Составление отчета о расходовании подотчетных сумм

1. 
   Согласно п. 6.3. Указания для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (Приложение 1).
   
2. 
   Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после окончания командировки, а также по истечении срока, на который выданы денежные средства на хозяйственные расходы, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляется в срок, установленный руководителем.
   
3. 
   Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.
   
4. 
   Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещена.
   

5. 
   Составление отчета о расходовании подотчетных сумм
   
6. 
   
   
7. 
   Работник, получивший деньги под отчет, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет. Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, и составляется в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете.
   

Для списания сумм на целевые расходы составляется акт на списание израсходованных средств. Акт содержит информацию о конкретном мероприятии, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем профсоюзной организации (Приложение 2).

8. 
   Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также указывает суммы расходов, принятых к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы.
   
9. 
   С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе № 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для бухгалтера. Запрета на использование унифицированных форм в Законе № 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Если вы разрабатываете собственные унифицированные формы первичных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов.
   
10. 
    В соответствии со статьей 9 Федерального Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичными учетными документами. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
    
11. 
    1) наименование документа;
    

2) дата составления документа;

12. 
    3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
    
13. 
    4) содержание факта хозяйственной жизни;
    
14. 
    5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    
15. 
    6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
    
16. 
    7) подписи лиц, предусмотренных п.6 с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
    
17. 
    Проверенный авансовый отчет утверждается председателем и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу профсоюзной организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
    
18. 
    На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных средств в установленном порядке.
    
19. 
    Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался в срок, числятся за работником на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Необходимо предпринимать меры по своевременному возврату работниками подотчетных сумм или отчета за них в установленном порядке.
    

Выдача денежных средств профактиву

20. 
    Для выдачи наличных денежных средств не работнику организации, а профсоюзному активисту на осуществление уставной деятельности рекомендуем заключить договор поручения и в соответствии со статьей 9 Федерального Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разработать первичные учетные документы. Порядок выдачи денежных средств профсоюзным активистам, оформление отчетности и бланки первичных документов необходимо утвердить в учетной политике. Учет таких сумм предлагается осуществлять на субсчете счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» или на субсчете счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Порядок бухгалтерского учета также утвердить в учетной политике.
    

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ОБРАЗЕЦ

Пермская краевая территориальная организация профсоюза работников народного образования и науки РФ
ВЫДАТЬ:

в сумме ______________________

(руб. коп.)

на ____________________________

(кол-во календарных дней)

«___»_____________20____года
Председатель

Пермской краевой территориальной организации

профсоюза работников народного образования

и науки РФ

_____________ /З.И. Галайда
З А Я В Л Е Н И Е

на выдачу денежных средств под отчет
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Ф.И.О. работника)
_____________________________________________________________________________

(должность)
Конкретная цель расходования денежных средств:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сумма:_______________________________________________________________________
СМЕТА РАСХОДОВ
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ИТОГО:______________________________________________________________________

Смету составил _______________________________________________________________

(число, месяц, год)
_________________ ________________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

ОБРАЗЕЦ

Пермская краевая территориальная организация профсоюза работников народного образования и науки РФ
ВЫДАТЬ:

в сумме ______________________

(руб. коп.)

на ____________________________

(кол-во календарных дней)

«___»_____________20____года
Председатель

Пермской краевой территориальной организации

профсоюза работников народного образования

и науки РФ

_____________ /З.И. Галайда/
З А Я В Л Е Н И Е

на выдачу денежных средств под отчет
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Ф.И.О. работника)
_____________________________________________________________________________

(должность)
Конкретная цель расходования денежных средств:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сумма:_______________________________________________________________________
СМЕТА РАСХОДОВ
Место командировки___________________________________________________________

Срок командировки____________________________________________________________

Вид транспорта________________________________________________________________

1. 
   Суточные_______________________________________________________________
   
2. 
   Стоимость проезда в оба конца_____________________________________________
   
3. 
   Стоимость проживания___________________________________________________
   

ИТОГО:________________________________________________________________
Смету составил ______________________________

(число, месяц, год)

_________________ ________________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ОБРАЗЕЦ

Пермская краевая территориальная организация профсоюза работников народного образования и науки РФ
ВЫДАТЬ:

в сумме_______________________

(руб. коп.)

на____________________________

(кол-во календарных дней)
«___»___________20___года
Председатель

Пермской краевой территориальной организации

профсоюза работников народного образования

и науки РФ
__________________/З.И. Галайда/

А К Т

на списание израсходованных средств
Комиссия в составе 3 человек:

Председатель комиссии _________________________________________________________
Член комиссии ________________________________________________________________
Член комиссии ________________________________________________________________
Составили настоящий акт в том, что на проведение мероприятия

_____________________________________________________________________________

(название мероприятия, дата проведения)

_____________________________________________________________________________

(цель расходов: оформление зала, вручение призов и т.д.)

_____________________________________________________________________________

(наименование использованного товара)
ВСЕГО на сумму _______________________________________________ руб.

Подотчетного лица ___________________________________________________________

Председатель комиссии ___________________ /Ф.И.О./

подпись
Члены комиссии ____________________ /Ф.И.О./

подпись
____________________ /Ф.И.О./

подпись
________________________

(дата составления)