Рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фонда
Скачать 204.55 Kb.
|
Рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фондаВ целях сохранности библиотечного фонда, установления единого порядка учета библиотечных документов; создания условий для совершенствования организации труда и внедрения средств компьютеризации и механизации в библиотеках образовательных учреждений 24 августа 2000 г. Министерство образования РФ издало приказ №2488 в котором утверждаются методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утвержденной приказом Министерства культуры России от 02.12.1998 г. № 590. Полное содержание «Инструкции» и методических рекомендаций опубликованы в специализированных изданиях, в частности, в «Справочнике школьного библиотекаря/О.Р. Старовойтова, С.М. Плескачевская; Т.Д. Жукова; Под ред. Ю.Н. Столярова. — М.: Школьная библиотека, 2006 г. «Инструкция…» определяет общие правила учета документов. Однако библиотеки образовательных учреждений имеют ряд особенностей учета, связанных с учетом учебной, многоэкземплярной литературы и др. изданий, а также с учетом результатов деятельности библиотекаря (Дневник работы, журнал учета библиотечно-библиографических справок) Учетные формы движения библиотечных фондов и результатов библиотечной деятельности
Порядок учета движения фондовПри поступлении очередной партии литературы в первую очередь следует отделить учебную литературу от других изданий, относящихся к библиотечному фонду. Фонд учебной литературы включает в себя:
Библиотечный фонд включает в себя:
Учет поступлений учебной литературы: Учетные формы:
1 шаг — Книга учета библиотечного фонда школьных учебниковОтражает общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, количестве экземпляров и сумме поступивших изданий. ПримечанияСумма поступивших изданий указывается с НДС (выделена в накладной жирным шрифтом) ВНИМАНИЕ!Обязательны к заполнению Части 2, 3 «Книги учета библиотечного фонда школьных учебников», отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда. 2 шаг — Журнал учета учебниковОтражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования и номера записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников». Пример записи в «Журнале учета учебников»18.02.2005 г., накл. № 31155, ЭКСМУиК № 1 (№ записи в Книге учета библиотечного фонда школьных учебников)
ПримечанияЦена одного экземпляра издания вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное наименование (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших изданий данного наименования. Возможна замена данной учетной формы на подшивку накладных на поступившие учебники. В этом случае на накладной следует указать № записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников» 3 шаг — Картотека учебниковОтражает состав учебного фонда по параллелям и предметным областям. Образец учетной карточки для картотеки учета учебников
ПримечанияПри повторном поступлении учебников того же или следующих изданий одного наименования и автора отдельная карточка не заводится. Новая карточка заполняется в том случае, если переиздание включило изменения или дополнения по сравнению с предыдущим (для полной уверенности в идентичности поступивших учебных пособий следует провести проверку совпадения содержания обоих изданий) В графе «Примечания» может отражаться информация об адресности учебного пособия (для углубленного изучения, коррекционный вид и т.д.), о месте хранения учебников (на пример в предметном кабинете, запасном хранении, передаче во временное пользование в другое учреждение и пр.) ВНИМАНИЕ! При наличии компьютера вместо Книги учета библиотечного фонда школьных учебников, Журнала учета учебников и Картотеки учебников возможно ведение учета с применением Таблиц Excel. Данные таблицы позволяют объединить всю необходимую информацию о составе и движении фонда учебников, а также при необходимости делать выборки изданий по различным параметрам (год издания, цена, название и автор учебного пособия и пр.), обсчитывать суммы и т.д. Учет поступлений библиотечного фондаУчетные формы:
1 шаг — Книга суммарного учета библиотечного фондаВ «Книге суммарного учета библиотечного фонда» отражаются общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, кол-ве экз., сумме поступивших изданий и разбивке их по видам.ПримечанияВ графе «Номер записи п/п» каждый год нумерация начинается с №1.В графе «Источник поступления» указывается, откуда поступили издания. Помимо основных поставок из ЭКСМУиК, издания могут поступать в библиотеку из других источников (по раздаточным ведомостям, например из ОМЦ, по актам замены или дарения и пр.) В этом случае в графе «Номер или дата сопроводительного документа» указывается № акта по которому издания ставятся на учет или № сопроводительного документа. В связи с тем, что вся поступившая литература ставится на учет централизованной бухгалтерией, в графе «Сумма» указывается общая сумма с НДС (выделенная жирным шрифтом в накладной) всех поступивших изданий. В графе «Документы, принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Инвентарную книгу». В графе «Документы не принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Книгу безынвентарного учета», в картотеку периодики. В разделе «Поступило» рекомендуется разделить графу «Документы не принятые на баланс» на две части для учета изданий безынвентарного учета и периодики. В графе «АВД» записываются поступления нетрадиционных носителей информации. В разделе «Из них по видам» АВД учитываются документы, подлежащие записи в «Журнал нетрадиционных носителей информации». Пример изменений, сделанных в Части 1 Книги суммарного учета библиотечного фонда
На правой стороне Части №1 в разделе «Распределение по содержанию» необходимо указывать кол-во поступивших изданий с разбивкой по содержанию. На свободном поле справа можно указывать инвентарные номера изданий, занесенных в Инвентарную книгу. ВНИМАНИЕ!Обязательны к заполнению Части 2, 3 Книги суммарного учета библиотечного фонда, отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда. 2 шаг — Инвентарная книгаСодержит сведения о поступлении изданий, подлежащих долгосрочному хранению. Заполняется в соответствии с инструкцией, расположенной на первой странице. ПримечанияЕсли в накладной указана цена за комплект (собрания сочинений, многотомные издания) стоимость одного экземпляра вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное издание (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших экземпляров данного комплекта. 3 шаг — Журнал безынвентарного учета Содержит сведения о поступлении брошюр, многоэкземплярной литературы (коллективки), малоценных изданий, не подлежащих долгосрочному хранению. Структура «Журнала безынвентарного учета» строится по образцу «Инвентарной книги». Следует добавить графы «Количество» и «Сумма». Номера присваиваются каждому поступившему наименованию. Таким образом, все издания одного наименования, поступившие в кол-ве более 1 экз., получают один номер. В этом случае на издании проставляется номер, присвоенный наименованию с указанием через дефис или косую черту номера данного экземпляра, к номеру добавляется пометка б, которая обозначает, что издание учтено в «Журнале безынвентарного учета» (например №3-1 б, №3-2 б, №3-3 б и т.д. или № 3/1 б, № 3/2 б, №4/3 б и т.д.) 4 шаг — Журнал учета нетрадиционных носителей информации В данном журнале учитываются документы на нетрадиционных носителях: аудио-, видео- кассеты, CD-rom, DVD, слайды, диафильмы, карты, настольные игры, открытки, плакаты и пр. Структура Журнала учета нетрадиционных носителей информации строится по образцу Инвентарной книги. Помимо уже имеющихся, следует добавить графу «Вид носителя», в которой делается пометка: аудио-, видео- кассеты, CD-rom, DVD, открытки, плакаты, слайды, диафильмы и пр. Номера присваиваются каждому поступившему наименованию. К номеру, проставляемому на издании (на пластиковые коробки наклеивается бумажный ярлык), добавляется пометка н, которая обозначает, что издание учтено в «Журнале учета нетрадиционных носителей информации» (например №3-1 н) 5 шаг — Картотека периодики На карточке указывается название периодического издания, год и номера поступивших экземпляров. Карточки расставляются в алфавитном порядке названий периодических изданий. Образец Регистрационной карточки
Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянныхВзамен утерянных принимаются издания последних 5 лет выпуска. Это обусловлено необходимостью постановки изданий на баланс. Учет изданий, принятых взамен утерянных производится так же, как учет обычных поступлений. В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» в разделе «Поступления в фонд», делается запись с указанием № и даты акта замены, количества и суммы поступивших изданий, принятых взамен утерянных, в графе «Откуда поступило» делается запись «по акту замены». В части 2 «Книги суммарного учета библиотечного фонда», в разделе «Выбытие из фонда» делается запись о выбытии с указанием кол-ва и суммы утерянных изданий. Тетрадь учета подарочных изданийИздания, принятые в дар, ставятся на учет по акту дарения. Учету подлежат издания последних 5-ти лет выпуска. Издания, принятые в дар, но по году издания, не подлежащие постановке на учет, регистрируются в «Тетради учета подарочных изданий». Это необходимо в связи с тем, что в фонде библиотеки не должно быть незарегистрированных изданий (не отраженных в какой-либо форме учета). Для того, чтобы было понятно, что данное издание не поставлено на учет, а записано в «Тетради учета подарочных изданий», рекомендуется присваивать этим изданиям регистрационный номер с пометкой д (дар) Акты о проверке, списании и постановке на учет документов в библиотеке ОУДля проведения списания приказом по образовательному учреждению создается комиссия, в которую входят материально ответственные лица и независимые представители от данного учреждения. Акты на списание составляются в 2-х экземплярах по определенной форме и утверждаются руководителем образовательного учреждения, методистом по учебным фондам и бухгалтером. Правила составления актов, сопроводительных списков, коэффициенты переоценки следует узнавать у бухгалтера, отвечающего за учет материальных ценностей конкретного образовательного учреждения. После утверждения акта о выбытии к нему прилагается квитанция о сдаче списанных изданий в макулатуру. Дата на квитанции не должна превышать 3-х дневного срока после утверждения Акта.В «Книге суммарного учета библиотечного фонда», «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников» делается запись в части 2 о выбытии из фонда. Во всех остальных учетных формах («Инвентарная книга», «Журнал безынвентарного учета», «Журнал учета нетрадиционных носителей информации», Картотека учебников, Картотека периодики) делается отметка о выбытии списанных изданий (№ и дата Акта).Спасание периодических изданий можно проводить по истечении 1 года хранения.Списание учебной литературы проводится по истечении 5 лет использования, при наличии замены.Акты на списание документов хранятся в библиотеке в течение 10 лет.Ведение учета деятельности библиотеки ОУУчетные формы:
Дневник работы школьной библиотекиСведения, отражающие читательскую активность учащихся образовательного учреждения: кол-во читателей, кол-во посещений, книговыдача, позволяют вычислить основные числовые показатели результативности деятельности школьной библиотеки: посещаемость и читаемость, необходимые для проведения грамотного анализа работы библиотекаря. Данные сведения можно получить только при регулярном ведении «Дневника работы библиотеки». Однако имеющаяся форма «Дневника» не позволяет учесть такие важные показатели, как количество читателей и книговыдачу по возрастным группам. Учитывая потребность библиотеки в анализе читательской активности именно по возрастам (параллелям) предлагаем следующие рекомендации по ведению «Дневника работы библиотеки»: Часть 1. Учет посещений и количества читателей В графе «Всего читателей» указывается количество учащихся, пришедших в библиотеку в первый раз с начала нового учебного года. Для удобства ведения учета и анализа динамики состава читательских групп разных возрастов библиотекам средних школ следует разбить графу «Всего читателей» на три части для учета кол-ва читателей по классам (1-4, 5-9, 10-11) В графах «Учащихся», «Учителей», «Родителей» указывается кол-во посещений библиотеки читателями данных категорий. В графе «Число посещений» указывается общее кол-во посещений всеми группами читателей.
Часть 2. Учет книговыдачиВ графе «Книговыдача» учитывается выдача печатных изданий (книги, периодика), нетрадиционных носителей информации на дом, для работы на уроке, для работы в читальном зале. Для удобства ведения учета и анализа динамики книговыдачи читательским группам разных возрастов библиотекам средних школ следует выделить одну из неиспользуемых граф для учета книговыдачи по классам (1-4, 5-9, 10-11) ПримечанияПосещением библиотеки считается каждый фактический приход читателя в библиотеку для получения информации. Если читатель пришел в библиотеку несколько раз за день, и ему выдавались различные информационные носители, каждое посещение и книговыдача учитывается. Выдача комплектов литературы (коллективки) учитывается как посещение и книговыдача по кол-ву экземпляров. ВНИМАНИЕ! Выдача учебной литературы в посещениях и книговыдаче не учитывается. Исключение составляют учебные пособия, выдаваемые сверх основного базового комплекта, для индивидуального пользования учащимися (подготовка к экзаменам, докладам, дополнительное изучение предмета и пр.) Часть 3. Учет массовых мероприятий»В третьей части «Дневника» учитывается проведенная информационная, индивидуальная и массовая работа библиотеки. При учете разработанных выставок следует отмечать количество представленных на выставке источников информации, и книговыдач, сделанных с конкретной выставки. При учете массовых мероприятий, следует указывать возрастную группу читателей, для которых проводилось мероприятие и количество участников. Примечание: В данной части возможен учет проведения уроков информационной грамотности. В этом случае следует выделить для этой информации отдельную страницу. Журнал учета библиотечно-библиографических справокОтражаются информационные запросы читателей, требующие поиска и выбора информации из различных источников. Форма «Журнала» должна отражать дату, фамилию пользователя, читательскую группу (ученик, учитель, специалист, родитель), тему запроса и источники, по которым подбиралась информация. Журнал учета ведения уроков информационной грамотностиУчитывается проведение мероприятий, связанных с обучением основам библиотечной грамотности: знакомство с библиотекой, структура книги, виды изданий, умение формулировать информационный запрос, навыки поиска и использования информации и т.д.Форма учета проведения уроков информационной грамотности может быть произвольной, но должна наглядно отражать ознакомление учащихся с темами в соответствии с Программой. Примечания Учет проведения уроков информационной грамотности может отражаться в «Дневнике работы библиотеки» в части 3 «Учет массовых мероприятий». Журнал учета использования компьютерных ресурсовУчитывается работа учащихся и учителей с информацией с использованием компьютерных ресурсов: поиск информации по базам данных, в Интернет, работа с нетрадиционными носителями информации (CD, DVD и пр.) Образец страницы «Журнала учета использования компьютерных ресурсов»
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Порядок регламентирует организацию управленческого учёта Библиотеки в сфере формирования и сохранения библиотечного фонда, осуществление... | | Бюджетный учет библиотечного фонда в казенных учреждениях и органах власти. Подборка нормативных актов и разъяснений (подготовлено... |
| Поля форм ткмв являются обязательными для заполнения, если в инструкции не указано иное |  | Поля форм ткмв являются обязательными для заполнения, если в инструкции не указано иное |
| Квота приема на обучение казахстанских граждан в российских образовательных учреждениях среднего профессионального,предоставляемых... | | «Сведения о контингентах больных алкоголизмом, наркоманией, токсикоманией» заполняются на основании учетных форм, специально утвержденных... |
| Лены Управлением кадровой политики в целях обеспечения полноты, достоверности и единого подхода к заполнению форм справок о доходах,... | | Образец формы отражения суммарного учета итогов движения фонда библиотеки за год 37 |
| Нормативные документы об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений | | Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации... |