Положение о формировании личного дела студента
Скачать 187.58 Kb.
|
1 2
ПОЛОЖЕНИЕ О ФОРМИРОВАНИИ ЛИЧНОГО ДЕЛА СТУДЕНТА ЛДС - личное дело студента 1.НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Данное положение разработано с целью повышения качества организации формирования личных дел студентов. Положение определяет порядок формирования, ведения и подготовки личных дел студентов к сдаче в архив. 2.ОПРЕДЕЛЕНИЕ Личное дело студента - совокупность документов, содержащих полную информацию о студенте и его учебе в техникуме. Информация, содержащаяся в личном деле студента, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. 3.ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА 3.1. Формирование личного дела абитуриента. При зачислении в ГБУ РС(Я) «Транспортный техникум» формирование личного дела абитуриента осуществляется приемной комиссией техникума. 3.1.1.Прием в учреждение среднего профессионального образования проводится по личному заявлению граждан и по среднему баллу аттестата. 3.1.2.Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии. 3.1.3.Личные дела зачисленных абитуриентов приемная комиссия передает по акту в учебную часть не позднее, чем за 5 дней до начала учебного года. 3.1.4.При подаче заявления о приеме в техникум поступающий представляет: • документы, удостоверяющие его личность с указанием гражданства; • оригинал документа государственного образца о среднем (полном) общем или среднем профессиональном образовании, диплом о начальном профессиональном образовании, если в нем есть запись о получении предъявителем среднего (полного) общего образования в зависимости от выбранной программы обучения; • справка о результатах ЕГЭ; • при подаче заявления о приеме на второе профессиональное образование представляется заверенная ксерокопия диплома о среднем или высшем профессиональном образовании (ксерокопия заверяется по оригиналу в техникуме, в который она предъявляется, или в установленном порядке); 3.1.5.На каждого абитуриента заводится личное дело, в котором хранятся все документы и материалы вступительных испытаний (в том числе выписка из протокола решения апелляционной комиссии). 3.1.6.Начало формирования личного дела студента осуществляет приемная комиссия. 3.1.7.В состав личного дела входят следующие документы: • опись личного дела; • заявление о приеме документов для поступления в техникум; • фотографии (6 шт.); • направление (при наличии); • медицинская справка (форма 086-У); • аттестат/ диплом (подлинник и копия); • документы, предусматривающие льготы, на прием вне конкурса в техникум (категории: инвалиды, сироты, военнослужащие и т.д.); • копия паспорта; • копия ИНН • копия СНИЛС • свидетельство единого государственного экзамена (на базе 11 классов); • второй экземпляр расписки о принятых документах. Дополнительные документы: -договор на оказание платных образовательных услуг ( при поступлении на платной основе); -заключение об эквивалентности образования (для иностранных граждан); -копия свидетельства о заключении брака, иные документы, подтверждающие смену фамилии; - сертификат о прививках; -копия страхового медицинского полиса 3.1.8. При зачислении обучающегося на второй или последующие курсы приемная комиссия формирует личное дело, в котором кроме документов, предусмотренных пунктом 3.1.7, должны быть: - академическая справка, выданная учебным заведением, в котором он обучался ранее, оформленная в установленном порядке; -выписка из приказа; -индивидуальный график обучения (ликвидации академической задолженности при наличии разницы в учебных планах). 3.1.9.При переводе обучающегося из другого образовательного учреждения формирование личного дела осуществляется заведующими отделениями. При этом в личном деле должны быть следующие документы: - заявление о переводе; -выписка из приказа о зачислении; -академическая справка, выданная образовательным учреждением, в котором он обучался ранее, оформленная в установленном порядке; -шесть фотографий размером 3х4; -документ об образовании. 3.1.10. Поступающие, претендующие на льготы, установленные законодательством РФ представляют дополнительно: - дети сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей: • свидетельство о рождении (копию); • свидетельство о смерти родителей (если родители умерли); • решение суда о лишении родительских прав; • постановление об установлении опекунства; • документы, подтверждающие наличие жилья, либо постановку на регистрационный учет на получение жилья; • справку из детского дома (если находился в нем); • копию пенсионного удостоверения; • справку о ближайших родственниках; - дети – инвалиды, инвалиды 1или 2 групп предоставляют • заключение учреждения государственной медико-социальной экспертизы, если данное обучение, по избранной профессии, не противопоказано; ЛДС формируются в скоросшиватели для оперативного использования документов. 3.1.11. По окончании вступительных испытаний личные дела зачисленных абитуриентов приемная комиссия передает по акту в учебную часть, которая передает их заведующим отделениями для дальнейшего формирования в процессе обучения. 3.2. Формирование личного дела студента в процессе обучения. 3.2.1.Обложка дела оформляется следующим образом (Приложение 1): указываются наименование специальности, фамилия, имя, отчество студента, номер дела, указывается дата начала и окончания личного дела (даты приказа о зачислении и окончании техникума, указываются арабскими цифрами). 3.2.2.Порядок нумерации ЛДС. Например: ОПУТ-2011-№ (специальность- год поступления-порядковый номер по поименной книге). 3.2.3. Если в период формирования и ведения ЛДС название организации изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии студента при оформлении, личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней. 3.2.4. В ЛДС вкладывают документы-подлинники, копии документов, включенные в личные дела, должны быть заверены в установленном порядке. 3.2.5. Дальнейшее формирование ЛДС проводится заведующими отделениями.
3.2.6. Внесение изменений и дополнений со слов студента не допускается. 3.2.7. При восстановлении студента продолжается ведение ЛДС, сформированного ранее. 3.2.8. В случае утраты (порчи) личного дела составляется акт об утере (порче) и формируется новое личное дело. 3.3. Правила ведения журнала регистрации личных дел студентов. 3.3.1. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в специальном журнале по установленной форме (Приложение 4). 3.3.2. На обложке журнала указывается • наименование организации; • название журнала; • регистрационный номер по номенклатуре дел; • в правом нижнем углу – начат 00.00.0000 и окончен 00.00.0000. Даты начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале. 3.3.3. Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Бумажным квадратом склеивают середины концов нитки, сверху ставят печать и делают надпись, заверяющую правильность оформления: В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью листов. Методист учебной части: ----------------- ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) « ___ » ________________ 20___г. 3.3.4.Надпись заверяет методист учебной части. 3.3.5.Данные о лице, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне). Форма подачи таких сведений следующая: Лицо, ответственное за ведение журнала _______________ ____________________ должность фамилия, имя, отчество 3.3.6.Журналы регистрации личных дел студентов являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться в другие подразделения без соответствующего распоряжения руководителя. 3.3.7.В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. 3.3.8.По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате его окончания. Срок хранения его – 75 лет. 3.4. Правила хранения личных дел студентов. 3.4.1.В сводную номенклатуру дел техникума ЛДС вносится со сроком хранения 75 лет. Личное дело хранится в учебной части 3 года, с момента выпуска студента, затем передается в архив техникума. 3.4.2.Личные дела студентов, отчисленных из техникума, имеют срок хранения 15 лет. ЛДС хранятся в учебной части 1 год после отчисления, затем сдаются в архив техникума. 3.4.3.Личные дела не зачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке. 3.4.4. Студенческий билет, сдаваемый студентом в связи с окончанием полного курса обучения или выбытием из техникума, подлежит уничтожению в течение месяца. 3.5. Правила передачи личных дел студентов в архив техникума. 3.5.1.По окончании обучения студента его личное дело должно быть передано в архив техникума. 3.5.2.Учебные карточки студентов (Приложение 3) оформляются и ведутся заведующими отделениями, сдаются в архив учебной части после окончания или отчисления. 3.5.3. Кураторы групп предоставляют зачетные книжки, студенческие билеты в архив учебной части в течение 7 дней после выпуска. 3.5.4.При отчислении студенты предоставляют заведующим отделениями зачетные книжки и студенческие билеты. 3.5.5.Перед сдачей в архив необходима дополнительная систематизация документов. Для этого документы располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела – сверху – располагается самый ранний документ, в конце – самый поздний). 3.5.6. Опись личного дела (Приложение 2) (п. 3.1.4) помещают в начале дела. 3.5.7. В состав личного дела студента должны входить следующие документы:
3.5.8. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скрепки и скобы) из документов удаляются. Из личного дела изымаются письменная работа, справки, кроме справки о предоставлении академического отпуска. 3.5.9. Листы личного дела подшиваются суровыми нитками в три прокола. Зачетная книжка подшивается на внутренней стороне тыльной обложки личного дела студента, в случае ее утери студент пишет заявление, которое также подшивается в дело. 3.5.10. При сдаче ЛДС в архив производится опись дел согласно Приложения №5. 3.5.11. Передача личных дел окончивших обучение студентов в архив производится в текущем году 3.5.12. Личные дела отчисленных студентов хранятся 1 год по месту формирования, а затем также сдаются в архив. На них составляется отдельная опись. Вся организация работы с личными делами студентов должна обеспечивать быстрый поиск, прием и обработку документов, рациональное размещение и сохранность. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ. Ответственность за выполнение требований настоящего положения возложена на заместителя директора по учебной работе и заведующих отделениями. В функции кураторов групп входит своевременное предоставление заведующим отделениями: • зачетных книжек; • студенческих билетов; • предоставление обновленной базы движения студентов. В функции приемной комиссии входит своевременное предоставление личных дел вновь поступивших студентов. В функции заведующих отделениями входит предоставление личных дел студентов ранее отчисленных, но восстановленных в число студентов. В функции заместителя директора по учебной работе \входит своевременное предоставление копий приказов, копий нормативных и организационно-распорядительных документов. 5. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. - Закон «Об образовании»; - Приказ Министерства образования и науки РФ от 15.01.2009г. (с изменениями) «Об утверждении порядка приема в имеющие государственную аккредитацию ОУ СПО»; - Типовое положение об образовательном учреждении СПО (от 18.07.2008г. №543); - Правила приема граждан в ГБУ РС(Я) «Транспортный техникум», утвержденные директором. 6. ПРИЛОЖЕНИЯ. Приложение 1 Обложка личного дела Приложение 2 Опись личного дела Приложение 3 Учебная карточка студента Приложение 4 Журнал регистрации личных дел студентов Приложение 1 ГБУ РС(Я) «Транспортный техникум» Специальность ______ «______________________________» код название ЛИЧНОЕ ДЕЛО ОПУТ – 2011 - № Фамилия Иванов Имя Иван Отчество Иванович Начато:_______________ Окончено: ___________ На __________ листах Хранить 75 лет Приложение 2 |
1 2
