Скачать 63.54 Kb.
|
Заполнение паспорта архива Важнейшей составной частью формирования Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) является своевременный, качественный учет количества документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования. Учет документов в организации – это определение и фиксация их состава и количества в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу. В целях централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ, в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11 марта 1997 года № 11), зарегистрированным Министерством юстиции РФ 8 июля 1997 года, организации-источники комплектования архива составляют паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию по состоянию на 01 декабря текущего года. Паспорт архива является основным документом централизованного учета в ведомственном архиве. Паспорт архива заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта направляется в архив, второй экземпляр хранится в организации. Заполнение адресной части паспорта (приложение 1) В адресной части бланка паспорта, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес архивного учреждения, на учете которого находится отчитывающаяся организация. В бланке паспорта он уже заполнен. В строке «Кем представляется» организация указывает свое полное и сокращенное название (если сокращенное название зафиксировано в учредительных документах), адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму В строке «форма собственности отчитывающейся организации» указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.10.2004 № 125-ФЗ, Законом ХМАО – Югры «Об Архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» от 07.06.2005 № 42-оз: - федеральная государственная собственность; - государственная собственность субъекта РФ (окружная); - муниципальная собственность; - частная собственность. Как правило, заполнение данной части паспорта затруднений у составителей не вызывает. Заполнение раздела 1 «Общие сведения» В строке 101 в графе 1 указывается количество фондов, хранящихся в архиве организации. Если хранятся документы только данной организации, то указывается цифра 1. Если в архиве хранятся документы других организаций, например, подведомственных ликвидированных организаций, тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве. В строке 101 в графе 2 указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах. Если помещений хранилища несколько, то указывается площадь каждого помещения. В строке 101 в графе 3 указывается загруженность архивохранилища в процентах. Пример порядка расчета загруженности: В среднем 1 полка стеллажа – 1 погонный метр. Общая протяженность полок 60 пог. метров. Из них заполнены делами – 40 погонных метров (40: 60) х 100 % = 67 %. Заполнение раздела 2 «Сведения о документах» самая трудоёмкая и вызывающая больше всего затруднений часть паспорта. Заполняются графы раздела на основании сведений описей, номенклатур дел. Перед включением этих сведений в паспорт следует проверить правильность составления данных учетных документов. В паспорт включаются сведения об объеме всех хранящихся в организации управленческих документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях. Причём сведения о количестве неописанных дел, в т.ч. находящихся в структурных подразделениях, подсчитываются по фактическому наличию. В строке 201 постоянного хранения: в графе 1 указывается общее количество единиц хранения, управленческой документации постоянного хранения, сформированной в дела и находящейся на хранении в организации. В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1. Т.е, по состоянию на 01.12.2016 эта дата будет 2016. Что получаем на практике: Берём за основу паспорт по состоянию на 01.12.2015 (проверенный архивом вариант) Из количества, указанного в графе 1, вычитаем количество дел, переданных в текущем году в архив (в соответствии с актом приёма-передачи дел) и прибавляем количество фактически сформированных дел в текущем году. Например, если в прошлом году в графе 1 было 200 дел, в 2016 году сдали в архив 50 дел (их вычитаем) и сформировали за 2016 год 100 дел (их прибавляем), то получаем: 200-50+100=250. Соответственно изменятся и даты документов: конечной датой будет текущий, 2016 год, начальной - начальная дата дел. В графе 4 указывается общее суммарное количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в организации, внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Службы по делам архивов ХМАО - Югры В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4. Если организация не имеет упорядоченных дел, то в графах 4-6 ставится прочерк. На практике подсчёт аналогичный, в соответствии с утверждёнными описями: Например, если в прошлом году были включены в 4 графу 100 дел за 2011-2012 годы, в 2016 году сдали в архив (в соответствии с актом приёма-передачи дел) 50 дел (их вычитаем) и составили и согласовали опись на 70 дел постоянного хранения за 2013 год за (их прибавляем), то получаем: 100-50(сдали)+70 (описали)=120. Соответственно изменятся и даты документов: начальная – 2012 и конечная – 2013. в графе 7 указывается количество единиц постоянного хранения, хранящихся сверх установленного срока. При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения управленческой документации в организациях-источниках комплектования установлены ст.22 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.10.2004 № 125-ФЗ: для организаций федерального подчинения – 15 лет, республиканского подчинения – 10 лет, муниципального – 5 лет. в графе 8 указывается количество единиц постоянного хранения, образующихся в год. Эти сведения имеются в заполненных итоговых записях к номенклатурам дел организации. Практически, подсчёт данных этой графы производится следующим образом: количество дел, указанное в графе 1 этой - же строки (всего) делим на количество лет, за которые эти дела сформировались и получаем среднее арифметическое. Округляем его до целого числа и вписываем в графу 8. В строке 202 по личному составу В графе 1 указывается общее суммарное количество единиц хранения по личному составу, сформированных в дела. Данная графа заполняется аналогично графе 1 строки 201. В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, это год образования организации. В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1. Т.е, по состоянию на 01.12.2016 г. эта дата будет 2016. Отличием порядка заполнения 202 строки от 201 является то, что в случае, если организация не передаёт документы по личному составу в архив ежегодно, параллельно с документами постоянного хранения (а таких организаций большинство), то данные указываются нарастающим итогом, т.е ничего не вычитаем. Только прибавляем количество дел, сформированных в 2016 году и меняем конечную дату на 2016. В графе 4 указывается общее суммарное количество находящихся на хранении в организации дел по личному составу, в соответствии с описями, согласованными ЭПМК Службы по делам архивов ХМАО - Югры В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. (как правило остаётся прежней) В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4 (как правило – 2013 год. Т.к. в текущем году, по плану, все описывали документы за 2013 год. В графе 7 указывается количество единиц постоянного хранения, хранящихся сверх установленного срока. В графе 8 указывается количество дел по личному составу, образующихся в год. Подсчитываем аналогично строке 201: находим среднее арифметическое от количества дел всего (графа 1 строки 202) и количества лет, за которые они сформированы, с последующим округлением до целых чисел. В том случае, если организация формирует специальную документацию, которая хранится в организации до момента её ликвидации, дополняют паспорт архива строкой 203» специальная документация», которая заполняется аналогично 202 строке, т.е. с нарастающим итогом. Заполнение раздела 3 «Кадры» В строке 301 указывается количество штатных работников архива организации. Если в организации нет штатного работника архива, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк. В правом нижнем углу паспорта расположены данные об условиях хранения документов. Они заполняются, если имеется архивохранилище. В случае, когда документы хранятся в подразделениях, следует подчеркнуть: хранилище – нет. В левом нижнем углу указывается дата заполнения паспорта; должность, фамилия и подпись руководителя организации; фамилия и телефон исполнителя, проставляется печать организации. В случае изменений в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации в текущем году, к паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об этих изменениях. Также, в случае безвозвратной утраты документов постоянного и долговременного сроков хранения вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя учреждения, организации, предприятия. |
При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить | При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить | ||
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ в архиве организации составляется паспорт архива организации,... | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного... | ||
Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации документа централизованного государственного учета документов... | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного... | ||
Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок заполнения паспорта архива организаций, источником комплектования мку... | Подготовлено к изданию с использованием материалов и архива Московского отделения межрегионального общества инвалидов и пенсионеров... | ||
Памятка предназначена для архивов организаций, являющихся источниками комплектования Комитета по делам архивов Республики Алтай независимо... | Формы Анкеты, Акта и Паспорта утверждены Указом Губернатора Брянской области и подлежат обязательному заполнению |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |