Памятка по заполнению паспорта архива организации – источника комплектования архивного отдела администрации города
Скачать 37.17 Kb.
|
| ПАМЯТКА по заполнению паспорта архива организации – источника комплектования архивного отдела администрации города Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива - документа централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. 1. Общие положения 1.1. Паспорт архива составляется ежегодно, отражает состав и условия хранения документов в организации по состоянию на 01.01 наступающего года. 1.2. В паспорт включаются сведения о документах постоянного срока хранения и по личному составу на 1 января года, следующего за отчетным. 2. Состав показателей паспорта Раздел 1. Общие сведения Графа «Код строки» В паспорте указанная графа не заполняется. Графа 1 «Количество фондов» Каждая организация формирует из своих документов один фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и т.д.). Графа 2 «Площадь архивохранилища в кв.м.» Указывается площадь помещения, в котором хранятся документы организации. При отсутствии специального помещения ставится прочерк и делается запись о месте нахождения архивных документов (например, в шкафах у специалистов). Графа 3 «Загруженность архивохранилища в процентах» В тех организациях, где имеются специально отведенные помещения для хранения документов, ставится процент загруженности архивохранилища. При отсутствии помещения – ставится прочерк. Примечание: степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деления количества единиц хранения (ед.хр.), хранящихся в архиве, с учетом документов, принятых на временное хранение, на проектную или расчетную вместимость архивохранилищ (в ед. хр.) и умножения на 100. Раздел 2. Сведения о документах ! В данном разделе отражается информация о делах, находящихся на хранении в организации. В строке «Постоянного хранения» отражается информация о делах с постоянным сроком хранения. В строке «По личному составу» - о делах по личному составу: приказах руководителя о приеме-увольнении, личных карточках работников, лицевых счетах, карточках о начислении заработной платы (если данные документы ведутся в организации). Примечание: сроки документов определяются в соответствии с номенклатурой дел организации. Графа 1 «Всего количество единиц хранения» В данной графе показываются все находящиеся на хранении в организации архивные документы. Примечание: за единицу хранения считается сформированное за год дело. Графа 2 «Крайние даты. Начальная» Указывается начальный год находящихся на хранении в организации дел. Примечание: для тех организаций, которые не сдавали свои документы на хранение в архивный отдел, отсчет начинается с момента образования организации. Графа 3 «Крайние даты. Конечная» Указывается последний отчетный год (например, паспорт составляется на 01.01.2010, следовательно, считаются дела по 2009 год включительно). Графа 4 «Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) на ЭПК архивного учреждения. Всего» Показывается суммарное количество единиц хранения, внесенных в описи: - № 1 дел постоянного хранения, утвержденные на ЭПК архивного управления Кемеровской области; - № 2 дел по личному составу, согласованные на ЭПК администрации города Кемерово. Графы 5, 6 «Крайние даты» Указываются начальная и конечная даты всех описей, утвержденных (согласованных) на ЭПК архивных учреждений. Графа 7 «Хранение сверх установленного срока» Показывается суммарное количество дел, находящихся на хранении в организации длительный период времени. Раздел 3. Кадры Строка «Количество штатных работников» Указывается количество работников, занимающихся только вопросами делопроизводства и архивом организации. Раздел «Условия хранения документов» При наличии специально отведенных помещений для хранения документов нужно подчеркнуть соответствующие условия. |
Похожие:
 | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного... |  | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации документа централизованного государственного учета документов... |
| Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок заполнения паспорта архива организаций, источником комплектования мку... | | Памятка предназначена для архивов организаций, являющихся источниками комплектования Комитета по делам архивов Республики Алтай независимо... |
| При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить | | При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить |
| Важнейшей составной частью формирования Архивного фонда Российской Федерации (далее аф рф) является своевременный, качественный учет... | | Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ в архиве организации составляется паспорт архива организации,... |
| Памятка предназначена для работников архивов организаций и иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов,... | | Памятка предназначена для заполнения паспорта архивов исполнительных органов государственной власти Тверской области, государственных... |