Методические указания для архивных отделов (архивов) муниципальных образований по заполнению базы данных «Архивный фонд» в разделе «Учет»
Скачать 143.63 Kb.
|
Управление архивами Свердловской области Методические указания для архивных отделов (архивов) муниципальных образований по заполнению базы данных «Архивный фонд» в разделе «Учет» Составитель: главный специалист Управления архивами Строганова В.Б. Екатеринбург, 2004 Оглавление Введение 1. Порядок заполнения полей в разделах «Фонд» и «Опись». 2. Заполнение раздела «Фонд». 3. Заполнение раздела «Опись». 4. Формирование паспорта архивного отдела (архива). Введение Программа «Архивный фонд» представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что позволяет осуществить государственный учет документов в автоматизированном режиме, а также контроль за хранением документов и состоянием НСА. Информация базы данных служит основой для составления отчетов, паспорта архива, сведений для фондовых каталогов, может быть использована при планировании работы по разным направлениям архивной деятельности. Информационной основой для ввода в БД являются сведения из основных и вспомогательных учетных документов. Настоящие Указания составлены на основе «Инструкции по вводу данных программного комплекса «Архивный фонд» (3-я версия)» и касаются только раздела «Учет» с целью получения паспорта архивного отдела (архива) в автоматическом режиме. В них повторяются, уточняются, конкретизируются или поясняются положения «Инструкции ...» по вводу информации на уровне фонда (экраны 1 - 5) и описи (экраны 11 - 14). В программе предусмотрено несколько режимов доступа в БД, в т.ч.:
Режим «читатель» - допускается просмотр и поиск информации, формирование перечней, справок, сводных сведений. Режим «редактировать всё» - помимо всех функций режима «читатель» осуществляется ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению. Режим «администратор» - осуществляется физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению, получение и вывод на печать паспорта архива. 1. Порядок заполнения полей в разделах «Фонд» и «Опись» В базу данных включаются все имеющиеся в наличии фонды. Другие фонды (переданные, присоединенные, утраченные, выделенные к уничтожению) вносятся в БД только в том случае, если они числятся в Списке фондов и их номера занимать нельзя. Поскольку программный комплекс рассчитан для работы с документами, организованными по фондам и коллекциям, незафондированные массивы кффД нужно условно сгруппировать в архивные коллекции по видам документов и учитывать их под порядковыми номерами с буквенным индексом, например: К-1 «Коллекция фотодокументов», К-2 «Коллекция видеодокументов» и т.д. Заполнение разделов в обязательном порядке начинается с заполнения поля «Номер фонда» в разделе «Фонд», во все остальные разделы номер фонда заносится автоматически. Если на документы фонда составлено несколько описей, то вначале заполняются данные раздела «Фонд», а затем показатели раздела «Опись» по каждой описи отдельно. Если же в фонде имеется только одна опись, то после заполнения в разделе «Фонд» поля «Номер фонда» следует перейти в раздел «Опись» и заполнить его показатели. Затем командой «Копировать опись в фонд» верхнего меню «Запись» информация автоматически переносится в соответствующие поля раздела «Фонд». После этого, вернувшись в раздел «Фонд», заполнить те поля, которые не дублируются в разделе «Опись». Ввод каждого нового фонда или описи следует начинать с нажатия кнопки «добавить». Заполнение каждого экрана начинается с нажатия кнопки «редактировать», а заканчивается – с нажатия кнопки «сохранить». 2. Заполнение раздела «Фонд» Э К Р А Н 1 Название фонда – Вводится с карточки (листа) фонда последнее полное наименование учреждения-фондообразователя с указанием непосредственной подчиненности. Название вышестоящей организации вносится с новой строчки в именительном падеже. Для фондов Советов народных депутатов, исполкомов, администраций всех уровней (районных, городских, сельских, поселковых) вместо вышестоящей организации в скобках указывается их местонахождение (напр., п.Монетный г.Березовского Свердловской обл.). Для объединенного архивного фонда (ОАФ) приводится его обобщенное название. Ниже указываются крайние даты существования фондообразователя под всеми переименованиями (словесно-цифровым способом) - для ликвидированных организаций, дата образования – для действующих организаций. Все переименования организаций и названия всех учреждений, входящих в состав ОАФ, вводятся в разделе «Переименования» - экран 7. Сокращенное название фонда – Вводится официально принятое последнее по хронологии сокращенное название учреждения – фондообразователя без наименования вышестоящей организации. Если сокращенного официально принятого названия нет – повторяется полное наименование организации без указания подчиненности. Например, для фондов исполкомов – Березовский горисполком, Сысертский райисполком, исполком Монетного сельского совета; для фондов Советов народных депутатов – Березовский городской Совет народных депутатов, Монетный сельский Совет народных депутатов, для фондов администраций – администрация МО город Березовский, администрация п. Сарапулка. Исторический период – 1 (всегда). Категория фонда – Заполняется архивным отделом администрации МО г.Серов, отделом по делам архивов администрации г.Нижний Тагил и теми архивными отделами, где прошло категорирование фондов. Тип – Если в фонде имеются документы постоянного срока хранения, по личному составу, фото, НТД и др., то фонду присваивается значение – «управленческая документация». Количество описей – Указывается суммарное количество описей с карточки (листа) фонда. Введено описей – Заполняется автоматически после введения информации в раздел «Опись». Год выверки – Ставится год последней проверки наличия и состояния дел (если не проводится как самостоятельный вид работы). Даты документов – Вводятся крайние даты документов по всем описям с листа фонда или оборотной стороны карточки фонда. 1-е поступление – Указывается только год с листа (карточки) фонда. Источник поступления - Заполняется через меню (клавиша F-5). Может принимать несколько значений. Для фондов ликвидированных исполкомов и Советов народных депутатов указывается значение - «государственная структура». Для фондов отделов администраций (бывших отделов исполкомов) указываются значения: «государственная структура» и «муниципальная структура». Для фондов учреждений, сменивших форму собственности, указываются значения: «государственная структура» и « негосударственная структура». Основание поступления – Заполняется через меню (клавиша F-5). Может иметь несколько значений, если в фонде более одной описи. Последняя проверка наличия – Указывается год последней проверки наличия и состояния дел, утвержденной комиссией Управления архивами. Розыск – Заполняется в случае, если фонд полностью числится необнаруженным, но не снят с учета. Э К Р А Н 2 Дается общее количество описанных и неописанных дел по видам документов. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, МЧД и микрокопии на правах подлинников указываются, если они учтены или будут учтены по самостоятельным описям внутри фонда. Кино-, фоно-, видеодокументы, МЧД и микрокопии на правах подлинников указываются также в ед. уч. Количество неописанных документов дается в условных ед. хр., а документов личного происхождения – в документах. Объем ед.хр. (по описям) заполняется автоматически после введения информации в раздел «Опись». Э К Р А Н 3 Драгоценности – Не заполняется. Музейные предметы – Могут находиться в фондах личного происхождения (медали, значки, погоны и др.). При их наличии делается отметка. Изобразительные материалы – Заполняется через меню (клавиша F-5). Наличие фотодокументов показывается в том случае, если они не сформированы в отдельную опись и находятся в составе дел на бумажной основе. Язык – Не заполняется. Срок хранения – Для документов постоянного срока и по личному составу ставится срок хранения «постоянный». Срок хранения «временный» ставится лишь для документов, принятых на депозитарное хранение. Срок хранения «частично временный» - если в фонде имеется управленческая документация и документы, принятые на депозитарное хранение. Собственность – Заполняется в соответствии с формой собственности организации за тот период, за который имеются документы в фонде. Следует иметь в виду, что к муниципальной собственности относятся только документы муниципальных организаций с момента приобретения ими данного статуса, документы же организаций городского и районного уровня до муниципальной реформы относятся к государственной собственности субъекта Российской Федерации. Фондам отделов исполкомов, а затем администраций муниципальных образований; учреждений, сменивших форму собственности; ставится значение «совместная». Движение – Для всех фондов, имеющихся в наличии, а также для необнаруженных фондов, не снятых с учета, указывается значение «наличие» (иначе фонд не будет подсчитан в паспорт). Справка - Заполняется, если предыдущее поле имеет значения «переданный», «присоединенный», «утраченный» или «выделенный к уничтожению». Указываются название, номер и дата соответствующих актов. Вид - Указывается вид архивного фонда. Характеристика секретности – Открытый. (Секретные документы на хранение в архивные отделы городов и районов не поступают). Доступ – Значение «ограниченный» ставится, если в фонде имеются документы ДСП; документы, содержащие тайну личной жизни; или это оговорено условиями передачи документов на хранение. Причина ограничения – Заполняется, если предыдущее поле имеет значение «ограниченный». Объединенный фонд – Поле заполняется для ОАФ и архивной коллекции. Основание объединения - Вводится название, № и дата акта об образовании ОАФ, архивной коллекции. Признаки создания - Заполняется через отдельные меню для ОАФ и архивной коллекции. Состав ОАФ – При нажатии кнопки открывается экран 10. На каждый фонд, вошедший в состав ОАФ, составляется отдельная запись. Э К Р А Н 4 Номер рубрикатора, рубрика – Не заполняются. Состояние описи – Заполняется, если состояние всех описей фонда удовлетворительное. Указатели к документам – Не заполняется. Указатели к описям – Не заполняется. Данными видами работ районные и городские архивные отделы не занимаются. Каталоги – Вводится, если информация о документах фонда включена в каталоги: именной, по истории учреждений, по истории административно-территориального деления (систематический), по личному составу. Заполняется через меню (клавиша F-5). Делопроизводственные ведомственные картотеки – При наличии указывается их количество.
Обзоры– Заполняются при их наличии. Перечни – БД о составе и содержании документов – Базы данных, которые ведут архивные отделы («Решения райгорисполкомов», «Запросы социально-правового характера», «Архивный фонд»), являются межфондовыми. Указывается их количество. Историческая справка – Вводится вручную или копируется, если ранее была введена. Обязательно делается запись по форме: «Учреждение входило в систему (например, Минсельхоза, Минюста)». Аннотация – Вводится информация о составе и содержании документов описи. (Может быть скопирована из археографической части исторической справки). Незадокументировнные периоды – Заполняется, если за определенные периоды деятельности учреждения отсутствуют документы. Фондовые включения – Заполняется, если в составе фонда учреждения имеются документы других учреждений (экран 9). Персоналии – Перечисляются фамилии, имена, отчества или инициалы лиц, упоминаемых в аннотации (исторической справке). Географические сведения – Перечисляются названия административно-территориальных единиц и топографические сведения, упоминаемые в аннотации (исторической справке). Тематика – Вводятся слова, отражающие основное содержание документов фонда, для формирования словаря-справочника и организации тематического поиска. Поля «Персоналии», «Географические сведения» и «Тематика» при формировании паспорта можно не заполнять. Э К Р А Н 5 Основание оценки – При заполнении данного поля ставится значение «визуальный осмотр». Остальные поля экрана заполняются автоматически путем суммирования записей, введенных в раздел «Опись». 3. Заполнение раздела «Опись» № Описи Каждая опись описываемого фонда заносится самостоятельно. Э К Р А Н 11 Название описи – Вводится полное название описи: постоянного хранения, по личному составу, опись фотодокументов (книга учета и описания негативов) и т.д. Тип описи – Заполняется через меню. Принимает только одно значение. Категория – Заполняется архивным отделом администрации МО г.Серов, отделом по делам архивов администрации г.Нижний Тагил и теми архивными отделами, где прошло категорирование фондов. Даты документов – Вводится год наиболее раннего и наиболее позднего документа данной описи с карточки (листа) фонда. Объем описи – Для описей управленческой, личного происхождения, научно-технической документации, по личному составу, фото объем дается только в ед.хр. Для описей на кино-, фоно-, видеодокументы, машиночитаемые документы, микроформы на правах подлинников объем дается в ед.хр. и ед.уч. Объем документов по личному составу – Заполняется в случае, если в описи постоянного срока хранения имеются учтенные документы по личному составу.
Имеют СФ Имеют ОЦД Необнаруженные Заполняются в ед.хр. при их наличии. Имеют ФП Секретны Закаталогизированно – Количество закаталогизированных фотодокументов и документов на бумажной основе указываются в ед.хр., остальные виды документов – в ед. уч. Ед.хр. считается закаталогизированной, если в архивном отделе каталогизация проводится как самостоятельный вид работ и ед.хр. прошла тематическую разработку. Каталогизация фото-, фоно-, кино-, видеодокументов осуществляется в обязатель-ном порядке.
Введено ед.хр./ ед.уч. - Заполняется автоматически после заполнения Введено по лс. - раздела «Дело» (экраны 17, 18) Э К Р А Н 12 Движение – Для всех описей, документы которых имеются в наличии, указывается значение «наличие». Справка – Заполняется, если предыдущее поле имеет значение: «переданный», «присоединенный», «утраченный», «уничтоженный». Указывается название, номер и дата соответствующих актов. Поле может оставаться не заполненным до выяснения необходимых сведений. Источник поступления – Заполняется через меню. Может принимать только одно значение. При наличии нескольких описей с разными источниками поступления все источники поступления д/б указаны в одноименном поле раздела «Фонд» (экран 1). Основание поступления – Заполняется через меню, может принимать одно значение. Одноименное поле в разделе «Фонд» (экран 1) может принимать несколько значений, если в фонд включено несколько описей. Срок хранения – Для описей по личному составу проставляется значение «постоянный», при этом на полях «тип описи» и «название описи» (экран 11) ставится значение - «по личному составу». Характеристика секретности.– Открытый (см. экран 3). Доступ – Заполняется через меню. При значении «открытый» следующее поле не заполняется. Причина ограничения – Заполняется через меню, если значение предыдущего поля «ограниченный». Э К Р А Н 13 Все объемные показатели указываются в ед. хр. кроме поля «затухающие тексты» (указывается количество листов затухающих текстов). Для документов на бумажной основе заполняются все поля кроме «горючая основа» (количество ед. хр. на горючей основе) и «КПО» (количество ед. хр., требующих консервационно-профилактической обработки). Для кино-, фото-, фоно-, видеодокументов и микрофильмов на правах подлинников заполняются поля «неисправимо поврежденные», «дезинфекция» (количество ед. хр., требующих дезинфекции), «дезинсекция» (количество ед. хр., требующих дезинсекции), «горючая основа», «КПО». Год проверки – Вводится год последней проверки наличия и состояния дел или физического и технического состояния документов. Э К Р А Н 14 Виды работ – Перечисляются виды работ, которые проводились с документами данной описи (переработка, усовершенствование, перешифровка, перепечатка, проверка наличия и состояния дел, экспертиза ценности и др.). Заполняется вручную. Справочный аппарат – Заполняется через меню (клавиша-5). Перечисляются все виды справочного аппарата, имеющиеся к данной описи. Каталогизация – Заполняется, если все ед. хр. данной описи закаталогизированы. Экз. (количество экземпляров описи) – Заполняется в обязательном порядке, чтобы получить достоверные данные в паспорте архива. Способ воспроизведения – Заполняется через меню (клавиша F - 5). Требуемые виды работ – Заполняется через меню (клавиша F - 5). Указываются все виды работ, которые необходимо провести с описью. Группировка дел в описи – Заполняется через меню (клавиша F - 5). Основной принцип, по которому строятся описи – хронологический. Описи ликвидированных учреждений м/б построены по структурному принципу. Для описей, содержащих только личные дела, применяется алфавитный принцип. Видовой состав – Не заполняется для документов на бумажной основе, МЧД и микрофильмов на правах подлинников. Подсистемы НТД - Заполняется только для описей, содержащих НТД. Носитель – Заполняется через меню (клавиша F - 5) для всех видов документов кроме видео. Аннотация – Вводится информация о составе и содержании документов описи (может быть скопирована из археографической части исторической справки). 4. Формирование паспорта архивного отдела (архива) После заполнения показателей в разделах «Фонд» и «Опись» формируется паспорт в автоматическом режиме. При этом для получения паспорта достаточно ввести объемные характеристики фондов и описей, тип фонда и описи, движение. В этом случае после формирования паспорта нужно вновь вернуться в разделы «Фонд» и «Опись» и заполнить оставшиеся поля. Паспорт формируется в режиме «администратор» - пароль 8. Реквизиты архива – Поле заполняется вручную, данные автоматически вносятся в паспорт. Затем нажимается кнопка «Подсчет сводных» Паспорт – Здесь осуществляется формирование паспорта архива. Выходные формы паспорта полностью соответствуют Регламенту государственного учета документов. Разделы паспорта: 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов, 3.2. Справочно-информационные издания, 4. Состав и объем научно-справочной библиотеки, 5. Условия хранения следует ввести вручную. После ввода всей информации в раздел «Учет» и формирования паспорта можно заполнять раздел «Переименования фонда» (экран 7), раздел «Дело» (экран 17, 18) и т.д. Все архивные отделы (архивы), завершившие работу по вводу информации в БД по разделу «Учет», представляют в конце года в Управление архивами паспорта в бумажном и автоматизированном вариантах. При этом, при наличии коллекций фото-, видеодокументов в объяснительной записке к паспорту следует оговорить их наличие (т.к. в паспорте произойдет увеличение количества фондов на число сформированных коллекций). В последующие годы при изменении состава и объема фонда редактируются показатели в разделах «Фонд» и «Опись», и формируется новый паспорт. При этом паспорт за предыдущий год блокируется, и будет возможен только его просмотр. Для получения «Сведений об изменениях в составе и объеме фондов» заполняется раздел «Движение документов» (экран 16). При вводе БД следует обязательно пользоваться «Руководством пользователя программы «Архивный фонд» (3 версия)». ОДОБРЕНО методической комиссией Управления архивами Протокол от 14.05.2004 № 5 |
Похожие:
 | Методические указания предназначены для проведения практических занятий по дисциплине «Базы данных», для специальности ксиК |  | Памятка предназначена для работников архивов организаций и иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов,... |
| Асходных обязательств муниципальных образований, входящих в состав Пермского края (далее – Приложение к Порядку), утвержденному приказом... | | Лабораторная работа №1 «Организация хранения данных в субд ms access» |
| Составление и ведение списка организаций источников комплектования государственного, муниципального архива | | В окне «Базы данных» выбрать объект «Таблицы», выберите опцию «Создание таблицы в режиме конструктора» |
| Для признания исключительного права на базы данных не требуется специальной регистрации (однако предпочтительно осуществлять государственную... | | Методические указания по составлению и ведению списков организаций–источников комплектования государственных и муниципальных архивов... |
| Одобрена предметной комиссией «программного обеспечения и информационных технологий» | | Методические указания по выполнению индивидуального домашнего задания (идз) по теме «Базы данных» 58 |