Типовое техническое задание
СЭД "EOS for SharePoint"
Целью создания системы электронного документооборота (далее – Система) является повышение эффективности работы сотрудников Заказчика с документами и неструктурированной информацией за счет:
Создания единого пространства взаимодействия сотрудников Заказчика, вовлечения их в организационные процессы и обеспечения единого порядка работы с документами и исполнения поручений, резолюций и задач;
Создания централизованного хранилища документов неструктурированных информационных ресурсов и организации общего доступа сотрудников Заказчика к хранящимся в системе данным;
Использования эффективных механизмов поиска информации;
Интеграции с клиентскими приложениями для создания документов и работы с электронной почтой;
Автоматизации процессов документооборота (обработки входящих, исходящих и внутренних документов);
Автоматизации процессов контроля сроков подготовки и согласования договоров и исполнения поручений, резолюций и задач;
Обеспечения защиты хранящейся в системе информации от несанкционированного доступа;
Использования удаленного и мобильного доступа к данным Системы;
Возможностей интеграции данных, обрабатываемых в других информационных системах Заказчика и приложениях.
Требования к структуре и составу Системы
Состав системы
Система должна включать следующие базовые компоненты:
Решение для автоматизации документооборота, реализованное на программной платформе Microsoft SharePoint Server;
Программное обеспечение Microsoft требующееся для полноценной работы Системы;
Комплекс аппаратных средств, обеспечивающий надёжность и стабильность работы Системы при увеличении числа пользователей.
Программная платформа
Платформа Microsoft SharePoint Server предоставляет базовые функциональные возможности для автоматизации основных задач управления документами, в том числе организации распределенного хранения электронных документов, поиска данных, разграничения прав доступа к информации.
Система должна быть реализована на платформе Microsoft SharePoint Server таким образом, чтобы обеспечить максимальное использование всех предоставляемых возможностей (включая как основные (отказоустойчивость и сохранность данных, и их резервное копирование), так и сервисные функции).
Дополнительные требования к составу и структуре используемой программной платформы не предъявляются.
Структура решения для автоматизации документооборота
Структура решения для автоматизации документооборота должна включать, как минимум, следующие информационные массивы:
Системные справочники;
Хранилища документов, поручений и задач;
Персональные рабочие места пользователей.
Требования к системным справочникам
Поддержка простых и иерархических справочников
Система должна поддерживать ведение справочников, необходимых для ее корректной работы. Справочником является специальный список, который содержит данные, используемые при заполнении регистрационных форм, а также используемые в информационных целях.
Должны поддерживаться справочники как с простой структурой (одноуровневый список), так и с иерархической структурой (многоуровневый список).
В иерархическом справочнике элементы могут объединяться в группы и подгруппы посредством папок. Система должна поддерживать неограниченную вложенность папок для иерархических справочников.
Поддержка общих и технологических справочников
В системе должны быть реализованы два типа справочников:
Общие справочники, данные которых используются как для сервисных (заполнение регистрационных форм), так и для информационно-справочных целей (поиск информации). Данный тип должен быть доступен для широкого круга пользователей.
Технологические справочники, данные которых используются только для сервисных целей. Ведение справочников этого типа осуществляется пользователем, исполняющим обязанности администратора Системы.
Состав справочников системы
Система должна обеспечивать ведение следующих системных справочников:
«Организации» (общий) – перечень внешних организаций-контрагентов с указанием основных реквизитов, адресных данных и другой справочной информации;
«Контакты» (общий) – перечень контрагентов-физических лиц;
«Оргструктура» - перечень сотрудников Заказчика с отражением иерархии департаментов и отделов и содержанием информации по контактным данным сотрудников;
«Группы документов» (технологический) – перечень групп (видов) документов, создаваемых в организации; обеспечивает классификацию документов по видовому признаку;
«Номенклатура дел» (технологический) – перечень дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения; обеспечивает классификацию документов в соответствии со структурой их хранения;
«Каталог (рубрикатор)» (технологический) – систематизированный перечень тематических рубрик; обеспечивает классификацию документов по тематическому признаку;
«Счетчик номерообразования» (технологический) – обеспечивает возможность присвоения каждому зарегистрированному документу уникального порядкового номера в соответствии с правилами Заказчика.
Функции ведения справочников
При работе с системными справочниками должны быть доступны следующие возможности (функции):
Просмотр записей справочника;
Добавление папки или элемента в справочник;
Редактирование папки или элемента;
Логическое удаление папки или элемента из справочника («скрытие» записи справочника и запрет на выбор данного значения при заполнении регистрационных форм);
Восстановление логически удаленных папок или элементов справочника;
Физическое удаление папки или элемента из справочника (окончательное удаление данных);
Настройка порядка сортировки и группировки записей справочника;
Фильтрация записей справочника (отбор по определенному значению);
Настройка различных представлений данных (вариантов отображения данных справочника);
Поиск записей справочника.
Требования к хранилищам документов, поручений и задач
Система должна позволять создавать хранилища документов, поручений, задач и поддерживать произвольную структуру хранения данных (например, в соответствии с внутренней структурой Заказчика).
Элементы внутри хранилища могут объединяться в группы. Система должна позволять создавать хранилища для следующих типов данных:
«Документы» – хранилище регистрационных карточек документов;
«Проекты документов» – хранилище регистрационных карточек проектов документов;
«Поручения» – хранилище карточек поручений (как самостоятельных, так и выданных по документу);
«Задачи на исполнение» – хранилище карточек индивидуальных задач, каждая из которых требует исполнения конкретным пользователем;
«Задачи на утверждение документов» – хранилище карточек задач, выданных на визирование или подписание проектов документов.
Требования к рабочему месту пользователя
Персональные веб-узлы пользователей
Система должна предоставлять пользователю настраиваемое рабочее место – персональный веб-узел для индивидуальной работы с информацией. Для пользователя, не имеющего персонального веб-узла, должна быть предусмотрена возможность его создания.
Должна поддерживаться работа со следующими типами данных (создание, хранение, просмотр, редактирование и удаление элементов):
файлы (хранение файлов любого формата; создание, просмотр и редактирование файлов в форматах MS Office средствами клиентских приложений MS Office);
ссылки на документы, поручения и задачи, пересылаемые данному пользователю (каждая ссылка должна включать набор основных метаданных, описывающих документ, поручение или задачу);
списки задач;
списки контактов;
списки мероприятий (календари);
коллективные обсуждения (форумы) и опросы;
информационные сообщения (новости), веб-дневники (блоги) и вики-страницы;
гиперссылки.
Должна быть также предусмотрена возможность ведения и просмотра персональных сведений о пользователе (профиля пользователя). Профиль должен включать основную информацию, которая позволяет идентифицировать пользователя в системе (фамилия, имя, отчество, должность, руководители, коллеги, адрес электронной почты и другие контактные данные).
Настройка персональных веб-узлов:
Пользователю должны быть доступны следующие возможности настройки индивидуального рабочего места:
Создание веб-узлов и веб-страниц (формирование структуры персонального рабочего места);
Создание хранилищ данных (определение структуры хранения массива личной информации);
Настройка навигации (гиперссылок и структуры переходов) по созданным структурным элементам личного веб-узла, а также в рамках всего информационного пространства портала.
Пользователю должны быть доступны следующие возможности настройки хранилищ данных (списков и библиотек документов):
Настройка порядка сортировки и группировки записей;
Настройка фильтрации данных (отбор по определенному значению);
Настройка различных представлений данных (вариантов отображения данных).
Требования к навигации в рамках системы
В системе должны быть предусмотрены настраиваемые механизмы навигации и доступа к информации, хранящейся и обрабатываемой в ней – веб-узлам, хранилищам данных, отдельным документам, поручениям, задачам и т.д. Система должна предоставлять гибкие инструменты для настройки навигации (структуры гиперссылок).
Каждый пользователь должен иметь возможность самостоятельно настроить персональную систему гиперссылок, позволяющих в любой момент времени перейти в требуемую точку в информационном пространстве портала.
Также должна быть предусмотрена возможность из любой части портала перейти на личный узел пользователя (его персональное рабочее место).
Требования к регистрационным формам
Работа с регистрационными формами
Система должна позволять создавать и настраивать регистрационные формы (шаблоны регистрационных карточек) на основе типов содержимого Microsoft SharePoint Server. Каждая форма (шаблон) должна включать перечень используемых в ней реквизитов – полей регистрационной карточки.
Система должна предоставлять используемую по умолчанию стандартную форму (шаблон) универсальной регистрационной карточки для следующих типов данных:
документ;
проект документа;
поручение;
задача для исполнителя;
протокол заседания/совещания;
служебная записка;
исходящая корреспонденция;
распоряжение/приказ.
При работе с регистрационными формами (шаблонами) должны быть предусмотрены следующие возможности:
Создания новой формы (шаблона);
Изменения ее реквизитного состава (добавления, редактирования и удаления реквизитов);
Настройки обязательности заполнения реквизитов;
Скрытие реквизита (запрет на отображение реквизита при заполнении регистрационной карточки);
Настройки порядка представления реквизитов при создании и просмотре регистрационных карточек, созданных на основе данной формы (шаблона);
Присвоение рабочих процессов для формы (шаблона), автоматически запускаемых при создании новой регистрационной карточки на основе данной формы;
Должны поддерживаться следующие типы реквизитов (полей РК):
простой текст (однострочный);
простой текст (многострочный);
число;
дата и время;
флаг («да/нет»);
денежная единица;
гиперссылка или рисунок;
выбор из списка значений;
выбор из справочников «Группы документов», «Номенклатура дел», «Организации» и «Контакты»;
выбор из списка «Пользователей и групп Microsoft SharePoint Server»;
подстановка данных из другого списка Microsoft SharePoint Server (расположенного в иерархии веб-узлов на том же уровне или выше);
вычисляемое значение (сведение в данное поле значений других полей типа «однострочный текст», «число», «дата», «флаг», «денежная единица» в соответствии с задаваемой формулой).
Реквизиты стандартного шаблона карточки документа
группа документов;
регистрационный номер;
дата регистрации;
внешний номер (регистрационный номер входящего документа в организации-отправителе);
внешняя дата (дата регистрации входящего документа в организации-отправителе);
заголовок документа;
краткое содержание;
организация-корреспондент (наименование организации-отправителя входящего документа);
должностное лицо-корреспондент (должностное лицо, являющееся автором (отправителем) входящего документа);
организация-адресат (наименование организации-адресата исходящего документа);
должностное лицо-адресат (должностное лицо, являющееся адресатом исходящего документа);
кому (должностное лицо, являющееся внутренним адресатом документа);
исполнители документа;
визирующие должностные лица;
подписывающие должностные лица;
отметка о контроле;
плановая дата исполнения документа;
фактическая дата исполнения документа;
номер дела по номенклатуре дел (включая заголовок дела);
статус списания документа в дело;
дата списания документа в дело;
примечания;
рубрика;
тип доставки;
номер экземпляра;
состав (количество листов и другие внешние особенности документа).
Реквизиты стандартного шаблона карточки проекта документа
группа документов;
регистрационный номер;
дата регистрации;
заголовок документа;
краткое содержание;
организация-адресат (наименование организации-адресата исходящего документа);
должностное лицо-адресат (должностное лицо, являющееся адресатом исходящего документа);
кому (должностное лицо, являющееся внутренним адресатом документа);
исполнители документа;
визирующие должностные лица;
подписывающие должностные лица;
плановая дата исполнения документа;
примечания;
рубрика;
тип доставки;
номер экземпляра;
состав (количество листов и другие внешние особенности документа)
основание создания проекта (документ, поручение, задача).
|
