Скачать 302.96 Kb.
|
Работа с дополнительными реквизитами карточек документов и проектов документов Для регистрационных карточек, создаваемых в хранилищах документов (проектов документов), должна быть предусмотрена возможность работы со следующими дополнительными множественными реквизитами:
Для работы с данными реквизитами должны быть реализованы специальные веб-страницы, переход на которые должен осуществляться из интерфейса основной регистрационной карточки. При работе с дополнительными реквизитами для пользователя должны отображаться данные об основном документе (группа документов, заголовок, дата регистрации и регистрационный номер).
Система должна позволять осуществлять регистрацию документов и проектов документов – создание новой регистрационной карточки, прикрепление к ней файлов любого формата и автоматическое присвоение регистрационного номера в соответствии с настроенным шаблоном. Автоматически сформированный регистрационный номер должен быть доступен для последующего редактирования. Система должна позволять настраивать автоматическую нумерацию документов (проектов) в пределах группы документов путем задания алгоритма (формулы) номерообразования. Данный алгоритм должен поддерживать использование следующих компонентов для формирования регистрационного номера:
Должен поддерживаться произвольный порядок формирования алгоритма регистрационного номера из перечисленных компонентов, включая использование любых знаков-разделителей. Должна быть предусмотрена возможность для настройки администратором (технологом) системы начального значения автоматической нумерации.
Система должна позволять в автоматизированном режиме регистрировать документы, создаваемые на основе согласованных или утвержденных (подписанных) проектов документов. Процесс регистрации документа на основе проекта должен запускаться вручную из интерфейса регистрационной карточки проекта. После запуска данного процесса должна создаваться новая регистрационная карточка документа (в хранилище документов) с копированием значений всех совпадающих реквизитов. Кроме того, данные о ходе исполнения рабочих процессов должны сохраняться в журнале согласования новой карточки документа. Новая регистрационная карточка должна быть доступна в режиме редактирования для возможности ручного заполнения (изменения) необходимых полей.
Система должна поддерживать следующие способы ввода данных:
В системе должен быть реализован механизм совместного редактирования файлов несколькими пользователями – функции «извлечения» и «возврата» файлов («check in/check out»), обеспечивающие контроль вносимых изменений. При выполненном извлечении файла одним пользователем система должна автоматически блокировать данный файл для изменения остальными пользователями. Кроме того, должна быть предусмотрена функция утверждения содержимого, обеспечивающая контроль внесенных изменений перед публикацией измененной версии документа. Средствами системы для каждого файла должна настраиваться необходимость его утверждения при любом изменении (до выполнения процедуры утверждения измененный документ остается в статусе «черновика» и является недоступным для других пользователей). Возможность утверждать содержимое должны иметь только те пользователи, которым в системе предоставлено соответствующее разрешение.
Система должна поддерживать автоматический контроль версий файлов и карточек, т.е. сохранение новой версии при каждом изменении элемента и предоставлять возможность ознакомиться с внесенными изменениями, а также в любой момент вернуться к ранее сохраненной версии (присвоить ей статус текущей).
Система должна позволять отправлять документы по электронной почте. Возможность пересылки документа должна быть доступна только пользователям, имеющим право доступа к нему не ниже просмотра («чтения»). При выполнении команды «Отправить e-mail» из меню регистрационной карточки документа система должна позволять пользователю указывать следующие параметры (соответствующие полям электронного сообщения MS Outlook):
Система должна предоставлять возможность осуществлять рассылку ссылок на документы по рабочим местам пользователей. Ссылка на документ должна содержать гиперссылку на его месторасположение в общем хранилище документов, а также основные метаданные, позволяющие идентифицировать данный документ на рабочем месте пользователя (без обращения к общему хранилищу). Пересылка ссылки на документ должна быть доступна из интерфейса регистрационной карточки. При пересылке система должна позволять пользователю указывать следующие параметры:
В системе должны быть реализованы стандартные шаблоны рабочих процессов, позволяющих создавать и запускать отдельные экземпляры процессов. Система должна включать следующие стандартные шаблоны рабочих процессов:
Должны быть предусмотрены следующие возможности для настройки шаблонов рабочих процессов:
Данные параметры, определенные в шаблоне рабочего процесса, должны автоматически действовать для каждого запускаемого экземпляра рабочего процесса.
Должна быть предусмотрена возможность ручного изменения отдельных параметров перед запуском процесса:
Для каждого пользователя, который указан в параметрах рабочего процесса в качестве участника, автоматически должна создаваться индивидуальная задача и направляться оповещение о ней по электронной почте. Данное оповещение должно содержать ссылки, позволяющие ознакомиться с содержанием документа и исполнить соответствующую задачу (ознакомиться, согласовать, утвердить или отклонить документ). Если пользователь не исполняет задачу до истечения крайнего срока, установленного в параметрах рабочего процесса, ему должно автоматически направляться уведомление по электронной почте, содержащее предупреждение о превышении срока согласования или утверждения (а также гиперссылки, позволяющие перейти к соответствующим задаче и документу). Если задача, назначенная исполнителю, изменяется (завершается) другим пользователем, имеющим соответствующее право – исполнителю должно автоматически направляться оповещение об этом по электронной почте. Пользователю, запустившему рабочий процесс, должно автоматически направляться по электронной почте уведомление о начале и о завершении данного процесса.
Рабочий процесс ознакомления должен позволять осуществлять параллельную рассылку всем участникам процесса задач на ознакомление. При ознакомлении с документом пользователю предоставляется возможность установить отметку об ознакомлении. При исполнении задачи на ознакомление пользователь должен иметь возможность ввести комментарии (в виде текста).
Рабочий процесс согласования / утверждения (визирования и подписания) документов должен позволять осуществлять последовательную или параллельную рассылку всем участникам процесса задач на утверждение документа. При исполнении задачи на утверждение документа (визирование или подписание), пользователь должен иметь возможность:
В системе должна быть реализована технология контроля исполнения, которая предполагает совместную работу пользователей, исполняющих роли – «руководитель», «контролер», «ответственный исполнитель» и «исполнитель». Данная технология предусматривает двухуровневый контроль исполнения и включает следующий порядок работы с поручениями и задачами:
Система должна поддерживать создание как самостоятельных поручений, так и поручений, выданных по документу. При создании поручения на основании документа в его карточке должна автоматически проставляться ссылка на данный документ. Должна поддерживаться выдача поручения нескольким исполнителям и назначение контролера для поручения.
На основе выданного поручения должны автоматически создаваться индивидуальные задачи для каждого исполнителя и контролера, указанных в поручении.
Задачи для исполнителей и контролеров должны рассылаться по рабочим местам пользователей – на каждом рабочем месте должна создаваться ссылка на задачу, назначенную данному пользователю. Ссылка должна содержать гиперссылку на месторасположение задачи в общем хранилище, а также включать основные сведения о ней (и о документе, на основании которого выдано поручение, «породившее» данную задачу – для поручений по документу). |
Убп) об установке рабочего места арм системы электронного документооборота Федерального казначейства (далее арм сэд) либо установке... | Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном... | ||
Ппо «Автоматизированная система электронного документооборота Федерального казначейства (сэд)» | Ппо «Автоматизированная система электронного документооборота Федерального казначейства (сэд)» | ||
Договора «об оказании услуг по доступу к системе электронного документооборота и использования системы для организации обмена расчетно-платежными... | ... | ||
Стороны пришли к соглашению о внедрении, в рамках документооборота по Договору системы электронного документооборота (далее Электронный... | Стороны пришли к соглашению о внедрении, в рамках документооборота по Договору системы электронного документооборота (далее Электронный... | ||
Стороны пришли к соглашению о внедрении, в рамках документооборота по Договору системы электронного документооборота (далее Электронный... | Настоящее Руководство пользователя локального рабочего места Системы электронного документооборота (лрм сэд) нрд (web-доступ), далее... |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |