Положение о ведении делопроизводства Общие положения

Утверждено: приказом № ______ «___»______2014 г. Положение о ведении делопроизводства Общие положения 1. Настоящее положение (далее – Положение) по делопроизводству в Государственном бюджетном профессиональном образовательном учреждении Республики Тыва «Тувинский техникум предпринимательства» (далее - Учреждение) устанавливает единую систему делопроизводства в Учреждении, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием служебных документов. Цели и задачи делопроизводства 2. Цели: - документационное оформление и обеспечение деятельности Учреждения; - обеспечение полного соответствия документального оформления действующему законодательству и организационно-правовым нормам на основе использования современной техники и автоматизации. Задачи: - создание базы для грамотного составления, оформления, хранения официальных документов; - обеспечение хранения и применения печатей с воспроизведением Государственного Герба РФ с нормативными требованиями; - повышение уровня текстовой управленческой культуры сотрудников Учреждения. Принципы делопроизводства 3. Принципы: - доступность и сопоставимость учётных данных; - своевременность первичной обработки информации; систематизация документов. Функции делопроизводства 4. Функции: - документирование управленческой деятельности; - документирование трудовых правоотношений; - обработка и перемещение документов; - регистрация документов, обеспечение документной информации, учет и анализ документооборота; - контроль исполнения документов; - компьютерное изготовление, копирование и размножение документов. Классификация документов 5. Приказ Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Учреждения. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы (приложение № 1). Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу (прием, увольнение, перевод, премии и другие награждения, длительные командировки и по отпускам, наказаниям, командировкам, административно-хозяйственной деятельности) регистрируются и нумеруются отдельно в соответствии со сроками хранения. 6. Положения, инструкции Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Учреждения. В инструкции устанавливается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных актов. Положения и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются директором. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о принятии положений и инструкций находится в ведении директора. 7. Протокол Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и (или) педагогическими работниками. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря или ответственного лица. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня после заседания. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) в пределах вопроса. 8. В Учреждении применяются следующие формы заявлений: - заявление на академический отпуск (приложение № 4); - заявление на свободное посещение занятий(приложение № 5); - заявление о выдаче справки (приложение № 6); - заявление об освобождении от пары (приложение № 7); - заявление об освобождении занятий(приложение № 8); - форма справки об обучении в образовательном учреждении (приложение № 9). Бланки документов 9. Документы Учреждения оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 10. В Учреждении применяются следующие бланки: Продольные (для приказа) и угловые бланки (для письма) с указанием наименования Учреждения (приложения № 2, 3); бланк для справок (приложение № 9). Состав видов бланков, применяемых в Учреждении, утверждается директором. Требования к оформлению документов 11. К реквизитам документов: единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивается применением унифицированных форм документации в соответствии с требованиями ГОСТа, а также разработанных инструкций. 12.. К содержанию документов: оформление в виде связного текста, таблиц, графиков, анкет или в виде соединения этих структур. 13. К текстам документов: следование нормам официально-делового стиля речи: - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; - объективность и достоверность информации; - составление, по возможности, простых (т.е. содержащих один вопрос) документов для облегчения и ускорения работы с ними; - структурирование текста на смысловые части (исходя из цели и задач документа). 14. В Учреждении различают 3 потока документов: - документы, поступающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие) - документы, создаваемые в Учреждении и используемые в управленческом процессе (внутренние (локальные)). 15. Документооборот включает следующие основные этапы работы с документами: - прием, обработка, регистрация документов; - распределение корреспонденции; - передача и доставка документов; - учет объема документооборота; - непосредственное исполнение документа; - контроль за исполнением документа. 16. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, использования в справочных целях: входящие, исходящие, внутренние. 17. Результаты учета и документооборота обобщаются и доводятся до сведения директора Учреждения для выработки мер по совершенствованию работы с документами. 18.. Документы Учреждения группируются по видам, хранятся в папках с относящимися к ним приложениями. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел и фиксируется в приказе. 19. Вся исходящая документация, в том числе справки о факте обучения обучающихся, финансовые документы, письма всегда подписываются директором, за исключением в случаях по болезни, командировки уполномоченное на то лицо. Организация обработки и передачи отправляемых документов 20. Документы, отправляемые Учреждением, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, предназначенные для отправки, передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку, они отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 21. С помощью средств электрической связи осуществляется информация в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Передача их осуществляется по указанию директора. 22. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 23. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 24. Электронное сообщение направляется через электронную почту Учреждения. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. 25. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Работа с обращениями, жалобами и заявлениями граждан 26. Все обращения, заявления, жалобы (далее по тексту - заявления) граждан, поступающие в адрес Учреждения, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и в тот же день передаются на рассмотрение директору. 27. При регистрации на первой странице заявления в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с датой поступления и регистрационным номером. 28. Рассмотрение заявлений ставится на контроль 29. Рассмотрение заявлений считается законченным только тогда, когда решены все поставленные в них вопросы и о принятии решения сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается журнале регистрации. При ответах на заявления исходящим номером является входящий номер полученного заявления. 30. Письменное обращение, поступившее в Учреждение в соответствии с компетенцией, рассматривается в установленный законом сроки со дня регистрации письменного обращения. 31. В исключительных случаях, директор вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. 32. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Учреждения направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. 33. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам. Организация контроля исполнения 34. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 35. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле: "Контроль". 36. Контроль обеспечивает директор и по его поручению секретарь , осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Учреждения 37. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других республиканских органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются директором исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометки: "срочно" - исполняются в течении дня, "оперативно" - в 3-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; по запросам депутатов всех уровней - не позднее чем через 30 дней со дня получения; по поручениям Министерства образования и науки Республики Тыва, , - до 3 дней; по обращениям граждан, поступившим в Учреждение и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по жалобам граждан - не более 15 дней; по протестам прокуратуры - в соответствии с указанным в тексте сроком. Если срок не указан, то не позднее 10 дней; по представлениям прокуратуры, экспертным заключениям отдела Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Сибирскому федеральному округу - в течение месяца с момента получения. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции директора и фиксируется в регистрационно-контрольной форме. 38. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя директора, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения срока. Обо всех изменениях срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует секретаря для внесения изменений в регистрационно-контрольной форме (новый срок, дата изменений, подпись). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их контроль имеют право только вышестоящие органы или республиканский орган (организация) - автор документа. 39. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями или работниками подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документов. 40. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику, по согласованию с директором, все контролируемые документы. 41. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в регистрационно-контрольной форме проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата. 42. Секретарь на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Учреждении. На основании составленных справок формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам. Порядок снятия и выдачи копий с документов 43. Копии с документов выдаются с разрешения руководства и только с тех документов, которые были изданы в Учреждении и касаются служебной деятельности Учреждения. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк Учреждения, номер, дата, содержание и т. д.). В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия». При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии». При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При пересылке копии в другие учреждения или выдаче отдельным лицам для предъявления по месту требования на копии проставляется гербовая печать, заверяющая подпись директора или печать структурного подразделения, заверяющая подпись руководителя подразделения. Требования к хранению и применению печати 44. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов Учреждения. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. 45. Печать с воспроизведением Государственного Герба хранится в сейфе главного бухгалтера Учреждения. 46. Ответственность за её сохранность возложена на главного бухгалтера Учреждения. Печать с воспроизведением Герба РФ ставится на документы государственного образца об уровне образования (дипломы), документы финансовой отчётности. 47. Перечень документов Учреждения, на которых ставится печать с воспроизведением Герба РФ: уставные документы; трудовые книжки; характеристики, справки; акты сдачи-приёмки, списания; выписки из документов и их копии; гарантийные письма и доверенности; договоры, калькуляции и протоколы к ним; квитанции к приходному кассовому ордеру; сметы, счета и накладные; приказы; описи и паспорта архивов. Отбор документов 48. По окончании учебного года производится отбор документов для постоянного, временного хранения (классные журналы, протоколы педсоветов, личные дела выбывших сотрудников и т.д.), которые оформляются в дела и передаются в архив Учреждения. Передача дел в архив 49. В архив Учреждения передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. 50. Дела постоянного срока хранения передаются в архив по актам приема-передачи и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 51. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии работника. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи специалиста архива и сотрудника, передавшего дела. _____________________________________________________________ ГБПОУ РТ «Тувинский техникум предпринимательства» г. Кызыл № ____ от «___» _________ 2014 года. П Р И К А З «О Положении о ведении делопроизводства» В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства и установления единого порядка работы с документами ГБПОУ РТ «Тувинский техникум предпринимательства» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести Положение о ведении делопроизводства. 2. Заместителям директора, руководителям структурных подразделений, педагогическим и иным работникам при оформлении документов руководствоваться с данным Положением. 3. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой. Директор Н.Х. Куулар

Похожие:

	Приказ №76 от 30 августа 2013 г. Положение о ведении классного журнала Общие положения Положение о ведении классных журналов в моу «Решемская средняя школа» (далее Положение) разработано в соответствии с Федеральным...		О ведении классного журнала Таганрог Общие положения Положение о ведении классного журнала (далее – Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 29. 12. 2012 №273-фз...
	Приказ от 10. 11. 2009г. №23 Положение о ведении классного журнала Общие положения Положение о ведении классного журнала разработано в соответствии со следующими нормативными документами		Положение о ведении классных журналов Общие положения
	Положение о ведении электронных классных журналов и дневников обучающихся... Положение о ведении электронных классных журналов и дневников обучающихся мбоу школы №84 (далее – Положение) разработано в целях...		Положение о ведении школьной документации Общие положения Настоящее положение разработано в соответствии с Законом РФ «Об образовании», Типовым положением об образовательном учреждении, Уставом...
	Положение о ведении и проверке личных дел обучающихся в мкоу «сош а. Эркен-Халк» Общие положения Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым Положением об образовательном...		Положение о ведении дневников обучающихся Общие положения Дневник является документом обучающегося и ведение его обязательно для каждого учащегося со 1 по 11 класс
	Положение о ведении личных дел учащихся школы Общие положения Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий...		О ведении школьной документации Общие положения Настоящее положение разработано в соответствии с Законом РФ «Об образовании в Российской Федерации», Уставом оу, Коллективным договором,...