администрация Новониколаевского
муниципального района
Отдел по образованию
Народная ул., д. 77, р.п. Новониколаевский, 403901
тел.(244) 6-10-37, 6-12-96, факс.(244) 6-16-55, E-mail: oob_novnik@volganet.ru
« » 2010 г. № ______
На № _______ от ________________
Методические рекомендации по работе с документами строгой отчетности
1. Основные документы, используемые при работе с документами строгой отчетности
– Письмо Мин. Обр. РФ от 30.03.2001г. № 22-06-415;
– Приказ Мин. Обр. РФ от 02.04.1996г. № 143
– Постановление Главы Администрации волгоградской области от 24.02.2009г. № 184;
– рекомендации на форзаце книги учета и выдачи аттестатов.
ОУ
|
Отдел образования
|
При выдаче дубликата:
1.Сформировать пакет документов (положение № 143)
– заявление получателя с регистрацией входящего номера, даты;
– ксерокопия паспорта (при смене фамилии ксерокопия св-ва о браке);
– газета с объявлением об утере аттестата и ксерокопия выданного дубликата.
– выписать доверенность на получение ат-та;
– по накладной получить указанные бланки (№).
2.Выдать документ заявителю:
– Сделать запись в книге выдачи ат- ов (согласно инструкции), приход - расход;
– в правом верхнем углу аттестата сделать запись «дубликат»;
– в графе «Расписка в получении» книги выдачи записать, выдан дубликат взамен утерянного подлинника с указанием его номера и даты выдачи. В год выдачи подлинника сделать запись о выдаче дубликата с № и датой выдачи
|
1.Проверить накладную (сделать копию) и требование на бланки (по форме);
– на требование проставить входящий № и дату;
– проверить дату зарегистрированного заявления получателя (не ранее, чем через 3 дня на получение аттестата об основном, 30 среднего об-я);
– зарегистрировать требование в книгу регистрации требований, требование дублируется в ОУ и в отделе;
– выдать бланк аттестата под № по накладной, сделать запись в книге выдачи ат-тов.
2.Контроль за выдачей аттестатов и оформлением документации по выдаче дубликатов.
|
Запись в книге учета выдачи аттестатов производится аккуратно, без исправлений и подчисток. Дубликат об основном общем образовании выдается по истечению 3 дней со дня подачи заявления, о среднем (полном) общем образовании по истечении 30 дней.
ОБРАЗЕЦ ТРЕБОВАНИЯ НА ВЫДАЧУ ДУБЛИКАТА ( взамен утерянного аттестата)
Муниципальное образовательное учреждение
«Новониколаевская средняя общеобразовательная школа № ____»
Новониколаевского муниципального района
(адрес почтовый, тел., E - mail)
М.ш. Начальнику отдела по образованию
администрации Новониколаевского
муниципального района
П.В.Митяшову
директора МОУ «Новониколаевская СОШ № __»
Ф.И.О.
ТРЕБОВАНИЕ
Прошу выдать 1 (один) бланка аттестата о среднем (полном) общем образовании
и 1 (одно) приложения к аттестату о среднем (полном) общем образовании «Выписка итоговых отметок» на имя Ф.И.О. взамен утерянного (№ , дата выдачи)
основание:
1.заявление Ф.И.О., проживающей по адресу: (вхд. № дата)
2.паспорт серия №
3.Объявление в газете «Вестник» № от
Директор школы:________________________ /___________________/
М.п.
№, дата (исходящий в отделе)
ПРИМЕЧАНИЕ: указать название аттестата
– аттестат о среднем (полном) общем образовании
– аттестат о среднем (полном) общем образовании для награждения золотой медалью;
– аттестат о среднем (полном) общем образовании для награждения серебряной медалью.
– аттестат об основном общем образовании;
– аттестат об основном общем образовании с отличием.
|
При выдаче бланка аттестата выпускникам ОУ
|
см. ПАМЯТКУ руководителю ОУ о подготовке к выдаче документов об образовании.
К требованию на выдачу аттестата взамен испорченного прикладывается акт на списание каждого испорченного бланка
|
Приказы на уровне муниципалитета по ГИА
Контроль за оформлением документации ОУ по выдаче документов государственного образца.
|
ОБРАЗЕЦ ТРЕБОВАНИЯ НА ВЫДАЧУ АТТЕСТАТА
Муниципальное образовательное учреждение
«Новониколаевская средняя общеобразовательная школа № __»
Новониколаевского муниципального района
(адрес почтовый, тел., E - mail)
М.ш. Начальнику отдела по образованию
администрации Новониколаевского
муниципального района
П.В.Митяшову
директора МОУ «Новониколаевская СОШ № __»
Ф.И.О.
ТРЕБОВАНИЕ
Прошу выдать 2 (два) бланка аттестата о среднем (полном) общем образовании
и 2 (два) приложения к аттестату о среднем (полном) общем образовании «Выписка итоговых отметок» для награждения золотой (серебрянойля награждения золотой ()вская 30 дней.дается по истекуратно, без исправлений и подчисток.) медалью, 41 (сорок один) бланк аттестата о средне (полном) образовании и 41 (сорок одно) приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании «Выписка итоговых отметок».
основание:
1.Итоговая ведомость успеваемости за 2009 – 2010 учебный год.
2.Протокол № от заседания педагогического совета МОУ «________________»
Директор школы:________________________ /___________________/
М.п.
№, дата (исходящий в отделе)
ПРИМЕЧАНИЕ: указать название аттестата
– аттестат о среднем (полном) общем образовании
– аттестат о среднем (полном) общем образовании для награждения золотой медалью;
– аттестат о среднем (полном) общем образовании для награждения серебряной медалью.
– аттестат об основном общем образовании;
– аттестат об основном общем образовании с отличием.
ОБРАЗЕЦ ТРЕБОВАНИЯ НА ВЫДАЧУ АТТЕСТАТА
(взамен испорченного)
Муниципальное образовательное учреждение
«Новониколаевская средняя общеобразовательная школа № __»
Новониколаевского муниципального района
(адрес почтовый, тел., E - mail)
М.ш. Начальнику отдела по образованию
администрации Новониколаевского
муниципального района
П.В.Митяшову
директора МОУ «Новониколаевская СОШ № __»
Ф.И.О.
ТРЕБОВАНИЕ
Прошу выдать 2 (два) бланка аттестата о среднем (полном) общем образовании и (или)
и 2 (два) приложения к аттестату о среднем (полном) общем образовании «Выписка итоговых отметок»
основание:
1.Итоговая ведомость успеваемости за 2009 – 2010 учебный год.
2.Протокол № от заседания педагогического совета МОУ «________________»
3.Акт на списание № от _________
Директор школы:________________________ /___________________/
М.п.
№, дата (исходящий в отделе)
ПРИМЕЧАНИЕ: указать название аттестата
– аттестат о среднем (полном) общем образовании
– аттестат о среднем (полном) общем образовании для награждения золотой медалью;
– аттестат о среднем (полном) общем образовании для награждения серебряной медалью.
– аттестат об основном общем образовании;
– аттестат об основном общем образовании с отличием.
ОБРАЗЕЦ АКТА НА СПИСАНИЕ
Муниципальное образовательное учреждение
«Новониколаевская средняя общеобразовательная школа № __»
Новониколаевского муниципального района
(адрес почтовый, тел., E - mail)
АКТ
№ ____ от__________
Комиссия в составе (Ф.И.О. учителей) провели сверку аттестата № ___________, выписанного на Ф.И.О. учащегося. В результате проверки выявлены ошибки при записи (указать в написании чего допущена ошибка). Аттестат считать испорченным и подлежит списанию.
Подписи членов комиссии:
|
ПАМЯТКА
руководителю общеобразовательного учреждения о подготовке к выдаче документов об образовании
1. Издается приказ по общеобразовательному учреждению о подготовке к выдаче документов об образовании, в котором на классных руководителей возлагается обязанность составления сводной ведомости годовых и итоговых отметок по учебным предметам, утверждается состав комиссии, ответственной за сверку отметок сводной ведомости, протоколов государственной (итоговой) аттестации выпускников, отметок, занесенных в книгу выдачи документов об образовании (классный руководитель в комиссию не входит), состав комиссии по заполнению аттестатов.
2. Проводится инструктаж педагогических работников, заполняющих бланки аттестатов и приложений к ним. Выдача бланков и приложений к ним для заполнения осуществляется под расписку.
3. Классным руководителем для заполнения бланков аттестатов и приложений к ним составляется сводная ведомость, содержащая фамилии, имена и отчества, дату и место рождения (в соответствии с паспортными данными или данными свидетельства о рождении), итоговые отметки выпускников. Достоверность сведений, внесенных в сводную ведомость, подтверждается подписью выпускника.
4. Комиссия из трех человек, в состав которой входит руководитель (его заместитель по учебно–воспитательной работе), сверяет правильность заполнения сводной ведомости по классным журналам, протоколам аттестации, учебному плану соответствующих классов.
5 Ответственный педагог (по представлению руководителя общеобразовательного учреждения) либо сам руководитель заполняет книгу выдачи документов об образовании в следующем порядке (2-й раздел):
– проставляется календарный год выдачи аттестатов;
– в соответствующие графы проставляются порядковый номер, учетная серия и номер аттестата, вносятся фамилия, имя, отчество выпускников по классам в алфавитном порядке, дата рождения, год поступления в учреждение, перечень учебных предметов, согласно учебного плана, отметки по учебным предметам, занесенным в аттестат об основном общем образовании или приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании, сведения о награждении выпускника похвальной грамотой «За особые успехи в изучении отдельных предметов». В книге учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании и похвальных грамот указывается дата решения педагогического совета о выдаче соответствующего аттестата.
6. В книге учета и записи выданных аттестатов не допускаются помарки, подчистки. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху вносится правильная запись и ставится роспись лица, внесшего исправления. Внизу страницы делается сноска («Исправлено в записи под порядковым номером № … в графе (наименование графы) с… на…»), которую подписывает руководитель общеобразовательного учреждения, проставляет дату и скрепляет гербовой печатью.
7. Руководитель общеобразовательного учреждения вместе с комиссией сверяет отметки сводной ведомости, отметки в книге выдачи документов об образовании и в документе об образовании и расписывается в соответствующем аттестате. Составляется акт о сверке отметок, занесенных в книгу выдачи документов об образовании, акт подписывают члены утвержденной комиссии. Сводная ведомость хранению не подлежит.
8. В конце списка всего выпуска данного года в книге выдачи документов об образовании в графе 3 расписывается руководитель общеобразовательного учреждения. Подпись расшифровывается.
9. Ответственный за ведение книги выдачи документов об образовании аккуратно проставляет серию и номер каждого документа об образовании.
10. Бланки аттестатов и приложений к ним заполняется тушью, чернилами или пастой черного цвета, а также с помощью печатающих устройств.
Во всех незаполненных строках «наименование предметов» приложений к аттестатам ставится прочерк.
Аттестаты и приложения к ним подписывает руководитель общеобразовательного учреждения и заверяет гербовой печатью. Оттиск печати должен быть четким и легко читаемым
Наименование учебных предметов пишется с прописной буквы. Допускается запись отдельных предметов на 2-х строках, в таком случае отметка должна быть выставлена на последней строке записи предмета.
Отметки по каждому предмету проставляются арабскими цифрами «5», «4», «3» и в скобках соответственно пишутся словами «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», в том числе выпускникам, занимавшимся физической культурой в специальных медицинских группах.
11. При получении аттестата каждый выпускник расписывается в книге учета и записи выданных аттестатов, проставляет дату получения документа об образовании. Выпускники, награжденные похвальными грамотами «За особые успехи в изучении отдельных предметов», а также золотыми и серебряными медалями «За особые успехи в учении», расписываются в их получении и проставляют дату. Руководитель общеобразовательного учреждения несет персональную ответственность за правильность оформления документов об образовании и книги выдачи документов об образовании.
12. Испорченные бланки аттестатов подлежат сдаче в орган управления образованием, где они были получены. На все испорченные бланки общеобразовательным учреждением составляется опись в двух экземплярах, в которой указываются количество, виды, учетные серии и номера бланков аттестатов. Опись подписывает руководитель общеобразовательного учреждения и заверяет печатью. Первый экземпляр описи сдается в орган управления образованием, второй – хранится в делах общеобразовательного учреждения. В случае если аттестат об основном общем или среднем (полном) общем образовании утрачен или пришел в негодность, выдается дубликат в соответствии с Положением о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании и настоящей инструкции.
13. Приход – расход в книге выдачи аттестатов должен совпадать.
14. В первой части книги учета и записи выданных аттестатов записывается № накладной (полученной в бухгалтерии администрации), дата получения аттестатов, и № аттестатов по накладной (например: по накладной № 45 от 19.06.2010г. получено 10 аттестатов 34 АБ 0000000 – 34 АБ 0000009), далее регистрируется номер каждого аттестата.
В случае порчи при заполнении рядом с номером делается запись «испорчен при заполнении акт о списании №_______ от _______»
15.Во второй части книги выдачи аттестатов отделять аттестаты, выданные за отчетный период (на 01.10. каждого года), данное количество включается в цифровой отчет.
Примечание: бланки аттестатов и приложений к ним получает руководитель общеобразовательного учреждения или его заместитель, но уже по доверенности. С момента получения бланков аттестатов и приложений к ним и до выдачи аттестатов выпускникам указанные документы хранятся в сейфе руководителя общеобразовательного учреждения, либо по приказу руководителя его заместитель, который несет персональную ответственность за сохранность этих документов.
Разработал
Главный специалист отдела по образованию М.И.Колпакова |
