Организация электронного обмена документами
Скачать 210.98 Kb.
|
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 15 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ К ДОГОВОРУ №_______________от __________ 20__ г. между АО «Тандер» и ______________________ _______________________ «____» ___________20___г. 1. Общие положения 1.1. В целях оптимизации документооборота между Сторонами, а также повышения уровня сохранности и защиты передаваемых документов и информации, содержащейся в них, Стороны пришли к соглашению о внедрении, в рамках документооборота по Договору системы электронного документооборота (далее - Электронный обмен) по телекоммуникационным каналам связи в порядке и на условиях, определенных настоящим Приложением. 1.2. В рамках Приложения Стороны определяют, что между Сторонами осуществляется электронный обмен юридически значимыми первичными учетными документами бухгалтерского и (или) налогового учета, по установленным нормативными актами формам и форматам (далее — формализованные документы), а также документами в свободной форме и форматах, согласованных Сторонами (далее — неформализованные документы), на основе EDI- документов. 1.3. Стороны установили, что сервис Электронного обмена по настоящему Приложению на стороне Заказчика обеспечивается Операторами опубликованными на официальной странице, расположенной по адресу http://magnit-info.ru/partners/edi/ Сервис электронного обмена по настоящему Приложению может обеспечиваться любым Оператором электронного документооборота, при наличии технических возможностей роумингового соединения с операторами электронного документооборота Заказчика, в порядке и на условиях определенных данным Приложением, после представления Заказчику Заявления о выборе провайдера. В случае обмена юридически значимыми документами, требующими использование квалифицированной электронной подписи - после подписания Акта о проведении технического тестирования электронного документооборота. 1.4. Используемые программные и аппаратные средства, виды предоставляемых услуг, порядок и условия подключения, а также организация работы с сервисом Электронного обмена устанавливаются каждым Оператором электронного документооборота в соответствующей документации, которая предоставляется при заключении отдельного Договора на использование сервиса Электронного обмена с Оператором электронного документооборота. 1.5. Перечень внедренных электронных документов на дату подписания Приложения. Стороны подтверждают готовность обмениваться следующими типами электронных документов:
2. Термины и определения 2.1. Стороны согласовали следующие определения специальных терминов: Электронный документ (ЭД) – документированная информация в электронно-цифровой форме, пригодная для обработки в программных комплексах. Электронный документ может быть формализованным и неформализованным. Электронный документооборот (ЭДО) – документооборот с применением информационной системы. Сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Срок действия сертификата указывается в сертификате. Владелец сертификата ключа электронной подписи – уполномоченный сотрудник Стороны, на имя которого Удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи, и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы). Удостоверяющий центр (УЦ) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи". Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – электронная подпись, соответствующая всем установленным требованиям пункта 4 статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи». Уполномоченное лицо – сотрудник любой из Сторон, уполномоченный доверенностью, приказом или иным распорядительным документом подписывать электронные документы, предусмотренные настоящим соглашением, используя квалифицированную электронную подпись. EDI (electronic data interchange) – электронный обмен данными – взаимодействие между Производителем и Заказчиком в виде стандартизированных бизнес-операций стандартного формата, основанного на стандартах EANCOM и EDIFACT. EDI-документы – электронные сообщения установленного формата на базе UN/EDIFACT D.01B и руководства по электронному обмену данными EANCOM 2002 S3 (версии 3). EDI-провайдер / Оператор электронного документооборота (Оператор ЭДО) - коммерческая сертифицированная на территории РФ организация, оказывающая услуги по предоставлению доступа к платформе электронной коммерции, обеспечивающей обмен документами и информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота. EDI-провайдер / Оператор ЭДО должен иметь паспорт о присоединении к сети доверенных операторов электронного документооборот в соответствии с Приказом ФНС № ММВ-7-6/253 от 20.04.2012г. GLN-номер (а) (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – уникальный номер (13 цифр) в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов. GUID-номер (GLOBALLY Unique Indentifier) – идентификатор участника электронного документооборота, необходимый для подключения к документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Формализованный юридически значимый документ (ФЮЗД) – первичный учетный документ бухгалтерского и (или) налогового учета, форма и формат которого утверждена соответствующими Приказами ФНС РФ или иным уполномоченным органом. Платформа электронной коммерции – платформа для электронного обмена деловыми данными, представляющая собой аппаратно–программный комплекс, реализующий функционал специализированной системы обмена данными (по аналогии с электронной почтой) и обеспечивающий идентификацию отправителя и получателя, высокий уровень защиты информации от несанкционированного доступа, отслеживание сообщения на его пути от отправителя к получателю, обеспечивающая пригодность информации к автоматизированной обработке учетными системами. Прямой обмен (Интеграция) – обмен электронными документами между Сторонами без использования платформы электронной коммерции, предоставляемой Оператором электронного документооборота. Электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. 2.2. Стороны согласовали определения специальных терминов по следующим типам документов: • ORDERS – заказ на поставку Продукции. • ORDRSP – информация о заказе. • DESADV – уведомление об отгрузке. • RECADV – уведомление о приемке. • RETANN – уведомление о возврате. • RETREC – подтверждение о возврате. • COACSU – акт сверки. • PRICAT – каталог поставляемой Продукции и цен на них. Документ используется для согласования поставляемой Продукции и цен при заключении Договора, либо для согласования изменения поставляемой Продукции и цен. • PARTIN – информация об участнике, содержит реквизиты сторон (наименование, адрес, ответственные сотрудники, финансовые реквизиты, номер банковского счета и т.д.). • ЭСФ – счет-фактура по установленным ФНС РФ форме и форматам, направленный в электронном виде. • ИЭСФ – исправленный счет-фактура по установленным ФНС РФ форме и форматам, направленный в электронном виде. • КЭСФ – корректировочный счет-фактура по установленным ФНС РФ форме и форматам, направленный в электронном виде. • ТН или (ТОРГ- 12) – товарная накладная. Документ учета движения товарно-материальных ценностей, составленный отдельно на каждую поставку. • ТОРГ- 2 – Акт о расхождениях при приемке Продукции по качеству и количеству. • Акт расчета премии – Акт-основание для выплаты премии по факту выполнения коммерческих условий к Договору поставки. • УПД - универсальный передаточный документ. Разработанный и рекомендованный ФНС России документ, который представляет собой счет-фактуру, дополненный реквизитами первичных учетных документов, подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость и при оформлении фактов хозяйственной жизни. • УКД - универсальный корректировочный документ. Разработанный и рекомендованный ФНС России документ, который представляет собой корректировочный счет-фактуру, дополненный реквизитами первичных учетных документов, подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость и при оформлении фактов хозяйственной жизни. 3. Правила передачи сообщений 3.1. Правила передачи сообщения «Информация о заказе» (ORDRSP). 3.1.1.Необходимо высылать один ORDRSP на весь заказ. 3.1.2. В случае наличия обстоятельств, не позволяющих осуществить отгрузку, Производитель обязан прислать повторный ORDRSP c аналогичным номером, но с признаком ОТМЕНЫ. 3.1.3. GLN Заказчика, GLN Производителя, GLN места доставки, штрих-код единицы измерения Продукции берутся из заказа и должны остаться без изменений. 3.1.4. Необходимо заполнить поле Номер документа ORDRSP. Номер документа не должен превышать 20 символов. 3.1.5. Необходимо указать дату осуществления поставки в соответствии с заказом ORDERS. 3.1.6. Необходимо указать дату и номер заказа в соответствии с заказом ORDERS. 3.1.7. Необходимо указать наименование Заказчика. 3.1.8. Необходимо указать соответствующий тип транспортного средства (реф/термо) (*для Контрагентов, доставка Продукции которых осуществляется транспортной Компанией ООО «Сельта»). 3.1.9. Необходимо указать адрес места отгрузки. 3.1.10. Необходимо указать дату отгрузки. 3.1.11. Необходимо указать внутренний код Продукции, присвоенный АО «Тандер». 3.1.12. Необходимо указать количество поставляемой Продукции. 3.1.13. Необходимо указать цену поставляемой Продукции с НДС. 3.1.14. Необходимо указать ставку НДС в % по поставляемой Продукции. 3.1.15. Все имеющиеся в электронном сообщении ORDRSP поля должны быть заполнены Производителем. 3.1.16. В случае реализации и внедрения в работу новых доп.полей в документе ORDRSP подписание дополнительных юридических документов не требуется. 3.2. Правила передачи сообщения «Уведомление об отгрузке» (DESADV). 3.2.1. Сообщение DESADV предназначено для уведомления Заказчика о факте и содержании отгрузки со склада Производителя. 3.2.2. DESADV должен быть выслан на весь заказ. 3.2.3. DESADV должен быть сформирован и отправлен Производителем не позднее, чем в момент отгрузки Продукции со своего склада и до прибытия транспорта Производителя на объект Заказчика. 3.2.4. Электронное сообщение DESADV должно полностью соответствовать бумажным ТН и ТТН, Универсальному передаточному документу (иным документам, которые в соответствии с законодательством РФ подтверждают передачу Продукции), которые передаются оператору приемки Заказчика в момент передачи Продукции Заказчику по-позиционно, по единицам измерения (шт\кор) и по цене Продукции. 3.2.5. GLN Заказчика, GLN Производителя, GLN места доставки, штрих-код единицы измерения Продукции берутся из заказа и должны остаться без изменений. 3.2.6. Необходимо заполнить поле Номер документа DESADV. Номер документа DESADV должен полностью соответствовать номеру ТН. 3.2.7. Необходимо указать дату осуществления поставки в соответствии с заявкой ORDERS. 3.2.8. Необходимо указать местное время прибытия а/м на склад Заказчика. 3.2.9. Необходимо указать дату и номер заказа в соответствии с заявкой ORDERS. 3.2.10. Необходимо указать наименование Заказчика. 3.2.11. Необходимо указать внутренний код Продукции, присвоенный АО «Тандер». 3.2.12. Необходимо указать количество поставляемой Продукции. 3.2.13. Необходимо указать количество поставляемой Продукции в паллетах. 3.2.14. Необходимо указать страну-производителя Продукции. 3.2.15. Необходимо указать цену поставляемой Продукции с НДС. 3.2.16. Необходимо указать ставку НДС в % по поставляемой Продукции. 3.2.17. Необходимо указать номер и дату ТТН и счет-фактуры. 3.2.18. Необходимо указать регистрационный номер транспортного средства, регистрационный номер прицепа (при наличии). 3.2.19. Необходимо указать контактные данные водителя транспортного средства (ФИО, номер телефона). 3.2.20. Все имеющиеся в электронном сообщении DESADV поля должны быть заполнены Производителем. 3.2.21. В случае реализации и внедрения в работу новых доп.полей в документе DESADV подписание дополнительных юридических документов не требуется. 3.2.22. При отгрузках весовой Продукции, необходимо указать вес Продукции в соответствии с ТН с учетом округления знаков после запятой. 3.2.23. Необходимо указывать UID электронного ветеринарного сертификата для каждой товарной позиции в DESADV 3.3. Правила передачи сообщения «Уведомления о приемке» (RECADV). 3.3.1. Непосредственно после приемки Продукции, Заказчик вправе направить Производителю Акт приема-передачи Продукции на складе Заказчика «Уведомление о приемке» (RECADV) в электронном виде через EDI-провайдера.. «Уведомление о приемке» (RECADV) отправляется Производителю после получения Заказчиком заявления на получение RECADV установленного образца, а также если Производитель отправил, а Заказчик получил документы «Информация о заказе» (ORDRSP) и «Уведомление об отгрузке» (DESADV). 3.3.2. Сообщение «Уведомление о приемке» (RECADV) отражает факт приемки Продукции Заказчиком. Создается и отправляется Заказчиком Производителем при приеме Продукции на складе Заказчика 4. Условия признания электронных документов равнозначными документам на бумажном носителе 4.1. При осуществлении Электронного обмена формализованными электронными документами Стороны обязуются применять формы и форматы таких документов, утвержденных соответствующими распорядительными документами уполномоченных органов. В случае внесения изменений в действующие нормативные акты или при опубликовании новых взамен действующих, Стороны при осуществлении Электронного обмена формализованными электронными документами обязуются применять измененные формы и форматы формализованных электронных документов, установленные соответствующими нормативными актами, действующие на дату отгрузки Продукции. При этом Производитель обязуется обеспечить техническую возможность применения новых (измененных) форм и форматов документов заблаговременно до даты вступления в силу соответствующего нормативного акта. 4.2. При осуществлении электронного обмена EDI-документами применяются установленные форматы электронных документов на базе UN/EDIFACT D.01B и руководства по электронному обмену данными EANCOM 2002 S3 (версии 3). 4.3. Обмен ЭД и применение КЭП регулируются требованиями законодательства РФ. Стороны признают, что на момент подписания настоящего Приложения, для целей ЭДО в части передачи электронных ФЮЗД используется усиленная КЭП в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи». Стороны самостоятельно осуществляют действия по выпуску, обновлению, отзыву Сертификата ключа проверки ЭП. Выдача, замена, уничтожение ключей шифрования и ключей КЭП, а также предоставление Сертификата ключа проверки КЭП осуществляются только аккредитованным удостоверяющим центром, включенным в список, публикуемый на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций РФ. 4.4. Стороны признают, что полученные ими ФЮЗД, заверенные электронной подписью уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей сторон. При соблюдении данных условий, юридически значимый электронный документ, содержание которого соответствует требованиям нормативных правовых актов, принимается Сторонами к учету в качестве первичного бухгалтерского учетного документа, а также налогового документа и (или) регистра, используется в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляется в государственные органы по запросам последних, и в прочих отношениях Сторон. 4.5. Стороны обязуются при подписании акта о проведении технического тестирования системы ЭДО для обработки и обмена электронными юридически значимыми документами, требующими применения КЭП, предоставить друг другу документы, подтверждающие права уполномоченных лиц подписывать электронные документы, согласованные Сторонами в настоящем Соглашении. В случае изменения списка или объема полномочий Уполномоченных лиц Стороны обязаны незамедлительно (в срок не позднее одного рабочего дня с момента внесения указанных изменений) уведомить об этом другую сторону любым доступным способом , в системе ЭДО выполнить регистрационные действия для нового уполномоченного лица с соответствующим КЭП а также отозвать сертификат ключ ЭП лица, в отношении которого было прекращение или изменение полномочий. При истечении срока действия полномочий Владельца сертификата Сторона обязана предоставить документы, подтверждающие продление полномочий. Электронный документооборот с использованием сертификата ключа проверки электронной подписи, полномочия владельца которого не подтверждены, не допускается. 4.6. Подписанный с помощью КЭП уполномоченным лицом Стороны ФЮЗД признается равнозначным оформленному в установленном порядке документу на бумажном носителе и порождает для Сторон юридические последствия в виде установления, изменения и прекращения взаимных прав и обязанностей при одновременном соблюдении следующих условий: • подтверждена действительность сертификата КЭП, с помощью которой подписан данный ФЮЗД, на дату подписания документа; • получен положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата КЭП, с помощью которой подписан данный документ; • подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания; • оформлен по форме и формату, утвержденному уполномоченным органом государственной власти; • документы направлены и подписаны уполномоченными лицами . 4.7. Стороны соглашаются, что при осуществлении ЭДО на согласованной Платформе электронной коммерции, использование средств криптографической защиты информации, которые реализуют шифрование и удостоверение КЭП, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия Сторон. 4.8. Осуществление ЭД между Сторонами в соответствии с настоящим Приложением не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением. Приоритет при обмене документами на разных носителях (бумажный и электронный) с одинаковыми реквизитами и показателями имеют ЭД. 5. Права, обязанности и ответственность сторон 5.1. Заказчик принимает на себя следующие права и обязанности:
5.2. Производитель принимает на себя следующие права и обязанности:
5.3. В целях обеспечения безопасности обработки и конфиденциальности информации Стороны обязаны:
5.4. В случае невозможности исполнения обязательств по настоящему Приложению Стороны немедленно письменно извещают друг друга о приостановлении обязательств, причинах, вызвавших такое приостановление и предполагаемых сроках их устранения. 5.5 В случаях выдачи новых, замены, уничтожения ключей шифрования и КЭП Стороны обязаны уведомить друг друга о наличии таких обстоятельств незамедлительно, но в любом случае в срок не позднее одного рабочего дня. 5.6. Стороны пришли к соглашению, что:
6. Порядок обмена электронными документами по телекоммуникационным каналам связи с использованием квалифицированной электронной подписи. 6.1. Стороны за свой счет приобретают, устанавливают и обеспечивают работоспособность средств и каналов связи, программного обеспечения, а также средств криптографической защиты информации, необходимых для подключения к Системе ЭДО. 6.2. Выпуск сертификатов ключей ЭП для Производителя и Заказчика осуществляет Удостоверяющий Центр УЦ из списка аккредитованных Министерством связи и массовых коммуникаций РФ, который расположен по адресу http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/#section-list-of-accredited-organizations. 6.3. Стороны самостоятельно оформляют и представляют Оператору электронного документооборота (Оператору ЭДО) заявление об участии в электронном документообороте ЭДО формализованными юридически значимыми документами, с использованием квалифицированной электронной подписи в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, а также получают у Оператора ЭДО идентификаторы участников электронного документооборота ЭДО (GUID), реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту ЭДО по телекоммуникационным каналам связи. 6.4. Стороны электронного документооборота производят тестирование документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (подключение, проведение настроек, передача тестовых документов, наличие обязательных полей для заполнения, корректность форматов файлов), результаты которого фиксируют в «Акте о проведении тестирования формализованными юридически значимыми документами» и подписывают каждой Стороной ЭДО. 6.5. Производитель после получения и подписания «Акта о проведении тестирования формализованными юридически значимыми документами» не позднее 5 (пяти) рабочих дней направляет Оператору ЭДО «Заявку на организацию обмена электронными документами между Производителем и Закзачиком» со всеми реквизитами (ИНН, КПП, идентификатор участника электронного документооборота), необходимыми для организации обмена в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. После проверки полученной от Производителя Заявки Оператор ЭДО передает ее Заказчику. 6.6. Заказчик после получения «Заявки на организацию обмена электронными документами между Заказчиком и Производителем» от Оператора ЭДО, при наличии подписанного Производителем «Акта о проведении тестирования формализованными юридически значимыми документами», подключает Производителя к сервису обмена и уведомляет Оператора ЭДО об удовлетворении Заявки Производителя.
6.8. В отношении ЭСФ Производителем выставляется только один отдельный ЭСФ, на каждую товарную накладную. В одном ЭСФ не могут быть объединены данные об отгруженной Продукции из нескольких товарных накладных. Данное правило действует как в отношении первичных ЭСФ, так и в отношении исправленных и корректировочных счет-фактур. 6.9. Электронный счет-фактура должен быть направлен Производителем Заказчику Продукции, а также при возврате Продукции Производителю, в срок установленный п. 3 ст. 168 НК РФ. 7. Действие Приложения
7.4. Настоящее Приложение является неотъемлемой частью Договора, составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон, которые имеют одинаковую юридическую силу. Реквизиты, подписи и печати Сторон
Производитель _________________ Заказчик __________________ |
Похожие:
 | Стороны пришли к соглашению о внедрении, в рамках документооборота по Договору системы электронного документооборота (далее Электронный... | | Стороны пришли к соглашению о внедрении, в рамках документооборота по Договору системы электронного документооборота (далее Электронный... |
| Договора «об оказании услуг по доступу к системе электронного документооборота и использования системы для организации обмена расчетно-платежными... | | Особенности обмена транзитными электронными документами через сэд нрд |
| Особенности обмена транзитными электронными документами через сэд нрд | | Сбис это защищенная сеть обмена электронными документами между компаниями и внутри них. Главная задача сбис решить типичные проблемы... |
| При информационном обмене в рамках Системы осуществляется обязательное использование сертифицированных средств эцп и шифрования,... | | ... |
 | Современные методы электронного обмена информацией на примере конфигурации «Бухгалтерский и налоговый учет», редакция 3 (управляемое... | | Для производства обмена либо первичной выдачи ву, а также при утрате ву, граждане подают в Регистрационно-Экзаменационное Подразделение... |