Учебно-методический комплекс дисциплины «Документирование управленческой деятельности»
Скачать 2.06 Mb.
|
Оформите протокол заседания аттестационной комиссии Общества с ограниченной ответственностью «Продмаркет» (ООО «Продмаркет»), расположенного в г. Тула. Согласно Положению об аттестации работников организации, ут вержденному директором ООО "Продмаркет" Платоновым М.В., аттеста ционная комиссия проводит заседания один раз в месяц, принимая ре шения о соответствии или несоответствии работников занимаемой должности. На заседании аттестационной комиссии 15.06.2007 г. рассматривалась работа менеджера по продажам Ильина Сергея Дмитриевича, который в последнее время систематически не выполнял планы продаж. В адрес ООО "Продмаркет" поступило несколько отрицательных отзывов о ра боте Ильина С.Д. от постоянных клиентов организации. Аттестационная комиссия заслушала сообщение начальника отдела кадров Болотовой С.И., председательствовавшей на заседании, об итогах работы Ильина С.Д. за последние два года. На заседании выступили начальник отдела продаж Мишин О.П., старший менеджер по продажам Яковлева Г.А., экономист Назаров Г.Г. Все выступившие говорили об ухудшении результатов работы Ильина С.Д. и снижении экономических показателей его деятельности за период, прошедший после предыдущей аттестации. На заседании выступил и сам Ильин С.Д. Однако никаких объектив ных и уважительных причин, приведших к отрицательным результатам его деятельности, работник не привел. В связи с этим работа Ильина С.Д. была признана неудовлетвори тельной, и аттестационная комиссия приняла решение о признании Ильина С.Д. несоответствующим занимаемой должности и рекомендо вала руководству организации расторгнуть заключенный с ним трудовой договор (п.3, ч.1, ст. 81 ТК РФ). Секретарь-референт Шведова И.Ф. во время заседания аттестаци онной комиссии вела протокол. Вариант № 0 Оформите протокол № 5 совещания цехового комитета Кировского производственного объединения коммунального оборудования, состоявшегося 10.04.2006 г. Председателем на совещании был Соколов Л.И., секретарём – А.Н. Сомова. На совещании присутствовали: М.М. Чумаков, Н.Д. Губенко, В.П. Тихомиров, И.И. Морозова, Т.П. Миронов, Е.Б. Щукина, З.М. Хлебникова. Приглашён директор фермерского хозяйства «Радуга» В.В. Глушков. На совещании обсуждались вопросы о проведении субботника и об оказании помощи фермерскому хозяйству «Радуга». По первому вопросу слушали Морозову И.И. Она сказала: «В субботнике 21.04.2005 будут участвовать коллективы заготовительного и инструментального цехов. Их задача – уборка цехов и части территории объединения от западной проходной до железнодорожной колеи. Бригады рабочих и ИТР возглавляют руководители цехов. Грузовой автотранспорт будет подан к 8-00; столовая и медпункт 21.04.2005 работают. Рабочий инвентарь подготовлен и будет находиться на площадках у проходной и возле цехов. Начало работы – 8-00, окончание – 16-00». По этому же вопросу выступил Чумаков М.М. Он подчеркнул необходимость доставки рабочих, живущих в посёлке, автотранспортом объединения. Предложил завершить субботник в 15-30, т. К. в 16-00 на городском стадионе открывается детский спортивный праздник, и многие родители захотят на нём присутствовать с детьми. Единогласно решили провести субботник 21.04.2005 с 8-00 до 15-30, а начальнику транспортного отдела В.П. Тихомирову, обеспечить подачу четырёх автобусов 21.04.2005 к 7-30 к клубу в посёлке. По второму вопросу слушали Соколова Л.И.: « Директор фермерского хозяйства «Радуга» просит оказать помощь в наладке оборудования для маслоцеха». Соколова Л.И. предложил изготовить необходимые запчасти в цехе № 2 и направить на ферму бригаду слесарей этого цеха не позднее 18.04.2005. Выступили Губенко Н.Д. и З.М. Хлебникова. Губенко Н.Д.: «Цех № 2 перегружен заказами, срок сдачи которых истекает в конце апреля 2005 г.». Он также отметил, что запчасти цех изготовить сможет, но рабочих не командирует. Хлебникова З.М. предложила привлечь к работе слесарей цеха № 3. Решили: завершить изготовление запчастей в цехе № 2 к 18 апреля 2005 г. и транспортом объединения доставить их на ферму. Направить слесарей из цеха № 3 на ферму для наладки оборудования маслоцеха 18.04.2005. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4 ТЕМА: Деловая переписка 1. ЦЕЛЬ: Закрепление знаний по классификации и оформлению деловых писем, получение практических навыков по составлению писем. 2. РЕЗУЛЬТАТ РАБОТЫ: Оформленное письмо. 3. ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ:
4. ОФОРМЛЕНИЕ РАБОТЫ: Работа выполняется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30 – 2003, с титульным листом, на котором указывается: название учреждения, название номера работы, номер группы и Ф.И.О. студента-исполнителя, Ф.И.О. преподавателя. Теоретическая подготовка Письмо — это обобщенное название различных по содержанию управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами. Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, выступая связующим звеном между предприятиями, учреждениями, организациями. Для писем установлен специальный бланк – бланк письма. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учёт (ИНН/ КПП); код форма документа; наименование организации; наименование структурного подразделения (если есть); справочные данные об организации; дата; номер; ссылка на номер и дату входящего документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; подпись; визы; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа. Существуют различные способы классификации служебных писем. В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и ис ходящие (отправляемые из учреждения). Письма, отправляемые из учреждения (исходящие), делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, применяется рекви зит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». По характеру информации письма подразделяются на множество разновидно стей. Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия. Пись мо-просьба обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «Просим оплатить в течение... банковских дней...», «В связи с... просим подтвердить...», «Дирекция просит сообщить..,», «Мы будем благодарны, если Вы...». Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или меро приятии. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятель ность какой-либо организации, выпускаемую продукцию. Письмо-сообщение. В данном письме сообщают сведения о своей фирме, о про изводимых товарах и услугах, объемах поставок, сроках, ценах и возможных ва риантах оплаты. В таком письме могут быть даны сведения о проведении выставок, совещаний, конференций или о каких-либо других событиях, важных для данной фирмы и могущих представлять интерес и для других фирм. Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее повторно определенную ин формацию адресату. В письме-напоминании используются следующие ключевые обороты: «Напоминаем Вам, что...», «По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу...», «Вторично сообщаем...». Сопроводительное письмо — документ, который информирует адресата о на правлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей. Составляется сопроводительное письмо в тех случаях, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам. Например, указать срок исполнения, объяснить причину задержки с ответом, разъяснить сложные моменты. Этот вид писем обязательно имеет реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»- Сопроводительное письмо начинается словами: «Направляем Вам...», «Высы лаем запрошенные Вами...», «Возвращаем...», «Прилагаем...» и т. п. Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора. Обычно письмо-подтверж дение начинается так: «Сообщаем Вам, что...», «Ставим Вас в известность, что...», «Извещаем Вас, что...». Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Письма-от веты по содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана, остается изложить решение на поставленный в иници ативном письме вопрос (принятие или отказ от предложения или выполнения просьбы). Ответ должен излагаться в конкретной и четкой форме. Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа, содержащего отказ в просьбе или отклонении предложения. Такое письмо составляется по сле дующей схеме: • повторение просьбы; • причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или предложе ние не может быть принято; • аргументированное объяснение отказа или отклонения предложения. При оформлении писем-отказов могут быть использованы нижеприведенные словесные обороты-штампы: • «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»; • «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не мо жем, так как...»; • «К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...». По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммер ческой корреспонденцией. Деловую переписку можно разделить на следующие виды: • по общим вопросам технологии; • по вопросам оборудования и энергетики; • по вопросам производства; • по вопросам сбыта; • по вопросам финансирования и т. д. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрак тов. Они представляют собой: • обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информа цию об услугах, товарах (либо могут содержать претензии и т. п.); • обращения продавцов к покупателям, которые имеют рекламный характер и рассматриваются как вид рекламной деятельности. Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В оферте указываются: наименование предлагаемого товара или услуги, его Количество и качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Если покупатель (импортер) согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчивается выдачей заказа и за ключением контракта. Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения, он сообща ет об этом продавцу и между ними устанавливается переписка, проходят перего воры, пока не будет достигнута договоренность. Гарантийное письмо — это документ, обеспечивающий исполнение изложен ных в нем обязательств. В гарантийном письме подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную рабо ту, сроки выполнения работ, надежность при эксплуатации и т. п.). В гарантий ном письме обязательны подписи руководителя организации, главного бухгалте ра, печать. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в качестве составной части в другой коммерческий документ. Например, в письме-предложении может содержаться гарантийный аспект о своевременной оплате услуг и т. п. Письмо-рекламация — коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обя зательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества или количества товара, его упаковки, сроков поставки, платежа и других условий договора. В первой части рекламация должна содержать: • основание для предъявления претензии; • доказательства, то есть ссылки на документы (акт экспертизы, акт приемки); • ссылки на нормативные документы и т. п. Во второй части рекламации излагаются конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Например: • требование замены некачественного товара качественным или уценки товара; • требование возмещения убытков в связи с невыполнением условий контракта; • требование расторжения договора. Рекламация направляется заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих претензию. Подписывают рекламацию руководитель организации, и главный бухгалтер, подписи заверяют печатью. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор ные вопросы решает арбитраж. Письма также можно разделить на простые и сложные. Простое служебное письмо — письмо одноаспектное. Это прежде всего пись мо, не требующее ответа. Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложе ниями. Многоаспектное письмо содержит несколько аспектов, изложение каждого из которых рекомендуется начинать с нового абзаца. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разби вая текст письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. В сложном письме можно выделить следующие аспекты: • факт напоминания (письмо-напоминание); • выражение гарантии (гарантийное письмо); • указание на достигнутую степень согласия; свершившийся факт (письмо-подтверждение); • информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях (ин формационное письмо); • указание на факт отправки прилагаемых к письму документов (сопроводи тельное письмо); • предупреждение о возможных ответных шагах (письмо-предупреждение) и т. д. Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, то есть быть многоаспектным (многоцелевым). Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются при чины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссыл ки на другие документы. Во второй части письма (заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, мо гут состоять из одной заключительной части. В письмах используют следующие формы изложения: • от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение); • от третьего лица единственного числа (ВНИИДАД считает возможным министерство не возражает); • от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица. Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объёма служебного письма до пяти машинописных страниц. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту. Письмо должно быть полным, исчерпывающим. Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п. Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру. Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции. Право подписи служебных писем закрепляется в уставе, положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Если поступившее письмо подписал руководитель организации, то ответ адресуют на его имя. Подпись на ответном письме должна соответствовать рангу должностного лица, подписавшего входящее письмо. Датой письма является дата его подписания. Некоторые разновидности писем имеют свои особенности в оформлении. Например, гарантийное письмо и рекламация имеют две подписи и заверяются печатью. |
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | «Экономика и управление на предприятии», утвержденного приказом Министерства образования РФ от 17. 03. 2000 г. №238 эк/сп |
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... |
| Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |