспертной комиссии, ПРОТОКОЛ… совещания по вопросам подготовки к новому учебному году. При продольном расположении все реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант используется в случаях, если протокол имеет гриф утверждения. 3.3.5. Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или председательствующий – должностное лицо, проводящее заседание (совещание), его настоящая должность в протоколе не указывается. Секретарь – лицо, отвечающее за организацию заседания (совещания), составление и оформление протокола. Слово «Председатель» печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, под ним – «Секретарь» также с прописной буквы. Присутствовали – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов совещательного (коллегиального) органа, а затем должности, фамилии и инициалы лиц, приглашённых на заседание (совещание) из других органов, организаций, и их наименования. Список присутствующих участников заседания (совещания) секретарь вносит в протокол на основе данных их регистрации. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита, в конце слова ставится двоеточие. При оформлении протокола расширенного заседания (совещания) с участием более 15 человек, фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка – «список участников прилагается». Например, «Присутствовали: 18 человек (список прилагается)». Повестка дня состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании (совещании), и фамилий выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки нумеруется арабскими цифрами. Докладчики по каждому пункту повестки дня. По каждому пункту указываются фамилия и инициалы докладчика – должностного лица, который готовил данный вопрос. Таким образом, повестка дня закрепляет обсуждаемые вопросы заседания (совещания) и очередность их рассмотрения. Например, ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О подготовке к новому учебному году. Доклад Заместителя директора школы Филюк Е.В. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст каждого раздела состоит из трёх частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), слова печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля, в конце слова ставится двоеточие. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра, показывающая, к какому пункту повестки дня относится последующий текст документа. После слова «СЛУШАЛИ» в тексте протокола указывают фамилию и инициалы, а затем излагают запись речи основного докладчика. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления ведется от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом. Допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается», в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу. Например, 1. СЛУШАЛИ: Филюк Е.В. – доложила о подготовке … После слова «ВЫСТУПИЛИ» печатаются фамилии участников обсуждения вопроса и их выступления. В текст протокола включаются и заданные вопросы с ответами на них. После слова «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») следует постановляющая часть соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). 3.3.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. При обсуждении особо важных вопросов протокол может визироваться докладчиками. 3.3.7. Решения, принятые на заседании (совещании), доводятся до исполнителей под роспись. При составлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись, которая состоит из слова «Верно», указания должности лица, составляющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью. 3.3.8. По результатам заседаний (совещаний) могут быть подготовлены поручения. 3.3.9. Протоколы прошиваются в соответствии с данной инструкцией. 3.4. Служебные письма 3.4.1. Служебные письма (далее – письма) директора Школы готовятся: как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Школы; как сопроводительные письма к документам; как инициативные письма. 3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. 3.4.3. Письма за подписью директора Школы изготавливаются на белом листе формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 3.4.4. Реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату поступившего документа, заголовок к тексту, адресат, текст, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания - печать. 3.4.5. Письма оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется адресату, второй остаётся в канцелярии. 3.4.6. Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, например: Об оказании финансовой помощи Если текст письма до пяти строк, заголовок к тексту не составляется. Заголовок печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится и он не заключается в кавычки. 3.4.7. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается номер и дата письма, на которое направляется ответ. 3.4.8. Если письмо адресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется лист рассылки. При направлении писем в федеральные органы государственной власти и подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается. 3.4.9. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Объём письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Текст письма излагается: от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем); от первого лица единственного числа (при оформлении письма на бланке должностного лица) (прошу, предлагаю, приглашаю); от третьего лица единственного числа (Администрация Школы считает возможным). Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 5 печатных знаков. 3.4.10. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Письма в адрес руководителей федеральных органов государственной власти направляются за подписью директора школы. 3.4.11. Отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу второго экземпляра письма. 3.5. Акты, докладные, служебные записки, справки 3.5.1. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, также содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой директором школы. Акты могут составляться постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Акт составляется на стандартном белом листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами акта являются: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Датой акта является дата его составления. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт». Например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности Акт списания материальных ценностей Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделён на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. 3.5.2. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки составляются в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений. Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если докладная записка адресована руководителю данной организации, она считается внутренней, если направляется в вышестоящую организацию, - внешней. Текст докладной записки состоит из двух или трёх смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае её текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю организации. 3.5.3. Служебная записка–документ, используемая для информационного обмена между структурными подразделениями организации. Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования и заключения – предложения, просьбы, заявки. Служебная записка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения. 3.5.4. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения библиографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Заголовок к тексту может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: Справка о работе с обращениями граждан в 1-м полугодии 2008 г. Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для её составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки, в тексте справки выделяются разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющими собственные заголовки. Если справки содержат однородную систематизированную информацию, ёё текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, её текст может состоять из разделов. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителями. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на стандартном листе бумаги формата А4, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и начальником кадровой службы, заверяются печатью. 4. Организация работы с документами 4.1. Организация документооборота 4.1.1. Движение документов в Школе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 4.1.2. В Школе различают два потока документации: документы, поступившие из сторонних организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); 4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, определяется настоящей инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями. 4.2 Учебно-педагогическая документация Учебно-педагогическая документация Школы состоит из:
Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, и утверждается командиром войсковой части. Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы экзаменов за курс основной, средней школы, ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок, тексты письменных экзаменационных работ учащихся) хранятся в школе пять лет. 1. Алфавитная книга обучающихся ведется в каждой школе В книгу записываются все обучающиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об обучающихся нового приема. Обучающиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи обучающегося в книге является одновременно номером его личного дела. Выбывшими следует считать обучающихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу (9 класс, 11 класс). Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается. Выбытие обучающегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы обучающийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвр.» записывается в графе «Дата поступления в школу». При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы. 2. Личное дело обучающегося ведется в каждой школе и на каждого обучающегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия). В личное дело обучающегося заносятся: общие сведения об ученике, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучения обучающегося в X — XI (XII) классах аттестат об окончании основного общего образовании находится в личном деле и выдается на руки после получения им среднего (полного) общего образования В личное дело обучающегося при выбытии его из школы вкладывается форма N 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личные дела обучающихся в I -IV классах ведутся учителями начальных классов, в V — XI (XII) — классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, N К/5 — означает, что ученик записан в алфавитной книге на букву «К» под N 5). При выбытии обучающегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления родителям (законным представителям), с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года. 3. Классный журнал является государственным документом, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя. Устанавливаются три вида классных журналов — для I -IV и V – IX, X — XI (XII) классов. Директор школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения. Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе согласно Положению по ведению классных журналов в ФГКОУ СОШ №140.
5. Журнал группы продленного дня ведется во всех школах, имеющих группы продленного дня, по форме. Журнал группы продленного дня рассчитан на учебный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя и руководителя кружка. Воспитатель обязан ежедневно отмечать не явившихся в группу или опоздавших воспитанников. В графах «Работа воспитателя», «Работа руководителя кружка» делается запись о количестве проработанных часов в группе и кратком содержании работы с обучающимися. Директор школы и заместитель директора по учебно-воспитательной работе систематически проверяют правильность ведения журнала группы продленного дня. В журнал разрешается вносить только фамилии обучающихся, зачисление которых в группу оформлено приказом директора школы. Если обучающийся прервал посещение группы продленного дня и его выбытие оформлено приказом директора школы, то в графе «Дата выбытия» следует вписать число и месяц отчисления из группы. Если обучающийся начал посещать группу в течение года, фамилия его заносится в журнал в конце списка. 6. Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании ведется в каждом общеобразовательном учреждении. Выдача и книга учета аттестатов о среднем (полном) общем образовании ведется согласно Положению о порядке выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов в ФГКОУ СОШ №140. Книга изготовляется из плотной бумаги в прочном переплете. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора школы и печатью школы. 7. Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании ведется в каждой основной и средней общеобразовательной школе. Выдача и книга учета аттестатов об основном общем образовании ведется согласно Положению о порядке выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов в ФГКОУ СОШ №140. Книга изготовляется из плотной бумаги в прочном переплете. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора школы и печатью школы. 8. Книга учета выдачи золотых и серебряных медалей ведется в каждой средней общеобразовательной школе. В нее заносятся записи о выдаче золотых и серебряных медалей. Золотой медалью «За отличные успехи в учении» награждаются выпускники средних общеобразовательных школ в соответствии с Положением о золотой и серебряной медалях. Награжденные обучающиеся расписываются в получении медалей, которые вручаются им бесплатно. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы. 9. Книга учета личного состава педагогических работников школы . Во всех общеобразовательных школах ведется книга учета личного состава педагогических работников. Запись производится с общей порядковой нумерацией, начиная с 1-го номера. Вновь поступившие педагогические работники записываются в порядке последующих номеров. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестации учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии. Книга учета личного состава должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора и печатью школы. Запись сведений об обслуживающем персонале в данную книгу не производится. 10. Книга протоколов педагогического совета школы. В общеобразовательных школах ведется книга протоколов педагогического совета. В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педсовета. Протокольно оформляются итоги работы школы по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса за четверть, триместр, полугодие или учебный год. Принятые решения педагогического совета записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета. Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью школы. 11. Книги приказов по школе. В общеобразовательных школах ведется книга приказов. Книга приказов по учащимся, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу. В книге приказов по учащимся оформляется зачисление и выбытие обучающихся, в приказах по личному составу оформляются прием на работу и освобождение от нее учителей и других работников школы в соответствии с Трудовым кодексом и Правилами внутреннего трудового распорядка, поощрения, взыскания, командировки, отпуска. Приказами по основной деятельности оформляются решения педагогического совета о допуске обучающихся к экзаменам, указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательного процесса, распределение между учителями учебных часов, классного руководства, педагогической нагрузки, численный состав обучающихся по классам на начало учебного года, об окончании обучающимися 9-го и 11 (12)-го классов и т.д. При этом списки учащихся (по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из школы и т.п.) фиксируются в протоколах педсовета, а в приказах указываются общие результаты. Книги приказов должна быть постранично пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и печатью школы. 12. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебной работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании надлежаще оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.п.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в Табеле учета использования рабочего времени и подсчета заработка. Ответственность за состояние и правильное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении, своевременное исполнение документов и сохранность их возлагается на директора школы и делопроизводителя школы. К делопроизводству школы также относится оформление личных дел и осуществление записей в трудовых книжках учителей и других работников школ (за исключением администрации), которое осуществляется в порядке, определенном Правилами внутреннего трудового распорядка для работников общеобразовательных школ. Финансово-хозяйственная документация состоит из:
Указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заведующими хозяйствами, помощниками директора по хозяйственной части, заведующими кабинетами, учителями физической культуры, библиотекарями и т.п.). Кроме того, в делах школы должны находиться тарификационный список учителей и действующие штаты. Инвентарные списки основных средств применяются для оперативного учета основных средств (кроме библиотечных ценностей) и находятся у материально ответственных лиц. В инвентарных списках учет ведется раздельно по зданиям и сооружениям, учебному оборудованию и инвентарю, белью, постельным принадлежностям, одежде и обуви, хозяйственному инвентарю, транспортным средствам и т.д. в соответствии с классификацией основных фондов. Указанные списки хранятся в учреждении постоянно. Книга складского учета материалов (ф. N М-17) ведется материально ответственными лицами в разрезе наименований малоценных и быстроизнашивающихся предметов и материалов. Указанная книга хранится в учреждении постоянно. Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения (ф. N 410) применяется для оформления выдачи со склада (кладовой) материалов. Записи в ведомости рекомендуется производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается директором школы и служит основанием для списания материалов в расход. Ведомость передается в централизованную бухгалтерию в установленные ею сроки. Ведомость оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации (ф. N 412), применяется для учета материально ответственными лицами инвентаря стоимостью до 2-х рублей за единицу, находящегося в эксплуатации. Однородные предметы записываются в ведомость одной строкой. Если списание пришедших в негодность предметов производится не полностью, рекомендуется в графе «Отметка о выбытии» записывать количество списываемых предметов, а затем в очередной свободной строке ведомости вновь отмечать оставшиеся в эксплуатации предметы. По мере выбытия указанных малоценных и быстроизнашивающихся предметов, их остатки переносятся в новую ведомость с учетом поступивших вновь. Инвентарная книга библиотечного фонда школы. В каждой школьной библиотеке должны учитываться суммарно и индивидуально в инвентарных книгах все произведения печати, а также другие материалы, приобретенные для обслуживания читателей (диапозитивы, микрофильмы и т.д.). 4.3. Приём, обработка и распределение поступающих документов 4.3.1. Доставка документов в Школе осуществляется через почтовое отделение; нарочными, курьерами; гражданами, с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты. 4.3.2. Приём и обработка поступающих в Школе документов осуществляется делопроизводителем. 4.3.3. Документы, передаваемые нарочным, принимаются только во вскрытых конвертах. Делопроизводитель может проставлять на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Школу. 4.3.4. При приёме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта – наличие в нём документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые) не принимаются и возвращаются отправителям с указанием причины возврата. При обнаружении недостачи документов делопроизводителем составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли) по форме согласно приложению в трёх экземплярах: 1-й экземпляр остается в канцелярии, 2-й приобщается к поступившему документу; 3-й направляется отправителю документа. 4.3.5. Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда: дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа; поступают письма граждан; только по конверту можно определить адрес отправителя. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 05.10.2008г. 10.35. 4.3.6. Регистрация документов в Школе происходит так: в нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера. 4.3.7. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит. Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток. 4.3.8. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись автора (далее - ЭЦП). 4.3.9. Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности, например: к № 103, где «к» означает признак повторности документа. 4.3.10. Зарегистрированный в канцелярии документ при передаче в подразделения повторно не регистрируется. В документы, поступившие в Школе и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается. 4.3. Порядок рассмотрения документов 4.3.1. Директор Школы при рассмотрении документов: определяет исполнителя и дает указание в резолюции по исполнению документов; подписывает исполненные письма или, при наличии замечаний, возвращает проект письма исполнителю для доработки. 4.3.2. Документы должны рассматриваться в день их поступления. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно. 4.4. Работа исполнителей с документами 4.4.1. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией директора школы. Срочные документы передаются исполнителю немедленно. 4.4.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами, представление на подписание (утверждение) руководителю, подготовку к отправке. 4.4.3. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель (как правило, лицо, указанное в резолюции первым) имеет право созывать остальных исполнителей для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений). Ответственный исполнитель несёт персональную ответственность за полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа. 4.4.4. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя структурного подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии сотруднику, ответственному за организацию делопроизводства. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать по акту документы и дела руководителю структурного подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику. 4.4.5. Результатом исполнения документа является, как правило, проект документа, подготовленный исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с заинтересованными структурными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями. Исполнитель несёт ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации. 4.4.6. После визирования (согласования) проект документа передаётся на подписание (утверждение). В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Документ-запрос или просьба передаётся в дело на хранение вместе с ответным документом. 4.4.7. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет количество экземпляров и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий. 4.4.8. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о результатах и дате окончательного исполнения документа в соответствии со схемой расположения реквизитов документа. 4.4.9. Если документ имеет длительный срок исполнения и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает делопроизводителю о результатах каждого этапа работ. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения. 4.4.10. Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов 4.5.1. Исходящими документами Школы являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам. 4.5.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется делопроизводителем. 4.5.3. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учёт и отправку. Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления. Исходящим документам присваивается регистрационный номер в пределах календарного года. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. 4.5.4. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных директором школы, осуществляется делопроизводителем. 4.5.5. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. 4.5.6. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, электронной почтой, передаются по факсу. Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Простой корреспонденцией отправляются документы по домашним адресам (ответы на обращения граждан). 4.5.7. Документы за подписью директора школы, предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, законвертированы с указанием на конвертах почтового адреса корреспондента и обратного адреса. 4.5.8. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 года № 221. 4.6. Приём, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи 4.6.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приёма текстов документов и служебных материалов. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики) и приём этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом. Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Школы (23-19-20), установлен в кабинете директора школы. Контроль использования факсимильной техники осуществляется делопроизводителем. Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют. 4.6.2. Объём передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов. Отправляемый факсом документ печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, тонкой, серой бумаги. 4.6.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов. 4.6.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа. Для передачи факсограмм в несколько организаций составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса. После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью по мере необходимости. 4.6.5. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения. Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих документов. Факсограммы, поступившие до 16.30, передаются адресату в тот же день, после 16.30 - на следующий рабочий день, срочные - немедленно. 4.6.6. Персональная ответственность за правильность передачи (приёма) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче. 4.7. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте 4.7.1. В Школе приём электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса: komsomolsk140@rambler.ru осуществляется делопроизводителем или уполномоченным сотрудником в течение рабочего дня. 4.7.2. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несёт исполнитель, за передачу - сотрудник. 4.7.3. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе. 4.7.4. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа сотруднику. 4.7.5. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом. 4.7.6. Сотрудник отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учёта электронной почты. 4.7.7. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера. 4.7.8. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жёстком диске компьютера. 5. Порядок выполнения машинописных и копировально-множительных работ 5.1. |
Похожие:
 | Муниципального казённого общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №1 п. Пристень» Пристенского района Курской... |  | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 |
| «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | Самообследование Муниципального казенного общеобразовательного учреждения «Сибирская средняя общеобразовательная школа №1», проводилось... |
| Казенного муниципального общеобразовательного учреждения новоусманского муниципального района воронежской области | | Рабочая программа предназначена для 7 клас са федерального государственного казенного общеобразовательного учреждения «Кызылское... |
| Ставропольского края и функций подведомственных ему государственного казенного учреждения Ставропольского края «Управление капитального... | | Формирование ключевых компетенций у учащихся в ходе реализации образовательной программы |
| Программа развития Муниципального казенного общеобразовательного учреждения «Кодинская средняя общеобразовательная школа» на 2011-2016... | | Муниципального казенного общеобразовательного учреждения «Верхне-Ольшанская основная общеобразовательная школа» Пристенского района... |