Руководство пользователя базы данных «Служебные записки»
База данных "Служебные записки" 2
Алгоритм движения служебной записки 2
Описание алгоритма 4
Перечень статусов служебных записок и возможности участников 4
Последовательность уведомлений 5
Открытие базы данных 5
Общая инструкция по использованию БД 6
Важное замечание перед началом работы 6
Создание новой служебной записки (т.е. Вы ее автор) 8
Параметры безопасности 9
Согласование служебной записки (если Вы в списке согласователей) 10
Работа по записке (если вы адресат или исполнитель) 10
Удаление/изменение служебной записки 11
Контроль движения и работ по служебной записке 11
Представления записок 12
Назначение представлений 12
Замечание по представлениям «мне» и «мои» 13
Сортировка по столбцам 13
Поиск в представлениях 13
Создание других личных представлений 14
Удаление личных представлений 16
Инструкция по ролям 16
Автор 16
Согласователь 17
Руководитель (первый согласователь) 17
Обычный согласователь 17
Общее замечание согласователям 18
Адресат 18
Исполнитель 19
Контролирующее исполнения лицо 19
Замечания для программистов 19
База данных "Служебные записки"
Предназначена для обмена служебными записками, заявками и другими, требующими согласований документами, и их контроля.
Programmed by Aladdin(Zean)
Алгоритм движения служебной записки
В общем случае алгоритм движения/обработки служебной записки выглядит как на рисунке ниже. Оригинал в формате MS Visio смотрите в файле Служебки.vsd
Описание алгоритма
В первую очередь записка отправляется на согласование человеку, указанному в поле «Руководитель (первый согласователь)». Руководитель может установить срок исполнения записки или отказать в согласовании.
Далее записка направляется одновременно всем остальным согласователям, которые могут согласовать или отказать в согласовании одновременно (независимо друг от друга). Однако один согласователь может не принимать решение до тех пор пока записка не будет согласована другим согласователем. Для этого он просто ждет, периодически открывая записку и читая комментарии других согласователей.
После согласования записка отправляется адресату, который назначает исполнителя или принимается за работу сам, уведомляя об этом автора нажатием кнопки «принять в работу».
В процессе работы по записке у адресата или исполнителя могут возникать вопросы или им могут понадобиться доп. сведения для выполнения, они задают вопрос, уведомление об этом посылается автору, записка получает статус «приостановлена».
После ответа автором на запрос доп.сведений уведомление посылается адресату и исполнителям, записка получает статус: «В работе».
По окончанию работ адресат или исполнитель уведомляет об этом автора, записка получает статус «выполнено». После чего автор анализирует выполнение и комментарии выполнения, затем подтверждает выполнение, закрывая записку или отправляет ее обратно адресату (но не исполнителю) на доработку. В последнем случае устанавливается статус «направлена адресату».
При отказе на любом этапе уведомление посылается автору, записка получает статус «отказано», дальнейшая работа с ней невозможна. Найти ее можно в представлении «Записки\отказные».
До тех пор, пока записка не принята в работу, она может быть отменена автором, получает статус «отменено», дальнейшая работа с ней невозможна. Найти ее можно в представлении «Записки\отказные».
Перечень статусов служебных записок и возможности участников
Возможности действий у всех участников доступны в зависимости от статуса записки, независимо от получения почтового уведомления. Цвета названий статусов соответствуют цветам в представлении «Записки\реестр».
Новая (в поле статус пусто) – созданная, но еще не инициированная записка. Автор может ее изменять и затем инициировать, т.е. запустить в работу. Остальные – только просмотр.
На согласовании – находится на согласовании. Автор может отменить, слать повторные уведомления, сменить руководителя/согласователей/адресата. Руководитель (первый согласователь) может согласовать, установить срок исполнения или отказать в согласовании. Все другие согласователи могут согласовать или отказать. Остальные – только просмотр.
Отказано – в согласовании/исполнении отказано. Все – только просмотр.
Направлена адресату – согласована, но еще не просмотрена адресатом. Автор может отменить, слать повторные уведомления адресату, сменить адресата. Согласователи и руководитель все еще могут отказать в согласовании (даже если ранее согласовали). Адресат может затребовать доп.согласование, отказать в выполнении, принять в работу, назначить исполнителя, запросить доп.сведения и рапортовать о выполнении. Остальные – только просмотр.
В работе – принята адресатом в работу или назначены исполнители. Для адресата аналогична статусу «направлена адресату», кроме кнопки «принять в работу». Исполнитель может отказать в выполнении, запросить доп.сведения, рапортовать о выполнении. Остальные – только просмотр.
Приостановлена – затребованы доп.сведения, ожидается ответ автора. Автор может ответить на запрос или отменить записку. Адресат и исполнители могут запросить доп.сведения или рапортовать о выполнении. Остальные – только просмотр.
Отменена – записка отменена автором. Все – только просмотр.
Отмечена выполненной – адресат или исполнитель рапортовал о выполнении, но автором выполнение еще не подтверждено. Автор может подтвердить выполнение или отправить записку обратно адресату на доработку. Остальные – только просмотр.
Закрыта – все работы выполнены, записка закрыта автором. Все – только просмотр.
Последовательность уведомлений
Уведомление о новой записке отправляется:
руководителю (первому согласователю)
если нет руководителя, то всем «остальным» согласователям одновременно
если нет согласователей, то сразу адресату
После согласования руководителем уведомление отсылается:
«остальным» согласователям
если больше нет согласователей, то адресату
После согласования последним в списке согласователей уведомление посылается адресату.
После назначения адресатом исполнителей уведомляются исполнители.
При запросе доп. сведений уведомляется автор, после ответа автора уведомляется адресат и исполнители (все, независимо от того, кто делал запрос).
Автор также уведомляется при указании, что записка выполнена исполнителем.
Если автор не соглашается с тем, что работы выполнены, об этом уведомляется только адресат.
Все уведомления идут от имени автора записки, кроме отправленных ему самому. Также автор записки получает уведомление о прочтении отсылаемых системой от его имени уведомлений.
Открытие базы данных
В общем случае открыть БД «Служебные записки» можно нажав в любом месте Лотуса +O
В появившемся окне «Открытие базы данных»
Выбрать сначала сервер: domino/STK, затем в списке выбрать «Служебные записки», по окончанию нажмите кнопку «Открыть»
Если у вас в панели быстрого запуска Лотуса (вертикальный набор значков слева) нет такого:  , то после открытия базы можно потянуть ее за заголовок панели (сверху)
и бросить на панель быстрого запуска
Теперь в любое время Вы сможете открывать базу при помощи этого значка в панели быстрого запуска Лотус.
Общая инструкция по использованию БД Важное замечание перед началом работы
ВАЖНО: при работе с базой возможно появление окна, как на рисунке ниже, в котором ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо выбирать "Доверять автору подписи...." (т.е. третий флажок), и нажать "ОК"; в противном случае часть функций (например, отправка почтового уведомления) работать не будет.
Это окно будет появляться при выполнении каждого нового действия, на которое ранее не давалось разрешение, т.е. после установки "Доверять автору подписи...." во всех различных своих действиях с договорами, оно более появляться не должно (будет только в случае доработки программы).
Можно установить «Доверять автору подписи…» во всех действиях сразу. Для этого необходимо настроить параметры безопасности через меню «Файл»--«Безопасность»--«Безопасность пользователя…». Введите свой пароль, в открывшемся окне «Безопасность пользователя» выберите «Действия других», оставьте по умолчанию выбор «Использование рабочей станции». Нажмите справа снизу диалога кнопку «Обновить все». Затем «ОК». Это касается тех пользователей, у кого Лотус установлен достаточно давно, тем же, у кого Лотус настраивался после 03.03.2009 ничего делать не нужно, т.к. все параметры безопасности уже установлены в требуемые значения.
Создание новой служебной записки (т.е. Вы ее автор)
1. Новую записку можно создать «с нуля», т.е. чистую, скопировать из другой записки или создать из шаблона.
а) чистая новая записка создается по кнопке «Новая» почти из любого представления в группе «Записки\...», например, «Записки\в работе»;
б) чтобы создать копию уже имеющейся записки выберите ее (также почти в любом представлении группы «Записки\...») и нажмите «Новая на основе», обратите внимание, что если служебка была закрыта от просмотра в момент создания, то скопировать ее Вы не сможете;
в) новую записку на основе заданного шаблона можно создать 3-мя способами:
нажав «Новая из шаблона» почти в любом представлении группы «Записки\...»
нажав «Новая записка на основе» в представлении «Записки\шаблоны», предварительно выбрав шаблон
нажав «Заполнить по шаблону» в любом способом созданной новой служебке, при этом содержимое уже заполненных полей потеряется
2. Перед Вами новая служебная записка:
заполните все поля, затем жмите кнопку «Инициировать (отправить, запустить)»
При заполнении важно учесть что все адресные поля должны ОБЯЗАТЕЛЬНО выбираться из списка, т.е. необходимо нажимать квадратик со стрелкой вниз справа от поля:
в появляющемся окне «Выбор имени» выберите сначала адресную книгу: «DOMINO’s Directory», затем выбирайте адресата или согласователей, а также организацию и отдел. И только если отдела нет в списке, его можно прописать руками.
Альтернативный (нежелательный) способ ввода адресата и первого согласователя – это начать писать его фамилию, при остановке набора на 1-2 сек., Лотус сам найдет и подставит первое совпадающее значение. В этом случае важно перед инициированием записки проверить всех введенных сотрудников: обязательно должны быть полные ФИО + /STK на конце.
«Остальные согласователи» выбираются аналогично, за исключением возможности множественного выбора.
В поле «подробное описание» помимо непосредственно текстового ввода можно прикреплять файлы (в случае скрытой записки – даже нужно). Дано поле аналогично привычному Вам полю текстовой части электронного письма Лотус, здесь возможны те же элементы оформления: фломастеры, форматирование шрифта, вложение документов и пр. Для вложения документов пользуйтесь значком скрепки в общей панели инструментов Лотус или меню «Файл» -- «Вложить…».
Параметры безопасности
Это вспомогательный элемент СЗ, который запрещает открыть записку для прочтения всеми лицами, кроме участвующих в ней. Однако это не защита от т.н. «продвинутых» пользователей, поэтому особо секретные сведения вводить в данной базе не рекомендуется. Для обеспечения непрочтения поля «подробное описание» Вы можете вкладывать в него внешний документ (скрепкой). Т.о. прочитать текстовую часть и увидеть наличие вложенных документов «продвинутый пользователь» сможет, но прочитать вложенные документы – нет.
Согласование служебной записки (если Вы в списке согласователей)
1. При поступлении на почту уведомления, о необходимости согласования, переходите по ссылке внутри письма
1а) Можно согласовать записку не получая/не дожидаясь почтового уведомления. Для этого необходимо открыть базу и в представлении «Записки\в работе» найти и открыв записку, в которой Вы являетесь согласователем.
2. Жмите кнопку "Согласовать" или "Отказать" в зависимости от решения, в появившемся окне введите комментарии (при положительном ответе необязательны), затем "ОК"
2а) Если Вы – первый согласователь, то Вы имеете возможность установить срок исполнения (или согласиться с указанным автором, даже если он пуст). Для этого у Вас по кнопке «согласовать» доступно подменю.
3. Даже если Вы уже согласовали записку ранее, Вы можете передумать и отказать в ее согласовании в любой момент до принятия ее в работу адресатом. Для этого необходимо открыть базу данных, см. Открытие базы данных (или повторно перейти по ссылке из почтового уведомления), найти записку и нажать кнопку «Отказать».
Работа по записке (если вы адресат или исполнитель)
При поступлении на почту уведомления, переходите по ссылке внутри письма
2. Будучи адресатом, Вы можете
а) отправить служебку на дополнительное согласование тем лицам, кто не был указан в списке согласователей и чья виза требуется
б) отказать в выполнении
в) самостоятельно проводить работы по служебке. В этом случае нажмите кнопку "Принять в работу" для смены статуса записки, чтобы автор знал, что записка не "зависла", Вами получена и Вы приступили к работам по ней
г) переслать записку своим подчиненным, т.е. назначить другого исполнителя.
при этом статус записки также меняется на "в работе"
д) запросить доп. сведения у автора записки
е) когда работы по записке выполнены, жмите кнопку "Выполнена"
3. Будучи исполнителем, Вы можете из предыдущего пункта только отказать в выполнении, запросить доп.сведения и завершить работы по записке кнопкой "Выполнена"
Для информирования автора о сроках выполнения исполнитель и адресат могут нажать кнопку «Выполню до…», затем в окне ввода срока указать дату. Внимание: поле «Планируемый срок исполнения» сразу не обновляется, однако при следующем открытии документа там будет прописан уже новый срок.
Удаление/изменение служебной записки
запрещено. Ее может отменить автор, при этом она попадет в представление "Записки \ отмененные".
Автоматическое удаление осуществляется в случае, когда никаких действий по записке не предпринимается в течение 20 дней по истечении срока исполнения/согласования (или 25 дней от создания записки, если сроки не установлены).
Отмененные записки удаляют через неделю после создания, независимо от даты отмены.
Контроль движения и работ по служебной записке
В любое время открыв базу и найдя свою записку в представлении "Записки \ в работе", можно проверить ее статус
или открыв саму записку (правый верхний угол)
Для напоминания существует система ежедневного уведомления согласователя или адресата, о том, что служебная записка ждет их действий.
Приходят они от имени автора в 8 часов утра ежедневно.
Представления записок
В системе существуют различные виды представлений для служебных записок. Каждое из них фильтрует записки по различным критериям.
Над таблицей с записками, сразу над названиями столбцов расположена панель действий с кнопками, выполняющими определенные действия, свойственные данному представлению или общие. Суть действий понятна из их названия.
Назначение представлений
Общее для всех, основное в системе представление «Записки/в работе».
Здесь отображаются служебные записки, находящие в данный момент в работе, сгруппированные по отделам-адресатам. Записки с установленным флагом «скрытия от просмотра» отображаются серым цветом.
«Записки\выполненные» -- только закрытые записки, работы по которым завершены, сгруппированы по отделам-адресатам
«Записки\мне» -- специально для исполнителей, здесь представлены записки, адресованные только Вам (т.е. Вы или адресат или исполнитель), и находящиеся в работе. Сортированы по возрастанию срока исполнения.
«Записки\мои» -- специально для авторов, здесь представлены записки, написанные лично Вами и находящиеся в работе. Сортированы по возрастанию дат создания.
«записки\отказные» -- в согласовании или исполнении которых было отказано, сгруппированы по отделам-адресатам.
«записки\откмененные» -- записки, которые было отменены авторами, сгруппированы по отделам-адресатам.
«Записки\по авторам», «Записки\по адресатам» и «Записки\по исполнителям» служат для контроля «запископроизводства» и загруженности сотрудников, сгруппированы соответственно по работникам. Являются более полной версией представлений «мне» и «мои».
«Записки/ресстр» -- полный перечень всех существующих в базе записок с цветовым выделением статусов. Ключиком отмечаются записки с установленным флагом «скрытия от просмотра».
«Записки\Контроль» -- сгруппированные по организациям-авторам и по месяцам записки, находящиеся в работе. Красным маркером выделены записки с просроченным на сегодня сроком исполнения.
«Записки/шаблоны» -- шаблоны для создания новых записок. Здесь любой сотрудник может создавать любые шаблоны. Сгруппированы по отделам-адресатам.
Замечание по представлениям «мне» и «мои»
Данные представления при первом к ним обращении копируются на ваш компьютер, становясь личными. Поэтому при первом обращении их может появиться в списке представлений 2: одно со значком как все другие, и второе со значком личного представления:  . После закрытия и повторного открытия базы данных, основное представление пропадет. Останется только личное.
Сортировка по столбцам
В первую очередь осуществляется сортировка, объединенная с группировкой по отделам (организациям или сотрудникам в зависимости от представления). Для раскрытия группы щелкните на значок треугольника слева от названия. Существует возможность сортировки по другим столбцам, у которых справа от названия столбца есть значок ^ или стрелка вниз, или и вверх и вниз одновременно, означающие направление сортировки А-Я или Я-А. Для включения сортировки по такому столбцу щелкните его заголовок. При этом первичная группировка теряется.
После щелчка на сортируемый столбец становится черной стрелка текущего направления сортировки. Если столбец позволяет сортировку в обоих направлениях, то для их смены щелкните заголовок повторно. Если столбец позволяет сортировку только в одном направлении, то повторный щелчок вернет первоначальную сортировку и группировку (если установлена в данном представлении).
Т.о. после включения сортировки по любому столбцу, для возврата к первоначальной группировке необходимо повторно щелкнуть на отсортированный столбец (дважды, если он сортируется в двух направлениях).
Поиск в представлениях
Панель поиска в представлении появляется после выбора меню «Вид»--«Найти в данном представлении». Расширенные опции поиска отображаются после нажатия «Настройка» в панели поиска.
В поле «Образец» можно вводить слова, встречающиеся в любом поле СЗ, в расширенных настройках можно указывать диапазон дат и другие критерии. Регистр букв при поиске значения не имеет.
Создание других личных представлений
Для этого находясь в любом представлении БД "Служебные записки" выберите пункт меню "Создание"--"Представление...". В появившемся окне введите имя представления, напр. "Служебки\мои" или любое на Ваше усмотрение. Но если укажете в названии "Служебки\", то ваше личное представление попадет соответственно в папку "Служебки", если не укажите, то оно будет на первом уровне представлений.
Нажмите кнопку "Копировать из...", затем в окне "Копирование стиля" выберите любое представление копию которого хотите создать, затем жмите "ОК"
Более ничего в окне "Создание представления" трогать не нужно, жмите "ОК".
В результате в дереве представлений Вы увидите Ваши личные, только что созданные представления:
При следующем входе в свой компьютер, в лотус и в базу служебок все личные представления всегда появляются в самом низу дерева.
Изменять личные представления можно выбрав в меню «Действия» -- «Представление» -- «изменить»
ВНИМАНИЕ! Все личные представления хранятся на Вашем компьютере, поэтому при переходе на другой компьютер/пересоздании профиля/перенастройке Лотуса личные представления придется создавать заново.
Удаление личных представлений
Удалить неправильно созданное представление можно: выбрав его в дереве представлений, а затем в меню "Действия"--"Представление"--"Удалить представление". Здесь же можно его переименовать и изменить.
Инструкция по ролям Автор
Итак, Вы автор служебной записки (или только собираетесь им стать).
Ваша боевая задача: грамотно составить служебную записку, правильно заполнить все поля; запустив записку в обработку, довести до логического завершения, следя за ее выполнением и своевременно воздействуя на лиц, участвующих в обработке.
Именно на Вас лежат все тяготы продвижения согласования записки, т.к. Вы наиболее заинтересованное в ее выполнении лицо.
Предварительно необходимо ознакомиться с: Важное замечание перед началом работы.
Ваши инструменты:
кнопки создания новых записок, см. Создание новой служебной записки (т.е. Вы ее автор)
представления «Записки\в работе», «Записки\мои», «Записки\по адресатам» и «записки\по исполнителям» -- последние 2 служат для контроля загруженности исполнителей. См. Назначение представлений
отсылка повторных почтовых уведомлений участникам процесса обработки записки. Для этого в самой записке есть соответствующая кнопка «Повторное уведомление»
возможность смены участника, которого длительное время нет на месте, см. предыдущий рис.
кнопка «ответ на запрос» в случае затребования исполнителями дополнительных сведений
кнопка «Отменить» для отмены СЗ
кнопка «Выполнена», для подтверждения того, что все работы по служебке выполнены и перевода ее в статус закрытой
кнопка «Не выполнена» для отправки СЗ адресату на доработку. Здесь обязательно подробно опишите, почему именно Вы считаете работы не выполненными
Вашей задачей становится постоянное отслеживание состояния служебной записки и контроль ее выполнения адресатом/исполнителем. И перевод СЗ в закрытые по окончанию работ.
Для отслеживания статуса Вашей служебной записки Вы должны периодически открывать базу данных и в наиболее удобных для Вас представлениях находить свою записку. Как открыть базу: см. Открытие базы данных. Возможно, она где-то «зависла» или Вам просто не пришло уведомление о запросе сведений или об окончании работ. Обращайте внимание на статус и в зависимости от него выполняйте требуемые от Вас действия, см. Перечень статусов служебных записок и возможности участников. Если Вы не можете найти свою записку, попробуйте посмотреть в представлении «Записки\отказные», возможно в ней отказано. Также можно найти записку в полном их списке, т.е. в представлении «Записки\реестр». См. Поиск в представлениях.
Согласователь Руководитель (первый согласователь)
Итак, Вы указаны первым в списке согласователей.
Ваша боевая задача: в максимально короткий срок после получения почтового уведомления перейти по ссылке, ознакомиться с содержимым СЗ и принять решение о согласовании или отказе.
Предварительно необходимо ознакомиться с: Важное замечание перед началом работы.
Ваши инструменты:
кнопка «Согласовать» с выпадающим списком
Перед согласованием Вы должны внимательно ознакомиться с запиской и обратить внимание на срок исполнения, чтобы согласиться с ним или установить свой собственный.
кнопка «Отказать», при отказе настоятельно рекомендуется в появляющемся окне подробно описать причины отказа.
См. Согласование служебной записки (если Вы в списке согласователей).
Обычный согласователь
Итак, Вы указаны в списке согласователей.
Ваша боевая задача: в максимально короткий срок после получения почтового уведомления перейти по ссылке, ознакомиться с содержимым СЗ и принять решение о согласовании или отказе.
Предварительно необходимо ознакомиться с: Важное замечание перед началом работы.
Ваши инструменты:
кнопка «Согласовать»
кнопка «Отказать», при отказе настоятельно рекомендуется в появляющемся окне подробно описать причины отказа.
См. Согласование служебной записки (если Вы в списке согласователей).
Общее замечание согласователям
Даже если Вы уже согласовали записку ранее, Вы можете передумать и отказать в ее согласовании в любой момент до принятия ее в работу адресатом. Для этого необходимо открыть базу данных, см. Открытие базы данных, найти записку (или повторно перейти по ссылке из почтового уведомления) и нажать кнопку «Отказать». При этом настоятельно рекомендуется в появляющемся окне подробно описать причины отказа.
Адресат
Итак, Вам направлена служебная записка, т.е. Вы ее адресат.
Ваша боевая задача: в максимально короткий срок определиться с необходимостью дополнительного согласования или с исполнителем, контроль исполнения работ подчиненными. В случае самостоятельных работ -- также информирование автора о принятии записки к исполнению и об окончании работ по ней.
Предварительно необходимо ознакомиться с: Важное замечание перед началом работы.
Ваши инструменты:
представление «Записки\мои» -- для контроля адресованных Вам записок
представление «Записки\по исполнителям» -- для контроля загруженности исполнителей в Вашем подразделении
кнопка «Доп.согласование» для требования дополнительного согласования у лиц, не указанных изначально автором
кнопка «Отказать в выполнении» для отказа, при этом настоятельно рекомендуется подробно описывать причины.
Кнопка «Принять в работу» -- для информирования автора (сменой статуса СЗ), если будете самостоятельно выполнять работы по записке
кнопка «Выполню до…» -- для информирования автора о сроках выполнения, после нажатия в окне ввода срока нужно указать правильную дату. Внимание: поле «Планируемый срок исполнения» сразу не обновляется, однако при следующем открытии документа там будет прописан уже новый срок.
Кнопка «Назначить исполнителей» -- для делегирования работ по записке Вашим подчиненным. Поле «Исполнители» служит, кроме прочего для информационных целей, как указание в записке о том, кто выполнял работы. Т.о. Вы можете прописать в нем ЛЮБОГО человека/организацию, даже если их нет в адресной книге. Очевидно, что при этом уведомления до них не дойдут, участвовать в работе с базой данных они не смогут, поэтому все остальные действия по информированию автора об окончании работ или запросе доп. сведений ложатся на Вас. Т.е. в этом случае Вы действуете так, как будто именно Вы исполнитель записки. В любой момент нахождения записки в работе Вы можете менять или добавлять исполнителей. Выбор исполнителей приводит также к смене статуса записки на «в работе».
Кнопка «Запросить сведения» -- если написанного автором в записке не хватает Вам для правильного выполнения поставленных автором задач
Кнопка «Выполнена» -- нажмите по окончанию самостоятельных работ, для передачи записки автору
Вашей задачей становится постоянное отслеживание состояния служебной записки и контроль выполнения работ исполнителями.
Для отслеживания статуса служебной записки Вы должны периодически открывать базу данных и в наиболее удобных для Вас представлениях находить адресованные Вам записки. Как открыть базу: см. Открытие базы данных. В случае невозможности ее выполнения выбранным исполнителем, Вы можете его поменять или добавить нового. По окончанию исполнителем работ, Вы наряду с автором получаете соответствующее уведомление.
Если Вы не можете найти определенную записку, попробуйте посмотреть в представлении «Записки\отказные», возможно в ней отказано исполнителем или в «Записки\выполненные», если он ее уже выполнил. Также можно найти записку в полном их списке, т.е. в представлении «Записки\реестр». См. Поиск в представлениях.
Если Вы выполняете записку самостоятельно, рекомендую ознакомиться с инструкцией роли исполнителя ниже.
Исполнитель
Вам повезло меньше всех – Вы назначены исполнителем служебной записки.
Ваша боевая задача: взаимодействуя путем запросов дополнительных сведений (в случае необходимости) с автором, выполнить работы по записке и уведомить автора об окончании работ.
Предварительно необходимо ознакомиться с: Важное замечание перед началом работы.
Ваши инструменты:
представление «Записки\мои» и «записки\по исполнителям» -- для контроля записок, исполнителем которых Вы являетесь
представление «Записки\по адресатам» -- если вы, являясь адресатом, выполняете работы самостоятельно
кнопка «Отказать в выполнении» для отказа, при этом настоятельно рекомендуется подробно описывать причины
кнопка «Выполню до…» -- для информирования автора о сроках выполнения, после нажатия в окне ввода срока нужно указать правильную дату. Внимание: поле «Планируемый срок исполнения» сразу не обновляется, однако при следующем открытии документа там будет прописан уже новый срок.
кнопка «Запросить сведения» -- если написанного автором в записке не хватает Вам для правильного выполнения поставленных автором задач
кнопка «Выполнена» -- нажмите по окончанию самостоятельных работ, для передачи записки автору
Вашей задачей в рамках базы служебок становится уведомление автора (и одновременно адресата) об окончании работ по записке. При этом обязательно подробно опишите что сделать невозможно и причины, чтобы автор согласился с Вами, что все возможное сделано и не отправил записку обратно на доработку.
Контролирующее исполнения лицо
Для Вас создано представление «Записки\контроль», в котором собраны записки с установленными сроками исполнений. Они сгруппированы по организациям-заказчикам работ и по месяцам. Записки с истекшим сроком исполнения выделены красным маркером.
Также см. Назначение представлений.
Замечания для программистов
Ввиду того, что не все пользователи умеют читать, часто они не выбирают флаг «Доверять автору всегда» в оповещении системы безопасности. Вследствие чего не работают некоторые функции системы, как-то: отправка уведомлений и смена статуса служебки. Для контроля этих ситуаций все ответы пользователей прикрепляются к записке-родителю. Увидеть их можно в представлении «Записки\в работе». За ненадобностью они удаляются при отказах в согласовании/выполнении и при закрытии записки. Если видите, что в ответах есть документ, а в самой служебке ничего не изменилось, нужно повторить действие последнего пользователя и объяснить ему, что все сообщения нужно предварительно читать, а уже поняв, что написано, тыкать на кнопки.
Некоторые второстепенные сервисные функции, как-то: смена статус-кода служебки или возможность удаления документов из БД жестко завязаны на мою фамилию. Чтобы воспользоваться ими, необходимо переписать фамилию в программе.
При удалении родителей дети не удаляются, поэтому удаляйте предварительно ответы, а потом родителей. Ну а т.к. ответы отображены только в «Записки\в работе», то лучше ничего не удалять из других представлений.
Для чистки БД от всех ответов – запустите агент «Удалить все ответы». Он, правда, с первого раза все не удаляет, но после 3-4-го запуска можно увидеть, что кол-во документов в БД падает. |
