Положение по обеспечению защиты персональных данных государственного гражданского служащего Управления Федеральной налоговой службы по Республике Адыгея и ведению его личного дела
Скачать 0.67 Mb.
|
УТВЕРЖДЕНО приказом УФНС России по Республике Адыгея от 10 августа 2005 г. № 222 Положение по обеспечению защиты персональных данных государственного гражданского служащего Управления Федеральной налоговой службы по Республике Адыгея и ведению его личного дела 1. Настоящим Положением на основании требований, установленных Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего аппарата Управления Федеральной налоговой службы по Республике Адыгея и ее территориальных органов (далее - гражданский служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Федеральный закон). 2. Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность, и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Положением. 3. Начальник Общего отдела Управления ФНС России по РА, руководители инспекций ФНС России по Республике Адыгея (далее - руководитель территориального органа ФНС России по РА) обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты и несет ответственность за организацию работы по обеспечению защиты персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации. 4. Начальник Общего отдела Управления ФНС России по РА определяет лиц из числа работников общего отдела, руководитель территориального органа ФНС России по РА, как правило, из числа работников на которых возложены функции кадровой работы (далее - кадровая служба) и работников, осуществляющих сопровождение кадровых программных средств, а также системное техническое обеспечение, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в территориальном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных. Лица, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных (в том числе находящихся на электронных носителях) гражданских служащих, должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись. Контроль за выполнением требований настоящего Положения возлагается на начальника Общего отдела Управления ФНС России по РА, руководителей территориальных органов ФНС России по РА и работников, на которых в соответствии с их должностным регламентом возложены функции организации и обеспечения мероприятий по защите персональных данных гражданских служащих. 5. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего работники кадровых служб обязаны соблюдать следующие требования: а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей; б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, сообщив ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, и получить письменное согласие гражданского служащего; в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах; г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей; д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами; е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом. 6. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право: а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной); б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. Гражданский служащий при отказе руководителя ФНС России или начальника Управления государственной службы и кадров ФНС России, руководителя территориального органа ФНС России исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; г) требовать от руководителя ФНС России или начальника Управления государственной службы и кадров ФНС России, руководителя территориального органа ФНС России уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них; д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие руководителя ФНС России или начальника Управления государственной службы и кадров ФНС России, руководителя территориального органа ФНС России при обработке и защите персональных данных гражданского служащего. 7. Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом и другими федеральными законами. 8. В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» на основе персональных данных гражданских служащих в Федеральной налоговой службе формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих. 9. Руководитель ФНС России или начальник Управления государственной службы и кадров ФНС России, руководитель территориального органа ФНС России или уполномоченное ими лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва. 10. В личное дело гражданского служащего ФНС России и ее территориальных органов вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности налогового органа. Личные дела заместителей руководителя ФНС России, руководителей управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации ведутся Министерством финансов Российской Федерации, копии экземпляров личных дел ведутся Управлением государственной службы и кадров ФНС России. Личные дела гражданских служащих центрального аппарата ФНС России, заместителей руководителей управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, руководителей межрегиональных инспекций ФНС России и их заместителей ведутся Управлением государственной службы и кадров ФНС России. Копии экземпляров личных дел заместителей руководителей управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации ведутся отделами кадров управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации. Личные дела гражданских служащих аппарата управления ФНС России по субъекту Российской Федерации, руководителей инспекций по району, району в городе, городу без районного деления, инспекций ФНС России межрайонного уровня и их заместителей ведутся отделами кадров управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации. Личные дела гражданских служащих межрегиональной инспекции ФНС России, вторые экземпляры личных дел заместителей руководителей межрегиональных инспекций ФНС России ведутся отделом кадров межрегиональной инспекции или работником, на которого возложены функции кадровой работы. Личные дела гражданских служащих инспекции по району, району в городе, городу без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня ведутся отделом кадров инспекции или работником, на которого возложены функции кадровой работы. 11. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну. При работе с личными делами запрещено производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела, а также производить копирование документов. Каждый факт выдачи личного дела лицу, допущенному к ознакомлению личными делами, фиксируется в контрольной карточке (приложение № 1), которая хранится в личном деле. В целях исключения случаев замены документов, внесения в личные дела новых записей, исправлений внесенных ранее записей, пользование личным делом (без выдачи во временное пользование) осуществляется только в присутствии работника кадровой службы. При исключении по требованию гражданского служащего каких-либо документов из личного дела работник кадровой службы или уполномоченное лицо на основании указания руководителя ФНС России, начальника Управления государственной службы и кадров ФНС России, руководителя территориального органа ФНС России обязан сделать соответствующую запись в описи документов, имеющихся в личном деле (приложение № 2). 12. К личному делу гражданского служащего приобщаются: а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - должность гражданской службы), а также последующие заявления о переводах или перемещениях; б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы (приложение № 3) с приложением фотографии (4 фотографии размером 4 х 6 см, черно-белые матовые без уголка и овала, в деловом костюме). Анкета заполняется в присутствии работника кадровой службы, в исключительных случаях допускается заполнение анкеты без работника кадровой службы. На все вопросы анкеты даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в личных документах (вариант заполнения приложение № 4). При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт или заменяющий его документ, трудовая книжка или иные документы, подтверждающие трудовую (служебную) деятельность, военный билет, документ о профессиональном образовании и документ о дополнительном профессиональном образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение и т.д.), документы о присуждении ученой степени, ученого звания (диплом, аттестат), медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы, если это предусмотрено законодательством. Работник кадровой службы сверяет указанные в анкете данные с предъявленными документами и заверяет анкету печатью с указанием даты. Запрещается производить замену ранее заполненных анкет. Гражданский служащий в соответствии со служебным контрактом и служебным регламентом обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания, изменении семейного положения, места жительства и других) сообщать в установленной форме (приложение № 5) в кадровую службу для внесения этих изменений в его личное дело; в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса); г) копии паспортов и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются); ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются); з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы; и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт; к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы; л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении; н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации; п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений; ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего; х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; ц) копии свидетельств о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению; щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Также в личное дело приобщаются заявления гражданских служащих о внесении изменений в учетные данные. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных государственного гражданского служащего и его служебного положения. При ведении личного дела вышестоящим кадровым органом, при изменениях в учетных данных, перечисленных во всех подпунктах п. 12 Положения, представляются срочное сообщение об изменениях в учетных данных государственного гражданского служащего (приложение № 10) и заверенные копии документов в установленном порядке. Заключительным документом является расписка государственного служащего об ознакомлении с документами личного дела (приложение № 6); 13. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. 14. Все документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, помещаются в папку установленного образца (приложение № 7), брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается внутренняя опись. На папке проставляется регистрационный номер, дата начала и окончания комплектования личного номера. Работник отдела кадров либо уполномоченное лицо заполняет опись документов. Опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине (приложение № 2). При подготовке личных дел к передаче на хранение в опись вносится итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов дела. Опись подписывается её составителем с указанием должности и даты. Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Работники кадровых служб и лица, осуществляющие сопровождение кадровых программных средств, а также системное техническое обеспечение, обязаны соблюдать сохранность электронных носителей и обеспечивать их защиту от несанкционированного доступа и копирования. 15. В обязанности кадровой службы налогового органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит: а) приобщение документов, указанных в пунктах 12 и 13 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих; б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих; в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением; г) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом Российской Федерации или Правительством Российской Федерации, для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям; д) информирование гражданских служащих, указанных в подпункте «г» настоящего пункта, об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих; е) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены, ознакомление производится в присутствии работника кадровой службы. Личные дела подлежат регистрации в специальной книге (журнале) установленной формы (приложение № 8). Журнал учета личных дел должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью. Количество листов в журнале заверяется начальником кадрового органа или руководителем территориального органа ФНС России. Личные дела на государственных гражданских служащих, впервые принимаемых или назначаемых на должности государственных гражданских служащих, заводятся после издания приказа о зачислении или назначении их на государственную гражданскую должность. Один раз в год комиссионно производится инвентаризация личных дел путем сверки данных книги (журнала) регистрации с фактическим наличием личных дел. Состав комиссии определяется руководителем налогового органа. При инвентаризации одновременно выявляются недостающие в личных делах документы, предусмотренные настоящим положением, и принимаются меры к пополнению личного дела недостающими документами. О результатах инвентаризации ежегодно на 01 января составляется акт произвольной формы (примерная форма акта приложение № 9), который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем налогового органа. К акту прилагается список вновь назначенных работников, личные дела которых не оформлены или не получены из других организаций, список работников, личных дел которых не оказалось в наличии, перечень недостающих в личных делах документов. После освобождения государственного служащего от должности или переводе его в другой государственный орган документы личного дела извлекаются для архивного оформления либо передачи в другую организацию. В целях облегчения поиска личных дел ведется электронная алфавитная картотека. 16. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, а также имеющие доступ к персональным данным на электронных носителях, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением. 17. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы на основании письменного запроса. 18. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации на основании письменного запроса. 19. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пунктах 17 и 18 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в ведомственный архив. Персональные данные, содержащиеся в личных делах, должны храниться в надежно запираемых хранилищах, обеспечивающих их физическую сохранность и недоступность для несанкционированного ознакомления. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение и передачу персональных данных гражданских служащих. Помещения для хранения личных дел должны иметь прочные входные двери с замками, гарантирующими надежное закрывание помещений в нерабочее время. Окна помещений, расположенных на первых этажах зданий, а также окна находящиеся около пожарных лестниц и других мест, откуда возможно проникновение в помещения посторонних лиц, оборудуются металлическими решетками, или ставнями, или охранной сигнализацией, или другими средствами, препятствующими неконтролируемому проникновению в помещение. Для хранения личных дел государственных гражданских служащих используются сейфы или металлические шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров или по алфавиту. По окончании рабочего дня шкафы подлежат опечатыванию. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой налогового органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы на основании письменного запроса. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне. Приложение № 1 к Положению о порядке ведения личных дел.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы», от 30 мая 2005 года №609... |  | «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Положением о персональных данных государственного гражданского служащего... |
| Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы", от 30 мая 2005 года n... | | Методические рекомендации предназначены для практического применения при заполнении справки о доходах, об имуществе и обязательствах... |
| Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30. 05. 2005 n 609, и определяет... | | Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Республике Башкортостан |
| Фз "О персональных данных" и вступлением его в силу, в целях защиты персональных данных, обрабатываемых в Школе №56, родителям (законным... | | Методические рекомендации предназначены для практического применения при заполнении справки о доходах, об имуществе и обязательствах... |
| Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных... | | На основании указа Президента Российской Федерации от 30. 05. 2005 г. №609 Об утверждении Положения о персональных данных государственного... |