Отчет о проведенной проверке огау «Издательский центр»

ОТЧЕТ

о проведенной проверке ОГАУ «Издательский центр»
г. Иркутск 18 ноября 2014 года
В соответствии с распоряжением аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области от 5 июня 2014 года № 237-ар «О проведении проверок» комиссией в составе:

Косцова Т.К. -	заместитель начальника управления - начальник отдела кадровой работы управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам, председатель комиссии;
члены комиссии: Борисова О.Г. -	главный советник отдела кадровой работы управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам;
Быкова Ю.С. – Степанова А.А. -	начальник отдела оплаты труда, государственных гарантий и охраны труда управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам; заместитель начальника отдела кадровой работы управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам

была проведена кадровая проверка в соответствии с предметом, утвержденным распоряжением аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области от 7 августа 2014 года № 351-ар (член комиссии Аксенова Е.А. находится в очередном отпуске).

В ходе проверки было установлено следующее.
Общие вопросы
Штатная численность ОГАУ «Издательский центр» (далее – Центр) составляет 41 штатную единицу.

В соответствии с утвержденной в установленном порядке должностной инструкцией ведение кадрового делопроизводства входит в должностные обязанности главного специалиста отдела по обеспечению основной деятельности. С 5 ноября 2014 года данную должность занимает Д. Ранее кадровое делопроизводство входило в должностные обязанности юрисконсульта отдела по обеспечению основной деятельностью Р.
Наличие должностных инструкций работников, проверка

соответствия их положений законодательству
Трудовой договор является основным юридическим документом, регулирующим трудовые отношения между работодателем и работником. Существенным условием трудового договора является трудовая функция работника, его должностные обязанности (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации). Современным трудовым законодательством не предусмотрена обязательность составления должностной инструкции, предметом которой является также трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Однако, запрета на существование должностной инструкции как самостоятельного документа законодательство не содержит, требований к ее оформлению также не установлено, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить.

В ходе проверки установлено, что должностные инструкции в Центре разработаны на все имеющиеся должности, ознакомление работников осуществляется в установленном порядке.
Соблюдение порядка оформления, учета, хранения и выдачи при увольнении трудовых книжек работников
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее ведется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225.

На момент проверки в книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее отсутствуют записи о постановке на учет трудовой книжки Д. и о выдаче трудовой книжки Р. (дата увольнения 17.11.2014).

Комиссией были выборочно проверены трудовые книжки:

- заместителя директора;

- 2-х главных специалистов отдела по обеспечению основной деятельности Д.

По трудовым книжкам В., Д. замечания отсутствуют.

В трудовой книжке К. при переименовании отдела издательской полиграфической деятельности и сопровождения интернет-сайтов в издательский отдел на основании приказа от 15 августа 2011 года
№ 102 внесена запись в трудовую книжку за № 26 о переименовании отдела, в то время как приказ от 30 декабря 2011 года № 28-к был издан о перемещении К. на другую работу. Следовательно, в трудовой книжке должна была быть внесена запись о перемещении на другую работу.
Соблюдение порядка формирования и ведения личных дел работников
Формирование и ведение личных дел в Центре осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

В ходе проверки установлено, что в личном деле Д. отсутствует приказ о приеме на работу.
Соблюдение порядка оформления и ведения личных карточек работников (форма Т-2)
На работников Центра оформлены личные карточки формы № Т-2 (далее – личные карточки), утвержденной постановлением Госкомстата РФ. Личные карточки ведутся Центром частично в бумажном виде, частично – в электронном, что недопустимо в силу пункта 12 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225, поскольку с записями в них работника нужно знакомить под роспись. В связи с этим, карточки, подлежащие длительному (75 лет) хранению, не содержат полноценную информацию о работнике.

Например, в личной карточке К., главного специалиста отдела по обеспечению основной деятельности, выявлены следующие нарушения заполнения:

1. 
   оклад по должности в личной карточке указан 4190,71 руб, а в приказе о назначении и трудовом договоре – 2095,35 руб.
   
2. 
   записи в личной карточке о приеме и переводе на другую работу не соответствуют записям в трудовой книжке и сведениям, содержащимся в трудовом договоре;
   
3. 
   записи о предоставленных отпусках в личной карточке не ведутся, а оформляются в электронном виде и распечатаны непосредственно перед проведением проверки;
   
4. 
   не внесены сведения о составе семьи, об образовании;
   
5. 
   не заполнены разделы: характер работы, вид работы, стаж.
   

Личная карточка Д. также заполнена не полностью.

Проверка наличия утвержденного графика отпусков работников, обеспечение его соблюдения
График отпусков Центра составлен по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ. Срок утверждения графика, установленный статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации - не позднее, чем за две недели до наступления календарного года - соблюден. График на 2014 год утвержден 9 декабря 2013 года.

Фактическое предоставление и перенесение отпусков в графике отпусков ведется в соответствии с утвержденной формой. При выборочной сверке приказов о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков с графиком отпусков нарушений в соблюдении графика не выявлено. С приказами о предоставлении отпуска знакомятся все работники.

В ходе проверки установлено, что работники Центра не ознакомлены с графиком отпусков.
Соблюдение порядка учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником
Учет использования рабочего времени производится с использованием формы № Т-13 «Табель учета рабочего времени», утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты».

Выборочная проверка соответствия данных в табелях учета использования рабочего времени с документами по учету труда и его оплаты не выявила нарушений в ведении учета рабочего времени.

Вместе с тем недостатком при оформлении табелей учета рабочего времени является отсутствие титульных листов.
Наличие правил внутреннего трудового распорядка
Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка (статья 189 Трудового кодекса Российской Федерации), которые представляют собой локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с указанным Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя, в том числе сроки выплаты заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка Центра утверждены приказом от 27.06.2012 года № 22-д. Замечания отсутствуют.

Однако, в ходе проверки выявлены случаи отсутствия с ними работников (например, Д.).
Соблюдение правил оформления документов, связанных с приемом на работу ( в том числе порядка заключения трудовых договоров с работниками), перемещениями, увольнениями и оформлением отпусков работникам
Трудовые договоры с работниками Центра в соответствии с законодательством заключаются в письменном виде, в 2-х экземплярах.

Комиссией были проверены трудовые договоры:

- заместителя директора В.;

- 2- х главных специалистов отдела по обеспечению основной деятельности.

Во всех проверенных трудовых договорах в нарушение статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации не указана дата начала работы, а так же не проставляется дата подписания договора сторонами.

С 17.09.2014 по 31.10.2014 с Д. заключался срочный трудовой договор без указания обстоятельств (причин) его заключения, что является нарушением требований трудового законодательства. Аналогичное нарушение допущено при заключении с К. срочных трудовых договоров в 2010 - 2012 годах.

При проверке кадровых приказов было выявлено следующее. В Центре при изменении размеров оплаты труда работников издаются приказы о переводе работников на другую работу с использованием унифицированной формы № Т-5, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты». Однако, в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, установлено, что данная форма «применяется для оформления и учета перевода работника (ков) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией». Если допустить, что в Центре в указанных случаях осуществлялся все-таки перевод на другую работу, то в этом случае должны были быть внесены соответствующие записи в трудовые книжки, чего сделано не было.

Фактически же переводы на другую работу отсутствовали, в данном случае было необходимо издать приказ об изменении оплаты труда соответствующих работников. С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Проверка штатного расписания на соответствие утвержденной предельной штатной численности работников, а также наименований должностей работников федеральным правовым актам
Штатное расписание Центра утверждено приказом директора от 18.08.2014 и введено в действие с 1 ноября 2014 года.

Штатная численность, установленная штатным расписанием, составляет 41 единицу.

Наименования должностей работников казенного учреждения, установленные штатным расписанием, соответствуют наименованиям должностей, установленных приказом Минздравсоцразвития РФ от 03.07.2008 № 247н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп общеотраслевых должностей руководителей, специалистов и служащих» и приказом Минздравсоцразвития РФ от 18.07.2008 № 342н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников печатных средств массовой информации».
Наличие номенклатуры дел
В соответствии с пунктом 3.4.6 основных правил работы архивов организации, одобренных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. На настоящий момент приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В Центре на момент проверки действует номенклатура дел Издательского центра на 2013 год, статьи и сроки хранения дел не соответствуют действующему законодательству. На оформленных делах не проставлены индексы дел и наименования.
Наличие ведения воинского учета работников
В ходе проверки установлено, что воинский учет в Центре до октября 2014 года не велся.

В соответствии с законодательством Российской Федерации, постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 года № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» и Методическими рекомендациями Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях 2007 года, работники Издательского центра обязаны выполнять работу по воинскому учету и обеспечивать представление отчетности в соответствующие подразделения г. Иркутска.

В настоящее время работа по ведению воинского учета начата. В соответствии с законодательством в Центре имеются руководящие, нормативные, методические документы по вопросам воинского учета.

Приказ «Об организации воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе» издан от 9 октября 2014 года № 162 , замечания отсутствуют.
Соблюдение требований охраны труда
В соответствии с действующим законодательством в сфере охраны труда в учреждении должны быть разработаны локальные акты, регламентирующие мероприятия по охране труда:

положение об охране труда в организации;

приказ о назначении ответственного лица в организации (при отсутствии инженера по охране труда);

инструкции по охране труда;

журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда;

программы проведения различного вида инструктажей по охране труда.

В ходе проверки установлено.

1. 
   Положение об охране труда в Центре не разработано.
   
2. 
   Приказом от 03.12.2012 № 46-1 директор ОГАУ «Издательский центр» назначил себя ответственным лицом за проведение инструктажей с внесением соответствующих записей в журнал регистраций инструктажей.
   

В соответствии с пунктом 2.1.2 постановления Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 13.01.2003 № 1/29 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда» (далее – Постановление 1/29) вводный инструктаж проводит специалист по охране труда или работник, на которого приказом работодателя (или уполномоченного им лица) возложены эти обязанности.

Исходя из утвержденного штатного расписания в Центре отсутствует специалист по охране труда.

Возложение на работника обязанностей по проведению вводного инструктажа осуществляется приказом работодателя (или уполномоченного им лица). Таким образом, возложить эти обязанности на директора мог только заместитель Губернатора Иркутской области – руководитель аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, т.е. работодатель, либо уполномоченное им лицо.

В соответствии со статьей 217 Трудового кодекса Российской Федерации в целях обеспечения соблюдения требований охраны труда, осуществления контроля за их выполнением работодатель, осуществляющий производственную деятельность, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности.

При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда их функции осуществляет руководитель организации.

В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая функция указывается в трудовом договоре.

Учитывая вышеизложенные доводы, издание приказа от 03.12.2012 №46-1 является неправомерным.

3. 
   В соответствии со статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации на работодателя возложена обязанность обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников.
   

В целях исполнения законодательства приказом директора Центра от 01.07.2013 № 27-Д утверждена инструкция по охране труда для офисных работников.

4. В соответствии со статьей 225 Трудового кодекса Российской Федерации все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (Постановление № 1/29).

Обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда в ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» прошли:

директор Центра;

заместитель начальника отдела.

На основании Постановления № 1/29 для проведения проверки знаний требований охраны труда работников в организации приказом работодателя создается комиссия по проверке знаний требований охраны труда в составе не менее трех человек, прошедших обучение по охране труда в учебных центрах аккредитованных организаций.

В Центре указанная комиссия не создана. Проверка знаний требований охраны труда не проводится.

5. В Центре ведутся следующие журналы:

журнал вводного инструктажа по технической безопасности;

журнал первичного инструктажа по технической безопасности;

журнал регистрации несчастных случаев.

Журнал повторного инструктажа не ведется. Работники, переводимые на другую работу, инструктаж не проходят. Вводный и первичный инструктаж проводится не со всеми принимаемыми на работу лицами, а также работниками, переводимыми на другую работу. (например, не проводился с Ж., назначенным 03.03.2014, Х., назначенным 24.03.2014, Д., назначенной 05.11.2014).

6. Приказом директора Центра от 29.01.2013
№ 02-Д «Об утверждении документации по охране труда» утверждена только программа первичного инструктажа на рабочем месте.

7. Статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что работодатель обязан обеспечить проведение специальной оценки условий труда в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013
№426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Специальная оценка условий труда в казенном учреждении в 2014 году не проводилась.

Приказом директора Центра от 31.10.2014 № 167:

создана постоянно действующая комиссия по проведению специальной оценки условий труда;

утвержден график проведения специальной оценки условий труда.