Базами данных access 2002 Вопросы: Начальные сведения о системе управления базами данных Access 2002
Скачать 424.68 Kb.
|
| СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2002 Изучаемые темы:
Тема № 1 ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2002 Вопросы: 1. Начальные сведения о системе управления базами данных Access 2002. 2. Создание базы данных. 3. Модификация структуры таблицы. 4. Ввод, редактирование, удаление записей и просмотр данных. 1. Начальные сведения о cистеме управления базми данных Access 2002 В общем случае база данных - это инструмент для хранения и организации информации. Примерами баз данных являются: записная книжка, справочники, словари. Информация в базах данных хранится в упорядоченном виде. Так, например, в справочнике все записи упорядочены по алфавиту, в библиотечном каталоге – либо по алфавиту (алфавитный каталог), либо по области знания (предметный каталог). Существует несколько типов баз данных: табличные, иерархические, сетевые. Табличная база данных содержит перечень объектов одного типа. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы, состоящей из некоторого количества столбцов и строк. Именно такое представление используется в электронных таблицах. Иерархические базы данных графически могут быть представлены как дерево, состоящее из объектов различных уровней. Примером иерархической базы данных является Каталог папок Windows, с которым можно работать, запустив программу Проводник. Сетевая база данных является обобщением иерархической за счет допущения объектов, имеющих более одного основания (ствола дерева). Примером сетевой базы данных является Всемирная паутина WWW сети Интернет. Гиперссылки связывают между собой сотни миллионов документов в единую распределенную сетевую базу данных. Развитие информационных технологий привело к созданию компьютерных баз данных. Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами – системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы данных, которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных – программы, управляющие созданием, хранением и обработкой данных. В настоящее время системы управления базами данных позволяют значительно автоматизировать процессы управления и удовлетворять до 90-95% потребностей управленческого аппарата. На основании хранящейся информации они позволяют автоматически формировать любые стандартные документы, обеспечивают ввод, поиск, сортировку данных, составление отчетов, позволяют обращаться к данным и с нестандартными вопросами для получения каких-либо справок, обобщений, имеют возможность для специфической обработки и наглядного представления данных. В настоящее время широко используются различные системы управления базами данных, такие как dBASE, FoxPro, Paradox, Clipper и др. В этом курсе мы рассмотрим систему управления базами данных Access 2002, работающую под Windows. Пакет Microsoft Access 2002 используется для поиска и обработки всевозможных данных, а также для подготовки отчетных документов. Простота и удобство, дружественный интерфейс привели к широкой популярности Access среди различных групп пользователей. Данные в Access 2002 хранятся в виде таблиц. Каждая строка такой таблицы представляет собой запись и содержит один блок данных. Каждая запись должна иметь свой уникальный номер. Access позволяет автоматически присваивать индивидуальный номер очередному блоку данных. Колонки в таблице называются полями. Любое поле имеет свое уникальное имя. От остальных приложений Office XP, пригодных для хранения данных, Access отличается возможностью создания реляционных баз данных. Информация, хранимая в книге Excel, папке Outlook или таблице Word, является одноуровневой базой данных. Такие базы данных в основном состоят из одного списка записей, в котором каждая запись хранит всю информацию об отдельном элементе. Основной проблемой одноуровневых баз данных является дублирование информации в различных записях. Реляционные базы данных решают проблему дублирования данных, сохраняя наборы одинаковых полей в отдельном списке и затем используя идентификаторы для связи списков. Если поле хранит уникальный идентификатор записи в реляционной таблице, то существует возможность определить поле таким образом, чтобы в нем показывался раскрывающийся список записей связанной таблицы. Такое поле называется полем подстановок. В этом плане Access имеет специальные инструменты для установки связи между различными таблицами и параметры связи с внешними базами данных. Главное окно Access 2002 (рис. 1) в верхней строке содержит имя программы - Microsoft Access. Ниже на экране имеется строка меню с элементами: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Под строкой меню расположена панель инструментов. В ней содержатся пиктограммы для вызова команд. Назначение каждой пиктограммы можно узнать, поместив на нее указатель мыши. В результате появляется краткое примечание, поясняющее функцию данной пиктограммы. Панели инструментов можно произвольно включать или выключать и позиционировать на экране. В нижней части экрана расположена строка состояния, которая содержит информацию о ходе работы Access. Здесь Вы можете прочитать о различных элементах меню, шагах, необходимых для дальнейшей работы и т.д. Справа главного окна Access расположено диалоговое окно открытия существующей или создания новой базы данных. Вызов справочной системы осуществляется нажатием клавиши F1. При этом на экране автоматически отображается текст справки, соответствующий текущей рабочей ситуации. Интегрированная справочная система Access 2002 оснащена также Помощником. Помощник описывает возможные действия при решении какой-либо проблемы. Вызов Помощника осуществляется клавишей F1 или посредствам команды Показать помощника из меню Справка или же путем выбора пиктограммы со знаком ? на панели инструментов. Вызов данной команды приводит к отображению на экране диалогового окна со списком допустимых тем и советов. Благодаря Помощнику существует возможность решить задачу, стоящую перед Вами в данный момент. В качестве объектов базы данных Access 2002 используются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Любое открытие базы данных приводит к появлению окна с перечисленными выше объектами. Таблицы- основной объект базы данных. Именно в них хранятся данные, остальные объекты базы используются исключительно для просмотра, редактирования, восстановления, суммирования данных, содержащихся в таблицах. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Также запросы используются для автоматического обновления данных в таблице. Формы представляют собой окна, подобно диалоговым, в которых находится набор элементов управления информацией, содержащейся в базе данных. С помощью формы эту информацию можно просматривать, вводить и редактировать. В форме можно представить данные, полученные непосредственно из одной или нескольких таблиц или извлеченные в результате запроса. Отчеты используются в основном для распечатки избранной информации из базы. С их помощью данные можно разделять на категории, группировать, сортировать и суммировать. Подобно формам, отчеты позволяют просмотреть данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты запросов. Страницы – это веб-страницы, похожие на форму, с помощью которых можно публиковать информацию в Интернете. Пользователи могут открывать эти страницы в браузере, а затем просматривать и обновлять данные в базе. Макросы представляют наборы макрокоманд, которые создаются для автоматизации часто выполняемых задач. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic. 2. Создание базы данных Прежде чем выполнять какие-либо действия по обработке данных, необходимо создать новую или открыть существующую базу данных. Для создания базы данных сразу же после запуска Access 2002 в диалоговом окне Microsoft Access выберите кнопку Новая база данных. В следующем диалоговом окне выберите папку и имя файла, под которым создаваемая база данных будет храниться, после чего нажмите на кнопку Создать. В диалоговом окне с именем создаваемой базы данных выберите способ создания таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера, Создание таблицы путем ввода данных и дважды щелкните мышью на выбранном способе. Либо нажмите на кнопку Создать панели инструментов и в следующем диалоговом окне выберите способ создания: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами и нажмите на кнопку ОК. Теперь Вы можете непосредственно приступить к созданию базы данных. Для создания новой базы данных с помощью шаблона при открытом главном окне Access из меню Файл следует нажать на кнопку Общие шаблоны…. В открывшемся окне Шаблоны имеются две вкладки: Общие и Базы данных (рис. 2). Первая вкладка содержит пиктограммы баз данных, а вторая - пиктограммы стандартных шаблонов, одним из которых Вы можете воспользоваться при создании базы данных. При выборе пиктограммы Новая база данных и нажатии кнопки ОК откроется диалоговое окно Файл новой базы данных, в котором необходимо ввести имя файла и определить на каком диске и в какой папке он будет храниться. Нажатие кнопки Создать приводит к появлению диалогового окна, в котором можно выбрать один из способов создания базы данных, описанных выше. Access автоматически добавляет расширение имени файла .mdb для всех файлов, содержащих базу данных. Для открытия существующей базы данных сразу же после запуска Access в появившемся диалоговом окне выберите нужный Вам файл и нажмите на кнопку Открыть. Если файл не отображается в окне Открытие файла, то нажмите на кнопку Другие файлы. В результате откроется диалоговое окно Открытие файла базы данных (рис. 3) со списком всех баз данных, расположенных в активном каталоге. При необходимости вначале следует выбрать диск и папку, где находится mdb-файл, а затем дважды нажать мышью имя файла базы данных, который требуется открыть. Как отмечалось, основным структурным компонентом базы данных является таблица. Таблица содержит три основные колонки: Имя поля, Тип данных, Описание. При создании таблицы на первом этапе необходимо определить, в каком режиме Вы будете ее создавать. Для создания таблицы следует выбрать режим создания таблицы (Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами) и нажать кнопку ОК. Для создания таблицы с базовым набором полей выберите вариант Режим таблицы, в котором можно непосредственно вводить данные. Появится таблица, изначально имеющая десять полей. Перед тем как перейти в другое представление или закрыть таблицу, нужно сохранить ее макет. При первом сохранении таблицы происходит сопоставление типа данных каждому из полей в соответствии с типом информации, введенном в это поле (например, текст, число, дата и время и т.п.), в результате чего, поля, в которые не были введены данные, оказываются удаленными. Чтобы открыть пустую таблицу в режиме конструктора, в котором возможно не только добавлять новые поля, но и определять их свойства, выберите вариант Конструктор. При выборе режима Мастер таблиц появляется диалоговое окно Создание таблиц (рис. 4). В нем из списка Образцы таблиц можно выбрать нужные Вам для работы таблицы, из списка Образцы полей можно выбрать готовые поля данных, которые затем будут помещены в таблицу. Выделение и помещение в таблицу нужных полей осуществляется нажатием кнопок > и >>. Кнопки < и << позволяют удалить поля, уже назначенные для новой таблицы. Для создания новой таблицы путем импортирования данных из внешней базы или другого источника выберите вариант Импорт таблиц. Можно импортировать данные из файлов, созданных с помощью приложений Access, Lotus 1-2-3, Paradox, Excel, Outlook, файлов dBase, файлов в формате HTML и т.п. Новая таблица с ее данными станет интегральной частью базы данных Access, причем импортированные данные не будут изменяться при редактировании их первоисточника. Чтобы создать таблицу, связанную с внешней базой данных иди другим источником используйте вариант Связь с таблицами. В этом случае в базе данных будут храниться не данные, а ссылка на их источник. При этом таблицы применяются для просмотра и редактирования данных этого источника. Этот вариант предпочтителен, если данные поддерживаются другим приложением и нужно использовать Access для подключения к этим данным. Рассмотрим более подробно процесс создания таблиц в режиме Конструктор. При выборе режима Конструктор Вы активизируете режим разработки структуры таблицы. Окно конструктора таблиц (рис. 5) делится на две основные части. В верхней части Вы указываете имя, тип и описание каждого поля, а в нижней - свойства этих полей. В Access 2002 имена полей могут иметь длину до 64 символов. Помимо латинских букв имя поля может включать в себя кириллицу и некоторые спец. символы - подчеркивания, пробелы и т.д. (за исключением точек, восклицательных знаков и угловых скобок). Количество полей и их имена задаются при формировании структуры файла данных. При создании очередной записи Вы можете заполнять поля в произвольном порядке. Некоторые поля Вы можете оставить незаполненными. Кроме имени любое поле характеризуется своим типом. Тип поля определяет характер данных, которые могут заноситься в данное поле. В Access 2002 используются поля следующих типов: Текстовый, Поле МЕМО, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка. Поле типа Текстовый представляет собой строку, состоящую из букв, цифр, спец. символов (%, &, #, =) и любых других печатных символов. Ширина текстового поля ограничена 255 позициями. Поле типа МЕМО содержит текст переменной длины и обычно слишком длинный, чтобы храниться в текстовом поле. Поле МЕМО может содержать до 65 535 символов. Поля типа Числовой содержат произвольные числовые значения (целые или десятичные). Числовые поля лучше использовать, если Вы хотите выполнять операции вычисления над значениями полей. Поля типа Дата/время содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года. В полях типа Денежный можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от десятичной точки и 4 разрядов справа от точки. Поле Счетчик содержит число, которое автоматически увеличивается на единицу, когда в таблицу добавляется новая запись. Поля типа Логический позволяют сохранить логические значения Да или Нет. Поля объектов OLE содержат объекты, помещенные в Вашу таблицу из других приложений Windows, которые поддерживают OLE. Размер поля может быть свыше 1 Гб, ограничение только свободным дисковым пространством. В полях типа Гиперссылка могут храниться адреса Web-страниц, расположенных в Internet, intranet или на локальном компьютере. После щелчка на таком поле Access автоматически запускает броузер и выводит нужную страницу. Для того чтобы перейти к столбцу Тип данных нажмите клавишу Tab. По умолчанию Access 2002 присваивает полю текстовый тип данных. Стрелка в поле сообщает Вам, что Вы можете выделить нужный тип данных из списка. Щелкните на стрелке, указывающей вниз, чтобы открыть список типов данных полей. В нижней части окна, как было отмечено, отображаются свойства каждого поля. Важнейшим из них является Размер поля, посредством которого можно ограничить, например, количество вводимых в поле символов. Сигналом того, что Access готова принять информацию о первом поле, будет маленький треугольник в левом углу первой строки и мигающий курсор в первом столбце первой строки. Для перехода из колонки в колонку в таблице можно использовать мышь, клавиши Enter, Tab или клавиши управления курсором. После того как Вы закончили описывать первое поле Вашей таблицы, нажмите клавишу Tab, и курсор автоматически переместится вниз в первый столбец второй строки. Теперь Вы можете описать второе поле и т.д. При создании таблиц Access 2002 предлагает создать первичный ключ. Ключом называется поле (или группа полей), содержащее данные, однозначно идентифицирующие каждую запись в таблице. Ключ - это уникальный номер записи. Поле с таким статусом помогает Access упорядочивать данные в таблице, быстрее их находить и связывать таблицы друг с другом. Объявление первичного ключа препятствует вводу в таблицу повторяющихся блоков данных. Чтобы определить в качестве ключа иное поле, следует выбрать соответствующее поле, а затем - пиктограмму Ключевое поле на панели инструментов или запустить команду Ключевое поле из меню Правка. Поле можно сделать ключевым только в режиме разработки структуры таблицы. Во время ввода данных в поле, определенное в качестве первичного ключа, Access автоматически следит за тем, чтобы вводились только уникальные значения. Поэтому содержимое поля с первичным ключом обеспечивает однозначную идентификацию записи. Следует отметить, что Memo-поля и поля объектов OLE не могут быть первичными ключами. После того как Вы оформили все поля необходимо их сохранить. Для этого выберите команду Сохранить или Сохранить как… или Экспорт… в меню Файл. При выборе команды Сохранить как… или Экспорт… появляется диалоговое окно, в котором Вы можете выбрать новое имя таблицы или новое имя файла и папку, где будет храниться Ваша база данных. 3. Модификация структуры таблицы Основные действия по модификации структуры таблицы следующие: 1. Для изменения имени поля нужно переместить курсор в строку, в которой находится это имя, удалить его и ввести с клавиатуры новое. 2. Для изменения типа данных поля следует щелкнуть в ячейке на пересечении столбца Тип данных и строки, соответствующей данному полю. После этого откроется окно со списком типов данных, из которого нужно выбрать желаемый тип. 3. Для изменения размера поля щелкните в строке ввода Размер поля в нижней части экрана. Затем удалите текущий размер поля и введите с клавиатуры новый. 4. Для введения нового поля щелкните на строке, над которой Вы хотите вставить новое поле. Затем выберите из меню Вставка команду Строки. В завершении опишите новое поле (укажите его имя, тип данных и т.д.) как это обычно делается. 5. Для удаления поля щелкните в строке, содержащей информацию о нем. Затем в меню Правка выберите команду Удалить строки. 6. Для перемещения поля в новое поле сначала выделите всю строку, щелкнув на области выделения. Выберите команду Вырезать меню Правка или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+X. Затем выделите строку, расположенную ниже нужной позиции, и выберите команду Вставить меню Правка или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+V. 7. Для копирования поля выделите всю строку, щелкнув на области выделения. Выберите команду Копировать меню Правка или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+С. Затем выделите строку, расположенную ниже нужной позиции, и выберите команду Вставить меню Правка или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+V. 8. Сохранить изменения, внесенные в структуру таблицы можно выбрав команду Сохранить из меню Файл. При модификации структуры таблицы Вы можете изменить свойства созданных Вами полей. Для изменения свойств полей используются следующие опции (рис. 5): 1. Опция Размер поля показывает Access, сколько символов (букв, цифр, знаков препинания и им подобных) можно ввести в поле. Текстовое поле, как уже отмечалось, может содержать до 255 символов. По умолчанию Access 2002 устанавливает его длину равную 50. Для числового поля значение выбирается из раскрывающегося списка. 2. Опция Формат поля позволяет контролировать процесс ввода и вывода данных. Например, можно использовать ее для преобразования букв из строчных в прописные или для проверки количества цифр после десятичной точки и др. Выбор нужного формата производится в раскрывающемся списке. 3. С помощью опции Число десятичных знаков указывается, сколько знаков после запятой будет показано в числах, хранящихся в полях, принадлежащих к типам Числовой или Денежный. При этом меняется только число показываемых знаков, в то время как точность числа, хранящегося в этом поле, остается неизменной. В раскрывающемся списке можно выбрать нужное число или вариант Авто. В последнем случае количество показываемых знаков будет определяться свойством Формат поля. 4. Выбор опции Маска ввода приводит к появлению местозаполнителей, число которых равно числу символов для ввода. Обычно в качестве местозаполнителей используется знак _, который затем заменяется печатаемыми символами. Сюда же включены разделительные знаки, такие как скобки и тире, благодаря чему отпадает необходимость их печатать. В результате исчезает возможность случайно напечатать неправильный символ. Удобнее всего можно определить маску ввода, щелкнув на кнопке с тремя точками, которая появляется после щелчка на ячейке свойства Маска ввода. Это приводит к запуску мастера масок ввода. Далее остается только следовать инструкциям диалоговых окон мастера. 5. Опция Подпись позволяет определить заголовок в верхней части столбца таблицы для текущего поля. Если Вы не сделаете этого, Access просто использует в качестве заголовка столбца имя поля. 6. Опция Значение по умолчанию указывает выбранное Вами значение, которое Access автоматически будет вводить в поле до тех пор, пока Вы не замените его каким-то другим. 7. Опция Условие на значение указывает Access, какие данные допустимы для данного поля, а какие нет. 8. Опция Сообщение об ошибке - это сообщение, которое появляется на экране, если Вы пытаетесь ввести значение, запрещенное опцией Условие на значение. 9. Опция Обязательное поле. Если установить значение этого атрибута Да для данного поля, то Access не разрешит Вам сохранять запись, пока не будут введены данные в это поле. 10. Опция Пустые строки применима к текстовым полям. Если установить ее значение равным Да, то можно ввести две кавычки для указания того, что поле не используется в текущей записи. 11. Опция Индексированное поле служит для быстрого поиска записей по содержимому данного поля. 12. Опция Сжатие Юникод. В Юникод каждый символ представляется двумя байтами, а не одним, как в традиционных кодировках. В результате для хранения данных полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» требуется больше места, чем в предыдущих версиях Access. Поэтому когда свойство Сжатие Юникод поля имеет значение Да, все символы, первый байт которых равен 0, будут сжиматься при сохранении и восстанавливаться при выборке. При создании полей типа «Текстовый», «поле MEMO» и «Гиперссылка» это значение свойства устанавливается по умолчанию. 13. Опция Режим IME позволяет вводить в приложения текст на азиатских языках. 14. Опция Режим предложений IME позволяет установить ввод текста по фразе, множественный, разговорный. При модификации структуры следует помнить, что если в Вашей таблице уже имеются записи, то изменение поля, особенно его размера или типа данных, может привести к потере данных. Поэтому перед изменением нужно скопировать файл базы данных в другую папку (т.е. сделать резервную копию), а затем вносить изменения. 4. Ввод, редактирование, удаление записей и просмотр данных Прежде чем ввести, изменить или удалить записи необходимо сначала перейти в так называемый режим правки. Для этого следует открыть окно базы данных, выбрать пиктограмму таблицы и дважды нажать мышью имя таблицы. Каждая запись в таблице располагается в отдельной строке. В конце таблицы Access размещает пустую запись. Для создания новой записи следует нажать мышью пустую строку и приступить к вводу данных. В полях типа Счетчик ввод осуществляться не может, так как номер в них автоматически заполняется Access. Access 2002 автоматически сохраняет изменения, произведенные в записи, как только Вы покинете ее пределы. В левой части каждой записи находится область маркировки записей. Здесь присутствуют различные пиктограммы, обозначающие состояние записи. Треугольником маркируется текущая запись. Как только в этой записи будут произведены изменения, которые еще не были сохранены, Access отображает вместо треугольника пиктограмму с изображением карандаша. Для сохранения выделений достаточно выбрать пиктограмму с изображением карандаша. Для редактирования данных в Access могут использоваться традиционные для среды Windows комбинации клавиш и мышь. Особенностью является комбинация клавиш ShiftF2, нажатие которых открывает увеличенное окно ввода, особенно удобное для работы с большими текстами. Команды меню Правка позволяют обработать одну или несколько выделенных записей. Для выбора записи следует нажать мышью соответствующую строку в области маркировки записей. Несколько записей можно выбрать, используя прием буксировки. Команда Удалить из меню Правка безвозвратно удаляет записи. С помощью команды Вырезать из меню Правка можно удалить записи и скопировать их в буфер промежуточного хранения. Для перемещения по таблице можно пользоваться клавишами управления курсором , , , , Home, End, PgUp, PgDn. Клавиши Enter или Tab служат для перемещения на столбец вправо, комбинация клавиш Shift+Tab - для перемещения на столбец влево, Ctrl+ Home – для перемещения в левый верхний угол таблицы, Ctrl+End – для перемещения в правый нижний угол. Используя строку перемещения в нижней части экрана можно осуществлять переход к первой, предыдущей, следующей или последней записи, щелкая мышью на соответствующих стрелках. При редактировании записей используются следующие клавиши F2 - для редактирования данных поля; End - для перехода влево на одно слово; Ctrl+Ins - для копирования данных из буфера промежуточного хранения в текущую ячейку; - для перехода влево на одну позицию; - для перехода вправо на одну позицию; Ctrl+ - для перехода на одно слово вправо; Ctrl+ - для перехода на одно слово влево; Alt+Backspace - для отмены результата последнего изменения. Для удобства пользования Вы можете изменить вид таблицы. Так, например, можно изменить ширину столбца, воспользовавшись одним из двух способов. Первый способ заключается в том, чтобы с помощью мыши потянуть вертикальную линию правого края столбца. Для этого переместите курсор мыши вверх в строку серого цвета заголовок поля, в которой находятся названия столбцов. При этом курсор поменяет свою форму. В зависимости от того, где будет находиться курсор, он может принять форму стрелки, направленной вниз, что означает выбор текущего столбца, и двунаправленной стрелки - изменение ширины столбца. При использовании второго способа, два раза щелкните левой кнопкой мыши когда курсор примет форму двунаправленной стрелки, тогда размер столбца выровняется по записи, имеющей максимальный размер. Если Вы хотите выбрать несколько столбцов одновременно, то выберите один из них и, удерживая нажатой клавишу Shift, нажмите клавишу или . Или, удерживая нажатой клавишу Shift, последовательно щелкайте кнопкой мыши в заголовках столбцов. Теперь Вы можете изменить размеры нескольких столбцов одновременно. Для этого выберите столбцы, размеры которых нужно изменить, а затем откройте меню Формат и выберите команду Ширина столбца…. При этом откроется диалоговое окно. Установленное раннее значение ширины выбранного столбца появится в строке ввода этого окна. Единицей измерения ширины столбца являются символы, количество которых и определяет ширину столбца. Можно изменить значения ширины выбранных столбцов двумя способами. Если вам известно точно новое значение этой величены, то введите его с клавиатуры в строке ввода вместо старого значения или же щелкните на кнопке По ширине данных и Access сама выберет новое значение, достаточное для того, чтобы хватило места для заголовка столбца. Изменить высоту строки можно почти так же, как и ширину столбца. У левого края таблицы есть вертикальная серая область – область маркировки записи. Если Вы переместите в нее курсор мыши, он примет форму стрелки, направленной вправо, что указывает на изменение высоты строк таблицы. Необходимо отметить, что есть существенное различие в изменении строк и столбцов. Столбцы таблицы могут иметь различные размеры и в этом случае каждый раз можно менять размер одного столбца. А все строки должны иметь одинаковую высоту. Поэтому нет смысла выбирать несколько строк для изменения размеров, как это было со столбцами. В заключение вопроса подчеркнем, что редактирование в Access 2002, также, как и в других приложениях Windows, происходит по схеме "сначала выдели, потом сделай". Если Вы хотите скопировать, удалить или изменить что-либо, сначала выделите это, а затем выполните, выбрав необходимую команду в меню, нажав кнопку на панели инструментов или комбинацию клавиш. Для реляционных систем управления базами данных, таких как Access, данные разных категорий хранятся в разных таблицах, между которыми могут быть установлены связи. Это позволяет исключить избыточность информации. В Access 2002 можно установить два вида связи между таблицами одна – с одной, одна - со многими. На практике наиболее часто встречается связь таблиц одна – со многими. При таком типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие одна или несколько записей так называемой подчиненной таблицы. Для установления связи между таблицами - они должны иметь общее поле. При этом это поле необязательно должно иметь одинаковое имя, но обязательно должно содержать одинаковые данные. Обычно общее поле расположено в начале таблицы. Аccess 2002 работает быстрее, если общее поле индексировано. Для установления связи между таблицами вначале загрузите эти таблицы, а затем откройте меню Сервис и выберете в нем команду Схема данных. В диалоговом окне Добавление таблицы во вкладке Таблицы, выберите таблицы, которые Вы собираетесь связать, с помощью кнопки Добавить и закройте окно кнопкой Закрыть. В списке полей первой таблицы выберите общее поле и с помощью мыши переместите его в другие таблицы. При этом появится диалоговое окно установления связей. Щелкните на кнопке Создать в верхнем правом углу диалогового окна. После этого закройте окно Схема данных. Когда Access спросит, желаете ли Вы сохранить изменения в схеме данных, ответьте Да. Access укажет на связь с помощью черной горизонтальной линии, соединяющей поля. Для удаления связи, щелкните мышью на черной линии, соединяющей поля, и нажмите клавишу Del на клавиатуре. Контрольные вопросы
|
Похожие:
 | Цель проведения. В результате выполнения лабораторной работы студент должен иметь представление о понятии и технологии баз банных,... | | Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами... |
 | Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами... | | Что же такое база данных (БД) и система управления базами данных (субд)? В этом направлении информационных технологий не существует... |
| Студент должен знать: понятия «информационные системы», «базы данных», «ms access», схему работы с ms access, определение основных... | | В результате стали появляться и совершенствоваться системы управления базами данных. Одна из самых удобных, до недавнего времени,... |
| Обучающая: создать условия для усвоения содержания теоретического материала по данной теме на уровне закрепления, научить учащихся... | | Проектирование системы управления базами данных-независимого концептуального представления данных 7 |
| Научиться создавать новый файл базы данных Access, создавать таблицы в этом файле с помощью средств пользовательского интерфейса... | | И. Д. Камскова. Основы работы с базами данных. Таблицы и запросы Практикум. Нижний Новгород: Нижегородский государственный университет... |