ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКОВ
Работа в государственной информационной системе в сфере закупок Новосибирской области
Закупки по 44-ФЗ
Сведения о контрактах по закупкам прошлых лет, заключенных в рамках закона № 44-ФЗ, в том числе поставленных на учет в финансовом органе ранее посредством АС «УРМ».
Содержание
1.Формирование контракта или копии контракта в ГИСЗ НСО 3
1.1Заполнение заголовка документа 3
1.2.Заполнение детализации «Контрагенты» 7
1.4.Заполнение детализации «Календарный план исполнения обязательств» 16
1.5.Заполнение детализации «Распределение финансирования» 19
1.6.Заполнение детализации «Вложения» 24
2Отправка контракта или копии контракта в АС «Бюджет» 26
3Отправка контракта или копии контракта в АС «Бюджет» (в случае отклонения финансовым органом первичной версии) 30
Формирование контракта или копии контракта в ГИСЗ НСО 1.1Заполнение заголовка документа
Перейдите на рабочее место «Закупки по 44-ФЗ». Выберите группу интерфейсов «Учет и исполнение обязательств по контрактам и договорам». Перейдите на интерфейс «Сведения о контракте (его изменении)» (см. Рисунок 1).
Рисунок 1. – Переход на интерфейс «Сведения о контракте (его изменении)»
Нажмите кнопку  - «Добавить запись» на панели инструментов интерфейса «Сведения о контракте (его изменении).Редактируемые» (см. Рисунок 2).
Рисунок 2. – Переход к формированию сведений о контракте
В открывшейся экранной форме заполните информацию о контракте. Поля, отмеченные *, являются обязательными для заполнения (см. Рисунок 3).
Рисунок 3. – Поля заголовка документа
Внимание!
При заполнении заголовка документа обратите внимание на следующие моменты:
В поле способ определения поставщика необходимо выбрать Единственный поставщик (подрядчик, исполнитель).
В поле «Основание по закону / Часть, статья» необходимо выбрать значение «Основание не по 44-ФЗ».
Если контракт уже есть в АС «УРМ» – в поле «Контракт / № контракта», «Контракт / Дата заключения контракта» должны стоять номер и дата заключения контракта, которые указаны в контракте в АС «УРМ».
Если контракт уже есть в АС «УРМ» – в поле «Заказчик» должны быть указаны реквизиты заказчика (ИНН и КПП), которые указаны в контракте в АС «УРМ».
Проверьте правильность введенных данных и нажмите кнопку  - «Сохранить». Сформированные сведения о контракте появятся на интерфейсе «Сведения о контракте (его изменении). Редактируемые» (см. Рисунок 4).
Рисунок 4. – Сформированный заголовок документа «Сведения о контракте (его изменении)
Заполнение детализации «Контрагенты»
Нажмите кнопку «Детализация» в строке документа и перейдите в детализацию «Контрагенты» (см. Рисунок 5).
Рисунок 5. – Переход в детализацию «Контрагенты»
Для добавления сведений о поставщике нажмите кнопку - «Добавить запись» на панели инструментов.
В открывшейся экранной форме в поле «Контрагент» нажмите кнопку  - «Вызов справочника». В открывшемся справочнике перейдите на вкладку «Юридические лица» или «Физические лица» и нажмите кнопку «Фильтрация данных» для поиска контрагента (см. Рисунок 6).
Рисунок 6. – Вызов окна фильтрации данных для поиска контрагента
В открывшемся окне введите значение в поле, по которому будете производить поиск, и нажмите кнопку «Выполнить» (см. Рисунок 7). Удобнее всего производить поиск контрагента по следующим полям: ИНН, ИНН + КПП или Наименование.
Рисунок 7. – Поиск контрагента в справочнике по полю «Наименование»
В результате поиска на экране отобразится перечень контрагентов из справочника, удовлетворяющий заданным в фильтре условиям. Выберите нужного контрагента (проставьте галку) и нажмите кнопку «Выбор» (см. Рисунок 8).
Рисунок 8. – Выбор контрагента из справочника
Поля детализации «Контрагенты» автоматически заполнятся данными из справочника (см. Рисунок 9).
Рисунок 9. – Автозаполнение полей детализации «Контрагенты»
Внимательно просмотрите все поля, обязательные для заполнения. Если какие-то поля оказались не заполненными, то заполните их.
После заполнения всех требуемых полей нажмите кнопку - «Сохранить». Данные о добавленном контрагенте отобразятся в детализации «Контрагенты» (см. Рисунок 10).
Рисунок 10. - Пример заполненной детализации «Контрагенты»
Внимание!
Если контракт уже есть в АС «УРМ» – при заполнении детализации «Контрагенты» в поле «Контрагент» должен быть выбран поставщик с теми же ИНН и КПП, что указаны в контракте в АС «УРМ» (даже если на данный момент реквизиты контрагента изменились).
Заполнение детализации «Спецификация контракта»
Нажмите кнопку «Детализация» в строке документа и перейдите в детализацию «Спецификация контракта». Для добавления данных в детализацию нажмите кнопку - «Добавить запись» на панели инструментов (см. Рисунок 11).
Рисунок 11. - Добавление данных в детализацию
В открывшейся для редактирования экранной форме нажмите кнопку - «Вызов справочника» в поле «Наименование».
В открывшемся справочнике «Каталог продукции» сразу нажмите кнопку «Фильтрация данных», расположенную на панели инструментов (см. Рисунок 12).
Рисунок 12. - Вызов окна фильтрации данных для поиска продукции
В открывшейся форме заполните поле, по которому будете производить поиск продукции, и нажмите кнопку «Выполнить» (см. Рисунок 13).
Рисунок 13. – Пример поиска продукции в каталоге по полю «Наименование»
Внимание!
Не нужно заполнять в фильтре все поля! Достаточно указать 1-2 критерия поиска. Чем больше полей заполнено, тем меньше вероятность нахождения продукции с указанными параметрами.
В результате поиска на экране отобразится вся утвержденная продукция из каталога, удовлетворяющая заданным в фильтре условиям поиска. Выберите нужную продукцию (проставьте галку) и нажмите кнопку «Выбор» (см. Рисунок 14).
Рисунок 14. – Выбор продукции из каталога
В детализации «Продукция» автоматически заполнятся следующие поля: «Продукция», «Наименование», «Характеристика», «Код по ОКПД», «Код по ОКВЭД», «Код по ОКПД 2», «Код по ОКВЭД 2», «Единица измерения по ОКЕИ».
Внимание!
Добавлять продукцию в детализацию «Спецификация контракта» можно только путем выбора данных из справочника «Каталог продукции». В случае необходимости создания новой продукции воспользуйтесь разделом «Поиск продукции и добавление новой продукции в справочник «Каталог продукции» инструкции «Инструкция для заказчика. Позиции плана-графика».
Оставшиеся обязательные поля в форме необходимо заполнить вручную:
поле «Количество» заполняется путем ввода данных с клавиатуры; в данное поле допускается вводить значения с 3-мя знаками после запятой.
поле «Цена» заполняется путем ввода данных с клавиатуры; в данное поле введите цену за единицу продукции; в данное поле допускается вводить значения с 2-мя знаками после запятой.
поле «Стоимость» рассчитывается системой автоматически на основании данных, внесенных в поля «Количество» и «Цена».
Внимание!
Поле «НДС» заполняется путем выбора значения из списка в поле «Процент НДС». Значение в поле «Сумма НДС» рассчитывается системой автоматически в момент сохранения данных. После автоматического расчета суммы НДС заказчик может отредактировать значение в поле, если сумма НДС, рассчитанная системой, отличается от суммы НДС в спецификации контракта. Данное поле заполняется в обязательном порядке, если НДС предусмотрен контрактом. По умолчанию поле «НДС» заполнено значением «Без налогов».
Проверьте правильность внесенных данных и нажмите кнопку - «Сохранить». После сохранения данных добавленная продукция отобразится в детализации «Спецификация контракта».
Если в детализацию необходимо добавить несколько строк с продукцией, то действия, описанные в данном разделе, необходимо выполнить несколько раз.
Пример заполненной детализации «Спецификация контракта» приведен на Рисунке 15.
Рисунок 15. – Пример заполненной детализации «Спецификация контракта»
Заполнение детализации «Календарный план исполнения обязательств»
Детализация «Календарный план исполнения обязательств», предназначена для хранения информации об этапах контракта и должна быть заполнена вне зависимости от того, выделены ли в данном контракте этапы или нет. Если в контракте этапы не выделены, то детализация заполняется одной строкой, обозначающей контракт в целом.
Для добавления записи в детализацию «Календарный план исполнения обязательств» нажмите кнопку «Детализация» в строке документа, перейдите в детализацию «Календарный план исполнения обязательств» и нажмите кнопку - «Добавить запись» на панели инструментов (см. Рисунок 16).
Рисунок 16. – Добавление данных в детализацию «Календарный план исполнения обязательств»
В открывшемся окне заполните следующие поля (см. Рисунок 17), описание полей приведено ниже:
поле «Номер» заполняется вручную путем ввода номера этапа контракта с клавиатуры;
поле «Наименование» заполняется вручную путем ввода названия этапа контракта с клавиатуры;
поле «Поставщик, исполнитель, подрядчик» заполняется с помощью кнопки - «Вызов справочника», путем выбора контрагента из детализации «Контрагенты»;
поле «Стоимость обязательства, руб.» заполняется вручную путем ввода данных с клавиатуры; в данном поле указывается сумма обязательств за своевременное и качественное исполнение этапа контракта; если в контракте этапы не выделены, то в поле «Стоимость обязательства, руб.» указывается полная стоимость контракта.
поле «Срок исполнения этапа» заполняется путем выбора значения из календаря или ввода данных с клавиатуры; в данном поле указывается дата оплаты за своевременное и качественное исполнение этапа контракта.
Рисунок 17. – Поля детализации «Календарный план исполнения обязательств»
Внимательно просмотрите поля, не обязательные для заполнения. Если они Вам необходимы, то заполните их.
После заполнения всех нужных полей формы нажмите кнопку - «Сохранить».
Внимание!
Аванс не является этапом. Аванс – это условие оплаты контракта. В детализации «Календарный план исполнения обязательств» сумму аванса отдельной строкой выносить не нужно. Если контрактом предусмотрен аванс, то эта информация указывается только в детализации «Распределение финансирования» (см. раздел 1.5. данной инструкции).
Заполнение детализации «Распределение финансирования»
Для контрактов прошлых лет в детализации «Распределение финансирования» необходимо указать информацию как о финансировании прошлых периодов, так и о финансировании текущего и последующих периодов.
Внимание!
Если контракт уже есть в АС «УРМ» – общая сумма контракта, указанная в АС «УРМ», должна совпадать с ценой контракта в ГИСЗ НСО, указанной в заголовке документа.
Для формирования данных о финансировании нажмите кнопку  - «Операции» на панели инструментов интерфейса «Редактируемые контракты» и выберите операцию «Формирование распределения финансирования». В открывшемся окне задайте параметры операции и нажмите кнопку «Выполнить» (см. Рисунок 18).
Рисунок 18. – Операция «Формирование распределения финансирования»
Если в поле «Период финансирования» был указан только один период, то в детализации «Распределение финансирования» сформируется одна строка, в которой в поле "Объем финансирования" будет стоять сумма, равная сумме полей "Стоимость" всей продукции детализации "Спецификация контракта", а в полях, относящихся к бюджетной классификации будут указаны значения, соответствующие бюджетной классификации, выбранной в аргументах операции.
Если в поле «Период финансирования» было указано несколько периодов, относящихся к разным годам (см. Error: Reference source not found19, Рисунок 20), то в детализации «Распределение финансирования» сформируется несколько строк (по количеству разных лет). При этом в поле «Объем финансирования» в каждой строке будет стоять сумма, пропорциональная количеству периодов, выбранных в определенном году (см. Рисунок 21).
Рисунок 19. – Выбор периодов в справочнике «Учетные периоды»
Рисунок 20. – Параметры операции "Формирование распределения финансирования"
 …
Рисунок 21. – Строки, сформированные в детализации в результате выполнения операции «Формирование распределения финансирования»
Если поле «Бюджетные классификаторы» в аргументах операции было не заполнено, то поля, относящиеся к бюджетной классификации в детализации «Распределение финансирования», останутся пустыми (см. Рисунок 21). В этом случае их нужно будет заполнить:
путем выбора нужного КБК в справочнике «Остатки финансирования», открывающегося при нажатии кнопки - «Вызов справочника» в поле «Бюджетная классификация»;
путем ручного заполнения данных, если нужный КБК отсутствует в справочнике «Остатки финансирования».
Операцию «Формирование распределения финансирования» необходимо выполнить столько раз сколько разных наборов классификаторов указано в контракте (это касается как прошлых, так и настоящих периодов).
Если при повторном выполнении операции в аргументах операции выбраны те же бюджетная классификация и год финансирования, что указаны в уже сформированной строке в детализации «Распределение финансирования», то система выдаст сообщение об ошибке (см. Рисунок 22). В этом случае необходимо сначала отредактировать данные в уже сформированной строке в детализации «Распределение финансирования» (например, заполнить или изменить КБК), и только после этого повторить операцию «Формирование распределения финансирования» еще раз.
Рисунок 22. – Сообщение о ошибке
Далее необходимо отредактировать суммы по профинансированной части контракта (распределить суммы в соответствии с финансированием по годам: в 2013 году было оплачено столько-то, в 2014 было профинансировано столько-то, в текущем году необходимо оплатить столько-то). Суммы не обязательно расписывать по месяцам, достаточно отнести их к правильному году.
Для каждой строки в детализации «Распределение финансирования» должен быть обязательно указан этап. Этап выбирается из детализации «Календарный план исполнения обязательств».
Внимание!
Если контрактом предусмотрен аванс, то в детализации «Распределение финансирования» должна быть отдельная строка с установленным флагом в поле «Аванс». Для этого в строке с нужной бюджетной классификацией и суммой аванса, предусмотренной контрактом, в поле «Аванс» необходимо поставить галочку (см. Рисунок 23). В детализации «Календарный план исполнения обязательств» сумму аванса отдельной строкой выносить не нужно!
Если контрактом предусмотрен 100% аванс, то в детализации «Распределение финансирования» будет всего одна строка; иначе в детализации будет как минимум 2 строки – в одной поле «Аванс» будет заполнено, в другой - нет. При этом обе строки будут относится к одному этапу, если в контракте этапы не выделяются (см. Рисунок 24).
Рисунок 23. – Поле «Аванс»
Рисунок 24. – Пример заполнения детализации для контракта с авансовым платежом
Внимание!
При отправке сведений о контракте в АС «Бюджет» сумма, указанная для прошлых периодов (2013, 2014 года) в «Распределении финансирования» отдельными строками, будет просуммирована и отражена в АС «УРМ» в поле «Профинансировано в прошлых периодах» общим итогом.
Заполнение детализации «Вложения»
Детализация "Вложения" предназначена для ввода и хранения документов по контракту.
Для добавления нового документа в детализацию «Вложения» необходимо выполнить следующие действия, проиллюстрированные на Рисунке 25:
Перейдите в детализацию «Вложения».
Нажмите кнопку - «Добавить запись» на панели инструментов.
В открывшейся форме заполните поле «Тип документа», используя справочник «Типы документов», который открывается при нажатии кнопки - «Вызов справочника».
Заполните поле «Файл», выбрав нужный файл в файловом менеджере, который открывается при нажатии кнопки - «Вызов справочника».
Нажмите кнопку - «Сохранить».
Если в детализацию требуется приложить несколько документов, то пункты 2 – 5 следует выполнить несколько раз.
Рисунок 25. – Заполнение детализации «Вложения»
Особенности заполнения полей детализации «Вложение» приведены в таблице 1 «Пример заполнения детализации «Вложения».
Таблица 1.
Пример заполнения детализации «Вложения»
Наименование поля
|
Пример заполнения
|
Описание
|
Тип документа
|
Контракт (Договор)
|
Выбор из справочника «Типы документов» с ограничением по группе «Контракты».
|
Файл
|
Contract.doc
|
При добавлении файла в систему происходит подписание вложения электронной подписью пользователя.
|
Дата публикации
|
22.10.2012
|
Дата вложения файла. Заполняется текущей датой.
|
Примечание
|
|
Дополнительная информация
|
Внимание!
В детализации «Вложения» обязательно должен быть хотя бы один документ с типом «Контракт (Договор)».
2Отправка контракта или копии контракта в АС «Бюджет»
Внимание!
Далее описан процесс отправки для случая, когда в АС «УРМ» уже есть копия контракта. Если в АС «УРМ» копии нет, процесс значительно упрощается.
После того, как копия сведений о контракте сформирована в ГИСЗ НСО, документ необходимо отправить в АС «Бюджет» для установления связи с бюджетным обязательством, поставленным на учет в финансовом органе ранее посредством АС «УРМ».
Внимание!
При создании в ГИСЗ НСО копии контракта (который уже стоит на БО в АС «Бюджет»), в заголовке документа необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО заполнить поле «Примечание», указав следующий текст: «Создание в ГИСЗ НСО контракта, поставленного ранее на учет в АС «УРМ».
Если поле «Примечание» будет не заполнено, то финансовый орган отклонит БО, т.к. в АС «Бюджет» документ придет как уточнение.
Для отправки копии контракта в АС «Бюджет» документ необходимо перевести из состояния «Редактируется» в состояние «Подписан».
Для этого в строке документа нажмите кнопку  - «Перевод состояния» и в выпадающем списке выберите состояние «Подписан» (см. Рисунок 26, Рисунок 27).
Рисунок 26. – Кнопка «Перевод состояния»
Рисунок 27. – Список доступных состояний
Подтвердите свои действия по переводу документа в новое состояние, нажав кнопку «Да» (см. Рисунок 28).
Рисунок 28. – Форма для подтверждения перевода документа в выбранное состояние
При выполнении перехода на стороне ГИСЗ НСО могут сработать логические контроли, проверяющие правильность заполнения данных. Если данные контроли сработали, исправьте указанные в контроле ошибки и повторите перевод документа в состояние «Подписан» еще раз.
В случае успешного прохождения контролей на стороне ГИСЗ НСО на экране отобразится сообщение об успешной отправке документа (см. Рисунок 29).
Рисунок 29. – Сообщение об успешной отправке документа
В этом случае документ автоматически перейдет на вкладку «Действующие контракты» и встанет в очередь на отправку данных в АС «Бюджет». В поле «Состояние документа» появится значение «Подписан», в поле «Статус обработки» - «Документ поставлен в очередь».
Спустя некоторое время (в зависимости от результата загрузки документа в АС «Бюджет») в поле «Статус обработки» значение сменится на «Документ успешно обработан» или «Документ обработан с ошибками».
Если значение в поле «Статус обработки» меняется на «Документ успешно обработан», то документ остается в состоянии «Подписан», а в поле «Состояние бюджетных обязательств» появится значение «На согласовании ФО».
Если значение в поле «Статус обработки» меняется на «Документ обработан с ошибками», то состояние документа сменится на «Редактируется» и документ автоматически вернется на вкладку «Редактируемые контракты». В поле «Текст ошибки обработки» отобразится причина, почему документ не загрузился в АС «Бюджет». В этом случае отредактируйте сведения о договоре, исправьте ошибки, и заново переведите документ в состояние «Подписан».
Финансовый орган получает сведения о контракте в АС «Бюджет» в состоянии «На согласовании ФО», рассматривает их в установленном порядке и может либо принять бюджетные обязательства по контракту (далее – БО), либо отклонить их.
В случае если финансовый орган согласовывает БО, то в поле «Состояние бюджетных обязательств» сведений о контракте значение меняется на «Приняты». После этого можно формировать документы исполнения для оплаты оставшейся суммы по контракту, а также уточнять сведения о контракте.
Если финансовый орган отклоняет БО, то в поле «Состояние бюджетных обязательств» сведений о контракте значение меняется на «Отклонены», а в поле «Причина отклонения БО» появляется отметка сотрудника финансового органа о причине отклонения БО по контракту. В этом случае необходимо заново направить копию контракта в АС «Бюджет» (см. раздел 3 данной инструкции «Отправка копии контракта (договора) в АС «Бюджет» (в случае отклонении финансовым органом первичной версии»)).
3Отправка контракта или копии контракта в АС «Бюджет» (в случае отклонения финансовым органом первичной версии)
Если первичная отправка копии контракта не увенчалась успехом и финансовый орган отклонил БО, то копию контракта необходимо заново направить в АС «Бюджет», устранив замечания, указанные в поле «Причина отклонения БО» сотрудником финансового органа и корректно заполнив следующие поля в сведениях о контракте:
Номер контракта;
Дата заключения контракта;
Общая сумма контракта;
ИНН и КПП заказчика;
ИНН и КПП контрагента (поставщика).
Внимание!
Если отклонено БО для случая, когда в АС «Бюджет» нет копии контракта, то формируется уточнение контракта с корректировками и вновь направляется в АС «Бюджет».
При повторной отправке копии контракта в АС «Бюджет» необходимо заново сформировать сведения о контракте и заполнить все детализации, т.е. необходимо заново выполнить действия, описанные в разделах 1 «Формирование копии контракта в ГИСЗ НСО» и 2 «Отправка копии контракта в АС «Бюджет»» данной инструкции.
Формирование уточнения контракта в этом случае не допускается!
Если финансовый орган раз за разом отклоняет БО с пометкой «не верно создана копия», «неверно созданный документ вместо "уточнения", создан как "контракт"» или при отправке копии контракта на стороне бюджета постоянно возникает ошибка «Не пройден контроль: Не пройден контроль БО на наличие остатка по показателям ПФХД», «Не пройден контроль: Не пройден контроль БО на наличие ЛБО с учетом планируемых изменений по ЛБО на текущий год», то рекомендуем Вам обратиться в тех. поддержку ГИСЗ НСО. Скорее всего копия контракта в ГИСЗ НСО сформирована не корректно или значения полей:
Номер контракта,
Дата заключения контракта,
Общая сумма контракта,
ИНН и КПП заказчика,
ИНН и КПП контрагента (поставщика)
отличаются от значений, указанных в АС «Бюджет». |
