Заполнение паспорта архива


Скачать 63.54 Kb.
НазваниеЗаполнение паспорта архива
ТипДокументы
filling-form.ru > Бланки > Документы
Заполнение паспорта архива
Важнейшей составной частью формирования Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) является своевременный, качественный учет количества документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования.

Учет документов в организации – это определение и фиксация их состава и количества в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу.

В целях централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ, в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11 марта 1997 года № 11), зарегистрированным Министерством юстиции РФ 8 июля 1997 года, организации-источники комплектования архива составляют паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию по состоянию на 01 декабря текущего года. Паспорт архива является основным документом централизованного учета в ведомственном архиве.

Паспорт архива заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта направляется в архив, второй экземпляр хранится в организации.

Заполнение адресной части паспорта (приложение 1)
В адресной части бланка паспорта, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес архивного учреждения, на учете которого находится отчитывающаяся организация. В бланке паспорта он уже заполнен.

В строке «Кем представляется» организация указывает свое полное  и сокращенное название (если сокращенное название зафиксировано в учредительных документах), адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму

В строке «форма собственности отчитывающейся организации» указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.10.2004 № 125-ФЗ, Законом ХМАО – Югры «Об Архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» от 07.06.2005 № 42-оз:

- федеральная государственная собственность;

- государственная собственность субъекта РФ (окружная);

- муниципальная собственность;

- частная собственность.

Как правило, заполнение данной части паспорта затруднений у составителей не вызывает.
Заполнение раздела 1 «Общие сведения»

В строке 101 в графе 1 указывается количество фондов, хранящихся в архиве организации. Если хранятся документы только данной организации, то указывается цифра 1. Если в архиве хранятся документы других организаций, например, подведомственных ликвидированных организаций, тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве.

В строке 101 в графе 2 указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах. Если помещений хранилища несколько, то указывается площадь каждого помещения.

В строке 101 в графе 3 указывается загруженность архивохранилища в процентах.

Пример порядка расчета загруженности:

В среднем 1 полка стеллажа – 1 погонный метр. Общая протяженность полок 60 пог. метров. Из них заполнены делами – 40 погонных метров (40: 60) х 100 % = 67 %.   
Заполнение раздела 2 «Сведения о документах» самая трудоёмкая и вызывающая больше всего затруднений часть паспорта.

Заполняются графы раздела на основании сведений описей, номенклатур дел. Перед включением этих сведений в паспорт следует проверить правильность составления данных учетных документов.
В паспорт включаются сведения об объеме всех хранящихся в организации управленческих документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях. Причём сведения о количестве неописанных дел, в т.ч. находящихся в структурных подразделениях, подсчитываются по фактическому наличию.
В строке 201 постоянного хранения:

в графе 1 указывается общее количество единиц хранения, управленческой документации постоянного хранения, сформированной в дела и находящейся на хранении в организации. 

В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1.

В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1. Т.е, по состоянию на 01.12.2016 эта дата будет 2016.
Что получаем на практике:

Берём за основу паспорт по состоянию на 01.12.2015 (проверенный архивом вариант)

Из количества, указанного в графе 1, вычитаем количество дел, переданных в текущем году в архив (в соответствии с актом приёма-передачи дел) и прибавляем количество фактически сформированных дел в текущем году. Например, если в прошлом году в графе 1 было 200 дел, в 2016 году сдали в архив 50 дел (их вычитаем) и сформировали за 2016 год 100 дел (их прибавляем), то получаем: 200-50+100=250. Соответственно изменятся и даты документов: конечной датой будет текущий, 2016 год, начальной - начальная дата дел.
В графе 4 указывается общее суммарное количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в организации, внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Службы по делам архивов ХМАО - Югры

В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4.

В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4.

Если организация не имеет упорядоченных дел, то в графах 4-6 ставится прочерк.
На практике подсчёт аналогичный, в соответствии с утверждёнными описями:

Например, если в прошлом году были включены в 4 графу 100 дел за 2011-2012 годы, в 2016 году сдали в архив (в соответствии с актом приёма-передачи дел) 50 дел (их вычитаем) и составили и согласовали опись на 70 дел постоянного хранения за 2013 год за (их прибавляем), то получаем: 100-50(сдали)+70 (описали)=120. Соответственно изменятся и даты документов: начальная – 2012 и конечная – 2013.
в графе 7 указывается количество единиц постоянного хранения, хранящихся сверх установленного срока.

При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения управленческой документации в организациях-источниках комплектования установлены ст.22 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.10.2004 № 125-ФЗ: для организаций федерального подчинения – 15 лет, республиканского подчинения – 10 лет, муниципального – 5 лет.
в графе 8 указывается количество единиц постоянного хранения, образующихся в год. Эти сведения имеются в заполненных итоговых записях к номенклатурам дел организации.

Практически, подсчёт данных этой графы производится следующим образом: количество дел, указанное в графе 1 этой - же строки (всего) делим на количество лет, за которые эти дела сформировались и получаем среднее арифметическое. Округляем его до целого числа и вписываем в графу 8.
В строке 202 по личному составу

В графе 1 указывается общее суммарное количество единиц хранения по личному составу, сформированных в дела. Данная графа заполняется аналогично графе 1 строки 201.

В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, это год образования организации.

В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1.

Т.е, по состоянию на 01.12.2016 г. эта дата будет 2016.

Отличием порядка заполнения 202 строки от 201 является то, что в случае, если организация не передаёт документы по личному составу в архив ежегодно, параллельно с документами постоянного хранения (а таких организаций большинство), то данные указываются нарастающим итогом, т.е ничего не вычитаем. Только прибавляем количество дел, сформированных в 2016 году и меняем конечную дату на 2016.
В графе 4 указывается общее суммарное количество находящихся на хранении в организации дел по личному составу, в соответствии с описями, согласованными ЭПМК Службы по делам архивов ХМАО - Югры

В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. (как правило остаётся прежней)

В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4 (как правило – 2013 год. Т.к. в текущем году, по плану, все описывали документы за 2013 год.

В графе 7 указывается количество единиц постоянного хранения, хранящихся сверх установленного срока.

В графе 8 указывается количество дел по личному составу, образующихся в год.

Подсчитываем аналогично строке 201: находим среднее арифметическое от количества дел всего (графа 1 строки 202) и количества лет, за которые они сформированы, с последующим округлением до целых чисел.
     В том случае, если организация формирует специальную документацию, которая хранится в организации до момента её ликвидации, дополняют паспорт архива строкой 203» специальная документация», которая заполняется аналогично 202 строке, т.е. с нарастающим итогом.

Заполнение раздела 3 «Кадры»

В строке 301 указывается количество штатных работников архива организации. Если в организации нет штатного работника архива, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк. В правом нижнем углу паспорта расположены данные об условиях хранения документов. Они заполняются, если имеется архивохранилище. В случае, когда документы хранятся в подразделениях, следует подчеркнуть: хранилище – нет.

В левом нижнем углу указывается дата заполнения паспорта; должность, фамилия и подпись руководителя организации; фамилия и телефон исполнителя, проставляется печать организации.
В случае изменений в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации в текущем году, к паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об этих изменениях.

Также, в случае безвозвратной утраты документов постоянного и долговременного сроков хранения вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя учреждения, организации, предприятия.

Похожие:

Заполнение паспорта архива iconУказания к заполнению паспорта ведомственного архива организации
При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить

Заполнение паспорта архива iconУказания к заполнению паспорта ведомственного архива организации
При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить

Заполнение паспорта архива iconЗаполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ в архиве организации составляется паспорт архива организации,...

Заполнение паспорта архива iconПамятка по заполнению паспорта архива организации – источника комплектования мку «вга»
Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного...

Заполнение паспорта архива iconПамятка по заполнению паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации документа централизованного государственного учета документов...

Заполнение паспорта архива iconПамятка по заполнению паспорта архива организации – источника комплектования...
Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного...

Заполнение паспорта архива iconМетодические рекомендации по заполнению паспорта архива организации...
Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок заполнения паспорта архива организаций, источником комплектования мку...

Заполнение паспорта архива iconУникум
Подготовлено к изданию с использованием материалов и архива Московского отделения межрегионального общества инвалидов и пенсионеров...

Заполнение паспорта архива iconПамятка о порядке заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
Памятка предназначена для архивов организаций, являющихся источниками комплектования Комитета по делам архивов Республики Алтай независимо...

Заполнение паспорта архива icon1. Заполнение Анкеты объекта социальной инфраструктуры
Формы Анкеты, Акта и Паспорта утверждены Указом Губернатора Брянской области и подлежат обязательному заполнению

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск