Скачать 311.72 Kb.
|
Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
РЕГЛАМЕНТ оформления и подготовки личных дел студентов, соискателей, слушателей, аспирантов для передачи в архив РД ОиПЛД – 2016 Красноярск 2016 СОДЕРЖАНИЕ
1 Общие положения 1.1 Регламент оформления и подготовки личных дел студентов, соискателей, слушателей, аспирантов (далее – студентов) для передачи в архив (далее – Регламент) является локальным нормативным актом СФУ и устанавливает единые требования к оформлению, подготовке и передаче на хранение в отдел архивного хранения (Архив СФУ) личных дел. 1.2 Данный Регламент разработан в соответствии с: - Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - Федеральным законом от 27.07.2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; - «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарег. в Минюсте 7 сентября 2015 г. №38830); - Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558; - Уставом СФУ; - локальными нормативными актами СФУ. 1.3 Срок хранения личных дел студентов (отчисленных и окончивших) составляет 75 лет. 1.4 При поступлении в университет личное дело абитуриента формируется в приемной комиссии в соответствии с действующими Правилами приема и Положением о приемной комиссии СФУ. 1.5 Приемная комиссия передает личные дела зачисленных абитуриентов по акту в учебные подразделения институтов (филиалов). 1.6 Личные дела абитуриентов, не зачисленных в число студентов, до окончания текущего календарного года хранятся в приемной комиссии в течение 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке. 1.7 Личные дела студентов, окончивших обучение в университете, передаются учебным управлением и учебными подразделениями институтов (филиалов) в архив согласно ежегодному графику передачи дел по личному составу. 1.8 Личные дела студентов, не закончивших обучение, хранятся на местах в течение 5-ти лет после отчисления, после чего передаются в архив согласно ежегодному графику передачи дел по личному составу. 1.9 Подлинники документов высылаются (возвращаются) приемной комиссией абитуриентам лично. 1.10 В случае невозможности возврата подлинников документов, осуществляется их передача в архив по описи. 1.11 Срок хранения невостребованных личных документов составляет 75 лет. 1.12 Личные дела студентов формируются строго по году окончания или отчисления. 2 Состав документов личного дела При передаче в архив личное дело студента должно включать следующий перечень документов: - внутренняя опись документов дела; - зачетная книжка; - расписка в получении документа о предыдущем образовании; - копия характеристики (из деканата, с места практики и др.); - копия диплома и приложения о высшем образовании; - копия протокола заседания ГЭК (при наличии); - копия свидетельства при смене фамилии, имени, отчества (или) о расторжении брака; - индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах); - учебная карточка студента; - личная карточка студента; - документы, послужившие основанием решения вопроса о переводе из предыдущего вуза; - заключение об эквивалентности образования (для иностранных граждан); - договор об оказании платных образовательных услуг; - договор на целевое обучение; - протокол заседания апелляционной комиссии (при наличии); - выписка из решения апелляционной комиссии или акта об исправлении результатов экзамена; - заявление на апелляцию (при наличии); - выписка из вступительных испытаний; - копия похвальных и почетных грамот (при наличии); - копия документа о предыдущем образовании (аттестат о полном образовании, диплом о среднем профессиональном образовании, диплом о неполном высшем образовании, диплом о высшем образовании, академическая справка, справка об обучении установленного образца – оригинал); - копия свидетельства о результатах сдачи ЕГЭ; - экзаменационный лист (результаты при поступлении в вуз); - документы, предусматривающие льготы на прием вне конкурса; - направление (при наличии); - заявление абитуриента о допуске к вступительным испытаниям и участия в конкурсе на зачисление; - выписки из приказов: 1) о зачислении на первый курс; 2) о переводе студента с курса на курс; 3) о смене формы обучения; 4) о смене специальности; 5) об отчислении в связи с переводом; 6) о зачислении в связи с переводом из другой образовательной организации; 7) о применении мер взыскания и поощрения; 8) об академическом отпуске, о выходе из академического отпуска; 9) о досрочной сдаче промежуточной аттестации; 10) о продлении сроков сдачи экзаменационной сессии; 11) о смене фамилии, имени отчества; 12) об отчислении; 13) о восстановлении; 14) о выпуске; 15) о направлении на практику; 16) о допуске к государственной итоговой аттестации. 3 Оформление дел 3.1 Оформить личные дела студентов для передачи на хранение в архив можно двумя способами: подшивкой каждого личного дела в индивидуальную картонную папку или переплетением нескольких личных дел студентов в отдельные тома в типографии. 3.2 При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки). Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин. 3.3 В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм. Использование дырокола запрещается. 3.4 Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибком, перед прошивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем. 3.5 Невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы о предыдущем образовании и др.) вкладываются в карман личного дела или передаются по отдельной описи. 3.6 В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя дела, который заполняется и подписывается лицом, проводившим формирование дела (приложение А). 3.7 Внутренняя опись подклеивается с тыльной стороны верхней обложки (при подшивке в отдельные картонные папки) или подшивается в начале тома после чистого белого листа (при переплете в тома) (приложения Б, В, Г). 3.8 Документы подшиваются прочными белыми нитками на четыре прокола в папку-скоросшиватель «Дело» из картона (без металлических зажимов и завязок) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. 3.9 Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. 3.10 Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. 3.11 В личных делах студентов зачетная книжка прошивается вместе со всеми документами на два прокола (рисунок 1). В случае, когда личные дела студентов переплетаются в типографии, зачетные книжки разворачиваются и прошиваются за обложку (рисунок 2). 3.12 Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. 3.13 Документы, составляющие дело, прокалывают шилом, затем прошивают длинной (цыганской) иглой следующим образом: - с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию, затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие; - далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию, проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию, продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону; - далее два конца нити связываются таким образом, чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить белую полоску бумаги). 5. 7. 1. 4. 3. Рисунок 1 – Схема прокола и прошивки личного дела студента в индивидуальную папку Рисунок 2 – Расположение зачетных книжек в томе при переплете в типографии 4 Нумерация листов в деле 4.1 В целях обеспечения сохранности и упорядочения документов, включенных в дело, все листы (кроме титульного листа, чистого листа, листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, сверху вниз в возрастающем порядке номеров, не задевая текста документов, простым карандашом. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. 4.2 Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе или в каждой части отдельно, начиная с первого. 4.3 Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется также как один. 4.4 Лист с наклеенными наглухо документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист. 4.5 Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, перевод, вырезки, выписки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 4.6 Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 4.7 Чистые листы, не заполненные текстом, не нумеруются, а пропускаются. 4.8 Зачетная книжка нумеруется одной цифрой. 4.9 В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления в обложку (титульный лист) и во внутреннюю опись или опись составляется заново. 4.10 При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к передаче в архив, допускается, по согласованию, употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. |
Настоящие Правила приема граждан в федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования... | Настоящие правила приема в Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский... | ||
Наименование Заказчика: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский... | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования | ||
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования | ||
Университета, граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее вместе – поступающие) на обучение по... | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования | ||
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |