Лот № 2
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
на оказание услуг по формированию стенда Федерального агентства по туризму на международной туристской выставке «South Asia Travel Trade Expo (SATTE 2015)», Индия, г. Нью Дели
1. Введение
Международная туристская выставка «South Asia Travel Trade Expo (SATTE)» пройдет с 29 по 31 января 2015 года в выставочном центре Нью Дели Pragati Maidan.
SATTE является крупнейшей туристической B2B выставкой в Индии, ориентированной именно на выездной туризм. В выставке принимают участие туристические операторы, национальные туристические ассоциации и административные органы управления туризмом, отели, транспортные и другие компании, работающие в индустрии туризма.
По оценке организаторов выставки в 2014 году в ней приняли участие более 10 тыс. посетителей-специалистов, более 2,5 тыс. обычных посетителей, 640 организаций и компаний из 35 стран мира и 23 штатов Индии.
Федеральное агентство по туризму в 2015 году организует национальный российский стенд на мероприятиях в Индии уже в восьмой раз.
Это обусловлено тем, что Индия в настоящее время является одной из крупнейших экономик мира, с ВВП, растущим ежегодно в среднем на 9 %, даже в условиях сегодняшнего мирового экономического сценария, и с 300-миллионым средним классом, который представляет собой огромный потенциал с точки зрения выездного туризма - его объемы растут ежегодно на 14 %.
Индия является одним из наиболее быстро растущих рынков туристов за рубеж. Ежегодно за рубеж с целями туризма выезжают более 12 миллионов индийских граждан. Общий въезд в Российскую Федерацию в 2013 году из Индии составил 95 542 человека. Однако потенциал этого быстрорастущего рынка огромен: по прогнозам Всемирной организации туризма и Министерства туризма Индии к 2020 году количество туристов, выезжающих за рубеж из этой страны, достигнет 50 млн. чел. Население страны составляет 1,22 млрд. человек (2-е в мире), а благосостояние растет год от года. В первом полугодии 2014 года нашу страну посетило более 18 тысяч индийцев, при этом рост въезда индийских граждан в Россию с туристической целью составил более 14%. Мумбаи и Нью-Дели являются двумя крупнейшими выездными туристскими рынками в Индии, способствуя более половины всех зарубежных поездок из страны. Мумбаи является крупнейшим туристическим рынком в стране, создавая одну треть (33%) всех выезжающих туристов из Индии, и только потом Нью-Дели, который генерирует около четверти выезжающих путешественников (26%).
Таким образом, данное направление является одним из перспективных для развития въездного туристского потока в нашу страну. Как показала практика, отмечается значительный интерес со стороны туроператоров Индии к туристским маршрутам России (Москва, Санкт-Петербург, Байкал, Транссибирская железнодорожная магистраль и т.д.), а также к организации комбинированных туров через Россию и государства Средней Азии в Западную Европу. Индийские туроператоры считают перспективными для развития туризма в Россию поездки по деловой линии, MICE, а также поездки на шопинг; весьма привлекательной традиционно остается и культурно-событийная составляющая.
2. Цели оказания услуг
Формирование позитивного имиджа России, как интересной и благоприятной для туризма, продвижение туристских возможностей нашей страны на южно-азиатском туристском рынке;
Представление туристических возможностей Российской Федерации на международной туристической выставке «SATTE 2015» для индийских туроператоров, отраслевых ассоциаций и всех заинтересованных посетителей выставки.
3. Задачи, стоящие перед Исполнителем
Исходя из целей, поставленных в пункте 2, сформулированы следующие задачи:
3.1. Представить стенд Федерального агентства по туризму, наглядно демонстрирующий туристические ресурсы России;
3.2. Обеспечить организацию презентаций и/или конференций в рамках проведения выставочных мероприятий;
3.3. Оформить стенд Федерального агентства по туризму с учетом высоких международных стандартов, для создания образа России как страны, привлекательной для туризма;
3.4. Создать условия для взаимодействия с представителями зарубежных национальных и региональных туристских администраций, туристских ассоциаций, иностранных туроператоров, профессиональной прессы, транспортных компаний и другими участниками туристского рынка;
3.5. Организовать в рамках выставки на высоком профессиональном уровне имиджевые и деловые мероприятия.
4. Перечень услуг, выполняемых за счет средств федерального бюджета
Агент для обеспечения целей и задач, изложенных в пунктах 2 и 3 настоящего Технического задания, должен разработать общее концептуально-стилистическое решение для оформления выставочного стенда, презентационных материалов и обеспечить полный комплекс услуг для качественной организации экспозиции Федерального агентства по туризму на выставке «SATTE 2015».
4.1. Агент обязан арендовать у Организаторов выставки не менее 21 квадратного метра необорудованной выставочной площади для стенда Федерального агентства по туризму в выставочном комплексе. При выборе местоположения стенда Федерального агентства по туризму Агент должен предусмотреть формирование единой российской экспозиции;
4.2. Агент обязан разработать и представить Принципалу оригинальный дизайн-макет стенда Федерального агентства по туризму. Стенд Ростуризма должен быть выполнен в едином стиле и максимально развернуто представлять туристический потенциал России;
4.3. При разработке макета стенда Федерального агентства по туризму Агент должен учесть следующую информацию:
- стенд Федерального агентства по туризму должен быть выполнен по индивидуальному проекту;
- стенд Федерального агентства по туризму состоит из: переговорной зоны, технического помещения и рабочей зоны (информационных стоек, предназначенных для работы сотрудников Федерального агентства по туризму на выставке);
- переговорная зона предназначена для проведения деловых встреч руководства и представителей Федерального агентства по туризму с профессиональными участниками и посетителями выставки. Переговорная зона должна быть оборудована мебелью, в том числе переговорным 1 столом на 4-6 человек и стульями (не менее 6 шт), плазменной панелью не менее 42” и видео/DVD проигрывателем, декоративными растениями (не менее 5 штук);
- рабочая зона должна быть хорошо освещена и оборудована информационными стойками (не менее 3 шт), декорированными логотипом Федерального агентства по туризму и названием на английском языке, а также барными стульями (не менее 3 шт). Рядом с информационными стойками должны быть размещены буклетницы (не менее 3 шт) для рекламных и информационных материалов и мусорные корзины (не менее 3 шт.);
- техническое помещение предназначено для обеспечения работы стенда Федерального агентства по туризму, в том числе предполагается складирование информационных материалов, оборудования и т.п. Техническое помещение должно включать в себя: стеллажи для хранения информационных материалов и оборудования (не менее 3 шт.), кулер с холодной/горячей водой, вешалки для одежды (не менее 3 шт.) и др.). Техническое помещение должно быть освещено.
4.4 Агент осуществляет полный комплекс мер по содержательному наполнению стенда и сопутствующих мероприятий, в числе которых фотографии туристических объектов регионов России и национальная символика Российской Федерации;
4.5. Агент самостоятельно готовит все необходимые материалы, после чего согласует их с Принципалом;
4.6. Агент осуществляет застройку выставочной площади: монтаж и оформление стенда Федерального агентства по туризму, установку оборудования, технических средств (плазменной панели, видео проигрывателя и др.), мебели и другого имущества, подведение к стенду коммуникаций (электричество и др.), а также последующий демонтаж стенда после окончания выставки. Материалы, которые будут использованы при застройке экспозиции, и мебель на стенде должны создавать единый стиль экспозиции. Над стендом должен быть размещен информационный баннер с названием экспозиции на английском языке, который должен привлекать внимание посетителей к стенду;
4.7. Агент обеспечивает бесперебойную работу существующих инженерных сетей и энергетических систем (электроснабжение), в том числе уборку стенда и вывоз мусора в течение всех дней проведения выставки (3 дня);
4.8. Агент обеспечивает работу на стенде Федерального агентства по туризму переводчика (последовательный перевод (русский/английский языки) на период 29 января 2015 года с 10.00 до 19.00, 30 января 2015 года с 11.00 до 19.00 и 31 января 2015 года с 11.00 до 18.00);
4.9. Агент обеспечивает заблаговременное анонсирование мероприятия для представителей заинтересованных туристических компаний, включая адресную рассылку приглашений (100 адресатов и размещение информации в Интернете - не менее 5 интернет-сайтов);
4.10. Агент по согласованию с Принципалом планирует деловую программу работы стенда Федерального агентства по туризму, в том числе обеспечивает организацию и проведение деловых переговоров (не менее 10), а также обеспечивает эффективное использование переговорной и технической зон стенда.
4.11. Для реализации п. 4.10 Агент арендует комнату для проведения переговоров на территории выставочного комплекса вместимостью не менее чем на 10 человек на 3 дня работы выставки, а также обеспечивает последовательный перевод во время переговоров (русский/английский языки) в течение 3 дней работы выставки; Агент организует презентацию современного туристического продукта России (не менее 50 чел.);
4.12. Для реализации пункта 4.11. Агент арендует зал не менее чем на 50 человек не менее чем на 2 часа в день открытия выставки, а также предоставляет необходимое оборудование (в том числе компьютер, микрофоны, экран, проектор, трибуна и стол для президиума);
4.13. Агент обеспечивает подготовку презентации России на английском языке с использованием статистических данных, информационного и иллюстрационного материала о туристических объектах России и согласовывает с Принципалом;
4.14. Агент обеспечивает последовательный перевод на мероприятии (русский/английский языки);
4.15. Агент организует работу по приглашению на мероприятие не менее 50 заинтересованных представителей индийской и российской туристской индустрии, в том числе специализированных СМИ;
4.16. Агент оказывает услуги по дизайну, верстке, производству и доставке на стенд Федерального агентства по туризму информационных материалов на английском языке (объем издания не менее 24 полос, формат А5, печать полноцветная – 4/4, обложка не менее 200 гр/м2, внутри не менее 130 гр/м2 иллюстрации – не менее половины объема издания, общий тираж 4000 экз.);
4.17. Агент оказывает услуги по информационному сопровождению участия Федерального агентства по туризму в международной туристской выставке «SATTE 2015», распространяет информацию о выставке среди российских региональных администраций, профессиональных организаций и ассоциаций российского туристического рынка и российских СМИ (500 адресатов, не менее 5 Интернет-сайтов), организует звуковые объявления;
4.18. Агент предоставляет организационно-техническое сопровождение участия Федерального агентства по туризму в «SATTE 2015», в том числе обеспечивает техническое и организационное обслуживание стенда Принципала – не менее 2 человек в течение 3 дней работы выставки (29 января 2015 г. с 09.00 до 18.00, 30 января 2015 г., 31 января 2015 г. с 09.00 до 17.00);
4.19. Агент предоставляет Принципалу достаточное количество бэджей для прохода в выставочный комплекс (не менее 10 шт.), а также размещает информацию о Федеральном агентстве по туризму в официальном каталоге участников выставки.
4.20. После окончания работы выставки конструкции стенда остаются у подрядных организаций, привлекаемых Агентом в рамках исполнения Государственного контракта.
5. Качественные требования к оказанию услуг по формированию стенда Федерального агентства по туризму на выставке «SATTE 2015»
Качество оказываемых услуг должно отвечать международным стандартам проведения подобных мероприятий.
Материалы для изготовления стенда и рекламных баннеров по качеству и безопасности должны отвечать требованиям организаторов выставки.
С целью качественного выполнения комплекса услуг в установленные сроки, Агент обеспечивает беспрепятственный доступ и возможность работы подрядных организаций в павильон для осуществления монтажа и демонтажа стенда.
Агент оплачивает все обязательные взносы, связанные с арендой площади, организатору Выставки в установленные им сроки.
Участие Федерального агентства по туризму в выставке «SATTЕ» должно быть организовано в соответствии с поставленными целями и задачами данного мероприятия.
6. Работа с субподрядчиками
Агент имеет право привлекать к оказанию услуг третьих лиц (юридических или физических) и несет ответственность перед Принципалом за их действие или бездействие.
7. Требования к безопасности
Агент обязан обеспечить безопасность проведения мероприятий, организованных в рамках выставки и личную безопасность ее участников.
Агент обязан заблаговременно проверить исправность всего оборудования используемого на стенде и устранить неполадки до открытия выставки.
8. Результаты выполнения задания и отчетность
Результатом оказания услуг должно стать выполнение Агентом всех запланированных мероприятий, проводимых в рамках выставки.
По итогам проведения выставки Агенту необходимо в течение 10 рабочих дней подготовить итоговый отчет о результатах проделанной работы, в том числе финансовый отчет о расходовании бюджетных средств; фотографии в электронном виде не менее 10 шт. – общий вид экспозиции, отдельные зоны стенда, фотографии выставки в целом, фотографии размещенных баннеров в электронном и напечатанном виде и другие актуальные материалы работы выставки.
|
