Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет»
Скачать 311.72 Kb.
|
5 Составление листа-заверителя дела 5.1 После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. 5.2 Лист-заверитель дела (приложение А) составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии). 5.3 Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. 5.4 Лист-заверитель не нумеруется. 6 Составление внутренней описи документов дела 6.1 Для учета документов в деле, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (особо ценные, распорядительные документы, личные дела, и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложения Б, В). 6.2 Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме, в которой указываются сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. 6.3 Листы внутренней описи нумеруются отдельно и вносятся в лист заверитель дела. 6.4 Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. 6.5 Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная и подписанная составителем по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7 Оформление обложки (титульного листа) дела 7.1 Обложка для личного дела студента (приложения Д, Е) составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются: - полное наименование университета; - наименование института, форма обучения (очная, очно-заочная, заочная, окончившие/отчисленные). При изменении формы обучения прежняя форма ставится в скобки, новая форма обучения дописывается на обложке; - фамилия, имя, отчество (разборчиво). При смене фамилии прежняя заключается в скобки, новая пишется рядом; - номер тома (части), если личные дела переплетаются в типографии; - дата дела: дата начала комплектования личного дела (дата приказа о зачислении) и дата окончания комплектования личного дела (дата приказа об отчислении); - количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела. 7.2 Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. 7.3 При переплете в типографии титульный лист распечатывается на принтере и наклеивается на обложку. 7.4 Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея ПВА на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот. Клей карандаш при наклеивании использовать не допускается. 8 Порядок передачи дел в архив 8.1 Передача личных дел студентов и невостребованных документов на хранение в архив производится по описи в бумажном и электронном виде. Опись регистрируется в журнале с присвоением индивидуального номера. Опись составляется и подписывается в двух экземплярах. Один хранится в архиве, второй – в структурном подразделении (приложения Ж, И). 8.2 Личные дела студентов вносятся в передаточную опись по году окончания или отчисления по алфавиту. Нумерация томов за год сквозная. 8.3 При передаче в архив в связках, каждое личное дело получает номер по сдаточной описи, который называется единицей хранения – «ед.хр.». 8.4 В период подготовки структурным подразделением личных дел студентов, подлежащих передаче в архив, работником архива предварительно проверяется правильность их формирования и оформления. 8.5 Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 8.6 Подразделение, в котором дела были сформированы и оформлены, доставляет их в архив в связках или в томах, аккуратно уложенных в мешки или коробки. 8.7 На каждую связку с личными делами студентов прикрепляется бирка из плотного картона (5 х 5 см) путем пропускания связывающего шпагата через два прокола в бирке со следующей информацией: наименование университета, института, год окончания/отчисления, отделение дневное/заочное, № связки и № единицы хранения (рисунок 3). СФУ Гуманитарный институт 2011 год очное / заочное отчисленные/окончившие св. № 1 ед. хр. с №1 по №10   Рисунок 3 – Образец бирки 8.8 Для исключения случаев утери или повреждения бирки, она должна быть изготовлена из плотного картона. 8.9 Прием каждого дела производится заведующим сектором или начальником отдела в присутствии работника структурного подразделения, при этом на обоих экземплярах описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела. 8.10 Описи передачи невостребованных документов о предыдущем образовании студентов составляются в соответствии с приложением К. 9 Заключительные положения 9.1 Лицом, ответственным за своевременную передачу дел в архив университета, является руководитель структурного подразделения. 9.2 Дела, оформленные ненадлежащим образом, с нарушениями настоящих Правил, до устранения отмеченных недостатков на хранение в архив не принимаются. РАЗРАБОТЧИК Начальник управления учета и хранения документации Е. В. Мусияченко СОГЛАСОВАНО Проректор по учебной работе М. В. Румянцев Проректор по безопасности и кадрам С. И. Мутовин Нормоконтроллер: начальник отдела СМК Л. А. Сабитова ПРИЛОЖЕНИЕ А (обязательное) Образец заполнения листа-заверителя дела  ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА В деле подшито и пронумеровано 56 (пятьдесят шесть) листов, цифрами и прописью в том числе: литерные номера листов _______________________________________________________; пропущенные номера листов____________________________________________________ +листов внутренней описи 1 (один)
Инженер кафедры _____________ И.И. Иванова должность работника, личная подпись инициалы, фамилия передающего дела «03» февраля 2013 г. ПРИЛОЖЕНИЕ Б (обязательное) Образец заполнения внутренней описи личного дела студента (для подшивки в индивидуальные папки)  ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела студента __Иванова (Петрова) Вера Владимировна________ (Ф.И.О.)
Оригинал аттестата (диплома находится в кармане личного дела Количество листов внутренней описи 1 (один) Методист УУ _____________ А.А. Андреева должность лица, составившего личная подпись инициалы, фамилия внутреннюю опись документов дела «04» апреля 2013 г. ПРИЛОЖЕНИЕ В (обязательное) Образец заполнения внутренней описи личных дел студентов (для переплета в типографии)  ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Количество листов внутренней описи 1 (один) Специалист УУ _____________ Е.М. Новикова должность лица, составившего личная подпись инициалы, фамилия внутреннюю опись документов дела «04» марта 2013 г. ПРИЛОЖЕНИЕ Г Образец заполнения внутренней описи зачетных книжек студентов (для переплета в типографии)  ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Количество листов внутренней описи 1 (один) Специалист УУ _____________ Е.М. Новикова должность лица, составившего личная подпись инициалы, фамилия внутреннюю опись документов дела «04» марта 2013 г. |
Похожие:
 | Настоящие Правила приема граждан в федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования... | | Настоящие правила приема в Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский... |
| Наименование Заказчика: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский... |  | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования |
| Университета, граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее вместе – поступающие) на обучение по... | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования |