Коммерческое предложение
системы электронного документооборота СБИС
СБИС - это защищенная сеть обмена электронными документами между компаниями и внутри них. Главная задача СБИС - решить типичные проблемы «бумажного» документооборота:
большие затраты времени на рассылку документов клиентам и сбор подписанных экземпляров;
долгая доставка до клиентов расчетных документов, а значит, задержки оплат по ним;
бумажные документы неудобно хранить, их поиск или переделка отнимают много сил.
Юридическая сила электронных документов и возможность их использования без дублирования на бумаге закреплена законодательно (см. приложение №5), поэтому компания «Тензор» предлагает Вам подключиться к системе СБИС (sbis.ru).
Как работает электронный документооборот в СБИС?
Обмен бумажными документами выглядит не очень логично. Из одной учетной системы они распечатываются, отправляются контрагентам, а потом с бумаги снова вводятся в компьютер.
Гораздо проще загрузить документы из вашей системы в СБИС, а потом выгрузить их в другую систему. СБИС уже умеет работать со многими программами, а если надо, то мы состыкуем его и с вашей биллинговой или учетной системой. С помощью СБИС документы подписываются и в электронном виде рассылаются вашим контрагентам. Получить и обработать документы контрагенты смогут бесплатно в своем web-кабинете. Им для этого нужен лишь компьютер с выходом в Интернет и электронная подпись. Причем подойдет та же подпись, что и для сдачи электронной отчетности. Она есть почти у всех.
У электронного документооборота есть и еще один плюс – это возврат документов. Все мы прекрасно понимаем, что документы мало доставить в одну сторону. Нужно еще вернуть подписанные экземпляры. В СБИС вы будете получать ответы от контрагентов очень оперативно.
Справка о системе и ее разработчике
СБИС уверенно входит в тройку лидеров на рынке юридически значимого электронного документооборота. В системе активно работают более 850 000 компаний в 83 субъектах РФ.
По закону обмен электронными счетами-фактурами производится только через аккредитованного ФНС оператора документооборота, которым и является разработчик системы СБИС – компания Тензор (tensor.ru). Технология СБИС также аккредитована ПФ, Росстатом, лицензирована ФСБ, Минкомсвязи, а также ФСТЭК для передачи персональных данных до класса 1Г включительно. Компания Тензор обеспечивает поддержку системы во всех регионах России: в 70 действуют собственные филиалы, а в остальных работают более 500 партнеров.
Отметим, что в данном предложении перечислены только основные возможности системы. Поэтому предлагаем организовать презентацию системы СБИС в вашей организации, для принятия решения о старте внедрения.
Предложение содержит приложения на 5 листах.
____________________,
Руководитель проектов ЭДО
Приложение №1
СБИС упрощает внешние коммуникации
СБИС – это система, которая позволяет обмениваться электронными документами с вашими клиентами, поставщиками и контролирующими органами без дублирования их на бумаге. Сотни тысяч организаций по всей стране уже перешли на СБИС, потому что...
Со СБИС отправка и получение документов будет быстрее и дешевле.
Если вы оказываете услуги массово, то, скорее всего, выставляете много документов на небольшие суммы. По ним очень просто уйти в минус, ведь затраты на их создание и доставку, часто перекрывают получаемую прибыль. СБИС идеально подойдет для решения этой проблемы – доставка документа в любую точку страны будет стоить для вас пару рублей и занимать не больше минуты.
Сбор счетов-фактур от поставщиков (ЖКХ, связь, охрана) занимает несколько дней? Со СБИС - пару минут, причем, не выходя из офиса. Многие из них уже рассылают в электронном виде свои документы по клиентам. А учитывая то, что электронные документы тщательно проверяются перед отправкой, вы существенно снижаете для себя риск отказа в зачете НДС. Ну и конечно, такие документы можно сразу загрузить в свою учетную систему, в разы сократив затраты на их ввод.
СБИС ускоряет поступление денег на ваши счета. Здесь все просто: чем быстрее вы доставите документы до своих контрагентов, тем быстрее они инициируют по ним оплату, и соответственно, тем быстрее вы получите деньги.
СБИС удобен и прост в использовании:
Все, что нужно для интеграции СБИС с вашей учетной системой – выгрузить данные по документам в любом структурированном виде. СБИС сам проверит, загрузит и отправит подготовленные вами документы. Вам не придется проводить дополнительное обучение для сотрудников, они, как и раньше, будут работать в вашей системе.
Вашим контрагентам не нужно никаких дополнительных программ, все работа с документами выполняется в любом удобном для них веб-браузере, даже СКЗИ устанавливать не потребуется (при хранении подписи на сервере).
СБИС — это единое окно для общения с госорганами:
А как вы сейчас отвечаете на запросы налоговой по представлению документов? Подготовить ответ на каждый такой запрос – целое дело. Нужно сначала найти документы среди коробок бумажного архива, затем скопировать и вручную заверить каждую бумажку, и, наконец, собранную пачку надо отвезти в налоговую. Со СБИС все проще: удобный мастер поможет отобрать нужные документы, возиться с копиром и заверять электронные документы не нужно, да и в налоговую их можно отправить через Интернет.
ФНС, ПФ, Росстат, ФСС, Росалкоголь, Росприроднадзор и другие госорганы будут принимать ваши отчеты и документы круглосуточно, без праздников и выходных. СБИС обеспечит вас самыми свежими формами отчетов, снабдив их подробными инструкциями и комментариями специалистов по заполнению;
Вы будете застрахованы от ошибок, так как в СБИС реализована полноценная камеральная проверка отчетов по соотношениям контролирующих органов, а также система мониторинга налоговых рисков.
Приложение №2
СБИС помогает вести внутренние дела компании
СБИС не только значительно упрощает документооборот с внешними контрагентами, но и решает вместе с вами самые важные внутренние задачи:
СБИС наведёт порядок во внутренних документах:
Обмениваясь внутренними документами по электронной почте, нас угнетает беспорядок и не всегда хватает функций. Внедрив серьезную систему документооборота, мы скучаем по простой, понятной и недорогой почте. Попробуйте СБИС — и Вы будете приятно удивлены тому, сколько возможностей заложено в систему с таким простым и приятным интерфейсом. Каждому сотруднику СБИС выделит личную подпись для визирования документов, а также папку для работы с персональными заданиями. При этом все общие документы (входящая и исходящая корреспонденция, приказы, договора и служебные записки) будут автоматически зарегистрированы и разложены по виртуальным папкам.
Часто, перед тем как отправить клиенту важный документ его необходимо согласовать. Как обычно это происходит? Менеджер берет бумагу и бежит по ответственным. Вместо продаж время уходит на «обивание порогов» согласователей. Со СБИС все проще и эффективнее. Достаточно завести документ в системе, а дальше он сам будет проходить заданный маршрут. Контролировать сроки согласования будет уже СБИС, а не менеджер.
СБИС упрощает коммуникацию сотрудников. Ознакомить «под роспись» с важным приказом, дать поручение и проконтролировать его или просто спросить совета у коллеги – все это вы сможете в СБИС. При этом не важно, где будет находиться нужный вам сотрудник – в соседнем кабинете или в дальневосточном филиале.
СБИС поможет вам собрать и проверить сведения о ваших партнерах или конкурентах:
из самых разных открытых источников СБИС собирает и обобщает информацию обо всех зарегистрированных на территории России организациях и индивидуальных предпринимателях, чтобы вывести ее для вас в наглядной и информативной форме;
получив любой входящий документов от нового партнера, вы сможете по одному клику перейти к подробному досье о нем. Оно содержит все: от анализа ее финансового состояния до тендеров и судов, в которых она участвовала;
кто учредители компании? Чем еще владеют эти лица? Не создают ли ваши сотрудники теневых компаний для увода клиентов? На все эти вопросы вы также сможете найти ответ в СБИС.
СБИС обеспечивает надежность и безопасность документооборота:
обмен электронными документами как внутри компании, так и с внешними контрагентами производится только по защищенным каналам связи, которые полностью исключают возможность несанкционированного доступа;
электронные документы могут храниться как на серверах оператора, так и на вашем локальном компьютере, они не потеряются, не сгорят, да и украсть их гораздо сложнее.
Приложение №3
Стоимость использования системы СБИС
Стоимость использования системы СБИС складывается из двух составляющих:
Тариф подключения «Электронный документооборот» - 6500 р. в год
В электронном виде все ваши внешние и внутренние документы;
Неограниченное количество входящих документов;
Отправка 300 документов в квартал (включена в тариф);
Настройка регламентов согласования;
Регистрация до 10 пользователей;
Электронная подпись с хранением на носителе;
Автоматическая загрузка и отправка документов из вашей учетной системы;
Оплата за пакетный обмен документами – от 1 до 5 рублей за 1 исходящий комплект документов (ежеквартальный расчет)
При личной встрече можно обсудить индивидуальное предложение согласно Вашим потребностям.
Приложение №4
Практика внедрения системы СБИС
Для внедрения СБИС в вашей компании необходимо сформировать проектную команду, в которую будут входить следующие ответственные:
Со стороны исполнителя:
руководитель проекта;
технический специалист;
Со стороны заказчика:
заказчик (руководитель подразделения, наиболее заинтересованного в ЭДО);
руководитель проекта;
технический специалист;
Проект предполагает поэтапное выполнение работ, предварительный план приведен ниже:
Название этапа и срок реализации
|
Цель этапа
|
Работы с вашей стороны
|
Работы со стороны компании Тензор
|
Анализ
совместимости
(1-5 дней)
|
Определить схему интеграции, необходимость доработок и трудоемкость их реализации
|
Предоставить примеры печатных форм документов
Любым способом выгрузить документы из вашей системы (с помощью нашей утилиты или штатными средствами)
|
Предоставить информацию о вариантах интеграции
Оценить сроки реализации необходимых доработок (по вашим формам документов)
|
Техническая стыковка
(3-15 дней)
|
Состыковать системы и провести тестовый обмен документами с 2-3 пилотными компаниями
|
Если необходимо, произвести доработку учетной системы для организации выгрузки данных
Выгрузить документы в адрес пилотных компаний
|
Реализовать ваши формы документов
Проверить загрузку и отправку документов, а также подключить к системе пилотные компании
|
Массовое
подключение контрагентов
(10-20 дней)
|
Организовать массовое подключение контрагентов, а также подготовить систему к промышленной эксплуатации
|
Выгрузить и отправить контрагентам в дубль бумаге электронные документы за выбранный период
Разместить на сайте и в офисах материалы для информирования контрагентов о переходе на электронные документы
|
Подключить к системе значимое для вас количество контрагентов
|
Промышленная эксплуатация
|
Рассылать электронные документы без дублирования их на бумаге.
|
Свести к минимуму печать бумажных документов
Продолжать информировать контрагентов о переходе на электронные документы
|
Подключить к системе максимальное количество контрагентов, консультировать их по всем возникающим вопросам.
|
Некоторые крупнейшие компании, активно использующие электронный документооборот СБИС:
 
   
Приложение №5
Законодательная база электронного документооборота
Использование электронных документов наравне с бумажными в России было разрешено еще в 2002 году Федеральным законом 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». Однако налоговый кодекс требовал составление счета-фактуры в бумажной форме, поэтому и остальные первичные документы формировались на бумаге.
Ситуация изменилась с мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС №ММВ-7-6/138@, утвердивший формат электронного счета-фактуры. С этого момента все первичные документы могут быть электронными. Они имеют юридическую силу и подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Они могут быть представлены в суд или налоговую и являются основанием для расчета налогов.
№
|
Наименование документа
|
Суть документа
|
1
|
Федеральный закон 63-ФЗ от 06.04.2011
«Об электронной подписи» (п.1 ст.6)
|
Электронный документ, подписанный ЭП равнозначен бумажному с собственноручной подписью и печатью.
|
2
|
Федеральный закон 149-ФЗ от 29.07.2012
«Об информации…» (п.4 ст.11)
|
Обмен электронными сообщениями, подписанными ЭП, рассматривается как обмен документами.
|
3
|
Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011
«О бухгалтерском учете» (п.5 ст.9)
|
Первичные документы (акты, накладные и др.) могут составляться в электронном виде и, подписываться ЭП.
|
4
|
Налоговый кодекс РФ (часть 2: ст. 169)
|
Разрешает составлять счета-фактуры в электронном виде, но требует, чтобы обмен ими проходил по установленному Минфином РФ порядку.
|
5
|
Постановление правительства РФ
№1137 от 26.12.2011
|
Устанавливает правила заполнения и исправления счетов-фактур, в том числе и электронных, устанавливает правила регистрации электронных счетов-фактур в журналах учета.
|
6
|
Приказ Минфина РФ №174н от 10.11.2015
|
Обязывает организации проводить обмен счетами-фактурами через операторов электронного документооборота, устанавливает требования к процедурам выставления и получения электронного счета-фактуры
|
7
|
Приказ ФНС РФ №ММВ-7-6/138@ от 05.03.2012
|
Утвердил обязательный xml-формат представления электронного счета-фактуры, в том числе и корректировочного, журналов их учета, а также книги покупок и книги продаж,
|
8
|
Приказ ФНС РФ №ММВ-7-6/172@ от 21.03.2012
|
Утвердил рекомендованные xml-форматы представления накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ.
|
9
|
Гражданский кодекс РФ
(часть 1: п.2 ст.160, п.2 ст.434)
|
Разрешает использование ЭП при заключении сделок (подписании договоров).
|
10
|
Налоговый кодекс РФ (часть 1: п.2, ст.93)
|
Закрепил право налогоплательщиков передавать в налоговую истребованные документы в электронном виде по каналам связи.
|
11
|
Приказ ФНС РФ №ММВ-7-6/168@ от 17.02.2011
|
Утвердил порядок направления требования о представлении документов и сам порядок представления документов в налоговый орган в электронном виде по каналам связи
|
12
|
Приказ ФНС РФ №ММВ-7-6/465@ от 29.06.2012
|
Утвердил xml-формат представления электронных документов в налоговую инспекцию. Закрепил возможность отправки по каналам связи сканов бумажных документов.
|
13
|
Арбитражный процессуальный кодекс РФ (п.3 ст.75)
|
Электронные документы, подписанные ЭП, допускаются в качестве письменных доказательств и могут быть представлены в суд либо в электронном виде, либо в виде заверенных бумажных копий.
|
|
