Методические рекомендации «О порядке подготовки похозяйственных книг для передачи на государственное хранение администрациями городских (сельских) поселений» согласовано
Скачать 127.54 Kb.
|
Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ «О порядке подготовки похозяйственных книг для передачи на государственное хранение администрациями городских (сельских) поселений» СОГЛАСОВАНО Экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области Протокол от 3 августа 2007 № 14 г. Ростов-на-Дону 2007 г. Оглавление 1. Общие положения_____________________________________3 2. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив_______3 2.1. Проверка нумерации (нумерация) листов_________________4 2.2. Составление листа-заверителя дела ______________________4 2.3. Оформление обложки дела______________________________4 3. Составление и оформление описей дел _____________________5-7 Приложение 1. Образец заполнения описи на похозяйственные книги___________________________________________________8-9 Список нормативно-методической литературы_________________7 Методические рекомендации «О порядке подготовки похозяйственных книг для передачи на государственное хранение администрациями городских (сельских) поселений» 1. Общие положения Методические рекомендации подготовлены для использования в работе городских, сельских поселений по формированию архивных фондов поселений. Методические рекомендации подготовлены с учетом требований федеральных законов от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", #M12291 982300317от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) и Основных правил работы архивов организаций (М., 2002). Использование настоящих методических рекомендаций органами местного самоуправления городских и сельских поселений позволяет обеспечить единый подход в части комплектования (формирования) и описания документов Архивного фонда Российской Федерации.#M12291 982300896 Федеральным законом от 22 октября 2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлен срок временного хранения похозяйственных книг в архивах городских, сельских поселений, до их передачи в государственные и муниципальные архивы – 75 лет. По истечении срока их временного хранения в соответствии с п.2. ст.23. Федерального закона органы местного самоуправления обеспечивают в соответствии с правилами отбор, подготовку и передачу документов в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, передающих документы. 2.Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. В процесс работы по оформлению похозяйственных книг входят: - проверка нумерации (нумерация) листов; - составление листа-заверителя дела; - оформление обложки дела. 2.1. Проверка нумерации (нумерация) листов. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются отдельно. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела (свыше 10 листов) проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах по согласованию с муниципальным архивом допускается употребление литерных номеров листов. 2.2. Составление листа-заверителя дела. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах – оборотной стороне чистого последнего листа. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации (наличие литерных, пропущенных, незаполненных (чистых) листов и т.д.). Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. 2.3. Оформление обложки дела. При оформлении обложки дела проводятся необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре дел, архивного шифра дела, крайних дат дела, заголовка дела, количества листов в деле, срока хранения дела). При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке дела указывается новое название этой организации или организации правопреемника, а прежнее наименование организации заключается в скобки. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – годы заведения и окончания дела. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»). Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел, согласованной с муниципальным архивом. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома. На дела проставляются тома в том случае, если дела содержат одну и ту же информацию за один хронологический период и невозможно эту информацию разделить ни по географическому, ни по предметному принципу. Например: Похозяйственные книги х.Веселый, т.1 (нет улиц). То же т.2 Проводится сверка элементов архивного шифра с описью дел(номера фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения). 3. Составление и оформление описей дел. В соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Принципы и определения» и «Основными правилами работы архивов организаций» (М. 2002), архивной описью является архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц архивного фонда или коллекции и предназначенный для их учета, раскрытия содержания и поиска. Описи, поступающие на ЭПК комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области (далее ЭПК комитета), должны отвечать требованиям, предъявляемым Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), и Основным правилам работы архивов организаций (М., 2002) к описанию дел, имеющих научно-историческое значение. Опись дел составляется на все завершенные в делопроизводстве организации дела. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел постоянного хранения по номенклатуре дел организации. При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки и переплета дела, правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел принимаются меры к их устранению. На похозяйственные книги составляются самостоятельные описи. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Опись дел составляется по установленной форме. Опись включает в себя следующие элементы: - порядковый номер дела (тома) по описи; - индекс дела (тома); - заголовок дела (тома) полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; - даты дела (тома); - количество листов в деле (томе). При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело (том), законченное в делопроизводстве, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, порядок нумерации дел в описи валовый, графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. В случае, если в опись включаются несколько дел подряд с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Дела в опись вносятся в порядке алфавита наименований населенных пунктов, а в пределах пункта по алфавиту улиц. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.д. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем организации. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества (не более 3-5 дел) могут быть внесены в годовой раздел ранее составленной описи под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела последней описи с продолжением нумерации, представленной на ЭПК комитета. Сводная итоговая запись при этом пересоставляется. Годовой раздел описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК организации, после чего в случае согласования, в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Описи на похозяйственные книги представляются в муниципальный архив в 4 экземплярах, а затем на ЭПК комитета для рассмотрения и утверждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей на ЭПК комитета, но не позднее чем через 2 года после окончания ведения книг в делопроизводстве. При печатании описи оставляется поле для подшивки шириной 20-30 мм на лицевой стороне листа слева, а на оборотной стороне листа справа. Между заголовками дел в описи необходимо соблюдать 1,5 интервала, между строк заголовка 1 интервал, между обозначением даты и первым заголовком 2 интервала. Опись печатается 14 шрифтом. Список нормативно-методической литературы Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Росархив. ВНИИДАД. М., 2007), Основные правила работы архивов организаций (Росархив. ВНИИДАД. М., 2002) ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Принципы и определения» Органы местного самоуправления Приложение 1 территории Александровского сельского поселения Азовского района Ростовской области УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка Подписи Ф О Н Д № ___________ ОПИСЬ № 3__________ дел постоянного хранения за 2001-2003год
В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) ед. хр. с № 500 по № 513, в том числе: литерные номера: _______________________ пропущенные номера: ___________________ Специалист Подпись И.И.Иванова 19.03.2007 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации От 19.03.2007 № 1 Примечание: в соответствии с методическими рекомендациями по ведению похозяйственного учета в сельских администрациях, утвержденных распоряжением Главы Администрации (Губернатора) области от 08.10.2001 № 514, похозяйственные книги сельской администрации нумеруются после их закладки сквозной нумерацией. Присвоенный похозяйственной книге номер используется при заполнении алфавитной книги хозяйств. Образец описи на похозяйственные книги |
Похожие:
 | Методические рекомендации по реализации вопросов местного самоуправления в сфере культуры городских и сельских поселений, муниципальных... | | Методические рекомендации по реализации вопросов местного самоуправления в сфере культуры городских и сельских поселений, муниципальных... |
 | Методические рекомендации предназначены для руководителей и специалистов органов местного самоуправления городских округов, муниципальных... | | Данные методические рекомендации подготовлены в целях организации работы по научно-технической обработке нотариальных документов,... |
| Соглашений о передаче полномочий, заключенными между администрацией Муниципального образования «Всеволожский муниципальный район»... | | Похозяйственный учет на территории муниципальных образований Смоленской области ведется администрациями сельских и городских поселений... |
| «О выборах главы муниципального образования в Республике Бурятия» (далее Закон о выборах главы) и статьей 28 Закона Республики Бурятия... | | Алмозерское(далее по тексту муниципальная услуга или выдача справок, выписок из похозяйственных книг) юридическим и физическим лицам... |
| Оштинское (далее по тексту муниципальная услуга или выдача справок, выписок из похозяйственных книг) юридическим и физическим лицам... | | Экспертно-диагностическая оценка деятельности городских и сельских библиотек Тогучинского района: методические рекомендации /мбук... |