Регламент приема иностранных делегаций и оформления зарубежных командировок сотрудников
Последовательность процедур при приеме делегаций:
- руководитель подразделения заполняет бланки:
«Служебная записка и программа приема»;
«План приема (приложение к протоколу заседания КЭК)»
(формы бланков размещены на сайте ОВЭС и ЭК в разделе «документы»: http://faculty.ifmo.ru/oven/docs.html).
Подписи руководителя подразделения и ответственного за организацию приема удостоверят результат предварительной идентификационной экспертизы материалов, которые планируется предать иностранным гражданам.
Срок подачи «Плана приема» – за 1 месяц до приема.
- ответственный за прием предоставляет заполненные документы в 1 отдел и ОВЭС и ЭК со всеми необходимыми приложениями (указаны в бланках по приему делегаций);
- ответственный за прием передает в 1 отдел и отправляет по электронной почте в ОВЭС и ЭК заполненный бланк письма в УФСБ (размещен на той же странице сайта ОВЭС и ЭК) (минимально допустимый срок передачи данных – 5 дней до даты начала приема);
- специалисты ОВЭС и ЭК проводят идентификационную экспертизу материалов, готовят проект заключения о возможности передачи материалов, представленных принимающим подразделением, иностранным гражданам;
- проект заключения и материалы, предназначенные для передачи, передаются Ученому секретарю КЭК, который готовит проект решения КЭК о возможности приема иностранных граждан на территории Университета;
- подготовленные ОВЭС и ЭК документы рассматриваются на заседании КЭК, решение о возможности приема делегации заносится в протокол;
- ответственный за прием для пропуска членов делегации на территорию Университета получает в ОВЭС и ЭК копию «Служебной записки и программы приема» с резолюцией ректора для предъявления на контрольно-пропускном пункте соответствующего корпуса;
- в журнал учета приемов ОВЭД и ЭК вносится запись о приеме иностранной делегации;
-по окончании приема руководитель принимающего подразделения совместно с ответственным за прием составляют отчет (бланк размещен на сайте ОВЭС и ЭК), который в трехдневный срок передается в ОВЭС и ЭК;
- специалисты ОВЭС и ЭК совместно с Ученым секретарем КЭК рассматривают материалы отчета на предмет соответствия ранее заявленным планам;
- в случае соответствия отчета заявленной программе приема он предается ректору на утверждение;
- в том случае, когда в ходе приема произошли отклонения от ранее намеченной программы, руководитель подразделения представляет подробные сведения о причинах отклонений и материалах, дополнительно переданных иностранным гражданам;
- подробный отчет рассматривается на заседании КЭК и направляется на утверждение ректору.
Последовательность процедур при оформлении загранкомандировки:
- руководитель подразделения заполняет бланки:
«Служебная записка и задание на командировку»;
«План командировки (приложение к протоколу заседания КЭК)».
Подписи руководителя подразделения и автора подтверждают результат предварительной идентификационной экспертизы;
Формы бланков размещены на сайте ОВЭС и ЭК в разделе «документы»: http://faculty.ifmo.ru/oven/docs.html);
«Проект приказа» и «Смета на командировку» оформляются через систему ИСУ ИТМО.
- командируемый предоставляет заполненные бланки и все материалы, указанные в этих документах, в ОВЭС и ЭК (минимальный срок подачи «Плана командировки» – 1 месяц до начала командировки) и 1 отдел;
- специалисты ОВЭС и ЭК готовят заключение о возможности передачи за границу материалов, представленных командируемым;
- проект заключения передается Ученому секретарю КЭК, который выносит его и все материалы по командировке на заседание КЭК;
- вопрос о командировании рассматривается на заседании КЭК и оформляется протоколом;
- на основании протокола КЭК командируемый оформляет Командировочное удостоверение (бланк размещен на сайте ОВЭС и ЭК) и готовит проект Приказа о командировании сотрудника за границу;
- в журнале ОВЭС и ЭК делается запись о проведении командировки;
- зарубежные командировки сотрудников оформляются Приказом ректора;
- по завершении командировки сотрудник представляет в ОВЭС и ЭК командировочное удостоверение и отчет о командировке (бланк размещен на сайте ОВЭС и ЭК);
- отчет о командировке передается Ученому секретарю КЭК для анализа и последующего утверждения ректором;
- при необходимости отчет о командировке выносится на заседание КЭК.
Директор департамента безопасности А.Н. Семенов
Начальник ОВЭС и ЭК С.Б. Лукин |
