Скачать 142.08 Kb.
|
Администрация города Кемерово Архивный отдел Методическое пособие по составлению номенклатуры дел в организациях – источниках комплектования архивного отдела Кемерово, 2009 Любая организация (учреждение, предприятие, структурное подразделение администрации города Кемерово) за период своего существования имеют в своем арсенале множество всякого рода документации. Существование нормального документооборота невозможно представить без номенклатуры дел, которая должна охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности организации. Следовательно, весь документооборот должен быть отражен в номенклатуре дел, являющейся специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела. Что такое номенклатура дел и ее предназначение Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. В индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся: - предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; - указанные в них сроки хранения дел без их изменений. Номенклатура дел составляется по специально разработанной унифицированной форме (приложение № 1). Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации. Разделами, подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, руководство, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и др.). Заполнение граф номенклатуры дел
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок (например, «Входящая документация», «Разные материалы», «Переписка с другими организациями»), а также вводных слов, сложных оборотов и сокращенных наименований. Заголовок строится в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); - название организации или структурного подразделения (автор документа); - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); - краткое содержание документов дела; - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; - дата (период), к которым относятся документы дела (например, «Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, аналитические справки и др.»). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле (например, «Документы о проведении совещаний с ответственными за архивы организаций (планы, списки, доклады и др.)»). Рекомендуется указывать в скобках 2-3 вида документа. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (например, «Документы к протоколам заседания коллегии»). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовки дел в каждом разделе необходимо объединять по тематическому принципу (например, вместе все «приказы», «отчеты», «переписку» и др.). Если в течение года в организации возникают новые непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Журналы регистрации документов, как правило, располагаются в конце каждого раздела перед резервными номерами;
По окончании года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения и учитываются переходящие дела. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному отделу администрации города, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Где взять конкретные сроки хранения документов? Сроки хранения документов зафиксированы в специальных справочниках - перечнях документов со сроками хранения, которые составляются архивными учреждениями или, если они готовятся ведомством, обязательно согласовываются с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива. Почти все документы со сроком их хранения приведены в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном в 2000г. В новой редакции Перечня от 27.10.2003г. внесено дополнение: срок хранения индивидуальных (персональных) должностных инструкций установлен - 75 лет (ЭПК) в составе личных дел (ст. 35 Перечня). Обращаем внимание, что данный перечень применяется для документов, возникших с 1995г. Для документов, созданных ранее этого года, и для специфической документации, не вошедшей в Типовой перечень 2000г., продолжает применяться «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1988г. В Типовом перечне находят отражение сроки хранения документов, общих для всех организаций. Естественно, что каждая организация ведет свою специфическую деятельность, и документы, в которых она отражена, могут отсутствовать в Типовом перечне. Для определения сроков хранения таких документов следует воспользоваться другими перечнями или использовать сроки хранения документов, приближенных к ним по своей значимости. В Перечне иногда вместо конкретных сроков хранения стоят пометки: - «до минования надобности» (ДМН) - это означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но не менее 1 года; - «до замены новыми» (ДЗН) - документы имеют нормативно-определенный срок хранения и используются в работе до их отмены или замены новыми; - «ЭПК» - документы или их часть могут иметь научное или практическое значение, и поэтому по истечении основного указанного срока хранения они дополнительно просматриваются экспертной комиссией для уточнения возможностей их дальнейшего хранения или выделения к уничтожению. Одно из основных требований, предъявляемых к номенклатуре, - в дело не помещаются вместе документы постоянного и временного сроков хранения, так как дела с документами разного срока хранения в дальнейшем обрабатываются по-разному, и если в деле они перемешаны, то его при подготовке к дальнейшему хранению придется переформировывать. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 2000г., начинается с 1 января 2001г. Следовательно, документы за 2000г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2006г. Общие требования Номенклатура дел организации подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство), утверждается руководителем организации и после согласования экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) администрации города Кемерово. После согласования номенклатуры дел структурные подразделения организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел на предстоящий календарный год уточняется, утверждается или составляется, если ее не было, в последнем квартале текущего года (как правило, в конце декабря) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел должна согласовываться на ЭПК администрации города Кемерово не реже одного раза в 5 лет (предоставляться для контроля за делопроизводством в организации – ежегодно). В случае изменения функций и структуры организации в течение данных 5 лет разрабатывается и согласовывается новая номенклатура дел. Номенклатура дел печатается в 3-х экземплярах: - первый, утвержденный экземпляр, является документом постоянного срока хранения, хранится в организации и включается в номенклатуру дел; - второй – используется в организации в качестве рабочего; - третий – направляется в архивный отдел администрации города. При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо разработанная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов. По составу документов, представленному в номенклатуре дел, можно судить о деятельности организации или ее структурного подразделения. Рекомендуемая литература:
Приложение № 1 Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности на _________________год руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи Дата Виза зав. архивом (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК администрации организации города Кемерово от _________ № _______ от _______________ № ______ Продолжение приложения № 1 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в организации
Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архивный отдел администрации города Кемерово. Наименование должности, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Настоящее пособие разработано для ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и состояние архива в организациях – источниках комплектования архивного отдела администрации города Кемерово с целью оказания методической помощи при составлении номенклатуры дел. Составитель начальник архивного отдела администрации города Кемерово Горьковская И.Д. Дополнительную консультацию можно получить у специалистов архивного отдела администрации города по телефонам: 36-67-38, 58-53-85. |
Основные требования к составлению номенклатуры дел организации | Важнейшей составной частью формирования Архивного фонда Российской Федерации (далее аф рф) является своевременный, качественный учет... | ||
Примерная номенклатура дел для отделов Министерства финансов Чувашской Республики по районам и городам (далее – Примерная номенклатура... | Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Долинская С. Н | ||
Ин из важнейших резервуаров памяти человечества архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже... | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного... | ||
Росархива от 5 августа 2005 г., Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков... | Методическое пособие предназначено для студентов 6 курса, обучающихся по специальности «Лечебное дело» | ||
Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики | Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |