Памятка «Выявление особо ценных документов по фондам досоветского периода Государственного архива Свердловской области»
Скачать 346.62 Kb.
|
Подлинность документа и его юридическая сила - два критерия, тесно связанные между собой. При выявлении особо ценных документов, прежде всего, выявляются подлинные документы, и лишь в случаях заведомого отсутствия подлинников, существенных утрат документов архивного фонда, единственности сохранившейся в копии информации или особого значения именно данной копии допускается возможность отнесения к ОЦД копий. Подлинность документа - это не только критерий выявления и отбора, но и обязательное условие такого выявления. Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическую силу имеют документы, созданные и оформленные в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции и порождающие определенные правовые последствия. К ним относятся законодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а также другие документы правового характера (устав, договор, соглашение, административный протокол, акт о несчастном случае и т.д.). С учетом данных критериев, а также содержания документа возможно отнесение к особо ценным следующих документов: постановления Екатеринбургской городской Думы об отводе места УОЛЕ для постройки здания музея. 1910 (Ф. 8. Оп. 1. Д. 1986. Л. 1-2); об отводе места под здание публичной библиотеки. 1914 (Ф. 8. Оп. 1. Д. 1990. Л. 11-14); Устав Авроринского сиротского дома. 1853 (Ф. 643. Оп. 1. Д. 1097. Л. 1-7), Положение о Екатеринбургской пожарной команде. 1868-1870 (Ф. 43. Оп. 1. Д. 646. Л. 7-13) и др. Согласно данным критериям нецелесообразно относить к особо ценным документам типографские и др. копии документов XIX - XX вв. центральных учреждений царской России, т.к. их подлинники отнесены к составу ОЦД в федеральных архивах. Значение фондообразователя. Данный критерий является основным ориентиром при определении того, в каких фондах наличие особо ценных документов наиболее значительно, при этом решающим является содержание документа. Необходимо учитывать значение фондообразователя (учреждения или лица) в жизни общества - в общественной, политической, культурной, научной сферах. По отношению к документам личного происхождения данный критерий является одним из определяющих. Примерами фондообразователей, деятельность которых имела большое значение не только для Урала, могут быть: «Акционерное общество Нижнетагильских и Луньевских заводов наследников П.П. Демидова (1702-1918)», «Уральское горное управление, г. Екатеринбург Пермской губернии (1720-1918)», «Чупин Наркиз Константинович, уральский историк и статистик (1824-1882)», «Уральское общество любителей естествознания (УОЛЕ) (1870 - 1918)» и др. Данный критерий применяется в тесной связи с критериями времени создания документа, ценности содержащейся в документах информации, юридической сила и подлинности документов. Авторство документа - критерий, широко применяемый к документам личного происхождения, но применимый также и к официальным документам. Он направлен на отнесение к особо ценным документов, связанных с именами лиц, исходя из их роли в политической, общественной, культурной, научной жизни Урала, России. Так, в фондах ГАСО выявлены автографы литераторов (Г.Р. Державина, Д.Н. Мамина-Сибиряка), ученых (Е.Р. Дашковой, Д.И. Менделеева), декабристов (И.И. Пущина, И.А. Анненкова). Критерий включает в себя и понятие автографичности, к ОЦД следует относить именно автографы, подписанные автором подлинники, а не копии. Не следует исходить только из политической и этической оценки личности автора документа, а необходимо учитывать его место и роль в истории, которые не всегда могут быть положительными. Критерий авторства распространяется не только на документы самого фондообразователя, но и на документы его корреспондентов, а также на собранные им коллекции. Критерий используется также при выявлении особо ценных документов в фондах организаций, где отложились документы выдающихся лиц, деятельность которых была связана с данным фондообразователем, в сочетании с обязательным применением критерия содержания документа. Например, к категории ОЦД могут быть отнесены формулярные списки о службе архитектора Уральского горного управления М.П. Малахова, автора комплексов промышленных зданий и гражданских сооружений в Екатеринбурге и др. городах Урала (Ф. 24, Оп. 13. Д. 491. Л. 123 об.-128), екатеринбургского городского архитектора С.С. Козлова, одного из авторов проекта оформления Сибирско-Уральской научной художественно-промышленной выставки 1887 г. (Ф. 62. Оп. 1. Д. 44. Л. 37-40), свидетельство с подтверждением в купеческом сословии М.А. Нурова, екатеринбургского купца, городского головы, благотворителя, основателя детского приюта (Ф. 48. Оп. 1. Д. 6. Л. 120) и др. Сам по себе автограф (подпись, виза) выдающегося лица является критерием отнесения документа к ценным. Вместе с тем выявление ОЦД в соответствии с данным критерием не должно приводить к созданию коллекции автографов выдающихся лиц. Палеографические, художественные и другие внешние особенности документа также являются критерием, который может применяться, прежде всего, к документам ранних периодов истории или документам личного происхождения. К этому же критерию может быть отнесен критерий "единичности", когда документ по своей форме, элементам формуляра, способам изложения содержания является единственным в своем роде и другого подобного не имеется. Этому критерию соответствуют документы фондов: «Императорская Екатеринбургская гранильная фабрика, г. Екатеринбург Пермской губернии, (1765-1917)» (чертежи и рисунки шедевров камнерезного искусства), «Чертежная Уральского горного правления, г. Екатеринбург Пермской губернии (1806-1918)» (рукописные карты, планы, чертежи, содержащие информацию о природных богатствах Урала и части Сибири). В качестве особенностей могут учитываться языковые особенности, способ воспроизведения, писчий материал, необычное место создания документа (в заключении, в плену, съемки в экстремальных условиях и др.). 3. МЕТОДИКА ВЫЯВЛЕНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ Выявление ОЦД в ГАСО является самостоятельным, планируемым видом работы, который проводится по несекретным документам фондов, прошедших научное описание (научно-техническую обработку, переработку). Сотрудниками отдела научно-справочного аппарата проводится плановое и попутное выявление ОЦД (при усовершенствовании описей, каталогизации). К составу особо ценных документов могут быть отнесены отдельные документы, отдельные дела, части фондов и даже целые фонды (особенно за наиболее ранний период или отнесенные к особым историческим периодам). Выявление ОЦД проводится поэтапно: первый этап - составление списка фондов, второй этап - изучение описей, третий этап - изучение отобранных дел. В связи с тем, что в ГАСО уже проводилось выявление особо ценных документов, то при возобновлении этой работы на предварительном этапе необходим анализ качества проведенной работы, состава и содержания фондов. Анализ должен базироваться на изучении списка фондов, реестра описей, дел фондов, исторических справок и проводиться вне зависимости от прежнего отнесения фондов к одной из категорий. На первом этапе составляется список фондов, потенциально содержащих ОЦД, исходя из совокупности критериев ценности содержащейся в документах информации, времени создания документа и др. критериев. Для составления списка фондов используется информация учетной базы данных «Архивный фонд». Целесообразно начинать с изучения фондов, содержащих документы за более ранние периоды, и фондов органов государственной власти и управления, а затем продолжать по ведомственным и отраслевым группам в сочетании с хронологическим принципом, что позволит более полно учесть фактор повторяемости информации, межфондовой дублетности. Выполняя данную работу, необходимо иметь четкое представление о функциях фондообразователя, хронологических рамках фонда, которые должны быть соотнесены с историческим периодом уральского региона и страны в целом. Итогом первого этапа является составление списка фондов, потенциально содержащих ОЦД. Список может содержать как фонды, не включавшиеся прежде по разным причинам, так и фонды, выявление ОЦД в которых проводилось не по всем описям или ОЦД в которых были выявлены попутно. На втором этапе проводится изучение описей по отобранным фондам. Первоочередному изучению подлежат описи структурных частей фондов, отражающих основную деятельность фондообразователя. Для выявления дел, потенциально содержащих ОЦД, необходимо изучить НСА к данному фонду: указатели к описям, картотеки, обзоры. Выявление ОЦД производится путем просмотра заголовков дел в описях, на каждую просматриваемую опись составляется перечень номеров дел для полистного просмотра. На данном этапе применяются некоторые критерии отнесения документов к особо ценным: время создания документа, ценность содержащейся в документах информации, значение фондообразователя, авторство (и адресат) документа. Ориентирами в данной работе могут быть виды документов, отложившихся в фонде, их тематика, информационная емкость: рапорты, протоколы, ведомости, сведения, отчеты, экономические обзоры о населении, промышленности, сельском хозяйстве и др. не менее чем за год, исключение составляют документы за более короткие промежутки, относящиеся к особым периодам истории. В перечень обязательно включаются дела, качество заголовков которых не дает представления о наличии или отсутствии в их составе особо ценных документов. Вопросы по составлению списка фондов, перечня дел, потенциально содержащих ОЦД, могут быть вынесены на заседание экспертно-методической комиссии ГАСО. На третьем этапе проводится изучение дел с полистным просмотром в соответствии с перечнем дел, потенциально содержащих ОЦД. В ходе полистного просмотра сотрудник, занимающийся выявлением ОЦД, знакомится с составом и содержанием документов, определяет разновидность документа, автора, адресата, дату и место создания, подлинность документа, изучает резолюции на предмет авторства. Определяя разновидность документа, необходимо обращать внимание на его заголовок. В случае отсутствия заголовка для выяснения разновидности документа можно использовать начальные фразы документа (“честь имею донести...”, “...покорнейше прошу”). Окончательно разновидность документа определяется после изучения его содержания и выяснения служебных отношений автора и адресата. На подлинность указывает оформление документа на бланке, печать, штамп и подпись. Для документов личного происхождения признаком подлинности является их автографичность, наличие подписи автора документа. Определить автора и адресата документа значит определить, прежде всего, должность и фамилию того, кто составил и подписал документ. Однако часто подпись в документе нечитаемая или отсутствует фамилия либо указание должности. Определяя автора или адресата, в первую очередь надо внимательно прочесть документ, возможно, в тексте упоминается автор или адресат, их должности и фамилии. Для установления авторства полезен просмотр других документов единицы хранения: в ней могут встретиться документы, подписанные тем же лицом, с более разборчивой подписью и указанием должности. Если в документе указана только должность, но не указана фамилия, и наоборот, то можно попытаться найти недостающие сведения в справочниках, словарях, энциклопедиях, в исторической литературе. Дата создания документа - это дата его подписания. Однако если она не указана, ее можно определить примерно, используя косвенные данные: даты исходящие и входящие, даты помет и резолюций и др. данные, полученные при изучении содержания документа. При определении места создания документа в отсутствии прямых указаний на него, также следует воспользоваться косвенными данными и результатами изучения содержания документа и других документов единицы хранения. Таким образом, предварительная атрибуция помогает применить к документу критерии особой ценности: время создания документа, ценность содержащейся в документах информации, юридическая сила, подлинность документов, значение фондообразователя, авторство (и адресат) документа, наличие палеографических, художественных и др. особенностей документа. Если отнесение данной единицы хранения к категории особо ценных не оправдано, рекомендуется сделать соответствующую отметку в перечне номеров дел для полистного просмотра. Если данная единица хранения может быть отнесена к категории ОЦД, то рекомендуется заполнение Карточки выявления особо ценных дел (документов) (Приложение № 5). Карточка заполняется в электронном виде, является рабочим документом, используется в дальнейшем для составления описи особо ценных документов по данному фонду. Целесообразно при полистном просмотре дел выявлять документы, нуждающиеся в реставрации, подшивке, восстановлении затухающего текста, в карточке, в графе «Примечание», делается соответствующая отметка. Выявление особо ценных документов завершается составлением описей выявленных ОЦД (Приложение № 2). По результатам выявления особо ценных документов составляются акты о завершении работы по выявлению особо ценных документов (Приложение № 4). Акты составляются при любом результате работы, как положительном, так и отрицательном. Выявленные особо ценные документы являются источником пополнения системы каталогов ГАСО: систематического, именного и др. 4. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ Описи особо ценных дел, документов составляются на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения в данной описи. По возможности составляется одна опись на особо ценные документы фонда независимо от количества описей в фонде. Систематизация особо ценных дел в описи ведется в порядке номеров описей, а внутри каждой описи - в порядке возрастания номеров дел данного фонда. Если все или большинство документов по описи являются особо ценными, отдельная опись ОЦД не составляется, а копируется имеющаяся опись фонда. В этом случае к ней составляется перечень номеров (номерник) (Приложение № 3), который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда. В случае если большинство дел по описи является особо ценными, но их заголовки недостаточно информативны, неполно отражают содержание включенных в них документов, т.е. требуют составления аннотаций и уточнений, целесообразно составление отдельной описи. В случае если заголовок недостаточно информативен - составляется аннотация документов. Аннотация пишется после заголовка с красной строки. В аннотации должны быть отражены критерии, в соответствии с которыми отдельный документ, группа документов или дело в целом отнесены к категории особо ценных. В конце аннотации указываются листы (страницы) особо ценных документов. Например: Журнал заседаний Главной конторы Екатеринбургских заводов за июль 1857 г. О ревизии Уральским горным правлением счетов и сведений о постройке Воткинским заводом и Монетным двором стосильных пароходов «Урал» и «Кура» (л. 18 - 23 об.). Журнал заседаний Главной конторы Екатеринбургских заводов за ноябрь 1857 г. О поездке подполковника Шумана по рудным месторождениям Вологодской губернии в 1853 г. (л. 371-371 об.), о постройке купцом Зудовым Воздвиженского моста в г. Екатеринбурге (л. 386-389). При описании документов не допустима механическая модернизация понятий и терминов, состава и содержания документов, а также применение современных аналогий, отражающих существо рассматриваемых в документах вопросов. При описании документов и дел XVIII-XIX вв. недопустимо прибегать к произвольным заменам, уточнениям и модернизации названий документов, терминов, сложившимся в делопроизводстве того времени, например: «доношение», а не «донесение»; «наставление», а не «инструкция»; «объявление», а не «информация»; «рапорт», а не «служебная записка». При описании документов и дел предшествующих исторических эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ. Следует избегать эпитетов и определений, носящих отпечаток исторического или идеологического противостояния. При описании особо ценных документов устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности дается после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом (документами) в скобках со строчной буквы. Если документ (документы) дела аннотируется, указание о подлинности или копийности дается после аннотации с прописной буквы. Если дело содержит особо ценные, но не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: "отрывок", "разрозненные листы", "без начала", "без конца" и т.п. Способ воспроизведения указывается для документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания. Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины: "рукопись", "автограф", "машинопись" (машинописный), "печатный", "гектограф", "стеклограф", "оттиск с печатных досок" и другие. Если дело отнесено к категории особо ценных по своим внешним особенностям, то при его описании необходимо указать эти особенности: особый писчий материал (пергамент, шелк, береста и т.п.); особый материал обложки и переплета (кожа, дерево, набивная ткань и т.п.); наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста; язык документов, отличный от языка остальных документов фонда; печати; наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и др. Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки. К описи особо ценных дел, документов составляются титульный лист (Приложение № 1) и оглавление. Если описи особо ценных дел, документов составлены по нескольким описям фонда, то целесообразно составить краткое предисловие, где характеризуется состав выявленных особо ценных документов, основные критерии их выявления. При необходимости составляется список сокращений. В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись. В случае необходимости, ранее составленные описи ОЦД могут быть усовершенствованы. При усовершенствовании описей необходимо составление аннотаций особо ценных документов, указание критериев, на основании которых документ был отнесен к категории особо ценных, а также составление предисловий, списка сокращений и т.д. Подготовленные описи в качестве заключительной стадии экспертной оценки проделанной работы рассматриваются экспертно-методической комиссией ГАСО и утверждаются экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области, затем утверждаются директором ГАСО. |
Похожие:
 | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного... |  | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации документа централизованного государственного учета документов... |
| Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного... | | Свердловской области в лице государственного казенного учреждения Свердловской области «Фонд имущества Свердловской области», уполномоченное... |
| Калужской области от «22» мая 2017 г., приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 28. 11. 2016 г. №763... | | Свердловской области в лице государственного казенного учреждения Свердловской области «Фонд имущества Свердловской области», уполномоченное... |
| Составление и ведение списка организаций источников комплектования государственного, муниципального архива | | Свердловской области «Государственный архив Свердловской области» (далее гкусо «гасо») является комплектование документами личного... |
| Памятка) разработана на основе памятки государственного архива Хабаровского края «Личное дело сотрудника. Правила ведения, формирования,... | | Государственное бюджетное учреждение Свердловской области Государственный архив административных органов |