Заводим трудовые книжки
Прежняя редакция Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) не предусматривала для индивидуальных предпринимателей возможности вести трудовые книжки на своих работников. При этом законодатель прямо разрешал использование наемного труда работодателям - физическим лицам, в том числе и в целях осуществления предпринимательской деятельности (в советское время граждане могли использовать чужой труд только для удовлетворения личных потребностей, например, труд няни по уходу за ребенком).
Данное положение подавляющим большинством специалистов расценивалось как дискриминация лиц, трудящихся у индивидуальных предпринимателей. На практике возникали проблемы с подсчетом непрерывного стажа для выплат пособий по государственному социальному страхованию. Дело в том, что работодатели - юридические лица не всегда принимали в качестве доказательств стажа письменные трудовые договоры таких работников, ошибочно считая, что единственным документом о стаже может быть трудовая книжка. Кроме того, не все работодатели - физические лица выполняли требование о регистрации трудовых договоров со своими работниками в органах местного самоуправления. Конечно, все это ухудшало положение работников, работающих у индивидуальных предпринимателей, и ставило их в неравное положение с теми, кто трудится в организациях.
Ведение трудовых книжек: вчера и сегодня
Надо отметить, что запрет на ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями существовал довольно давно. Еще до принятия ТК РФ в письме Минтруда и социального развития от 4 февраля 1997 г. № 28-6 содержалось разъяснение, что до принятия соответствующего нормативного правового акта трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Кроме того, по мнению Минтруда, трудовой стаж мог быть подтвержден справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.
Теперь этот вопрос решен следующим образом: «Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной»
(ст. 66 ТК РФ).
Итак, с момента вступления в силу соответствующих изменений в ТК РФ[1] работодатель-предприниматель обязан вести трудовые книжки. Для этого индивидуальные предприниматели должны озаботиться запасом бланков трудовых книжек и продумать вопрос о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек работников.
Как оформить трудовую книжку
Нововведения уже вызвали множество вопросов у предпринимателей. Конечно, им понятно, как быть с впервые принимаемыми на работу работниками - нужно выдать трудовую книжку на общих основаниях. А как оформить трудовую книжку на работников, которые на момент вступления в силу поправок к ТК РФ уже работают у предпринимателя?
... давно принятому работнику
Например, индивидуальный предприниматель Сидоров ведет торговлю в магазине «Продукты 24 часа», и у него на должности продавца трудится с 2001 года гражданка Иванова. Выполняя требование закона о необходимости вести трудовую книжку работницы, работодатель обязан предложить ей предоставить ему для внесения записей и хранения ее трудовую книжку.
По предъявлении трудовой книжки Сидоров должен внести в нее соответствующие записи (о приеме, переводе, награждении и т.п.) по общим правилам, установленным в следующих нормативно-правовых актах:
- Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Согласно п. 3.1 Инструкции необходимо указать, полное и сокращенное наименования организации. Хотя индивидуальный предприниматель не организация, он вполне может воспроизвести заголовок блока записей в соответствии с требованиями данного нормативного акта. Следует ЗД указывать ИНН и регистрационный номер? По мнению автора, это не нужно делать. Работодатели - юридические лица тоже имеют такие реквизиты, однако не отражают их в трудовой книжке. В обязательном порядке ИНН и регистрационный номер должны содержаться только в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), например, в «шапке» договора или в разделе «Адреса и реквизиты сторон».
Многие работодатели - индивидуальные предприниматели сомневаются, можно ли вносить запись о приеме на работу, который произошел в 2001 году, в настоящее время? Не будет ли это нарушением, ведь на момент приема на работу никто не требовал этих записей?
Как разъяснило Министерство здравоохранения и социального развития РФ в своем письме от 30 августа 2006 г. Ms 5140-17, в трудовую книжку работника в этом случае следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это в интересах работника.
Кроме того, Минздравсоцразвития РФ указало на абсурдность гипотетической ситуации, когда индивидуальный предприниматель в соответствии с требованием закона вносит запись об увольнении при отсутствии записи о приеме на работу. Такая запись об увольнении «повиснет в воздухе», она не будет привязана к периоду работы. Иными словами, она будет безосновательна.
Итак, запись о приеме надо вносить. Но какой датой? Многие полагают, что если запись вносится сейчас, то следует отражать дату начала работы текущим моментом. Однако это будет нарушением, поскольку работник лишится нескольких лет заработанного стажа, что может негативно отразиться, например, на размере больничного. Значит, нужно указать настоящую дату поступления на работу.
Далее рассмотрим вопрос, как оформляется дата начала работы в трудовой книжке. Снова встречаются мнения, что в графе 2 раздела «Сведения о работе» должна стоять дата фактического внесения записи, а дата приема на работу - в составе записи, содержащейся в графе 3. Опять же такое решение является ошибочным.
Ошибочная запись:
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ ТК № 8604301
№ записи
|
Дата
|
Сведения о работе, переводе на бругую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
|
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
|
число
|
месяц
|
год
| | | | | | | |
09
|
14
|
10
|
2006
|
Индивидуальный предприниматель А.А. Сидоров
(ИП А.А. Сидоров)
Принята продавцом весовых товаров с 01.06.2001
|
Приказ от 01.06.2001 № 13
|
Назначение трудовой книжки - это отражение трудового стажа (общего, непрерывного, специального), подсчет которого ведется согласно датам, отраженным в графе 2.
Например, для подсчета стажа для заполнения формы СЗВ-К2[2] применяется следующая формула:
Общий трудовой стаж
|
=
|
Сумма дат конца каждого периода трудовой деятельности (ДЦ.ММ.ГГГГ)
|
-
|
Сумма дат начала каждого периода трудовой деятельности (ДЦ.ММ.ГТГТ)
|
К продолжительности общего трудового стажа необходимо добавить один день по каждому случаю увольнения, поскольку днем увольнения считается последний день работы. Это относится исключительно к периодам трудовой деятельности; к иным периодам (например, служба в армии) это правило не применяется. Полученное значение пересчитывается затем по правилам подсчета сроков: каждые 30 дней переводятся в месяцы, а каждые 12 месяцев - в полные годы.
Такая методика подсчета закреплена в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.
Этот способ может применяться и в других ситуациях, когда необходимо подсчитать стаж. Наличие дат - юридических фактов, относящихся к трудовой деятельности, - в иных графах (в данном случае - в графе 3) весьма и весьма затруднит работу с трудовой книжкой.
Поютому будет правильным следующий пример заполнения:
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ ТК № 8604301
№ записи
|
Дата
|
Сведения о работе, переводе на бругую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
|
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
|
число
|
месяц
|
год
| | | | | | | |
09
|
01
|
06
|
2001
|
Индивидуальный предприниматель А.А. Сидоров
(ИП А.А. Сидоров)
Принята продавцом весовых товаров
|
Приказ от 01.06.2001 № 13
|
Не исключено, что работники предпринимателя не захотят предоставить свои трудовые книжки (по различным соображениям). Как выполнить в этом случае обязанность по ведению трудовой книжки? Нужно ли заводить новую трудовую книжку? Считаем, что новую трудовую книжку оформлять не нужно. Работодателю не дано право заводить работнику еще одну трудовую книжку при наличии прежней. А для того, чтобы не попасть под административное наказание (штраф в размере до 50 МРОТ) за нарушение порядка ведения трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ), необходимо составить соответствующий акт за подписью нескольких свидетелей о том, что работнице предлагалось предоставить трудовую книжку, от чего она отказалась без объяснения причин.
Однако в большинстве своем работники заинтересованы в отражении стажа, и поэтому вряд ли такие ситуации будут возникать массово.
... работнику, поступившему на работу впервые
Предположим, магазин «Продукты 24 часа» является для гражданки Ивановой первым местом работы и до поступления туда она не имела стажа. В этом случае индивидуальный предприниматель Сидоров должен оформить на нее трудовую книжку впервые.
Титульный лист нужно заполнить по общим правилам, действующим на настоящий момент (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцию по заполнению трудовых книжек). При заполнении сведений о работнике на титульном листе работодатель должен вносить туда только те сведения об образовании и профессии работника, которые соответствуют нынешнему времени. Соответственно, дата заполнения трудовой книжки указывается фактическая, соответствующая реальной текущей дате. А вот в разделе «Сведения о работе» будет указана дата приема на работу, то есть дата, содержащаяся в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре. Заметим, что хронология дат графы 2 не имеет никакого значения. Так, сведения о работе по совместительству на основании архивной справки или копии приказа могут быть внесены в любое время работодателем по основному месту работы, и никакого нарушения здесь никто никогда не усматривал.
Запись об увольнении также вносится по общим правилам с некоторыми корректировками на особенности правового статуса предпринимателя.
По общему правилу (п. 5.1. Инструкции), запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись: приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Далее необходимо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации (п. 35 Правил). Для этого необходимо проставить подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печать организации (кадровой службы) и подпись самого работника (за исключением случаев, когда работник отсутствует на работе или отказывается от подписи).
С подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, проблем не возникает, в организациях подпись будет такой: «Инспектор отдела кадров Петрова А.А. Петрова». А как оформлять реквизит «подпись», если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Необходимо ли указывать его полное наименование, ведь нормативные акты требуют, чтобы в трудовой книжке не было никаких сокращений?
По мнению автора, проверяющие не будут штрафовать, даже если в составе этого реквизита будет сокращенное наименование «ИПАА Сидоров». Выходом может быть также такое оформление: «Работодатель Сидоров АА Сидоров». Инициалы в реквизите «подпись» не являются в этом смысле сокращением, поэтому писать полностью имя, отчество необязательно.
Конечно, это не совсем соответствует ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает, что в состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Пример: Вице-президент, личная подпись, А.А. Борисов.
Наименование «работодатель», конечно же, не является наименованием должности. В то же время и наименование «индивидуальный предприниматель» также не является наименованием должности.
Однако следует учитывать, что требования данного ГОСТа на оформление трудовых книжек не распространяются. Кроме того, ни сами Правила, ни Инструкция пока (до внесения в них соответствующих изменений и дополнений) не дают четких рекомендаций, каким именно образом должна выглядеть подпись работодателя - индивидуального предпринимателя. Однако в пункте 35 Правил указано следующее: «При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек...».
Все эти вопросы будут сняты, если Сидоров назначит своим приказом специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).
Следует ли заверять печатью закрытый блок записей в трудовой книжке, относящийся к работе у индивидуального предпринимателя? По мнению автора, это нужно сделать. Редко можно встретить предпринимателя, у которого не было бы своей печати, хотя нельзя не отметить, что никто его не обязывает ее иметь. В данной связи уместно привести выдержку из одного судебного решения: «В соответствии с действующим законом не требуется представления печати и на государственную регистрацию частных предпринимателей. Вместе с тем в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со ст. 6 ГК РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии»[3].
По нашему мнению, такую же аналогию следует проводить и при применении п. 35 Правил. Если обязанность проставлять печать в трудовой книжке относится ко всем организациям, одни из которых в силу закона обязаны иметь печать, а другие нет,[4] то вполне уместно говорить об обязанности предпринимателя ставить печать наравне с другими работодателями. Ведь основная цель изменений в ТК РФ - это уравнивание правового положения предпринимателей и юридических лиц как работодателей. Однако об этом забывается, как только речь заходит не только о правах, но и об обязанностях.
Анализ законодательства также показывает, что отдельные нормативно-правовые акты в обязательном порядке требуют проставления печати на документах определенного вида (в их числе и трудовая книжка). Следовательно, требование о наличии печатей можно обосновать не только прямым указанием закона или подзаконного акта, но и косвенно, из смысла законодательства или путем внутриотраслевой аналогии.
Поютому запись об увольнении будет выглядеть таким образом:
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ ТК № 8604301
№ записи
|
Дата
|
Сведения о работе, переводе на бругую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
|
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
|
число
|
месяц
|
год
| | | | | | | |
10
|
15
|
12
|
2006
|
Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 трудового кодекса Российской федерации
Работодатель подпись, печать А.А. Сидоров
Работник подпись В.В. Иванова
|
Приказ от 15.12.2006№ 16
|
Если работницу поощряли прежде, то также требуется внести об этом запись, но уже в раздел «Сведения о награждении». Записи в этом разделе также производятся по общим правилам, но с некоторыми поправками.
Таким образом, индивидуальный предприниматель при работе с трудовой книжкой должен, как говорится, «семь раз отмерить и только один раз вписать». Понятно, что действующие Правила и Инструкция не были рассчитаны на ведение трудовой книжки предпринимателем. Однако до появления новых редакций данных нормативно-правовых актов у индивидуального предпринимателя не будет других руководств для заполнения и ведения трудовой книжки. Поэтому следует подойти к оформлению трудовых книжек особенно тщательно и продуманно, чтобы потом не было необходимости вносить исправления невольно допущенных ошибок.
(Ю.Э. Романова, главный эксперт-консультант Специализированного центра правовой информации «ПРАВОВЕСТ», Журнал «ПБОЮЛ», № 2, февраль, 2007 г.)
Налоговое планирование. Как грамотно уйти с «упрощёнки»
Если специальный режим налогообложения оказался для компании не столь выгодным, как предполагалось, то распрощаться с ним можно, не дожидаясь окончания года. Для этого нужно воспользоваться способами, основанными на запретах применения «упрощенки». Оценим сложность этих способов.
Сменить упрощенную систему налогообложения на обычную в течение года просто по желанию компания не может (п. 3 ст. 346.13 Налогового кодекса РФ). Остается превышать лимиты и нарушать запреты для использования «упрощенки». Все они перечислены в статьях 346.12 и 346.13 кодекса. Налоги нужно будет пересчитать по обычной системе с квартала, в котором компания теряет право на применение спецрежима (п. 4
ст. 346.13 НК РФ).
Превышение таких лимитов как объем выручки (более 20 млн рублей) и остаточная стоимость основных средств (100 млн рублей) - способы, доступные больше холдинговым структурам. Есть и менее дорогостоящие методы, однако требующие затрат времени и труда.
СПОСОБ ПЕРВЫЙ: ввести в состав собственников юрлицо
Компания не может применять упрощенную систему, если доля участия других организаций составляет более 25 процентов. Считаем издержки, если для использования данного способа придется создавать новое юрлицо и передавать ему долю.
Минимальный размер уставного капитала для ООО или ЗАО составляет
10000 рублей, госпошлина - 2000 рублей (подп. 1 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Также придется заплатить нотариусу за подтверждение подлинности подписи заявителя - 200 рублей за каждый документ (подп. 21 п. 1 ст. 333.24 НК РФ). Отнесем к затратам и те, что связаны с подготовкой и сдачей отчетности по новому юрлицу.
Еще 400 рублей будет потрачено на уплату пошлины за внесение изменений в учредительные документы организации, применяющей «упрощенку» (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Не забудьте о расходах на подтверждение подлинности подписей.
Впоследствии предыдущий владелец доли может выкупить ее обратно, а после ликвидировать ранее созданную компанию.
СПОСОБ ВТОРОЙ: увеличить численность за счет гражданско-правовых договоров
Если численность «упрощенца» близка к максимальной (100 человек), то достижение лимита можно ускорить. Здесь поможет один нюанс определения предельной численности. В кодексе используется термин «средняя численность работников за налоговый (отчетный) период». А при подсчете средней численности по правилам Росстата учитываются и внешние совместители, и работники, выполнявшие работы по договорам гражданско-правового характера (п. 86 Порядка, утвержденного постановлением Росстата от 20.11.2006
№ 69).
Преимущества заключения гражданско-правовых договоров для увеличения средней численности налицо: отсутствие обязательств работодателя, установленных Трудовым кодексом, включая необходимость выплачивать минимальную заработную плату. Но затраты при таком способе перехода на общий режим также будут - это стоимость работ, услуг по гражданско-правовым договорам.
СПОСОБ ТРЕТИЙ: открыть филиал
Если компания открывает филиал, то она также лишается права на применение упрощенной системы. Гражданский кодекс дает такое определение филиала: обособленное подразделение, расположенное вне местонахождения юридического лица и осуществляющее все или часть его функций. Филиал должен быть указан в учредительных документах компании (ст. 55 ГК РФ). Регистрация изменений в учредительные документы обойдется компании в 400 рублей (госпошлина) плюс затраты на подтверждение подлинности подписей.
Чтобы филиал мог осуществлять хотя бы часть функций юридического лица, понадобится создать стационарные рабочие места для сотрудников. Наличие таких мест, созданных более чем на месяц, обязывает компанию встать на налоговый учет по местонахождению обособленного подразделения (ст. 11, 83 НК РФ). В таком случае организации придется какое-то время рассчитывать и платить налоги, а также отчитываться с учетом наличия подразделения. Однако после возврата на обычный режим налогообложения филиал может быть ликвидирован (расходы те же, что и при его создании).
Подготовлено при участии экcпертов журнала «Практическое налоговое планирование» (www.nalogplan.ru)
(Ирина Бушуева, эксперт «УНП», журнал «Учет.Налоги.Право.», № 6, 13 - 19 февраля 2007 г.)
[1] Федеральный закон от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».
[2] Данный документ представляется всеми страхователями в территориальный орган ПФР в целях проведения конвертации пенсионных прав застрахованного лица. Он заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. Обязанность отчитаться в пенсионные органы по данной форме вытекает из Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318.
[3] Определение Верховного Суда РФ от 20 февраля 1998 г. № 58-Г98-2.
[4] Заметим, что действующее законодательство прямо требует наличия печатей только у некоторых организационно-правовых форм юридических лиц (ООО, АО, унитарных предприятий, некоммерческих организаций), к остальным таких требований не предъявляется. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» также не обязывает все организации иметь печать. |
