Ошибки, которые увеличивают трудоемкость и сроки обработки письма получателем
Скачать 272.45 Kb.
|
Ошибки, которые позволяют несанкционированно добавлять текст в подписанное письмо В данной статье уже рассматривались ошибки, связанные с неправильным расположением реквизитов, и их последствия. Но неправильное размещение реквизитов «подпись» и «отметка о наличии приложения» может дать возможность злоумышленнику добавить какой-либо текст в уже подписанное письмо. Здесь под неправильным расположением подразумевается то, что между текстом письма и подписью оставляется расстояние больше четырех интервалов или реквизит «отметка о наличии приложения» оформлен ниже реквизита «подпись». То есть в первом в случае в оставленное пустое пространство можно добавить любой текст, а во втором – новое приложение, о котором не знает лицо, подписывавшее документ. Вы можете возразить: это же не противоречит ГОСТу Р 6.30-2003. Действительно, если посмотреть на схемы расположения реквизитов, содержащиеся в приложении А ГОСТа, то можно прийти к выводу, что реквизиты «подпись» и «отметка о наличии приложения» должны располагаться на одном уровне в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля. На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены горизонтальным пунктиром, допускается сдвигать вверх или вниз. После реквизита «текст» через два-четыре межстрочных интервала располагают реквизит «отметка о наличии приложения», а дальше через такой же интервал – реквизит «подпись». Если письмо не имеет приложений, то реквизит «подпись» должен располагаться через 2-4 межстрочных интервала после текста документа. В Примере 2 как раз показано письмо, в текст которого уже после подписания документа можно несанкционированно добавить целый абзац текста! Ошибки, которые отражаются на юридической силе письма Письмо приобретает юридическую силу6 после подписания уполномоченным должностным лицом или лицами, а в ряде случаев – после проставления оттиска печати организации. Использование бланка Кроме того, для придания юридической силы документам на бумажном носителе используются бланки, содержащие определенный набор реквизитов, прежде всего, наименование организации и ее справочные данные. Данное правило родом из далеких времен, когда копировальная техника была доступна лишь избранным и к отпечатанным типографским способом бланкам документов доступ был ограничен. О компьютерах и принтерах тогда могли только мечтать. Вот при таком положении дел, действительно, документ на бланке свидетельствовал о его санкционированном изготовлении. Именно тогда родилось правило, что письма, распечатанные на бланке, не требуют проставления оттиска печати. Ведь бланки, так же как и печать, находились только у соответствующих компетентных лиц. Сейчас по-прежнему существуют виды документов, которые в обязательном порядке должны распечатываться на бланках, доступ к которым ограничен. В качестве примера можем привести бланки строгой отчетности (БСО). Т.е. сейчас для таких документов, как когда-то для писем, бланк является необходимым условием их юридической силы. Неправильное оформление реквизита «подпись» Встречаются письма, в которых в реквизите «подпись» стоит косая черта и написан предлог «за» перед наименованием должности. В некоторых организациях так делают, когда руководитель отсутствует на рабочем месте и письмо подписывает другое лицо. Но такое написание является ошибкой (сравните Примеры 2 и 3).
То есть в реквизите «подпись» указываются наименование должности7, инициалы и фамилия того лица, который подписывает документ. При этом если заместитель на время отсутствия руководителя организации назначен исполняющим его обязанности и имеет право подписывать документы именно, как исполняющий обязанности руководителя, то в наименовании должности следует указывать, что он исполняющий обязанности руководителя организации, а не его заместитель. См. Примеры 2, 3 и 6. Пример 6 И.о. генерального директора Громов Р.Н. Громов Особенности гарантийных писем и писем финансового содержания Также ошибкой является то, что письма финансового содержания и гарантийные письма подписывает только один руководитель организации. На самом деле данные письма должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. При этом подпись главного бухгалтера должна располагаться ниже подписи руководителя организации. См. Пример 5. Кроме того, на таких документах (в отличие от писем иного содержания) обязательно должен проставляться оттиск печати. Данный реквизит заверяет подлинность подписи должностных лиц на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Соответственно не указание оттиска печати на вышеперечисленных разновидностях писем является серьезной ошибкой. Отметим здесь также, что встречается и другая крайность: оттиск печати ставят на всех письмах. В этом случае юридическая сила письма не будет нарушена, но зато будет показано незнание элементарных правил оформления писем. Итак, оттиск печати нужно ставить только на гарантийных письмах и письмах финансового содержания! 1Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, а также организациями и частными лицами. 2 Далее – служба ДОУ. 3 Совместные письма, авторами которых являются две или более организаций, допускается оформлять на стандартом листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если совместные письма часто составляют, то в таком случае можно разработать специальный бланк. 4ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. 5Здесь мы перечислили обязательные реквизиты, которые могут быть дополнены факультативными, например, оттиск печати или отметка о наличии приложения. 6Согласно ГОСТу Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, юридическая сила документа это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 7 Наименование должности не указывают в реквизите «подпись» при оформлении письма на бланке должностного лица. | ||||
Похожие:
 | Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация),... | | Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация),... |
 | Письма баламута” : “Существуют две равносильные и противоположные ошибки, которые наша раса может совершить в отношении бесов. Одна... | | Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см пример 1) и докладной записках (см пример 2) |
| Заполните поля таблицы, это поможет нам более точно понять цели, которые стоят перед сайтом, объем работы, стоимость и сроки разработки.... | | Номера государственных контрактов (соглашений), заключенных между Исполнителем (Получателем субсидии) и Минобрнауки России |
| Категории обрабатываемых персональных данных, источники их получения, сроки обработки и хранения. 3 | | Декларационная кампания 2014 года. Сроки предоставления декларации 3ндфл, сроки уплаты налога на доходы, категории налогоплательщиков... |
| Образовательная: познакомить учащихся с историей появления письма и почты, особенностями написания письма, формировать умения выделять... | | Образовательная: познакомить учащихся с историей появления письма и почты, особенностями написания письма, формировать умения выделять... |