Ошибки, которые увеличивают трудоемкость и сроки обработки письма получателем
Скачать 272.45 Kb.
|
Пример 4 Неправильно оформленное письмо От ЗАО «Твой сад» Генеральному директору ООО «Вестник цветовода» Семенову О.Е. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО № 156 Просим Вас опубликовать рекламу нашей организации размером 4/10 полосы на последней странице журнала «Вестник цветовода» в номерах № 9 и № 10. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: р/счет 40702810739560100147 в Стромынском ОСБ № 5281 Сбербанка России, БИК 044525225, корр/счет 30101810400000000225. 11 апреля 2009 г. Титов Генеральный директор Титов А.Е. ул. Нижегородская, д. 2, Москва, 109321; тел.: (495) 555-11-01, факс: (495) 555-11-02 ОКПО 29901357, ОГРН 1028754360427; ИНН/КПП 7719874824/772501001 Примечание:
Пример 5 Образец правильного оформления письма 
О размещении рекламы Уважаемый Олег Евгеньевич! Просим Вас опубликовать рекламу нашей организации размером 4/10 полосы на последней странице журнала «Вестник цветовода» в номерах № 9 и № 10. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: р/счет 40702810739560100147 в Стромынском ОСБ № 5281 Сбербанка России, БИК 044525225, корр/счет 30101810400000000225. Генеральный директор Титов А.Е. Титов Г  лавный бухгалтер Иванова Р.Г. ИвановаЕ.Н. Гришина 555-11-01 П Оттиск печати исьмо оформлено не на бланке письма или не соблюден порядок расположения реквизитов Если при оформлении письма не соблюден установленный порядок расположения реквизитов (см. Пример 4), то это очень осложняет первичную обработку документа и дальнейшую работу с ним. Ведь для того, чтобы узнать, кому адресуется документ, от кого он пришел, по какому адресу нужно отправлять ответ и т.д., необходимо найти реквизит, содержащий интересующую информацию. Если же расположение реквизитов не соответствует общепринятым правилам, то придется тратить дополнительное время на поиск этой информации. Если же письмо оформлено не на бланке, то некоторые реквизиты, которые оформляются на бланке или для которых на бланке проставляются ограничительные отметки, могут быть попросту забыты и не внесены в документ. А в организации-адресате из-за нехватки данных реквизитов в свою очередь могут возникнуть проблемы. Например, если не будут оформлены такие реквизиты, как «дата документа» и «регистрационный номер документа», то письмо будет не так удобно учитывать и проверять на повторность поступления, а также невозможно будет сделать ссылку на инициативное письмо при подготовке ответа. Кроме того, отсутствие ряда реквизитов («наименование организации», «справочные данные об организации») может повлиять на юридическую силу письма. Итак, при подготовке служебного письма необходимо помнить, что оно должно оформляться на специальном бланке письма3. Под бланком4 письма подразумевается лист формата А4 или А5, на котором различными технически средствами нанесены реквизиты, которые оформляют на всех письмах организации и которые не изменяют своих значений (например, такие реквизиты, как наименование организации, справочные данные об организации). То есть на готовом бланке остается напечатать текст письма и остальные реквизиты, которые могут изменять свои значения (заголовок, адресат, отметку об исполнителе, оформить подпись, дату и регистрационный номер)5. Требования к бланкам писем и их реквизитам содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Несмотря на то, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, его положения следует соблюдать при подготовке и оформлении писем. Следование правилам стандарта позволяет унифицировать письма, создаваемые в разных организациях, то есть создавать бланки и оформлять письма в разных организациях по единым правилам. А это помогает в организациях-адресатах снизить трудоемкость обработки входящих писем и сделать работу с ними более удобной. Схемы расположения реквизитов содержатся в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Для удобства изучения правил оформления писем данные схемы приведены на рисунках 1 и 2. При этом на них оставлены только те реквизиты, которые используются во время подготовки и оформления письма. Реквизиты, которые используются или могут использоваться при подготовке служебных писем (см. их месторасположение на рисунках 1 и 2): 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 27 - отметка об исполнителе; 30 - идентификатор электронной копии документа. Границы, которые на этих схемах отмечены горизонтальным пунктиром, допускается сдвигать вверх или вниз. Отметим, что оформление письма не на бланке или не соблюдение установленного расположения реквизитов может также негативно отразиться на официальности письма и имидже организации. В связи с этим, давайте рассмотрим остальные ошибки, которые приводят к данным последствиям.
Ошибки, которые подрывают имидж автора письма В некоторых случаях первое знакомство с организацией происходит при помощи полученного от нее письма. И именно оно производит первое впечатление. Как говориться «встречают по одежке, а провожают по уму». Так, оформление письма и будет в этом случае той самой «одежкой», по которой вас встретят. Можно сказать, что письма являются частью «общего имиджа» организации. А некоторые ошибки, допущенные в письме, могут вызвать даже негативное отношение к автору документа. Ошибки в написании адресата Согласитесь, ведь неприятно, когда к вам не правильно обращаются, путают имя или должность. То же самое касается и оформления реквизита «адресат» (сравните Примеры 2 и 3). И если вы не знаете, как зовут должностное лицо, которому адресуется письмо, или сомневаетесь в том, какую должность оно занимает, то перед подготовкой документа необходимо в обязательном порядке уточнить данную информацию. А сам реквизит «адресат» следует оформлять в соответствиями с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
При подготовке текста письма используется не официально-деловой стиль Служебное письмо нужно не только правильно оформить, но и грамотно составить его текст. В сложившейся системе официальных отношений негативно воспринимается демонстрация преувеличенного внимания, фамильярность, слова, имеющие излишне эмоциональную окраску, разговорные слова и выражения. Служебное письмо не должно быть слишком длинным, включать избыточные, образные слова и выражения. Все это противоречит официально-деловому стилю, который должен использоваться при подготовке текста служебного письма и который имеет следующие особенности: – нейтральный тон изложения, свидетельствующий о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом письма; – точность изложения, обеспечивающая однозначность понимания текста и исключения двусмысленностей; – лаконичность, краткость текста; – преобладание страдательных конструкций над действительными. Также для официально-делового стиля характерна устойчивость стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей позволяет облегчить процесс составления текстов писем, в зависимости от разновидности письма могут использоваться следующие обороты: – сопроводительное письмо: – направляем Вам…; – высылаем Вам…; – в соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…; – в подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…; – письмо-просьба: – просим Вас провести / предоставить / сообщить…; – надеемся на положительное решение вопроса...; – будем признательны Вам за…; – также просим Вас рассмотреть…; – письмо-запрос: – просим Вас предоставить / сообщить...; – в соответствии с <наименование вида документа> от <дата> № <номер> <наименование документа> просим Вас предоставить…; – письмо-ответ: – сообщаем Вам…; – предоставляем Вам…; – в связи с <указание причины> сообщаем Вам… (в случае отрицательного ответа); – письмо-сообщение: – сообщаем Вам, что…; – доводим до Вашего сведения, что…; – считаем необходимым поставить Вас в известность о…; – письмо-подтверждение: – с благодарностью подтверждаем получение…; – подтверждаем согласие на…; – подтверждаем предварительную договоренность…; – гарантийное письмо: – оплату / предоставление услуг гарантируем…; – просим Вас предоставить… Оплату гарантируем…; – письмо-приглашение: – приглашаем Вас принять участие в работе семинара / конференции / выставки…; – приглашаем Вас посетить выставку / конференцию…; – письмо-предложение: – предлагаем Вам…; – надеемся на плодотворное сотрудничество…; – письмо-напоминание: – напоминанием Вам…; – вторично напоминаем Вам…; – обращаем Ваше внимание на то, что…; – ставим Вас в известность, что…; – письмо-требование: – требуем выполнить взятые на себя обязательства…; – срочно требуем выполнить / выслать / предоставить / перечислить…; – требуем незамедлительно выполнить…; – в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...; – письмо-благодарность: – благодарим за оказанную помощь в...; – выражаем Вам свою благодарность за...; – позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…; – письмо-поздравление: – поздравляем Вас с…; – поздравляем Вас в связи…; – примите наши искренние / сердечные поздравления в связи с… На письме оформлен реквизит «наименование вида документа» Можно встретить письма, на которых напечатано наименование вида документа, т.е. «ПИСЬМО» (см. Примеры 2 и 4). Это является достаточно грубой ошибкой. ГОСТ Р 6.30-2003 и сложившаяся практика не предусматривают размещение реквизита «наименование вида документа» на письмах. Соответственно оформление данного реквизита может сказать адресату о том, что в организации-авторе не знают элементарных правил составления и оформления служебных писем (правильные варианты показаны в Примерах 3 и 5). Исправления, орфографические и пунктуационные ошибки На основании полученного письма, содержащего исправления, не может сформироваться положительное впечатление об организации–авторе. Письмо с исправлениями демонстрирует не только невнимательность его составителей, но также неуважение к адресату (исполнитель поленился перепечатать и заново подписать документ). К тому же некоторые исправления могут отразиться на юридической силе документа (например, если они коснулись фигурирующих в тексте сумм или иных принципиальных сведений). Любые орфографические и пунктуационные ошибки в письме будут говорить адресату о низком уровне образования составителя документа, что также негативно отразится на имидже организации. | |||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация),... | | Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация),... |
 | Письма баламута” : “Существуют две равносильные и противоположные ошибки, которые наша раса может совершить в отношении бесов. Одна... | | Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см пример 1) и докладной записках (см пример 2) |
| Заполните поля таблицы, это поможет нам более точно понять цели, которые стоят перед сайтом, объем работы, стоимость и сроки разработки.... | | Номера государственных контрактов (соглашений), заключенных между Исполнителем (Получателем субсидии) и Минобрнауки России |
| Категории обрабатываемых персональных данных, источники их получения, сроки обработки и хранения. 3 | | Декларационная кампания 2014 года. Сроки предоставления декларации 3ндфл, сроки уплаты налога на доходы, категории налогоплательщиков... |
| Образовательная: познакомить учащихся с историей появления письма и почты, особенностями написания письма, формировать умения выделять... | | Образовательная: познакомить учащихся с историей появления письма и почты, особенностями написания письма, формировать умения выделять... |