гостехнадзор эксперт
руководство пользователя
Учет спецпродукции
Содержание
19. Модуль учета спецпродукции 2
19.1. Функции и назначение 2
19.2. Справочники спецпродукции 2
19.2.1. Справочник типов спецпродукции 2
19.2.2. Справочник поставщиков 3
19.3. Режимы работы 4
19.3.1. Централизованный учет спецпродукции 4
19.3.1. Децентрализованный учет спецпродукции 5
19.4. Просмотр склада 5
19.4.1. Вкладка «Центральный склад» 6
19.4.2. Вкладка «Остатки в инспекции» 6
19.4.3. Вкладка «Бланки» 7
19.5. Статусы бланков спецпродукции 8
19.6. Накладные прихода на склад 9
19.6.1. Форма просмотра всех накладных 9
19.6.2. Форма добавления накладной 9
19.6.3. Редактирование накладной 11
19.6.4. Накладная выдачи в инспекцию 11
19.6.5. Накладная прихода в инспекцию (вручную) 12
19.6.6. Накладная выдачи в торговую организацию 13
19.7. Накладная прихода в инспекцию (из области) 13
19.8. Списание 13
19.9. Возврат бланков спецпродукции 15
19.10. Некорректные бланки спецпродукции 15
19.Модуль учета спецпродукции 19.1.Функции и назначение
Модуль обеспечивает учёт всех бланков спецпродукции (строгой отчетности), имеющихся на складах районных и областных инспекций. Учитываются также все операции со спецпродукцией, стоимость бланков, хищение или порча спецпродукции.
Функции модуля:
Просмотр склада в области;
Просмотр склада в районе;
Приход спецпродукции на центральный склад;
Выдача спецпродукции в район;
Выдача спецпродукции в торговую организацию;
Приход спецпродукции в район;
Списание бланков;
Возврат спецпродукции.
19.2.Справочники спецпродукции 19.2.1.Справочник типов спецпродукции
Справочник доступен через меню «Справочники», в категории «Спецпродукция». Добавление новых типов спецпродукции не разрешено, все необходимые данные устанавливаются автоматически при создании базы данных. Редактировать можно только талоны допуска (техосмотра) и ГРЗ.
 
Для редактирования типа спецпродукции нажмите кнопку «Изменить» и заполните в появившемся окне поля: Наименование, Код, Тип спецпродукции, разрешено ли выдавать бланки данного типа, а также остальные поля при необходимости.
Удалить можно только запись, не связанную ни с одним бланком и/или операцией: например, талон допуска за 1900 год. Без необходимости это делать не рекомендуется. Если попытаться удалить запрещенный к удалению тип спецпродукции, система выдаст ошибку:
Внимание!
|
Добавить новый тип спецпродукции взамен удалённого будет нельзя!
Если запись справочника была удалена за ненадобностью, а затем понадобилось добавить бланки этого типа, то нужно скачать обновление всей системы Гостехнадзор Эксперт и установить его в режиме «Обычная» (с обновлением базы данных).
| 19.2.2.Справочник поставщиков
Этот справочник содержит информацию о поставщиках спецпродукции, т.е. типографиях и других подобных учреждениях. Добавление, удаление и изменение записей не ограничено.
Для добавления поставщика нужно нажать кнопку «Добавить», ввести его наименование и код. Редактирование записи полностью аналогично:
19.3.Режимы работы
В программе Гостехнадзор Эксперт существует два режима работы со складом спецпродукции: централизованный и децентрализованный. Централизованный режим включается, если в областных опциях включено «Централизованное ведение учета спецпродукции».
Примечание
|
По умолчанию при установке программы выбирается режим централизованного ведения склада спецпродукции.
После смены режима обязательно сразу же обменяться данными со всеми районами для применения настроек в районах.
| 19.3.1.Централизованный учет спецпродукции
Данный режим разрешает ведение центрального склада спецпродукции в областной версии программы. Ввод спецпродукции разрешен только в областной версии. При этом район должен регулярно обменивается данными с областью (по сети или при помощи файлов), что позволит своевременно передавать информацию о выдаче бланков спецпродукции в район. В этом режиме будет доступно формирование областных отчетов о движении спецпродукции по области.
Порядок работы:
При приходе бланков спецпродукции добавляется накладная прихода на склад;
Далее добавляются накладные выдачи в инспекцию;
После синхронизации с районами данные бланки появятся в инспекции.
Внимание!
|
Ввод бланков в районе запрещен. Районная инспекция не сможет выполнять операции, если закончились бланки в программе.
|
Смена режима возможно только в областной версии программы в меню «Администрирование» – «Опции» – вкладка «Областные опции».
Внимание!
|
После перехода на централизованный режим вам не следует добавлять накладные прихода и выдачи в области по бланкам, которые были добавлены до включения централизованного режима. Добавление таких накладных внесет расхождения в отчеты по спецпродукции.
Пример:
До перехода в районе №1 были бланки типа «Транзит» серии «АА» и номера 000001-001000. При обмене данные бланки будут отображаться в таблице «Склад в области»-> «Остатки в инспекциях», также можно будет увидеть остатки по конкретной инспекции, но эти бланки не будут отображаться в областных отчетах. Если вы сымитируете приход на центральный склад этих бланков (т.е. добавите накладную прихода на центральный склад) и произведете выдачу в инспекцию №1, то при просмотре остатков у вас будут два одинаковых блока: как в области, так и в инспекции.
| 19.3.1.Децентрализованный учет спецпродукции
Данный режим блокирует ведение учета по центральному складу (блокирует приход спецпродукции в области и построение областных отчетов по движению спецпродукции). В этом режиме областные отчеты по спецпродукции будут недоступны. При выборе в меню «Спецпродукция» будет доступен только один пункт – «Склад в области», который позволяет просматривать склады в инспекциях (если область будет получать данные из района).
Ввод спецпродукции следует производить при поступлении спецпродукции в район. В меню «Спецпродукция» выберите пункт «Накладная прихода в инспекцию (вручную)» и добавьте полученные бланки.
Внимание!
|
Не следует менять режим без необходимости. Это может привести к нарушению информации в отчетах по спецпродукции.
| 19.4.Просмотр склада
Чтобы просмотреть склад, нужно перейти в главном меню в раздел
«Спецпродукция» – «Склад в инспекции» – в районной версии:
 
Либо «Спецпродукция» – «Склад в области» – в областной версии (если разрешено вести центральный склад):
19.4.1.Вкладка «Центральный склад»
На данной вкладке отображаются блоки спецпродукции на областном складе:
Название – название типа спецпродукции;
Накладная – номер накладной прихода данного блока спецпродукции;
Дата прихода – дата прихода блока спецпродукции;
Серия – серия блока спецпродукции;
Начальный номер – начальный номер блока спецпродукции;
Конечный номер – конечный номер блока спецпродукции;
Код – код блока спецпродукции;
Количество – количество бланков блока спецпродукции;
Списано – количество списанных бланков из блока спецпродукции;
Выдано – количество выданных бланков из блока спецпродукции;
Остаток – остаток на складе;
Цена – цена бланка спецпродукции;
Код инспекции – код инспекции, в которой находится блок спецпродукции;
Инспекция – название инспекции.
19.4.2.Вкладка «Остатки в инспекции»
Данная вкладка отображает остатки во всех инспекциях в области. С помощью фильтра «Инспекция» можно просмотреть остатки по определенной инспекции или по всему региону. В районной версии разрешается просматривать только свою инспекцию. Отображение полей аналогично вкладке «Центральный склад».
19.4.3.Вкладка «Бланки»
Данная вкладка отображает все бланки в области с их текущем состоянием. В фильтре можно задать период, на которое интересует состояние склада.
С помощью кнопки «В статус “Испорчен”/Откат статуса “Испорчен”» можно переводит бланк в статус «Испорчено» и осуществлять откат статуса «Испорчено» на предыдущий статус.
Примечание
|
Перевод в статус «Испорчено» возможен только из статусов «Приход» и «Приход на центральный склад»
|
Кнопка «Откат выдачи» позволяет перевести бланки в статус «Приход» из статуса «Выдан», если с бланком нет связанных операций. Это необходимо для удаления ошибочных операций, в которых была задействована спецпродукция. Сначала необходимо удалить операцию, затем найти необходимые бланки и использовать «Откат выдачи». Как правило, эта операция делается автоматически.
Подробнее о статусах бланков спецпродукции см. далее.
19.5.Статусы бланков спецпродукции
Последовательность смены статусов для бланков спецпродукции задана следующая:
Приход на центральный склад (если он есть);
Приход;
Выдан – бланк связан с операцией, в которой была выдача спецпродукции. Например, если при регистрации СМ выдаётся ГРЗ;
Испорчен – если во время проведения операции бланк спецпродукции был помечен как испорченный (см. описание элемента интерфейса «Выбор бланка спецпродукции»;
Списан – если бланк занесён в накладную списания (см. далее);
19.6.Накладные прихода на склад
Добавление спецпродукции на областной и районный склады проводится по накладным прихода. Для работы с накладными прихода в главном меню нужно перейти в «Спецпродукция» – «Накладные прихода на склад». Доступность этого пункта меню зависит от режима работы учета спецпродукции.
19.6.1.Форма просмотра всех накладных
На данной форме отображаются краткие сведения о всех накладных прихода на склад.
Примечание
|
Удаление или редактирование накладной запрещено, если уже была выдача бланков в инспекции или торговые организации. Чтобы изменить накладные, нужно удалить все накладные выдачи, в которых есть блоки спецпродукции из данной накладной, или удалить блоки спецпродукции из этих накладных.
| 19.6.2.Форма добавления накладной
Для добавления спецпродукции на склад нажмите кнопку «Добавить». Откроется форма ввода накладной, которая поделена на 2 области: данные о накладной и блоки спецпродукции.
Порядок заполнения:
Введите номер накладной;
Введите дату операции;
Введите дату документа;
Выберите инспектора;
Выберите поставщика (поставщики предварительно заполняются в справочнике поставщиков);
Добавьте блоки спецпродукции.
Добавление блоков спецпродукции:
Ч тобы добавить блоки спецпродукции нажмите на кнопку «Добавить» в нижней панели инструментов. Появится окно ввода данных о блоке:
Порядок заполнения полей:
Выберите тип спецпродукции (варианты хранятся в справочнике типов);
Введите серию;
Введите цену за 1 экземпляр;
Введите начальный номер;
Введите конечный номер;
Введите примечание, если это требуется.
После нажатия на кнопку «OK» данный блок отобразится в накладной и будет добавлен при сохранении.
Примечание
|
При добавлении блока идет проверка на приход бланков в других накладных. Если такой приход уже был, то система выдаст сообщение с номером накладной.
|
19.6.3.Редактирование накладной
При редактировании накладной порядок заполнения полей аналогичен добавлению накладной. Особенности работы при редактировании:
При изменении диапазона, которое повлечёт удаление бланков (например, было с 1 до 100, а стало 11 до 100), при нажатии на кнопку «ОК» сразу же произойдёт изменение данных по этому блоку в базе данных, даже если после этого пользователь нажмет «Отмена» в окне редактирования накладной.
Перед изменением диапазона блока спецпродукции, которое повлечёт удаление бланков, будет произведена проверка статусов удаляемых бланков. Если статусы не равны «Приход на центральный склад» и «Приход», то бланк считается задействованным и изменение будет запрещено.
19.6.4.Накладная выдачи в инспекцию
Все формы аналогичны формам при приходе на центральный склад, но вместо поля «Поставщик» имеется поле «Выдающий инспектор». Также небольшое отличие есть в окне добавления блока, в котором запрещено вводить серию, а разрешено только выбирать ее из списка (значения выбираются из центрального склада).
При добавлении блока осуществляется проверка на наличие данного диапазона бланков на складе. Если один бланк или несколько отсутствуют или статус бланков не равен «Приход на центральный склад», то система выдаст сообщение с первым отсутствующим диапазоном.
19.6.5.Накладная прихода в инспекцию (вручную)
Данный вид ввода накладной необходим, если по каким-либо причинам отсутствует связь с областью и произошел приход бланков спецпродукции, которые нужно выдавать.
Все формы аналогичны формам при приходе на центральный склад, но вместо поля «Поставщик» имеется поле «Выдающий инспектор». Так же при редактировании и удалении накладной отсутствует проверка на выдачу в инспекции и торговые организации, так как данные операции доступны только с бланками, которые были добавлены через накладную прихода на склад.
19.6.6.Накладная выдачи в торговую организацию
Заполнение всех полей аналогично выдаче в инспекцию, но отсутствует поле «Принимающий инспектор». Также добавлены поля для выбора организации из справочника и поле для заполнения принимающего лица (представителя организации).
При централизованном учете спецпродукции выдача бланков возможна только из окна «Операции лица» (вкладка «Операции»).
19.7.Накладная прихода в инспекцию (из области)
Данный пункт меню позволяет просмотреть накладные прихода в инспекцию, которые были выписаны в области через пункт меню «Накладная выдачи в инспекцию». Разрешено только просматривать данные накладные.
19.8.Списание
Бланки спецпродукции могут быть списаны по причине возврата, порчи, утери, брака или подотчет.
Добавление акта списания полностью аналогично добавлению накладной на приход бланков в инспекцию.
Порядок заполнения полей:
Введите номер акта;
Введите дату операции;
Введите дату документа;
Выберите тип списания (как правило, это причина списания спецпродукции);
Добавьте бланки спецпродукции.
Добавление блоков также аналогично выдаче бланков в инспекцию: сначала нужно выбрать тип спецпродукции, затем выбрать серию и ввести диапазон номеров. Также можно ввести примечание.
При нажатии на кнопку «Добавить все испорченные» добавятся все бланки по данной инспекции, которые находятся в статусе «Испорчено». Группироваться по блокам в этом случае бланки не будут.
Примечание
|
При добавлении блока спецпродукции производится проверка статусов всех бланков из диапазона. Разрешается списывать только те бланки, у которых статус равен «Приход на центральный склад», «Приход» и «Испорчено».
| 19.9.Возврат бланков спецпродукции
Возврат оформляется как акт списания с типов списания «Возврат».
19.10.Некорректные бланки спецпродукции
Некорректными бланками спецпродукции считаются те бланки, у которых зафиксирован неверный порядок статусов.
Например: имеется бланк «Талон допуска за 2013 год» серии АА и номер 000001, у которого дата прихода на центральный склад 01.04.2013, дата прихода в инспекцию 01.04.2013 и дата выдачи 10.03.2013. Ошибка в том, что дата выдачи должна быть больше или равна 01.04.2013.
Так как в системе последний статус определяется по последней дате статуса, то система будет считать, что данный бланк не выдан, и в отчетах он будет проходить как остаток. Также данный бланк показывается при выдаче ТД, то есть может быть выбран для выдачи.
Данная ошибка может появиться, если инспектор добавил накладную с приходом спецпродукции от 01.04.2013, а операцию провел от 10.03.2013.
Для исправления данной ошибки существует 2 способа:
Автоматический:
Нужно зайти в реестр «Спецпродукция» – «Некорректные бланки спецпродукции»
и нажать кнопку «Исправление статусов». Система сама исправит статусы. Если после исправления остались некорректные бланки, то исправление статусов нужно выполнить вручную.
Р учной:
Для ручного исправления выберите бланк и нажмите кнопку «История статусов». Откроется таблица со всеми статусами спецпродукции, в которой вы можете править только дату изменения статуса. Редактирование дат вернёт необходимый порядок статусов.
 
|
