Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии Общие положения
Скачать 339.98 Kb.
|
4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции. 4.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина. 4.3. Исходящие письма направляются за подписью председателя участковой комиссии на бланке письма. 4.4. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле. 4.5. При оформлении исходящего документа ему присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года. При регистрации исходящего документа в регистрационном журнале обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он был подписан. 4.6. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами. 4.7. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается. 4.8. Копии исходящих документов помещаются в дело. 5. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях участковой комиссии 5.1. Представляемые к рассмотрению на заседании участковой комиссии документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании участковой комиссии, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. 5.2. Перед началом заседания секретарь участковой комиссии регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю участковой комиссии. 5.3. На заседании участковой комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись). 5.4. Выпуск документов, рассмотренных на заседании участковой комиссии. 5.4.1. Документы, рассмотренные на заседании участковой комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы. 5.4.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания. 5.4.3. При доработке документа в текст вносятся согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия участковой комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения. 5.4.4. Решение подписывается председателем и секретарем участковой комиссии. 5.4.5. После подписания документы регистрируются председателем участковой комиссии. На документах проставляется регистрационный номер. 5.4.6. Решения нумеруются согласно приложению № 4 (образец решения участковой избирательной комиссии) в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой комиссии. Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой (например: 1/8). 5.4.7. Председатель участковой комиссии тиражирует документы в необходимом количестве. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя участковой комиссии и секретаря участковой комиссии (без воспроизведения подписей). 5.4.8. Копия решения участковой комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии. 5.5. Оформление протокола заседания участковой комиссии. 5.5.1. Протокол заседания участковой комиссии оформляется на бланке в срок, установленный регламентом участковой комиссии. 5.5.2. Текст протокола заседания участковой комиссии состоит из двух частей – вводной и основной. 5.5.3. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя участковой комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя участковой комиссии, секретаря участковой комиссии и членов участковой комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, и лиц, приглашенных на заседание. Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания. 5.5.4. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих). Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация). 5.5.5. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Структура каждого раздела строится по следующей схеме: «СЛУШАЛИ» - указывается рассматриваемый вопрос повестки дня; «ДОКЛАДЫВАЕТ» - указывается фамилия и инициалы члена участковой комиссии, докладывающего вопрос; «ВЫСТУПИЛИ» - указываются фамилии и инициалы членов территориальной комиссии, выступивших при обсуждении вопроса; «РЕШИЛИ» - излагается сущность принятого решения по рассматриваемому вопросу повестки дня; «ГОЛОСОВАЛИ» - фиксируются результаты голосования (например: за – 10, против – 0, воздержались – 0. Решение принято единогласно) 5.5.6. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем участковой комиссии. 5.5.7. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой комиссии. 5.5.8. Протоколы заседаний участковой комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов участковой комиссии хранятся у председателя участковой комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в вышестоящую избирательную комиссию. 5.5.9. Учет протоколов заседаний участковой комиссии и приобщенных к ним решений ведется по Реестру учета решений участковой комиссии (приложение № 5). 6. Контроль исполнения документов и поручений 6.1. Контролю исполнения подлежат: поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Ярославской области, территориальной избирательной комиссии; поручения, содержащиеся в решениях участковой комиссии; письменные поручения председателя участковой комиссии; входящие документы; письма граждан; исходящие документы, требующие ответа; поручения, содержащиеся в протоколах заседаний участковой комиссии. 6.2. Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 6.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель участковой комиссии. 6.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы участковой комиссии, осуществляет председатель участковой комиссии. 6.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях участковой комиссии, письменных поручений председателя участковой комиссии определяются этими документами. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. 6.5. Ответственность за своевременное и полное внесение в регистрационный журнал сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на председателя участковой комиссии. 6.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам. 7. Изготовление и использование печатей 7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в участковой комиссии используется печать участковой избирательной комиссии. 7.2. Изготовление печатей участковых избирательных комиссий осуществляется Избирательной комиссией Ярославской области. 7.3. Печати участковых комиссий выдаются председателю территориальной избирательной комиссии под подпись в журнале учета печатей и штампов Избирательной комиссии Ярославской области. Председатель территориальной избирательной комиссии выдает печати председателям участковых избирательных комиссий под подпись в журнале. 7.4. Печать участковой комиссии должна храниться в надежно закрываемом и опечатываемом в нерабочее время сейфе или металлическом шкафу. 7.5. Председатель участковой комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати. 7.6. Пришедшие в негодность печати сдаются в территориальную избирательную комиссию, а затем – в Избирательную комиссию Ярославской области. 8. Формирование дел и передача их в вышестоящую избирательную комиссию 8.1. Оформление дел, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в участковой комиссии. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем участковой комиссии в дело. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с данной Инструкцией. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело. Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела. При формировании дел соблюдаются следующие требования: документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно; в дело включаются только исполненные, правильно оформленные все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются; в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр); в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела); каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей). При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании. Протоколы заседаний участковой комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию участковой комиссии помещаются после соответствующего протокола. В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым. Дела с момента их заведения и до передачи в вышестоящую избирательную комиссию находятся у председателя участковой комиссии. Протоколы заседаний, решения участковой комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии, до передачи в вышестоящую комиссию находятся у председателя участковой комиссии. За сохранность документов и дел ответственность несет председатель участковой комиссии. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в вышестоящую избирательную комиссию проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел. Вышестоящая избирательная комиссия проводит проверку наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, смене председателя участковой комиссии. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ. 8.2. Оформление дел производится в соответствии с инструкцией по делопроизводству в участковой избирательной комиссии. 9. Ответственность 9.1. Члены участковой комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов. 9.2. Ответственность за организацию делопроизводства в участковой комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в территориальную избирательную комиссию, контроль за соблюдением требований Инструкции несет председатель участковой комиссии. Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству в участковой избирательной комиссии Форма регистрационного журнала входящих документов
|
Похожие:
 | О типовой инструкции по делопроизводству участковой избирательной комиссии в Новосибирской области и Типовой номенклатуре дел участковой... | | Заслушав и обсудив сообщение секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Н. Е. Конкина, Центральная избирательная... |
 | Республики Бурятия, поступлением на государственную гражданскую службу в Аппарат Избирательной комиссии Республики Бурятия, прохождением... | | Центральная избирательная комиссия Российской Федерации в целях обеспечения единообразного применения участковыми избирательными... |
| Полномочия участковой избирательной комиссии. Основы организации работы участковой избирательной комиссии 4 | | Полномочия участковой избирательной комиссии. Основы организации работы участковой избирательной комиссии 4 |
| ... | | Р е ш е н и е о распределении обязанностей среди членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса в день голосования... |
| Уважаемые коллеги! Настоящее методическое пособие разработано с целью оперативного и грамотного рассмотрения заявлений и жалоб членами... | | Работа участковой избирательной комиссии по уточнению списков избирателей. Ознакомление избирателей со списком избирателей. Рассмотрение... |