Утверждено решением
Совета адвокатской палаты
Пензенской области
от 28 декабря 2005г.
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в адвокатских образованиях,
их структурных подразделениях
Адвокатской палаты Пензенской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет единый порядок организации и ведения делопроизводства в адвокатских образованиях, их структурных подразделениях
Адвокатской палаты Пензенской области и вступает в действие с 1 января 2006г.
Делопроизводство в адвокатских образованиях и их структурных подразделениях ведется в соответствии с настоящей инструкцией, Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД) и требованиями ГОСТов.
Ответственность за правильное ведение делопроизводства несет руководитель адвокатского образования и его структурного подразделения.
По распоряжению руководителя коллегии или бюро работа по делопроизводству и архиву может быть возложена на отдельных адвокатов.
1.4.Руководитель адвокатского образования отвечает за своевременное и качественное исполнение документов и обеспечивает надежное их хранение.
1.5.При смене руководителя адвокатского образования производится прием и сдача дел и документов, о чем составляется акт.
2. Правила составления и оформления документов
2.1.При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов.
2.2.Документы, исходящие из адвокатских образований, должны составляться на типографски изготовленном бланке, на котором имеется наименование адвокатского образования или его структурного подразделения и принадлежность к адвокатской палате (напр: Коллегия адвокатов "Центральная" при Адвокатской палате Пензенской области).
2.3. При составлении документов соблюдаются требования Основных поло
жений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) об адресовании,
датировании и удостоверении документов, проставлении отметок об их прохождении и
исполнении.
Копии писем и других исходящих документов должны оставаться в делах адвокатского образования.
В документах, которые составляются на двух и более листах, на втором и последующем листах проставляется порядковый номер листа.
На полях документа делаются отметки: о поступлении документа, о взятии документа на контроль, об исполнении документа и направлении его в дело.
Каждый документ, изготовленный на бланке или бумаге формата А4, должен иметь наименование (напр: распоряжение, отчет, справка и т.п.), а также заголовок, формируемый составителем, который должен быть кратким и отражать содержание документа (напр: "Об исполнении...", "О задачах...", "О выделении...", "Об отмене...", "Ответ на жалобу" и т.д.).
При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:
-документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу,
-наименование учреждения и подразделения указывается в именительном падеже (напр: Министерство юстиции Российской Федерации),
-при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в
дательном падеже (напр: Министерство юстиции Российской Федерации, Начальнику управления ),
почтовый адрес корреспондента указывается после названия учреждения, которому направляется документ. Когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес затем фамилия и инициалы получателя.
Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца - буквами (20 января 1986 г.) или тремя парами арабских цифр (10.07.86).
В состав подписи входит: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (напр: Председатель коллегии адвокатов "Центр" - подпись - Н.А. Сергеев). При подписании документов, составленных комиссией (напр: акта об уничтожении дел), указывается не должность лиц, составивших документ, а обязанности лиц в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).
2.8.Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества в каждом приложении и числа их экземпляров. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.
2.9.При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа запроса.
3. Прием, регистрация и отправление документов
Регистрации подлежат все документы: входящие, исходящие и для внутреннего пользования. Не регистрируются письма с личной перепиской, поздравительные открытки, пригласительные билеты и т.п., которые непосредственно с деятельностью адвокатского образования не связаны, а также документы, поступившие от граждан в связи с оказанием им юридической помощи: справки, характеристики и другие.
При приеме поступающей корреспонденции, прежде всего, отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, которая подлежит немедленной пересылке по принадлежности. Все конверты, за исключением личных писем, вскрываются руководителем адвокатского образования или лицом, его замещающим. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции (напр: заявления и жалобы граждан).
Если будет обнаружено нарушение конверта (разрыв) или отсутствие документа или приложений к ним, об этом составляется акт, копия которого направляется отправителю.
На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором ставится дата поступления документа и номер регистрации документа.
Документы, поступившие в адвокатское образование, подлежат регистрации в журнале входящей корреспонденции.
Предложения, заявления, письма и жалобы граждан регистрируются в специально заведенном для этих целей журнале.
Зарегистрированный документ передается руководителю адвокатского образования, который должен его рассмотреть в день поступления и лишь в исключительных случаях - на следующий день.
Руководитель адвокатского образования, рассмотрев документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения.
Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.
На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении документа "в дело". Отметка делается в левом нижнем углу первого листа документа (напр: "в дело № 8, 12.07.86. подпись - Иванов").
3.10. Отправляемые документы регистрируются в журнале учета исходящей корреспонденции. На отправляемом документе проставляется номер – соответственно порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции, дата, подпись.
Корреспонденция направляется адресатам простой и заказной почтой, служебные удостоверения - ценным письмом, книги - заказной бандеролью.
Регистрация документов внутреннего пользования (в пределах самого учреждения) производится в журнале учета входящей корреспонденции.
4. Контроль за исполнением документов
Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет руководитель адвокатского образования.
На контроль обязательно берутся документы, поступившие из местных органов, редакций СМИ, Министерства юстиции РФ и его структурных подразделений и Совета АП ПО
с указанием (просьбой) сообщить о результатах рассмотрения. На контроль могут быть поставлены и другие документы по указанию руководителя адвокатского образования.
4.3. Контроль за исполнением документов может вестись с помощью специальной контрольной папки или контрольной картотеки.
5. Составление номенклатуры дел и их формирование
Номенклатура дел адвокатского образования предназначена для классификации входящих, исходящих и внутренних документов по их видам и отдельным вопросам деятельности с указанием сроков хранения документов и дел. Она обеспечивает быстрый поиск документов по их содержанию и видам деятельности.
Номенклатура дел является документом постоянного хранения и, как правило, составляется ежегодно. Однако номенклатура дел может действовать в течение ряда лет и пересоставляться только в случае изменения структуры дел. При пересоставлении номенклатуры дел следует, по возможности, сохранять старую нумерацию (индексы дел).
Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела, объединять их в одно дело нельзя.
Документы после их исполнения подшиваются в дела в хронологическом порядке одного календарного года. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Внутреннюю опись документов рекомендуется составлять для дел постоянного хранения.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники поста
6. Ведение журналов
6.1. Для учета проделанной работы в адвокатских образованиях и их структурных подразделениях заводятся следующие журналы (книги):
-журнал (книга) распоряжений руководителя адвокатского образования;
-журнал учета личного состава адвокатов;
-журнал учета входящей корреспонденции;
-журнал учета исходящей корреспонденции;
- журнал регистрации заявлений и жалоб граждан;
-журнал учета приема граждан в порядке ст.26 ФЗ "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ";
-журнал учета участия адвокатов в порядке предусмотренном ст. 51 УПК РФ;
-журнал учета профилактических мероприятий: лекций, докладов, выступлений в СМИ;
-журнал учета мероприятий по повышению профессиональной подготовки адвокатов.
Журналы заводятся на несколько лет и могут, по усмотрению руководителя адвокатского образования, объединяться с другими журналами и заводиться другие журналы, необходимые для работы.
7. Ведение документации по оформлению отношений между адвокатом и доверителем
Соглашение о характере и объеме принятого поручения об оказании юридической помощи физическим и юридическим лицам составляется в 2-х экземплярах, один из которых хранится в соответствующем наряде адвокатского образования или его структурного подразделения, а другой - выдается доверителю.
Для выполнения принятого адвокатом поручения выдается ордер в соответствии с методическими рекомендациями о порядке изготовления, хранения и выдачи ордеров адвокатам утвержденные советом адвокатской палаты Пензенской области от 03.09.2004г. (с изменениями от 15.10.2004г.).
Регистрационные карточки, ордерские и квитанционные карточки заполняются только чернилами (шариковой ручкой). Никакие помарки, подчистки и не оговоренные исправления в этих документах не допускаются. Указанные документы хранятся в закрывающихся шкафах.
Бланки квитанционных и ордерских книжек адвокатское образование изготавливает самостоятельно и в соответствии с Приказом Министерства юстиции РФ от 08.08.2002 г. №217.
Нумеруются регистрационные карточки и ордерские книжки ежегодно с первого номера. Ордерские книжки должны быть прошиты и скреплены печатью адвокатского образования. Испорченный или неправильно заполненный бланк ордера не уничтожается, а перечеркивается и оставляется с корешком ордера.
Ответственность за правильное заполнение регистрационных карточек, ордерских и квитанционных карточек несет адвокат, выполнявший поручение.
8. Хранение документов адвокатского образования
8.1. Вся документация адвокатского образования (дела, наряды, журналы, книги учета, производства по судебным делам и другие материалы) до сдачи их в архив хранятся в помещении адвокатского образования в закрытых шкафах.
Архивные дела адвокатского образования должны храниться в специально отведенных помещениях или шкафах.
Изъятие и выдача документов из заведенных дел не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения руководителя адвокатского образования с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа с приобщением запроса, на основании которого был изъят документ.
Ежегодно по окончании календарного года производится подготовка дел для архивного хранения. Дела должны быть правильно сформированы, документы подшиты, листы пронумерованы. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация. Не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются и новый ставится рядом.
Дела постоянного хранения должны быть в твердой обложке, обязательно составляется внутренняя опись документов в деле (приложение № 11), которая подшивается в начале дела. На все дела постоянного хранения, переданные в архив, составляется опись (приложение № 11).
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: документы не нумеруются, внутренней описи не составляется.
Сроки хранения документов и дел адвокатского образования указаны в Примерной номенклатуре дел.
Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (напр: исчисление сроков хранения дел, законченных в 2002 году, начинается с 1 января 2003 г.).
С подготовкой документов и дел для сдачи в архив одновременно производится отбор документов и дел, подлежащих уничтожению, если сроки хранения их истекли.
Уничтожение дел оформляется актом в одном экземпляре, который хранится в адвокатском образовании в деле постоянного срока хранения.
Отбор документов и дел к уничтожению производится комиссией в составе: руководителя адвокатского образования и двух адвокатов, а в адвокатском кабинете - одним адвокатом.
Дела (наряды) и другие документы адвокатского образования не подлежат сдаче в макулатуру учреждениям "Вторсырье" без предварительной переработки (измельчения, растворения и т.п.).
Документы и дела консультации, сроки хранения которых истекли, рекомендуется уничтожать путем сожжения.
9. О порядке передачи дел при смене руководителей адвокатского образования, его структурного подразделения и при реорганизации адвокатского образования
Подлежат передаче по акту все документы: наряды, дела, архивные материалы, бухгалтерские документы, материальные ценности (имущество), юридическая литература, печать и штамп, решения Совета АП. Акт подписывают сдающий и принимающий руководитель адвокатского образования.
Передача документов производится по номенклатуре дел и по годам, а не по наличию дел (нарядов).
Расчетно-платежные ведомости на получение адвокатами заработной платы постоянного хранения должны быть переданы за все годы деятельности адвокатского образования.
Материальные ценности (основные средства) и имущество принимаются по книге инвентарного учета. Юридическая литература тоже передается по книге инвентарного учета. При недостаче материальных ценностей и юридических книг взыскивается их стоимость с лиц, утративших их.
10. Сроки предоставления документов в совет Адвокатской палаты Пензенской области.
10.1 Статистический отчет о работе адвокатского образования с пояснительной запиской - не позднее 5 января.
10.2 Отчет по обязательным отчислениям в АП - ежемесячно не позднее 15 числа
после отчетного периода.
Сообщение об оправдательных приговорах, внесенных по инициативе адвокатов - по вступлению приговоров в законную силу.
Сообщения об уходе руководителя адвокатского образования или его структурного подразделения в очередной отпуск и кто в это время его заменяет-направляется в Совет адвокатской палаты не позднее 2-х недель до ухода в отпуск.
|
