3. Административные процедуры при рассмотрении письменного запроса (запроса в форме электронного документа) 3.1. Состав и последовательность административных действий (процедур):
- подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, прием и регистрация таких запроса (документов);
- подготовка и подписание ответа на запрос;
- регистрация и направление (вручение) заявителю ответа на запрос.
3.2. Подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, прием и регистрация таких запроса (документов).
3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является направление заявителем запрос и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и перечисленных в п. 2.7. настоящего Административного регламента, в адрес муниципального архива. Запрос и приложенные к нему документы могут быть представлены в муниципальный архив лично заявителем (иным лицом по просьбе заявителя), с использованием средств почтовой связи, посредством электронной почты либо через порталы государственных и муниципальных услуг (функций).
3.2.2. Специалист муниципального архива, ответственный за документооборот, принимает запрос и приложенные к нему документы, поступившие при личном обращении гражданина, посредством почтовой связи или распечатывает документы, поступившие по электронной почте, и регистрирует запрос в журнале регистрации входящей корреспонденции в течение трех календарных дней со дня его поступления и в день регистрации передает руководителю муниципального архива.
3.2.3. Руководитель муниципального архива не позднее следующего рабочего дня рассматривает запрос, устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, проводит анализ тематики запроса и с учетом специализации и наличия необходимых профессиональных знаний и навыков определяет исполнителя, ответственного за подготовку ответа на запрос.
Критериями принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в этом являются:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- возможность исполнения запроса;
- наличие или отсутствие обстоятельств, перечисленных в п. 2.11 настоящего Административного регламента.
3.2.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в муниципальном архиве архивных документов, в течение 5 календарных дней со дня его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы (если такие архив или организация известны), с уведомлением об этом заявителя (приложение №6).
В случае, если принято решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги, заявитель в срок, указанный в п. 2.5. настоящего Административного регламента, извещается об этом письмом за подписью руководителя муниципального архива (приложение №7).
В случае, указанном в пп. б) п. 2.11. настоящего Административного регламента, письменный ответ заявителю не направляется.
В случае, указанном в пп. в) п. 2.11. настоящего Административного регламента, письменный ответ по существу поставленного вопроса заявителю не дается, заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
3.2.5. В случае принятия запроса к рассмотрению, запрос в течение 2 рабочих дней со дня регистрации передается специалисту муниципального архива (исполнителю). Передача запроса на исполнение работнику муниципального архива фиксируется руководителем муниципального архива путем наложения на запрос визы, содержащей фамилию, имя, отчество работника, ответственного за исполнение запроса, письменные указания руководителя муниципального архива о необходимых мероприятиях и даты наложения визы.
Работник муниципального архива, ответственный за подготовку ответа на запрос, при получении запроса делает на нем расписку о получении с указанием даты и времени получения документов.
Сведения об ответственном исполнителе заносятся специалистом муниципального архива, ответственным за документооборот, в журнал регистрации входящей корреспонденции в день передачи запроса исполнителю.
3.2.6. Результатом административной процедуры является зарегистрированный запрос, переданный на исполнение специалисту муниципального архива.
3.3. Подготовка и подписание ответа на запрос.
3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление исполнителю зарегистрированного запроса с визой руководителя муниципального архива.
Исполнитель в течение 25 календарных дней со дня регистрации запроса проводит анализ документов, имеющихся в распоряжении муниципального архива, и готовит проект ответа на запрос в виде одного из документов, указанных в п. 2.4.1. настоящего Административного регламента.
3.3.2. Архивные справки (приложение №3, №4), архивные выписки (приложение №5) и архивные копии составляются на бланке муниципального архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия». При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется.
На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, муниципальный архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
В конце архивной выписки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. Все листы копии документа проставляются поисковыми данными, должны быть заверены подписью руководителя муниципального архива, либо подписями лиц, исполняющих их обязанности, и печатью Муниципального архива. Не производится копирование документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ограниченного доступа или содержащих конфиденциальную информацию.
3.3.3. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю даются рекомендации о возможных местах хранения документов, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
3.3.4. Особенности исполнения отдельных видов запросов.
Генеалогический запрос - запрос о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода. Генеалогический запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. Информация заявителю представляется в форме архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц. При поступлении в муниципальный архив тематических запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, руководитель муниципального архива в 7-дневный срок со дня регистрации запроса запрашивает у заявителя эти уточнения и дополнительные сведения.
При отсутствии возможности по исполнению генеалогических и тематических запросов руководитель муниципального архива в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса письменно извещает об этом заявителя и рекомендует заявителю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации в читальном зале архива. Руководитель муниципального архива устанавливает очередность и время посещения пользователями читального зала исходя из конкретных возможностей обслуживания (наличия оборудованных помещений, свободных специалистов и т.п.).
Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, муниципальный архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
3.3.5. Подготовленный и подписанный исполнителем проект ответа передается на рассмотрение руководителю муниципального архива.
В случае неполного (некачественного) ответа на запрос руководитель муниципального архива возвращает проект ответа исполнителю с обязательным определением времени исправления недостатков не превышающего 2 календарных дней со дня возврата.
3.3.6. Руководитель муниципального архива подписывает проект ответа и заверяет его печатью муниципального архива в срок не превышающий 27 календарных дней со дня регистрации запроса.
3.3.7. Критерием принятия решения является наличие или отсутствие испрашиваемой заявителем информации (документов) в муниципальном архиве, а также полнота отражения информации в ответе на запрос.
3.3.8. Результатом административной процедуры является подписанный руководителем муниципального архива ответ на запрос.
3.4. Регистрация и направление (вручение) заявителю ответа на запрос.
3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является ответ на запрос, подписанный руководителем муниципального архива.
3.4.2. Руководитель муниципального архива в день подписания ответа на запрос передает его специалисту, ответственному за документооборот. Специалист, ответственный за документооборот регистрирует ответ в книге регистрации исходящей корреспонденции и направляет его по почте в адрес заявителя либо, если в запросе содержится соответствующая просьба, сообщает с использованием средств связи заявителю о готовности ответа и приглашает заявителя для получения ответа.
3.4.3. По желанию заявителя архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдаются гражданину под расписку при предъявлении паспорта, доверенному лицу - при предъявлении паспорта и документа, удостоверяющего полномочия представителя (доверенность, свидетельство о рождении и т.д.).
Факт вручения ответа заявителю лично удостоверяется его собственноручной распиской на копии ответа с указанием даты и времени получения ответа на запрос.
3.4.5. Результатом административной процедуры является ответ на запрос, направленный (полученный) заявителем.
3.4.6. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и сроков исполнения административных процедур по предоставлению муниципальной услуги осуществляется постоянно муниципальными служащими, ответственными за выполнение административных процедур, а также путем проведения руководителем муниципального архива проверок исполнения муниципальными служащими положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Томской области, муниципальных нормативных правовых актов.
4.2. Для текущего контроля используются сведения, имеющиеся в муниципальном архиве, служебная корреспонденция, устная и письменная информация муниципальных служащих, осуществляющих выполнение административных процедур, книги учета соответствующих документов и др.
4.3. Руководитель муниципального архива организует и осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.
Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение в установленном порядке плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на действия (бездействие) работников муниципального архива.
4.4. Плановые проверки проводятся не чаще одного раза в 2 года.
4.5. При поступлении Главе Каргасокского района обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении работниками муниципального архива настоящего Административного регламента по поручению Главы Каргасокского района либо заместителя Главы Каргасокского района, исполняющего его обязанности, проводится внеплановая проверка деятельности муниципального архива и (или) его должностных лиц.
4.6. Продолжительность плановых и внеплановых проверок не может превышать 7 календарных дней.
4.7. Подготовка к проведению проверок включает в себя:
разработку и утверждение плана проведения проверки;
издание распоряжения Администрации Каргасокского района о проведении внеплановой проверки;
информирование председателем комиссии ее членов о целях, основных задачах проверки, порядке и сроках ее проведения, а также их инструктаж.
4.8. Перед началом проверки председатель комиссии:
проводит совещание с руководителем муниципального архива, в ходе которого представляет состав комиссии и информирует о порядке работы;
организует получение необходимых для работы документов, информационно-справочных и иных материалов.
4.9. В процессе проверки председатель комиссии координирует работу ее членов, проводит служебные совещания и рабочие встречи с руководителем муниципального архива и при необходимости с работниками муниципального архива, обеспечивает надлежащее выполнение запланированных мероприятий проверки, в том числе по оказанию помощи в разработке плана мероприятий, направленных на устранение выявленных в ходе проверки нарушений и недостатков.
4.10. По завершении проверки председатель комиссии:
подводит итоги проверки на совещании, на котором до сведения руководителя муниципального архива доводятся оценка его деятельности, основные выводы и предложения;
организует подготовку справки о результатах проверки деятельности муниципального архива по предоставлению муниципальной услуги с предложениями по ее совершенствованию;
организует подготовку докладной записки на имя Главы Каргасокского района с кратким изложением итогов проверки, выводами и предложениями.
4.11. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.12. Ответственность работников муниципального архива закрепляется в их должностных регламентах (инструкциях) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.13. Работники муниципального архива в соответствии со своими должностными обязанностями несут ответственность за:
соблюдение сроков и порядка приема документов, правильность внесения записей в журналы регистрации корреспонденции;
соответствие результатов рассмотрения документов требованиям законодательства Российской Федерации;
соблюдение порядка, в том числе сроков предоставления муниципальной услуги.
4.14. Руководитель муниципального архива несет ответственность за своевременное и качественное предоставление муниципальной услуги в целом. |
