Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет»


Скачать 311.72 Kb.
НазваниеРоссийской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет»
страница1/3
ТипРегламент
filling-form.ru > Бланки > Регламент
  1   2   3


Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего образования
«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»







УТВЕРЖДАЮ

Ректор

___________ Е.А. Ваганов

«___» ___________ 2016 г.




РЕГЛАМЕНТ

оформления и подготовки личных дел студентов,

соискателей, слушателей, аспирантов для передачи в архив
РД ОиПЛД – 2016

Красноярск 2016

СОДЕРЖАНИЕ








1 Общие положения………………………………………………………...

3

2 Состав документов личного дела………………………………………..

4

3 Оформление дел………………..……………………………………...….

5

4 Нумерация листов в деле………………………..……………………….

7

5 Составление листа-заверителя дела……………………………….........

8

6 Составление внутренней описи документов дела ……………………..

9

7 Оформление обложки (титульного листа) дела………………………..

9

8 Порядок передачи дел в архив……….………………………………….

10

9 Заключительные положения……………………………………………..

11







ПРИЛОЖЕНИЕ А (обязательное) Образец заполнения

листа-заверителя дела ……………………………………………………...


12

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (обязательное) Образец заполнения внутренней описи личного дела студента (для подшивки в индивидуальные папки)


13

ПРИЛОЖЕНИЕ В (обязательное) Образец заполнения внутренней описи личных дел студентов (для переплета в типографии)…………….


14

ПРИЛОЖЕНИЕ Г (обязательное) Образец заполнения внутренней описи зачетных книжек студентов (для переплета в типографии)……...


14

ПРИЛОЖЕНИЕ Д (обязательное) Образец заполнения обложки

(титульного листа) личного дела студента (для подшивки

в индивидуальные папки)…….……………………………………………



15

Приложение Е (обязательное) Образец заполнения обложки

(титульного листа) личных дел студентов (для переплета

в типографии)……………………………………………………………….



16

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (обязательное) Образец заполнения описи передачи личных дел студентов (для подшивки каждого дела в индивидуальную папку и передачи на хранение в связках)……………..



17

ПРИЛОЖЕНИЕ И (обязательное) Образец заполнения описи передачи личных дел студентов (для переплета в типографии и передачи

на хранение в томах)……………………….................................................



18

ПРИЛОЖЕНИЕ К (обязательное) Образец заполнения описи передачи невостребованных документов о предыдущем образовании студентов..


20



1 Общие положения
1.1 Регламент оформления и подготовки личных дел студентов, соискателей, слушателей, аспирантов (далее – студентов) для передачи в архив (далее – Регламент) является локальным нормативным актом СФУ и устанавливает единые требования к оформлению, подготовке и передаче на хранение в отдел архивного хранения (Архив СФУ) личных дел.

1.2 Данный Регламент разработан в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарег. в Минюсте 7 сентября 2015 г. №38830);

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558;

- Уставом СФУ;

- локальными нормативными актами СФУ.

1.3 Срок хранения личных дел студентов (отчисленных и окончивших) составляет 75 лет.

1.4 При поступлении в университет личное дело абитуриента формируется в приемной комиссии в соответствии с действующими Правилами приема и Положением о приемной комиссии СФУ.

1.5 Приемная комиссия передает личные дела зачисленных абитуриентов по акту в учебные подразделения институтов (филиалов).

1.6 Личные дела абитуриентов, не зачисленных в число студентов, до окончания текущего календарного года хранятся в приемной комиссии в течение 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.

1.7 Личные дела студентов, окончивших обучение в университете, передаются учебным управлением и учебными подразделениями институтов (филиалов) в архив согласно ежегодному графику передачи дел по личному составу.

1.8 Личные дела студентов, не закончивших обучение, хранятся на местах в течение 5-ти лет после отчисления, после чего передаются в архив согласно ежегодному графику передачи дел по личному составу.

1.9 Подлинники документов высылаются (возвращаются) приемной комиссией абитуриентам лично.

1.10 В случае невозможности возврата подлинников документов, осуществляется их передача в архив по описи.

1.11 Срок хранения невостребованных личных документов составляет 75 лет.

1.12 Личные дела студентов формируются строго по году окончания или отчисления.
2 Состав документов личного дела
При передаче в архив личное дело студента должно включать следующий перечень документов:

- внутренняя опись документов дела;

- зачетная книжка;

- расписка в получении документа о предыдущем образовании;

- копия характеристики (из деканата, с места практики и др.);

- копия диплома и приложения о высшем образовании;

- копия протокола заседания ГЭК (при наличии);

- копия свидетельства при смене фамилии, имени, отчества (или) о расторжении брака;

- индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах);

- учебная карточка студента;

- личная карточка студента;

- документы, послужившие основанием решения вопроса о переводе из предыдущего вуза;

- заключение об эквивалентности образования (для иностранных граждан);

- договор об оказании платных образовательных услуг;

- договор на целевое обучение;

- протокол заседания апелляционной комиссии (при наличии);

- выписка из решения апелляционной комиссии или акта об исправлении результатов экзамена;

- заявление на апелляцию (при наличии);

- выписка из вступительных испытаний;

- копия похвальных и почетных грамот (при наличии);

- копия документа о предыдущем образовании (аттестат о полном образовании, диплом о среднем профессиональном образовании, диплом о неполном высшем образовании, диплом о высшем образовании, академическая справка, справка об обучении установленного образца – оригинал);

- копия свидетельства о результатах сдачи ЕГЭ;

- экзаменационный лист (результаты при поступлении в вуз);

- документы, предусматривающие льготы на прием вне конкурса;

- направление (при наличии);

- заявление абитуриента о допуске к вступительным испытаниям и участия в конкурсе на зачисление;

- выписки из приказов:

1) о зачислении на первый курс;

2) о переводе студента с курса на курс;

3) о смене формы обучения;

4) о смене специальности;

5) об отчислении в связи с переводом;

6) о зачислении в связи с переводом из другой образовательной организации;

7) о применении мер взыскания и поощрения;

8) об академическом отпуске, о выходе из академического отпуска;

9) о досрочной сдаче промежуточной аттестации;

10) о продлении сроков сдачи экзаменационной сессии;

11) о смене фамилии, имени отчества;

12) об отчислении;

13) о восстановлении;

14) о выпуске;

15) о направлении на практику;

16) о допуске к государственной итоговой аттестации.
3 Оформление дел
3.1 Оформить личные дела студентов для передачи на хранение в архив можно двумя способами: подшивкой каждого личного дела в индивидуальную картонную папку или переплетением нескольких личных дел студентов в отдельные тома в типографии.

3.2 При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки). Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

3.3 В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм. Использование дырокола запрещается.

3.4 Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибком, перед прошивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

3.5  Невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы о предыдущем образовании и др.) вкладываются в карман личного дела или передаются по отдельной описи.

3.6 В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя дела, который заполняется и подписывается лицом, проводившим формирование дела (приложение А).

3.7 Внутренняя опись подклеивается с тыльной стороны верхней обложки (при подшивке в отдельные картонные папки) или подшивается в начале тома после чистого белого листа (при переплете в тома) (приложения Б, В, Г).

3.8 Документы подшиваются прочными белыми нитками на четыре прокола в папку-скоросшиватель «Дело» из картона (без металлических зажимов и завязок) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

3.9 Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.

3.10 Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть.

3.11 В личных делах студентов зачетная книжка прошивается вместе со всеми документами на два прокола (рисунок 1). В случае, когда личные дела студентов переплетаются в типографии, зачетные книжки разворачиваются и прошиваются за обложку (рисунок 2).

3.12 Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

3.13 Документы, составляющие дело, прокалывают шилом, затем прошивают длинной (цыганской) иглой следующим образом:

- с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию, затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие;

- далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию, проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию, продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону;

- далее два конца нити связываются таким образом, чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить белую полоску бумаги).
documents






5.



7.

1. 4.




3.



Рисунок 1 – Схема прокола и прошивки личного дела студента в индивидуальную папку



Рисунок 2 – Расположение зачетных книжек в томе при переплете в типографии
4 Нумерация листов в деле
4.1 В целях обеспечения сохранности и упорядочения документов, включенных в дело, все листы (кроме титульного листа, чистого листа, листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, сверху вниз в возрастающем порядке номеров, не задевая текста документов, простым карандашом. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

4.2 Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе или в каждой части отдельно, начиная с первого.

4.3 Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется также как один.

4.4 Лист с наклеенными наглухо документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист.

4.5 Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, перевод, вырезки, выписки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

4.6 Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

4.7 Чистые листы, не заполненные текстом, не нумеруются, а пропускаются.

4.8 Зачетная книжка нумеруется одной цифрой.

4.9 В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления в обложку (титульный лист) и во внутреннюю опись или опись составляется заново.

4.10 При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к передаче в архив, допускается, по согласованию, употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
  1   2   3

Похожие:

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» iconПравила приема граждан в федеральное государственное автономное образовательное...
Настоящие Правила приема граждан в федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования...

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» iconПравила приема в Федеральное государственное образовательное учреждение...
Настоящие правила приема в Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский...

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» icon«08» августа 2011 г
Наименование Заказчика: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский...

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» iconМинистерство образования и науки Российской федерации Федеральное...
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» iconМинистерство образования и науки Российской федерации Федеральное...
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» iconФедеральное государственное автономное образовательное учреждение...
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» iconПравила приема в Федеральное государственное автономное образовательное...
Университета, граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее вместе – поступающие) на обучение по...

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» iconЮжный федеральный университет
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» iconЮжный федеральный университет
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «сибирский федеральный университет» iconЮжный федеральный университет
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск