Филиал НОУ СПО
«Ставропольский кооперативный техникум
экономики, коммерции и права» в г.Буденновске
Методические рекомендации
по программе
профессионального модуля
«Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих Кассир»
Специальность 38.02.14 Экономика и бухгалтерский учет
Содержание:
1. Порядок приема на должность кассира.
2. Обязанности кассира.
3. Кассовый лимит.
4. Ответственность за несоблюдение правил ведения кассовых операций.
5. Порядок приема и выдачи наличных денег. Составление и регистрация приходных и расходных кассовых ордеров.
6. Порядок ведения кассовой книги.
7. Отчетность кассира.
8. Порядок сдачи сверхлимитной выручки.
9. Расчеты чеками.
10. Описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые.
11. Инвентаризация денежных средств в кассе.
1. Порядок приема на должность кассира.
При приеме на должность кассира работодателю помимо стандартных бумаг понадобятся еще и специфические документы. Первым делом следует прописать в трудовом договоре обязанности работника, связанные с наличными деньгами. Есть и альтернативный вариант — права и обязанности кассира подробно изложить в должностной инструкции, а в трудовом договоре поставить ссылку на нее. Тогда обязательно следует ознакомить человека с инструкцией под роспись. В противном случае документ не будет иметь юридической силы.
Далее новый сотрудник должен изучить Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (приложение 1).
Следует завести специальный журнал, в котором кассиры, ознакомленные с документом, будут расписываться и ставить свои фамилии с инициалами. Таким образом, можно доказать, что все требования закона выполнены.
Следующий документ, который желательно подписать с кассиром, это договор о полной материальной ответственности. Если речь идет о кассире-операционисте, который будет работать на ККМ, то вдобавок нужно ознакомить его под роспись с Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин (утверждены письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Пока человек не поставит свою роспись, например, в журнале ознакомления, допускать его к работе на ККТ нельзя.
Законом предусмотрено несколько ограничений в отношении сотрудников, которые могут работать с наличными.
Во-первых, кассиром не может быть человек моложе 18 лет. Ведь с ним нельзя заключать договор о полной материальной ответственности согласно статье 244 Трудового кодекса РФ.
Во-вторых, человека нельзя принимать на должность кассира, если ранее он был судим за умышленные преступления. При этом судимость не погашена или не снята.
2. Обязанности кассира.
Ответственным лицом в кассе предприятия является кассир.
Кассир предприятия обязан:
- осуществлять операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия, обеспечивать сохранность всех принятых ценностей;
- получать в учреждениях банка наличность;
- заполнять кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых документов;
- проверять правильность заполнения и наличие всех реквизитов на приходных и расходных кассовых ордерах, а также возвращать документы в бухгалтерию для соответствующего оформления в случае несоответствия оформленных документов хотя бы одному из предъявляемых к ним требований;
- подписывать приходные кассовые ордера и расходные документы сразу после получения или выдачи по ним наличности;
- ежедневно в конце рабочего дня выводить остаток денежных средств в кассе предприятия и передавать в бухгалтерию отчет кассира вместе с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под подпись лица, которое осуществляет контроль за ведением кассовых операций.
3. Кассовый лимит.
Законодательство предписывает хранить деньги в кассе в пределах лимита. Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).
Вся выручка сверх допустимого лимита на конец дня должна быть сдана в банк. Если режим работы организации сделать этого не позволяет — то на следующий день. Один раз в несколько дней можно сдавать выручку только в том случае, если поблизости нет ни одного отделения банка (п. 2.4 Положения Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»).
Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные деньги в кассу юридического лица или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.
Организациям предоставлено право самостоятельно устанавливать объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе.
Для того, чтобы определить лимит остатка кассы нужно исходить из полученной ранее выручки. При этом руководитель волен сам выбрать за какой период брать эту выручку – за предыдущие месяцы, за время пика продаж, или скажем, за какой-то период прошлого года. Главное, чтобы длительность этого периода не превышала 92-х рабочих дней (рабочие дни для организации).
Предельную сумму денежных средств, которую можно хранить в кассе, рассчитывают по следующей формуле:
Лимит остатка кассы = объем наличной выручки, за расчетный период
: количество рабочих дней в расчетном периоде
количество рабочих дней в промежутке между моментами сдачи выручки в банк.
Председатель Центрального банка Российской Федерации Э.С.НАБИУЛЛИНА Приложение к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЛИМИТА ОСТАТКА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ
I. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель — ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:
L = (V/P)* Nn ,
где:
L - лимит остатка наличных денег в рублях;
V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями, за исключением случая, установленного в абзаце втором пункта 1.2 настоящего Положения);
Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);
Nn - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения действия непреодолимой силы.
Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).
II. При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель — ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:
L = (R/P)*Nn ,
где:
L - лимит остатка наличных денег в рублях;
R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, установленного в абзаце втором пункта 1.2 настоящего Положения);
Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);
Nn - период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней.
4. Ответственность за несоблюдение правил ведения кассовых операций.
Штрафные санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью установлены статьей 15.1. КоАП РФ. В соответствии с которой, штраф с организаций взыскивается в размере 40 000 – 50 000 рублей, а с должностного лица – 4000 – 5000 рублей. Штрафные санкции налагают не только в случае превышения лимита остатка кассы или несвоевременного оприходования денежных средств, а также за сверхлимитные расчеты.
В России расчеты наличными деньгами между организациями, а также между компанией и предпринимателем разрешены в размере, не превышающем 100 000 руб. Это ограничение действует в рамках одного договора.
Однако если договоров с одной организацией или предпринимателем заключено несколько и по каждому из них наличными получили не более 100 000 руб., то оснований для штрафа нет.
5. Порядок приема и выдачи наличных денег. Составление приходных и расходных кассовых ордеров.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Унифицированная форма приходного ордера состоит из двух частей – ордера и квитанции к нему.
Квитанция должна быть заверена подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира. А также заверена печатью или штампом кассира с отметкой «Оплачено» или «Принято». Некоторые покупатели требуют проставить «главную» печать организации, хотя это и не обязательно. Так же многие уверены, что оттиск печати на квитанции должен быть проставлен так, чтобы он заходил и на сам ордер. Но таких обозначений на ордере нет и только в квитанции отмечено буквами «М.П».
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.
Нумерация приходных и расходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года.
В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый или дебетуемый со счетом 50 «Касса» в данной операции счет, то есть фиксируется бухгалтерская проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены или которому выданы средства.
В графе «Основание» отражается содержание финансовой операции (это может быть выручка от реализации, вклад в уставный капитал, остаток неиспользованного аванса, сдача сверхлимитной выручки в банк, выдача заработной платы и т.д.).
Кассовые документы составляются на основании первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, которые в данном документе указывается как «Приложение» (например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса - это авансовый отчет, материальной помощи - заявление с визой руководителя, вклада от учредителя - решение собрания учредителей и т. д.).
В приходном кассовом ордере по строке «В том числе» указывается сумма НДС.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя.
На предприятии выдача денег может осуществляться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
6. Порядок ведения кассовой книги.
Все поступления и выдачи наличных в национальной валюте предприятия учитывают в кассовой книге, типовая форма № КО-4.
Каждое предприятие, которое является юридическим лицом и имеет кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте.
В соответствии с порядком ведения кассовых операций организации вправе вести кассовую книгу как вручную, так и автоматизированным способом (в электронном виде).
Часть предприятий ведут кассовую книгу вручную. Перед тем как приступить к заполнению кассовой книги, кассир должен оформить титульную страницу книги (указать название предприятия, идентификационный код), пронумеровать листы. Количество листов в кассовой книге заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера (на обороте последней страницы кассовой книги делается запись «В настоящей книге пронумеровано... страниц») и удостоверяют печатью предприятия - юридического лица.
После этого кассовую книгу прошнуровывают и опечатывают сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используют клей на основе жидкого стекла, бумагу типа папиросной, штемпельную краску. Бумагу с оттиском печати смазывают с двух сторон клеем, после опечатывания наносят еще один слой клея. Такие меры необходимы для того, чтобы нельзя было изъять листы.
7. Отчетность кассира.
Кассир отражает в кассовой книге операции получения или выдачи наличных по каждому приходному и расходному кассовому ордеру в день их поступления или выдачи. При отсутствии движения наличных в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не осуществляться.
При заполнении кассовой книги кассир должен помнить следующее:
- остаток наличных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня должен быть равен остатку наличных на конец предыдущего рабочего дня;
- наличные, выданные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на заработную плату, пенсии, стипендии, дивиденды отражаются в кассовой книге после окончания сроков их выплаты, а именно по истечении трех рабочих дней, включая день получения наличных в учреждении банка;
- в строке «Перенос» приводятся только итоговые суммы оборотов, (соответственно по приходу и расходу) на этой странице. При подсчете этих сумм не принимаются во внимание данные строки «Остаток на начало дня»;
- если данные приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в течение дня, не помещаются на одном листе, заполняется следующий лист кассовой книги.
Ежедневно в конце каждого рабочего дня кассир выполняет такие операции:
- подытоживает операции по приходу и выдаче наличных средств за день;
- определяет остаток наличных в кассе на начало следующего дня («Остаток на начало дня» + «Приход» - «Расход»);
- передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами под роспись в кассовой книге.
Количество приходных и расходных документов в кассовой книге указывается прописью. В подтверждение факта принятия отчета кассира и прилагаемых к нему документов бухгалтер ставит свою подпись.
При условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов предприятие может вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку документов «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые по форме и содержанию должны воссоздавать форму и содержание кассовой книги в бумажной форме. Записи в кассовой книге осуществляются путем введения необходимой информации из первичных кассовых документов. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года. В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года - их общее количество за год.
После распечатки «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе кассовой книги». С целью обеспечения сохранности и удобства использования «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После окончания календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется печатью предприятия. После окончания календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в течение 36 месяцев в архив предприятия. Таким образом, предприятие может вести кассовую книгу в электронном виде при условии соблюдения вышеуказанных требований.
Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправления сделаны, то они подтверждаются подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица.
Все исправления в кассовой книге делаются корректурным способом, который предусматривает зачеркивание неправильного текста и цифр и написание над зачеркнутым правильного. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» с указанием даты исправления.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.
8. Порядок сдачи сверхлимитной выручки.
Как именно нужно сдавать сверхлимит выручки, организация должна решать сама. Если выручку сдает кассир, то для этого нужно заполнить объявление на взнос наличными. Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: непосредственно объявления, квитанции и ордера.
Порядок заполнения объявлений на взнос наличными
1. Объявление на взнос наличными заполняется одновременно с квитанцией и ордером вручную или с применением электронно-вычислительной машины с сохранением всех реквизитов бланка шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета.
2. В поле «Дата» указывается операционная дата документа.
3. В поле «от кого» указывается фамилия, имя или отчество (последнее - если имеется) вносителя наличных денег – представителя организации.
4. В поле «Дебет счет №» указывается счет кассы кредитной организации (20202810700000000001).
5. В поле «Получатель» указывается полное (сокращенное) фирменное наименование организации, на счет которой зачисляется (перечисляются) денежные средства.
6. В поле «Кредит счет №» указывается счет организации, которой зачисляется (перечисляются) денежные средства.
7. В полях «р\счет №», «ИНН», «КПП», «ОКАТО» указываются соответствующие данные организации, на счет которой зачисляются (перечисляются) денежные средства.
8. В поле «Наименование банка-получателя» указывается наименование банка, в котором обслуживается счет организации, указанный в поле «Кредит счёт №.».
9. В поле «Сумма цифрами», «Сумма прописью» указывается вносимая сумма:
а) если в «Сумма цифрами» указываются с копейками они отделяются от копеек знаком тире «─», а в «Сумме прописью» обязательно указывается «00 копеек»;
б) если в «Сумме цифрами» вместо копеек ставятся прочерки «=», то в «Сумме прописью» копейки не указываются.
10. Никакие исправления в объявлении на взнос наличных не допускаются, так как делают объявление на взнос наличных недействительным.
11. В поле «Сумма, символ» указываются коды, обозначающие источники поступления наличных средств.
Коды с расшифровкой источников поступления:
02 – торговая выручка от реализации потребительских товаров по любым каналам реализации;
05 – выручка пассажирского транспорта;
08 – квартплата и коммунальные платежи;
09 – выручка от проведения зрелищных мероприятий;
11 – выручка предприятий по оказанию прочих услуг;
12 – налоги и сборы;
15 – реализация недвижимости;
16 – приход на счета по вкладам населения;
17 – от предприятий и организаций Госкомитета РФ по связи и информатике;
18 – от учреждений Сбербанка РФ;
19 – приход на счета граждан, занимающихся предпринимательством без создания юридического лица;
20 – наличные средства от продажи ценных бумаг (кроме Сбербанка РФ);
28 – возврат зарплаты и прочих приравненных к ней выплат;
30 – наличные деньги от проведения валютно-обменных операций с физ.лицами и полученные в кассу организации;
32 – прочие поступления.
Объявление на взнос наличными │ Код формы
┌────────┐ │ документа по ОКУД │
ОБЪЯВЛЕНИЕ N │ │ ├───────────────────┤
└────────┘ │ 0402001 │
└───────────────────┘
"__" __________ 20__ года
ДЕБЕТ
┌─────────────────────────┬───────────────────┐
От кого │счет N │ │
────────────────────────────┴─────────────────────────┤ │
КРЕДИТ │ │
────────────────────────────┬─────────────────────────┤ │
Получатель │счет N │ Сумма цифрами │
────────────────────────────┴─────────────────────────┼───────────────────┤
_________________ ИНН ______________ КПП _____________│ в том числе │
р/счет N __________________________ ОКАТО ___________│ по символам: │
Наименование банка-вносителя ├─────────┬─────────┤
------------------------------------------------------│ символ │ сумма │
├─────────┼─────────┤
________________________ БИК _________________________│ │ │
├─────────┼─────────┤
Наименование банка-получателя │ │ │
------------------------------------------------------├─────────┼─────────┤
________________________ БИК _________________________│ │ │
├─────────┼─────────┤
Сумма прописью │ │ │
------------------------------------------------------└─────────┴─────────┘
______________________________________________________ руб. __________ коп.
Источник поступления (цифрами)
---------------------------------------------------------------------------
___________________________________________________________________________
Подпись клиента Бухгалтерский работник Кассовый работник
──────────────────────────┬──────────┬────────────────┬───────────────────┐
КВИТАНЦИЯ N │ │ │ Код формы │
└──────────┘ │ документа по ОКУД │
"__" _____________ 20__ года ├───────────────────┤
│ 0402001 │
От кого ┌─────────┴───────────────────┤
────────────────────────────────────────────┤ Для зачисления на счет N │
Получатель │ │
────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ Сумма цифрами │
ИНН ______________ КПП ____________________│ │
│ │
р/счет N _________________ ОКАТО __________└─────────────────────────────┘
Наименование банка-вносителя
---------------------------------------------------------------------------
________________________________________________ БИК ______________________
Наименование банка-получателя
---------------------------------------------------------------------------
________________________________________________ БИК ______________________
Сумма прописью
---------------------------------------------------------------------------
_____________________________________________________ руб. ___________ коп.
Источник поступления (цифрами)
---------------------------------------------------------------------------
___________________________________________________________________________
Место печати Бухгалтерский работник Кассовый работник
(штампа)
──────────────────────────┬──────────┬────────────────┬───────────────────┐
ОРДЕР N │ │ │ Код формы │
└──────────┘ │ документа по ОКУД │
├───────────────────┤
"__" __________ 20__ года │ 0402001 │
└───────────────────┘
ДЕБЕТ
┌─────────────────────────┬───────────────────┐
От кого │счет N │ │
────────────────────────────┴─────────────────────────┤ │
КРЕДИТ │ │
────────────────────────────┬─────────────────────────┤ │
Получатель │счет N │ Сумма цифрами │
────────────────────────────┴─────────────────────────┼───────────────────┤
_________________ ИНН ______________ КПП _____________│ в том числе │
р/счет N __________________________ ОКАТО ___________│ по символам: │
├─────────┬─────────┤
Наименование банка-вносителя │ символ │ сумма │
------------------------------------------------------├─────────┼─────────┤
________________________ БИК _________________________│ │ │
├─────────┼─────────┤
Наименование банка-получателя │ │ │
------------------------------------------------------├─────────┼─────────┤
________________________ БИК _________________________│ │ │
├─────────┼─────────┤
Сумма прописью │ │ │
------------------------------------------------------└─────────┴─────────┘
______________________________________________________ руб. __________ коп.
Источник поступления (цифрами)
---------------------------------------------------------------------------
___________________________________________________________________________
Бухгалтерский работник Кассовый работник
На практике, исходя из соображений безопасности, чаще всего доставку наличных денег из кассы организации в банк поручают службе инкассации.
Если торговая организация решила воспользоваться услугами инкассаторов, ей необходимо заключить специальный договор либо с обслуживающим банком, либо с подразделением Российского объединения инкассации. В договоре помимо обычных условий должны быть указаны адреса магазинов, откуда инкассаторы будут забирать выручку, время их приезда, количество заездов в день, стоимость услуг и т. п. Обычно стоимость услуг определяют в процентах от суммы перевезенной наличности.
Прежде чем будет осуществляться инкассация, необходимо провести ряд организационных мероприятий. В подразделение инкассации банка необходимо представить образцы оттисков пломб, которыми будут опломбировываться сумки. Образцы заверяются руководителем кредитной организации. Первый экземпляр заверенного образца передается организации для предъявления инкассаторским работникам при получении ими сумок с наличными деньгами, второй - выдается работникам кредитной организации, осуществляющим прием сумок с наличными деньгами от инкассаторов.
Далее организации выдаются сумки, которые будут использоваться при инкассировании, их количество определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.
Кроме подготовки пломб и сумок ежемесячно на каждую организацию для инкассации денежной наличности выписывается явочная карточка. Денежные средства сдаются не любому лицу, заявившему, что он инкассатор, а только тому, кто предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку.
Кассир организации в свою очередь предъявляет образец оттисков пломб, сумку с ценностями и оформленную препроводительную ведомость. Эта ведомость объединяет в себе три документа, которые заполняются под копирку: препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке. Ведомость вкладывают внутрь вместе с деньгами, накладная, в зависимости от правил банка, либо вкладывается внутрь сумки, либо прикрепляется к ней. А вот квитанция остается у организации. Сумку с деньгами и документами необходимо опломбировать. В ведомости указываются сдатчик и получатель выручки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются средства. Оборотная сторона ведомости, содержащая покупюрный перечень всей передаваемой выручки, позволяет проконтролировать сумму.
Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформленный в установленном порядке, кассир вкладывает в денежную сумку с уложенными туда подобранными деньгами, после чего пломбирует ее. Данную сумку кассир передает инкассатору в обмен на пустую с соответствующей нумерацией и вторым экземпляром ведомости, называемым накладной. Кассир, обозначив в соответствующем журнале регистрации сданную сумму выручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который вместе с тем фиксирует дату и время приема средств.
Инкассатор в присутствии кассира организации проверяет целость сумки, наличие целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, правильность заполнения документов и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения.
Затем инкассатор проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке, номера сумки, указанного в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами, после чего подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию к сумке кассиру организации.
Принесенная инкассатором порожняя сумка остается в организации. Она будет использована для подготовки наличности к сдаче на следующий день, а сумка с деньгами забирается инкассатором.
В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора можно устранять лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушит график работы бригады инкассаторов.
Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Инкассатору не разрешается производить записи в явочной карточке.
В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.
Полученную от инкассатора денежную сумку в банке вскрывают и сверяют вложенную в нее денежную сумму с той, что зафиксирована в препроводительной ведомости. При этом при обнаружении несоответствия сумм либо неплатежных денежных знаков работниками банка в одностороннем порядке составляется акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачисляются на счет торгового предприятия, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию предприятия.
9. Расчеты чеками.
В России расчеты чеками между юридическими лицами применяются довольно редко. Чековые книжки используются главным образом для снятия организацией наличных денег со своего счета в банке. Для снятия наличных денежных средств с расчетного счета (на выплату заработной платы работникам, выдачу средств под отчет, и пр.) банк, как правило, выдает организации чековую книжку.
Получение чековой книжки - это достаточно стандартная процедура, которая осуществляется после подачи заявления в обслуживающий банк. Несмотря на то, что форма чековой книжки не является строго регламентируемой, тем не менее общие черты стали почти стандартом и образец заполнения чековой книжки полезно всегда иметь под рукой. Сначала организация должна предоставить банку, обслуживающему ее расчетный счет специальный бланк на получение чековой книжки.
В большинстве случаев чековая книжка содержит от 25 до 50 страниц, состоящих из чеков и корешков, отпечатанных на бумаге с водяными знаками. Чеки выдаются заверенными штампом кредитной организации, с указанием на каждом чеке номера счета клиента, с которого будет оплачиваться чек. Корешки остаются у организации, в то время как сами чеки сдают в банк.
Так же следует помнить и том, что чеки могут быть испорчены, а потому нужно всегда обращаться к образцу заполнения чековой книжки. После получения чековой книжки она храниться у главного бухгалтера организации, которому необходимо помнить, что корешки необходимо хранить как минимум 3 года.
Для того, чтобы снять наличные деньги со своего счета, организация выписывает чек, заверяет его подписями уполномоченных лиц и печатью организации и представляет в банк.
Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.
Где:
чекодатель - юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков;
чекодержатель - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек,
плательщик - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.
Правила заполнения денежный чеков.
1. Денежные чеки должны быть заполнены в один прием от руки ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета с сохранением всех реквизитов бланка, аккуратно, без исправлений и помарок.
2. В реквизите «Дата» числа до 10-го указываются с нулем (например: «03»), месяц указывается словами (например: «января»), год – цифрами (например: «2012»).
3. Подписи лиц, имеющих право первой и второй подписи, должны соответствовать предъявленной в Банк Карточке с образцами подписей и оттиска печати, не выходить за рамки поля «Подписи», не соприкасаться. Не допускается применение аналогов собственноручной подписи (факсимиле).
4. После слова «Заплатите» вписывается фамилия, имя, отчество лица, на которого выдается чек, в дательном падеже (например: Иванову Ивану Ивановичу). Оставшееся свободное место прочеркивается двумя линиями. Строки заполняются полностью без оставления свободных мест.
5. В строке «Сумма цифрами» указывается сумма без разделителей в виде точек или пробелов; свободные места впереди и после суммы цифрами прочеркиваются двумя линиями.
6. Реквизиты «Сумма цифрами», «Сумма прописью» лицевой стороны денежного чека и «Сумма» на оборотной стороне денежного чека должны быть заполнены идентично:
а) если в «Сумме цифрами» на лицевой стороне чека рубли указываются с копейками, то в «Сумме прописью» на лицевой стороне чека обязательно указывается «00 копеек», и в «Сумме» на оборотной стороне чека рубли отделяются от копеек знаком тире «─»;
б) если в «Сумме цифрами» на лицевой стороне чека вместо копеек ставятся прочерки «=», то в «Сумме прописью» на лицевой стороне чека копейки не указываются, и в «Сумме» на оборотной стороне чека после суммы также ставятся прочерки «=».
7. Сумма прописью пишется в именительном падеже (например: Одна тысяча рублей 00 копеек) с самого начала строки без отступа с четко выраженной заглавной буквы и не выходит за рамки поля «Сумма прописью». Расстояние между словами не допускается более 5 мм. Слово «рублей» должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места, копейки в сумме прописью указываются цифрами. Свободное место после суммы прописью прочеркивается двумя линиями. Сокращение слов «рублей» и «копеек» не допускается.
8. Сумма снимаемых денежных средств на оборотной стороне денежного чека проставляется строго напротив назначения выплаты.
9. Печать ставится на специально отведенном месте «Место печати чекодателя». Оттиск печати должен быть четким, соответствовать заявленному оттиску в Карточке с образцами подписей и оттиска печати и не заходить на другие поля денежного чека.
10. В графу «Отметки, удостоверяющие личность получателя» вносятся отметки о предъявленном паспорте или ином документе, удостоверяющем личность. Никакие сокращения, за исключением общепринятых аббревиатур (например: УВД – Управление Внутренних Дел, ПВО – паспортно-визовый отдел, ОМ – Отделение милиции, АО – Автономный округ и т.п.) не допускаются. Для получателей-нерезидентов обязательно указывается страна, выдавшая документ. Строка «Место выдачи» заполняется в именительном падеже (например: г. Москва).
11. В графе «Указанную в настоящем чеке сумму получил» подпись ставится после слова «Подпись».
12. Никакие исправления в чеке не допускаются, так как делают чек недействительным.
13. На обороте денежного чека должно быть указано назначение платежа. Организации, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои доходы, предоставляют в Банк денежные чеки без указания назначения суммы платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежного чека заверяются подписью чекодателя.
Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается, чтобы избежать возможности возникновения злоупотреблений. Попав в недобросовестные руки, подписанный, но не заполненный чек может привести к тому, что с расчетного счета злоумышленником будут сняты все денежные средства.
Заполненный чек представляется работнику банка (операционисту), который проверяет наличие на счете суммы, которую планируется снять, проводит чек, отрезает контрольную марку и передает чек получателю денег для предъявления в кассу. Далее чек должен быть передан на проверку бухгалтеру банка, который должен выяснить наличие паспортных данных (или данных другого документа, удостоверяющего личность получателя); подписей должностных лиц организации, выписавших денежный чек, тождественность этих подписей имеющимся образцам; подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам.
Затем бухгалтер банка сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью; проверяет наличие на денежном чеке подписи клиента в получении денег и данных его документа, удостоверяющего личность, а также записи о целях, на которые выдаются наличные денежные средства. Далее проверенный чек передается кассиру банка.
В свою очередь кассир удостоверяется в наличии подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественности этих подписей имеющимся образцам; сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью. Далее он проверяет наличие на денежном чеке росписи клиента в получении денег и данных его документа, удостоверяющего личность, и подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче. Вызвав получателя денег по номеру чека, он должен спросить у того сумму получаемых денег, сверить номер контрольной марки с номером на чеке и приклеить контрольную марку к чеку, а затем повторно пересчитать подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента. И лишь потом кассир выдает деньги получателю и подписывает чек.
При прекращении договора банковского счета клиент обязан сдать в банк неиспользованные денежные чековые книжки с оставшимися неиспользованными денежными чеками и корешками.
Корешок, являясь подтверждением использования чека, остается в чековой книжке. Лицевая сторона корешка содержит дату, в которую чек был выдан кассиру, его фамилию и инициалы. Подписана первой и второй подписью сотрудников чекодателя и кассиром получателем, так же указывается дата. На оборотной стороне чека корешка проставляются номер и дата приходного кассового ордера.
|
