Методические рекомендации одобрено эпк га РФ протокол №2 от 29 марта 2012 года 2011 год
Скачать 0.68 Mb.
|
| ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Составление исторических справок, справочного аппарата к описям дел МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
2011 год Оглавление
1. Общие положения 1.1.Инструкция составлена в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007). 1.2.Требования настоящей инструкции, распространяются на описи дел общего делопроизводства, составляемые работниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, других структурных подразделений Государственного архива Российской Федерации, а также работниками архивов организаций, являющихся источниками комплектования ГА РФ. 1.3.Цель настоящей инструкции – приведение в соответствие с современными требованиями положений «Инструкции по составлению исторических справок, оформлению описей и составлению научно-справочного аппарата к ним» (М., 2002).
2.1.Историческая справка составляется о каждой организации и ее архивном фонде, хранящемся в ГА РФ или поступающем на хранение в ГА РФ.
- название и подчиненность фондообразователя, а также изменения в них с указанием дат и основных причин произошедших изменений; - дату создания фондообразователя и его местонахождение; - название организации – предшественника. В случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции; - задачи и функции фондообразователя, даты и основные причины их изменений; - структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин; -состав системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат и основных причин; - даты и причины преобразования и ликвидации фондообразователя; - название организации – правопреемника. 2.7. При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее: 2.7.1. на основании правового акта указывается точное и полное, а также официально принятое сокращенное название организации. Если в документах (правовых актах, распорядительных, учредительных и т.п.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации и её преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке; 2.7.2. указывается непосредственная подчиненность фондообразователям (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению); 2.7.3. даты создания, преобразования, ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы. При наличии нескольких правовых документов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, Постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа исполнительной власти. При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт. Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать с такого-то числа» или « упразднить с такого-то числа»), то оговариваются обе даты. При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т.п.), что оговаривается в исторической справке. При указании даты упразднения (ликвидации) организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются. 2.7.4. Задачи и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается. 2.7.5. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры и количества ее изменений). 2.7.6. При изложении фактов создания, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п. 2.7.7. Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки были использованы документы организаций, фонды которых хранятся в ГА РФ, ссылки даются на эти фонды. Например, если в исторической справке были использованы сведения из приказа министерства, фонд которого хранится в ГА РФ, то ссылки даются на этот фонд. Ссылки на указы Верховного Совета РСФСР, постановления Совета Министров РСФСР, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации даются по официальным печатным изданиям в соответствии с приложением № 1. Если законодательные акты не были опубликованы, ссылки приводятся по фондам, хранящимся в ГА РФ. В ссылках к документам фондов ГА РФ указывается: название архива ГА РФ, ф. … , оп. … , д. … , лл. … . Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия ГА РФ приводится название архива организации. Например: «Архив Минздрава России , ф. … , оп. … , д. … , лл. … ». 2.7.8. Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и опись дел постоянного хранения, представляемая на утверждение ЭПК ГА РФ. 2.7.9. Если организация была упразднена (ликвидирована), то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности независимо от того, за какой период документы представлены в описи. 2.7.10. Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности. 2.7.11. Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех фондообразователей даются отдельно по каждой организации. 2.8. История фонда должна содержать следующие сведения: - количество дел в фонде; - крайние даты документов фонда; - наименование организации, передавшей документы на государственное хранение; - сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления. 2.9. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее: 2.9.1. Крайними датами документов фонда будут даты деятельности организации: ее создания и упразднения (ликвидации). Если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности фондообразователя, либо выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы. 2.9.2. Хронологическими границами объединенного архивного фонда будут даты образования наиболее ранней, по времени возникновения, организации и ликвидации последней из них; 2.9.3. Если фонд является объединенным, то в исторической справке приводится обоснование его создания и указывается присвоенное ему наименование. 2.9.4. Если ЭПК ГА РФ принималось решение о фондировании, то в исторической справке излагается данное решение со ссылкой на протокол ЭПК. 2.10. В третьем разделе исторической справки отражается: - основной состав документов, вошедших в опись, и их полнота; -перечень структурных подразделений в делопроизводстве которых отложились документы постоянного хранения; - сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; - степень сохранности и физическое состояние документов; - наличие и место хранения документов по личному составу; - наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров; - сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно); - наличие документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях, с указанием места хранения и дат документов; - возможность использования документов фонда (в каких целях); - состав научно-справочного аппарата к фонду. 2.11. При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее: 2.11.1. в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска; 2.11.2. если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда; 2.11.3. сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.). 2.12. При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом. 2.13. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и указанием хронологического периода, который она охватывает. Название фонда состоит из последнего полного и (в скобках) - официально принятого сокращенного названия организации, её подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке. Например: Историческая справка о Российском агентстве по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 – 1999 годы и его фонде. 2.13. Название объединенного архивного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования и состава входящих в него фондообразователей: например, для последовательно сменявших друг друга организаций в названии объединенного архивного фонда перечисляются их названия, для руководящего органа и подчиненных ему учреждений даётся название руководящего органа и обобщенное название подчиненных учреждений (см. приложение 1). При необходимости, название фонда оформляется решением ЭПК ГА РФ. При наличии уже утвержденного названия фонда, используется название, утверждённое ранее. 2.14. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ. 2.15. Исторические справки составляются в соответствии с изложенными требованиями независимо от категории фондов. 2.16. В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется. 2.17. При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке». Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой-либо его структурной части). Дополнение к исторической справке составляется в соответствии с пунктами 2.1 – 2.14 настоящей инструкции за тот период, к которому относятся документы, внесённые в соответствующие годовые разделы. Если за данное время не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке. 2.18. При поступлении документов и описей дел в ГА РФ, вместе с ними поступают соответствующие им исторические справки и дополнения к ним. 2.19. Исторические справки и дополнения к ним, составленные на фонды, хранящиеся в ГА РФ, помещаются в дела фондов. Исторические справки составленные на фонды, документы которых не поступили на хранение в ГА РФ, хранятся вместе с контрольным экземпляром описей (или их годовых разделов), утвержденных ЭПК ГА РФ, в отделе организации хранения и учета документов ГА РФ.
3.1.В ходе описания документов архивного фонда, составляется справочный аппарат, в состав которого входят: - титульный лист; - оглавление; - предисловие; - список сокращенных слов. 3.2.Для облегчения поиска необходимых сведений к описям могут составляться указатели,1 как на бумажном носителе, так и в электронном виде. |
Похожие:
 | Обсуждены и приняты на заседании кафедры правовых дисциплин шгпи, протокол от 23 марта 2012 года №8 |  | Правлением государственной корпорации – «Фонд содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства» 14 марта 2011 года, протокол... |
| Постановлению Правительства РФ от 24 марта 2011 года №59п «О внесении изменений в постановление Правительства Пенсионного фонда Российской... | | Утверждено на заседании Ученого Совета Академии 25 марта 1998 года, протокол №20; в ред., принятых решениями Ученого Совета Академии... |
| Утверждено на заседании Ученого Совета Академии 25 марта 1998 года, протокол №20; в ред., принятых решениями Ученого Совета Академии... | | Минобрнауки РФ от 25 марта 2005 г. №1155, Положением о переводе обучающихся с платной основы обучения на бюджетную в УдГУ, утвержденным... |
| Рассмотрено и одобрено на заседании кафедры клинической фармакологии 3 сентября 2011, протокол заседания 01/11 | | Методические рекомендации центральной предметно-методической комиссии Олимпиады по проведению школьного этапа олимпиады 5 |
| Антитеррористической комиссии и Оперативного штаба в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре (протокол от 15 августа 2011 года... | | Антитеррористической комиссии и Оперативного штаба в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре (протокол от 15 августа 2011 года... |