Инструкция по делопроизводству г. Оренбург
Скачать 1.29 Mb.
|
4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Составление и оформление приказов (распоряжений) В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и компетенцией университет издает следующие распорядительные документы: приказы и распоряжения. 4.1.1. Приказ – локальный акт, издаваемый для решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом. 4.1.2. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной учебной, производственно-хозяйственной и административной деятельности университета. 4.1.3. Оформлению приказами подлежат: - доведение до сведения работников университета требующих оперативного разрешения указаний Министерства образования и науки Российской Федерации; - решения и поручения руководства, связанные с организацией работы, порядком деятельности университета и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению; - утверждение и введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и других локальных нормативных актов, а при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением в действие этих документов; - вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений университета; - объявление результатов проверок и ревизий; - прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников, предоставление отпуска работникам; - прием, восстановление, перевод, отчисление студентов; - поощрение работников, студентов и наложение дисциплинарных взысканий, другие кадровые вопросы; - протокольные решения коллегиальных органов. 4.1.4. Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности университета и приказы по личному составу. 4.1.5. Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются руководителями структурных подразделений по поручениям ректора, проректоров университета или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями о структурных подразделениях. 4.1.6. При составлении проекта приказа необходимо: - согласовывать его содержание с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий; - излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования; - указывать конкретных исполнителей приказа, структурное подразделение и должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, реальные сроки исполнения поручений; - обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций, учреждений, должностей; - соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством университета. 4.1.7. Изменение приказов (распоряжений) производится путем внесения дополнений, изложения в новой редакции, признания утратившими силу отдельных пунктов, разделов и приложений к ним. 4.1.8. Приказ (распоряжение) оформляется на специально разработанном бланке «Приказ» («Распоряжение») (приложение № 15), должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов: наименование университета, наименование вида документа, дата приказа (распоряжения), регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования. 4.1.9. Текст приказа (распоряжения) должен иметь заголовок и состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. 4.1.10. Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса, раскрывает причины, цели и задачи предписываемых действий, послуживших основанием для издания приказа (распоряжения). Текст констатирующей части начинается словами: «В соответствии…», «Во исполнение ….», «В целях…», «Для …», «В связи….» и др. Если приказ (распоряжение) издается на основании документов вышестоящих органов, в констатирующей части указываются название документа, дата, номер. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении. 4.1.11. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии и должности лиц, ответственных за их исполнение, срок исполнения. Распорядительная часть приказа (распоряжения) отделяется от констатирующей словом приказываю (обязываю), которое печатается в разрядку с отступом на абзац. Текст распорядительной части излагается в повелительном наклонении и подразделяется на пункты, если исполнение возлагается на нескольких исполнителей и предполагается выполнение различных по характеру действий. В отдельном пункте приказа указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения. 4.1.12. Если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии). В приказе (распоряжении) о создании комиссии (рабочей группы) состав комиссии указывается в следующем порядке: - фамилия и инициалы, должность председателя комиссии либо руководителя рабочей группы; - фамилия и инициалы, должность заместителя председателя комиссии либо руководителя рабочей группы; - фамилия и инициалы, должность секретаря. Далее в алфавитном порядке перечисляются члены комиссии (рабочей группы) с указанием должности. Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то текст делится на подпункты. Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3.;.…..2.; 2.1.; 2.2. 4.1.13. К проекту приказа могут прилагаться утвержденные этим приказом положения, инструкции, планы и другие служебные документы. В случае утверждения приказом положений, инструкций, планов и других документов их текст прилагается к проекту приказа. Если в тексте приказа (распоряжения) указывается ссылка «согласно приложению» (при наличии нескольких приложений они нумеруются), то на первой странице приложения пишется: Приложение № 1 к приказу ректора от _________ № _____ В этом случае приложение (приложения) является составной частью приказа и имеет сквозную нумерацию страниц вместе с текстом приказа. Если в тексте проекта приказа (распоряжения) делается ссылка «Утвердить прилагаемую инструкцию (положение, правила)», то на первой странице прилагаемого распорядительного акта пишется: УТВЕРЖДЕНА приказом ректора от ___________ №____ В данном случае нумерация страниц идет отдельно в каждом утвержденном правовом документе (Инструкция, Положение, Перечень). Слово «Утверждена» согласуется в роде и числе с первым словом заголовка утверждаемого документа: УТВЕРЖДЕНА (Инструкция); УТВЕРЖДЕНО (Положение); УТВЕРЖДЕНЫ (Нормы). Издание вместе с приказом материалов, не оговоренных в тексте приказа, не допускается. Приложения к приказу (распоряжению) должны быть завизированы руководителем подразделения, подготовившего приказ, или его вышестоящим руководителем. 4.1.14. Приказ (распоряжение) на подпись ректору (проректору) передается через секретаря ректора (проректора) после визирования корректором и при наличии всех виз согласования. 4.1.15. Корректор проверяет приказ (распоряжение) на предмет стилистического и грамматического соответствия. Изменения, вносимые в текст документа в процессе согласования и редактирования, визируются корректором. 4.1.16. Ответственность за содержание и качество приказа (распоряжений) возлагается на руководителей структурных подразделений, вносящих приказ (распоряжение). Согласование проекта приказа (распоряжения) проводит ответственный исполнитель или руководитель структурного подразделения, в котором разработан проект документа. 4.1.17. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности подлежат согласованию путем визирования проекта документа должностными лицами: проректорами, курирующими соответствующие направления деятельности; руководителями структурных подразделений, ответственными за исполнение документа в целом; руководителем структурного подразделения, к компетенции которого отнесены вопросы, затрагиваемые документом; начальником юридического отдела. 4.1.18. Приказы по основной деятельности подписываются ректором, а в его отсутствие – лицом, исполняющим обязанности ректора. Приказы по учебной деятельности подписываются на основании доверенности проректором, курирующим учебный процесс, при наличии соответствующих виз согласования. 4.1.19. В последнем пункте приказа (пункт о контроле) указываются должность и Ф.И.О. лица, ответственного за исполнение приказа (распоряжения). 4.1.20. Срок согласования приказа (распоряжения) с каждым должностным лицом не должен превышать двух рабочих дней. Возражения, замечания или дополнения к проекту приказа (распоряжения) излагаются на отдельном листе. 4.1.21. Не допускается регистрация приказов, распоряжений и иных документов за подписью ректора в его отсутствие. 4.1.22. После согласования и подписания приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в отделе документационного обеспечения и контроля исполнения документов. Регистрация приказа (распоряжения) должна проводиться не позже следующего рабочего дня после его подписания. Не разрешается регистрировать приказы (распоряжения) с пропущенной датой выполнения поручений. Одновременно с текстом документа на бумажном носителе в отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов предоставляется электронная версия документа и указатель рассылки приказа, составляемый ответственным исполнителем и подписанный руководителем его структурного подразделения (приложение № 16). При отсутствии электронной версии и указателя рассылки приказа регистрация документа не производится (в соответствии с инструкцией «О порядке работ с программной системой «Приказы по университету», введенной приказом ректора от 25.12.2006 № 404). 4.1.23. Руководители по направлениям деятельности вверенных структурных подразделений вправе издавать распоряжения, регулирующие порядок работы внутри подразделений. Такие распоряжения обязательны для исполнения подчиненными работниками и подлежат регистрации, учету и контролю исполнения по месту их издания. 4.1.24. Подготовку и согласование проектов приказов по личному составу осуществляет исключительно отдел кадров. Ответственность за соблюдение требований трудового законодательства Российской Федерации и нормативных актов, содержащих нормы трудового права, при издании приказов по личному составу возлагается на отдел кадров. Приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров. 4.2. Оформление положений, правил, инструкций 4.2.1. Положение – локальный акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности университета, подразделений, должностных лиц, работников и студентов. Правила – локальный акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определенных видов деятельности, обязательные для применения. Инструкция – локальный акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности университета, их подразделений, должностных лиц. 4.2.2. Положения (правила, инструкции) утверждаются непосредственно ректором университета. Перечень положений (правил, инструкций), утверждаемых ученым советом университета, устанавливается уставом университета и локальными нормативными актами университета. 4.2.3. Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций) в целом соответствует порядку подготовки распорядительных документов (приказов, распоряжений). 4.2.4. Положения (правила, инструкции) должны иметь заголовок. Тексты положений (правил, инструкций) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. Текст излагается от 3-го лица с использованием слов: «должен», «следует», «запрещается», «необходимо», «не допускается» и т.п. Текст положения (правил, инструкции) состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки. Подразделы могут делиться на пункты и подпункты. Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. 4.2.5. Текст положения (правил, инструкции) начинается разделом «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, сфера его применения. 4.2.6. Положения регистрируются и хранятся в отделе ДО и КИД. Правила и инструкции утверждаются приказом ректора университета либо решением ученого совета университета и хранятся в отделе ДО и КИД. 4.3. Оформление протоколов заседания 4.3.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятые решения на собраниях, заседаниях (приложение № 17). 4.3.2. Реквизитами протокола являются: наименование университета, наименование вида документа, дата документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, подписи. 4.3.3. Протоколы оформляются на основании рукописных записей, звукозаписей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). В протоколе отражаются ход обсуждения вопросов, мнения присутствующих по рассматриваемым вопросам и принятые решения. В заголовке к тексту протокола указывается название органа, деятельность которого протоколируется. 4.3.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря, количество или фамилии (при необходимости – должности) присутствующих и отдельно – приглашенных. Фамилии присутствующих записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке. Если на заседании присутствовало более 15 человек, составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников с отметкой «список прилагается». Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения с указанием докладчиков по каждому пункту. Вопросы формулируются с предлогом «о», «об» и нумеруются арабскими цифрами. 4.3.5. Основная часть текста протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса повестки дня записывается в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилия и инициалы докладчика (наименование должности указывается в повестке дня), полное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если докладчиком представлен текст выступления, в протоколе после указания фамилии докладчика в скобках указывается: (текст доклада прилагается). В разделе ВЫСТУПИЛИ также указываются фамилии, инициалы выступающих и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании. Вопросы к докладчику и ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова «вопрос», «ответ» не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос. 4.3.6. Текст постановляющей части протокола формулируется в повелительной форме (как в распорядительных документах). В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола. 4.3.7. Участник совещания или заседания может высказать особое мнение по принятому решению. После заседания особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. К протоколу могут прилагаться тексты выступлений, список присутствующих на заседании. 4.3.8. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем заседания. Датой протокола является дата заседания. Регистрация и хранение документа производится по месту издания. 4.3.9. При обсуждении особо важных вопросов протоколы могут визироваться докладчиками. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа протокола. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
| Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |