1 Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об

1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения Ректора НОУ ВПО ИМТП. 1.6. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении работника, отвечающего за ведение делопроизводства в структурном подразделении, производится передача дел и документов, о чем составляется соответствующий акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Оригинал акта передается в кадрово-правовой отдел, копия остается в структурном подразделении. 1.7. Переписка между структурными подразделениями вуза запрещена. 1.8. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется Ректором НОУ ВПО ИМТП или проректорами по поручению Ректора. Ведение переписки от имени вуза с другими организациями осуществляется Ректором. 1.9. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью оргтехники. 1.10. Выполнение Инструкции обязательно для каждого работника НОУ ВПО ИМТП; с ее требованиями работники должны быть ознакомлены под расписку. 2. ДОКУМЕНТЫ НОУ ВПО ИМТП 2.1. НОУ ВПО ИМТП издает следующие документы: приказы, положения, инструкции, иные локальные нормативные акты. 2.2. В целях эффективного использования оргтехники в НОУ ВПО ИМТП устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в НОУ ВПО ИМТП разрабатываются унифицированные формы документов (далее УФД). 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств оргтехники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида документа, дата, заголовок к тексту (кроме писем), текст, визы, подпись). В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. 3.2. Бланки документов Исходящие в сторонние организации документы оформляются на бланках вуза и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-2003. В вузе применяются следующие бланки: фирменный бланк; бланки конкретных видов документов приведены в приложениях. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов в А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Употребление бланков произвольной формы запрещается. Заказ на изготовление бланков производится через Административно-хозяйственный отдел. Употребление бланков и порядок расположения реквизитов приведены в приложениях. 3.3. Оформление реквизитов документов 3.3.1. Наименование организации - автора документа Наименование НОУ ВПО ИМТП указывается в соответствии с Уставом. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием. 3.3.2. Наименование вида документа Название документа должно соответствовать его содержанию. 3.3.3. Дата документа Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего утверждения, - дата утверждения. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 17.04.2014. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат: 17 апреля 2014 г. 3.3.4. Подпись документа Документы, направляемые НОУ ВПО ИМТП в сторонние организации, подписываются Ректором. В состав подписи входят: наименование должность лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности. Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности. 3.3.5. Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно прикладываются к документу, который подписывает Ректор. Для документа, подлинник которого остается в вузе, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется соответствующим образом. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующих случаях: со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области; с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций. 3.3.6. Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются Ректором НОУ ВПО ИМТП. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о создании центров, иных структурных подразделений и т.д. подлежат утверждению Ректором НОУ ВПО ИМТП и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших и/или завизировавших документы. 3.3.7. Адресование документа Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа в соответствии с почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. 3.3.8. Резолюция В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. 3.3.9. Оформление приложений к документу Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.). На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер. 3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 3.4.1. Приказ Приказ - правовой акт, издаваемый Ректором НОУ ВПО ИМТП для решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно - воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы оформляются на бланке приказа и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения Ректора НОУ ВПО ИМТП. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями НОУ ВПО ИМТП по поручению Ректора. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; подписание Ректором, регистрацию и рассылку. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визирует проректор по финансово-экономической работе. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении.., О регистрации.., О создании... Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова приказываю (пишется заглавными буквами). При наличии двух частей приказа, распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю». После слова «приказываю» ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Приказы, относящиеся к учебной деятельности НОУ ВПО ИМТП, издаются по отделениям и имеют индексы (до – очная форма обучения, во – очно-заочная форма обучения, зо – заочная форма обучения). 3.4.3. Протокол Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях, в том числе – на заседаниях Ученого совета НОУ ВПО ИМТП. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (для Конференции – ПОСТАНОВИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; решение печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Протокол подписывается Председателем собрания и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах учебного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. 3.5. Деловое письмо Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма - подтверждения, письма - напоминания, письма - предупреждения, письма - извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение. Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные". Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма - ответа; б) письма, не требующие письма - ответа. Для составления служебных писем используются бланки вуза форматов А4; Письма набираются на фирменном бланке НОУ ВПО ИМТП с обязательным указанием исполнителя и его контактного номера телефона. Если текст письма занимает более 1 листа, второй и последующий листы набираются на обычной бумаге. Слово «письмо» в названии документа не пишется, кроме гарантийных писем. На всех письмах в обязательном порядке ставится исходящий номер и дата создания письма. Письмо в течение 3-х рабочих дней, кроме срочных писем, должно быть передано в почтовое отделение. 3.6. Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь 3.6.1. Телеграммы составляются в соответствии с телеграфными правилами и передаются для отправки в почтовое отделение, имеющее телеграф. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение. 3.6.2. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах пишутся словами. 3.6.3. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается на телеграф, второй подшивается в папку «Исходящие документы», находящуюся в Приемной Ректора НОУ ВПО ИМТП. 3.6.4. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование вуза, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата. 3.6.5. Все телеграммы подписываются только Ректором НОУ ВПО ИМТП. 3.6.6. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя. 3.6.7. В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения их оформление производится отдельно по каждому адресу. 3.6.8. Телеграмма набирается на фирменном бланке НОУ ВПО ИМТП; на ней в обязательном порядке ставится исходящий номер и дата создания. Телеграмма должна быть передана в почтовое отделение, имеющее телеграф, в течение 1-го рабочего дня. 3.6.9. Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения Ректора НОУ ВПО ИМТП. 3.6.10. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у секретаря Ректора, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой "FAX (дата и время)". 3.7. Порядок снятия и выдачи копий с документов 3.7.1. Копии с документов делаются с разрешения Ректора НОУ ВПО ИМТП и только с тех документов, которые были изданы в вузе и касаются непосредственно его деятельности. 3.7.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата, содержание и т.д.). При выдаче копии с копии следует писать "копия с копии". 3.7.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять гербовую печать. 3.8. Автоматизация документирования Для подготовки документов применяется оргтехника. При этом для удобства поиска созданных проектов документов могут создаваться базы данных, другие специальные компьютерные программы.

Похожие:

	Банк тестов по специальности «сестринсое дело» За сведения о пациенте, составляющие врачебную тайну, несут ответственность все работники, кому она стала известна при		О ведении классного журнала в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении Ведение классного журнала является обязательным для каждого учителя и классного руководителя. Учителя и классный руководитель несут...
	По общему правилу, установленному Кодексов законов о труде Украины,... КЗоТа. Одним из таких исключений является наличие заключённого между работником и работодателем Договора о полной материальной ответственности...		Административный регламент Министерства, должностных лиц территориальных структурных подразделений Министерства либо государственных гражданских служащих Московской...
	Р оссийская национальная выставка выставка инновационных достижений россии Все пункты данной инструкции являются обязательными. В случае несоблюдения или нарушения какого-либо из них фирма зао «ростэк-таможинформ»...		О единстве требований семьи и школы Согласно Конституции РФ (ст. 38), Закону РФ «06 образовании» и Семейному кодексу родители несут ответственность за воспитание и образование...
	Информация для родителей о единстве требований семьи и школы Согласно Конституции РФ (ст. 38), Закону РФ «Об образовании» и Семейному кодексу родители несут ответственность за воспитание и образование...		Основной документ организации, в котором отражается ее структура,... Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках...
	4. 34. Медицинская документация Медицинская документация может быть учетной и отчетной, ее держателем выступают медицинские организации. Врачи медицинских организаций...		«Строительство и эксплуатация зданий и сооружений» методическое пособие... Пм 03 Организация деятельности структурных подразделений при выполнении строительно-монтажных работ, эксплуатации и реконструкции...