Ошибки, которые увеличивают трудоемкость и сроки обработки письма получателем
Скачать 272.45 Kb.
|
Ошибки в служебных письмах Екатерина Каменева главный специалист – эксперт компании «Электронные офисные системы» Служебные письма1 во многих организациях можно отнести к наиболее часто создаваемому виду документов, где они занимают примерно до 80% входящей и исходящей корреспонденции организации. Поэтому вопросы подготовки и оформления служебных писем будут актуальны в любое время. Общее описание правил оформления служебных писем можно найти во многих наших статьях и учебниках по делопроизводству. Но типичные ошибки в оформлении писем рассматриваются крайне редко. Так почему бы нам не разобраться в этом вопросе? А для лучшего восприятия информации сгруппируем ошибки по тем последствиям, к которым они могут привести. Ошибки, которые увеличивают трудоемкость и сроки обработки письма получателем Сначала рассмотрим ошибки, которые увеличивают трудоемкость обработки входящих служебных писем в организации-адресате и делают работу с документом менее удобной. Письмо посвящено нескольким вопросам, несвязанным между собой Вы можете возразить: ну какая это ошибка – составить письмо по двум-четырем вопросам, даже несвязанным между собой, ведь организация-адресат одна. Данное мнение может быть характерно для небольших организаций, где один сотрудник или одно подразделение курирует ряд вопросов. Но перед тем как составить такое письмо, нужно задуматься, в какую организацию оно адресуется. Если организацию нельзя отнести к небольшой, то не связанные между собой вопросы, скорее всего, будут решать разные структурные подразделения. В связи с этим на работу с таким письмом будет затрачено больше времени не только у службы документационного обеспечения управления2, которое уйдет на снятие дополнительных копий, но также у руководителей и исполнителей, которые будут вынуждены ознакамливаться со всем текстом и со всеми вопросами, для того чтобы не упустить информацию, которая относится к их вопросу и адресуется им. Никакой руководитель или работник не хочет тратить свое время на чтение и осмысление информации, которая не связана с его деятельностью. В связи с этим в деловой переписке принято письмо готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные служебные письма по каждому из них. Однако все-таки письмо может касаться нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Письмо не содержит реквизита «отметка об исполнителе» Достаточно часто можно встретить письма, на которых не оформлен реквизит «отметка об исполнителе». Из бланка письма можно выяснить только в какой организации было создано данное письмо, а из реквизита «подпись» – какой руководитель подписал документ. Хорошо, если у сотрудника получившего данное письмо не возникнет никаких вопросов по его содержанию. А если возникнет какой-нибудь вопрос, то что делать? Звонить в организацию по общему телефону, указанному на бланке, и пытаться найти сотрудника, подготовившего письмо и способного ответить на вопрос? При этом существует вероятность, что такого сотрудника не получится найти или придется потратить на поиски много времени, сил и нервов. Именно поэтому на служебных письмах принято оформлять реквизит «отметка об исполнителе». Он позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который готовил письмо и хорошо знает все нюансы вопроса, может предоставить всю интересующую информацию. Отметим, что в «отметке об исполнителе» указывают именно сотрудника, который готовил письмо (а не просто печатал текст) вместе с его контактным телефоном (сравните Примеры 2 и 3, в образце правильно оформленного письма в нижнем левом углу в качестве исполнителя указана Ю.В. Орлова).
Письмо-ответ или письмо-подтверждение не содержит реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» При получении письма-ответа или письма-подтверждения может возникнуть потребность посмотреть содержание инициирующего письма. Но как это сделать, если в письме-ответе нет ссылки на его регистрационный номер? Хорошо, если в организации-адресате используется система электронного документооборота, обладающая мощными поисковыми возможностями и позволяющая найти нужный инициирующий документ по другим реквизитам, например, наименованию организации и краткому содержанию. Но если такой системы нет, то поиски инициативного письма могут занять достаточно много времени. Соответственно в письмах-ответах и письмах-подтверждениях принято указывать, на основании какого документа создано письмо. При этом правильно делать это не в тексте письма (например, «на Ваше письмо от 20 апреля 2009 г. № 100...»), а оформлять в составе реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (см. Пример 1). Размещение сведений об инициирующем письме в отдельном реквизите позволяет визуально выделить эти данные и облегчить обработку поступающего документа. Пример 1
 На письме не оформлен реквизит «заголовок» В настоящее время часто поступают письма, на которых не оформлен реквизит «заголовок». В итоге при регистрации таких писем затрачивается больше времени на их аннотирование, то есть заполнение реквизита (поля) «краткое содержание (заголовок) документа» в регистрационно-контрольной форме. Наличие реквизита «заголовок» облегчает не только регистрацию, но и поиск нужного письма среди документов, находящихся на исполнении. Ознакомившись с заголовком и не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Соответственно отсутствие данного реквизита усложняет работу не только службе ДОУ, но и сотрудникам других подразделений, которые будут «исполнять» данные входящие письма. Поэтому обязательное составление заголовка – одно из требований, предъявляемых к оформлению служебных писем (в Примере 2 письмо осталось без заголовка, а в Примере 3 он звучит так: «О выполнении договора от 04.03.2009 № 563/89 «Об оказании услуг»»). Без заголовка разрешается подготавливать только короткие письма, распечатанные на бланке формата А5 (148 х 210 мм). Заголовок должен составляться сотрудником, который осуществлял подготовку текста письма. Данный реквизит включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (О ком)?», например: «О невыполнении договора от 18.02.2009 № 45/65». Заголовок должен занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. Использование на бланках писем фоновых рисунков Можно встретить и такие письма, на бланках которых кроме эмблемы организации нанесены достаточно большие рисунки, связанные с деятельностью организации. А затем при подготовке письма на этом фоновом рисунке печатается текст. Что происходит с этим письмом в организации-адресате? Входящие письма могут сканироваться для ввода в систему электронного документооборота. Причем сканирование может осуществляться в текстовом формате для дальнейшего автоматизированного поиска по тексту документа. Соответственно фоновый рисунок затруднит распознавание текста документа и будет являться причиной множества ошибок, а это в свою очередь потребует дополнительного времени на редактирование отсканированного письма. Даже если сканирование будет производиться только в графическом формате, фоновый рисунок может ухудшить качество электронной копии документа и затруднить в дальнейшем ее чтение. Такой же результат будет и при копировании документа для передачи бумажных копий соисполнителям. Поэтому на бланках писем не должно быть никаких лишних рисунков или изображений. Кроме того, деловой стиль не предполагает «излишнего украшательства» (сравните Примеры 2 и 3). Пример 2 Неправильно оформленное письмо 
   В     аша организация взяла на себя обязательства отпечатать и направить в наш адрес в период с 20 марта 200Просим поставить рекламные материалы нам как можно быстрее, так как они нужны для выставки. Будем очень рады, если Вы сможете отгрузить рекламные материалы в установленные сроки.     О  .В. РомановЗ   а / Генеральный директор Романов А.Н. Николаев Условные обозначения: 1 – обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. В том числе нужно полностью писать организационно-правовую форму. То есть не ООО, а общество с ограниченной ответственностью; 2 – указано наименование вида документа «ПИСЬМО». На письмах данный реквизит не должен оформляться; 3 – неправильно оформлен реквизит «адресат»: при адресовании письма должностному лицу указывают должность в дательном падеже, его инициалы и фамилию; 4 – отсутствует реквизит «дата документа»; 5 – отсутствует реквизит «заголовок документа»; 6 – в тексте письма есть исправление; 7 – текст письма имеет излишне эмоциональную окраску и напечатан через 1 интервал; 8 – реквизит «подпись» оформлен слишком низко, между текстом и реквизитом «подпись» осталось много свободного места; 9 – используется фоновый рисунок; 10 – неправильно оформлен реквизит «подпись» в условиях отсутствия руководителя организации; 11 – отсутствует реквизит «отметка об исполнителе». Пример 3 Образец правильного оформления письма
О выполнении договора от 04.03.2009 № 563/89 «Об оказании услуг» Уважаемый Евгений Николаевич! В соответствии с договором от 04 марта 2009 г. № 563/89 «Об оказании услуг» Ваша организация взяла на себя обязательства отпечатать и направить в наш адрес в период с 20 марта 2009 г. по 20 апреля 2009 г. рекламные материалы в количестве 10 000 штук. Однако в настоящее время 2-ая партия рекламных материалов в количестве 5 000 штук не оформлена для отгрузки в наш адрес. Напоминаем Вам, что конечной датой выполнения работ по договору является 20 апреля 2009 г. Просим Вас обеспечить поставку рекламных материалов в установленные сроки. С уважением, Заместитель генерального директора Романов О.В. Романов Ю.В. Орлова 111-11-01 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ИСЬМО 
Похожие:
 | Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация),... | | Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация),... |
 | Письма баламута” : “Существуют две равносильные и противоположные ошибки, которые наша раса может совершить в отношении бесов. Одна... | | Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см пример 1) и докладной записках (см пример 2) |
| Заполните поля таблицы, это поможет нам более точно понять цели, которые стоят перед сайтом, объем работы, стоимость и сроки разработки.... | | Номера государственных контрактов (соглашений), заключенных между Исполнителем (Получателем субсидии) и Минобрнауки России |
| Категории обрабатываемых персональных данных, источники их получения, сроки обработки и хранения. 3 | | Декларационная кампания 2014 года. Сроки предоставления декларации 3ндфл, сроки уплаты налога на доходы, категории налогоплательщиков... |
| Образовательная: познакомить учащихся с историей появления письма и почты, особенностями написания письма, формировать умения выделять... | | Образовательная: познакомить учащихся с историей появления письма и почты, особенностями написания письма, формировать умения выделять... |