Министерство образования и науки РТ
ГБОУ СПО «Казанский строительный колледж»
«Рассмотрено»
на заседании Совета Колледжа
Протокол №____ от «___»______2013г.
|
«Утверждаю»
Директор КСК
________А.В.Проснев
«____»______ 2013г.
|
ПОЛОЖЕНИЕ
О комплектовании личных дел студентов
Казань-2013
Общие положения
1.1. Данное Положение устанавливает единые требования к комплектованию личных дел студентов, обучающихся в колледже.
1.2. Положение о комплектовании личных дел студентов (далее - Положение) разработано в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации (приложение 1) и локальными нормативными актами колледжа.
1.3. Информация, содержащаяся в личном деле студента, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
1.4. Ответственность за соблюдение установленных Положением требований возлагается на руководителей структурных подразделений.
Формирование личных дел
2.1. Личное дело поступающего формируется в приемной комиссии в соответствии с действующими правилами приема и Положением о приемной комиссии.
2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел поступающих возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии.
2.3 Личные дела зачисленных лиц приемная комиссия передает в отдел кадров не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года.
На момент передачи личного дела оно должно содержать следующие документы:
обязательные документы:
- личное заявление;
- оригинал документа об образовании государственного образца;
- копия документа об образовании государственного образца, заверенная;
- 6 фотографий размером 3х4;
- результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы:
а) свидетельство о результатах ЕГЭ (ГИА);
- копия расписки о приеме документов.
дополнительные документы:
- договор на оказание платных образовательных услуг;
- заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан);
- копия свидетельства о заключении брака, иные документы, подтверждающие смену фамилии;
- копии документов, подтверждающих особые права при поступлении в учебное заведение, в т.ч. для лиц с ограниченными возможностями здоровья (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.), подтверждающих право на льготы, медицинскую справку (В соответствии с Постановлением правительства № 697 от14 августа 2013 г.).
2.4. При зачислении студента на второй или последующие курсы приемная комиссия формирует личное дело, в котором кроме документов, предусмотренных п.2.3, должны быть:
- академическая справка, выданная ОУ, в котором студент обучался ранее, оформленная в установленном порядке;
- документ о среднем общем образовании;
- индивидуальный график обучения (ликвидации академической задолженности при наличии разницы в учебных планах).
2.5. При переводе студента, обучавшегося в другом ОУ, в личном деле должны быть следующие документы:
- заявление о переводе;
- академическая справка, выданная ОУ, в котором студент обучался ранее, оформленная в установленном порядке;
- 6 фотографий размером 3х4;
- документ об образовании.
2.6. Личные дела незачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.
Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных дел передаются в архив колледжа по описи для хранения.
Ведение личных дел в период обучения
3.1. Ответственность за ведение личных дел возлагается на специалиста по кадрам и военно-учетному столу.
3.2. В личное дело студента подшиваются:
- выписки из приказов по данному студенту о предоставлении академического отпуска, поощрениях и взысканиях, о смене фамилии, о завершении обучения по основной профессиональной образовательной программе подготовки с указанием степени выдаваемого диплома (с отличием, без отличия) и присваиваемой квалификации и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);
- подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);
- копии академической справки;
- копии дополнительных соглашений к договорам об оплате за обучение для студентов на платной основе (в недельный срок с момента подписания);
Личные заявления должны иметь резолюции директора колледжа или уполномоченного им должностного лица.
3.3. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела, сформированного ранее.
3.4. При отчислении из колледжа в личное дело вносятся:
- учебная карточка студента с вписанным в нее номером приказа об отчислении;
- студенческий билет и зачетная книжка;
- копия документа об образовании, полученного в, ОУ и приложения к нему (для отчисленных в связи с окончанием срока обучения);
- копия академической справки;
- копия документа об образовании, представленного студентом на момент зачисления в колледж (в случае, если в деле хранился подлинник);
- обходной лист.
3.5. При приобщении в личное дело копий документов на них ставится заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность работника, инициалы и фамилия работника, дата подписи, печать структурного подразделения, заверяющего документ.
3.6. В случае утраты/порчи личного дела студента составляется акт его об утере/порче и формируется новое личное дело.
Хранение личных дел
4.1. В период обучения личные дела студентов хранятся в отделе кадров колледжа. Доступ к личным делам имеют только специалист по кадрам и военно-учетному столу, заместители директора, куратор группы.
4.2. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией заместителя директора по УР.
4.3. Личные дела обучавшихся, отчисленных из колледжа, хранятся в отделе кадров не более одного года после отчисления, а затем сдаются в архив колледжа. Перед сдачей личных дел в архив составляется акт приема-передачи с указанием номеров подлинников документов об образовании, находящихся в личном деле, если выпускник или отчисленный не забрал их при отчислении из колледжа.
Разработала: _____________ О.В.Вахонина «___»__________2013г.
Профсоюзный
комитет: ______________ И.Г.Оборвалова «___»__________2013г.
Юрист ________________ М.М. Сулейманов «___»__________2013г. |
