МЕТОДИКА ФОРМИРОВАНИЯ ПЛАНА-ГРАФИКА ПРОЕКТА
Цель формирования плана-графика проекта – эффективное планирование реализации проекта.
Результат формирования плана-графика проекта – календарный план работ по проекту, который позволяет:
получить точное и полное расписание проекта;
учесть этапы, работы проекта и их результаты;
учесть длительность работ по проекту;
учесть необходимых исполнителей для реализации проекта.
Первая версия плана-графика автоматически формируется на основании матрицы ответственности, указанной в Уставе проекта. Далее руководители проектов формируют новые версии планов-графиков согласно предложениям участников проектной команды и рекомендациям и замечаниям экспертов ПК.
Последовательность действий при формировании плана-графика проекта:
Выделяются этапы и результаты проекта.
Формируется структура декомпозиции работ, и назначаются ответственные исполнители.
Определяются взаимосвязи между работами проекта, длительность и сроки их выполнения.
ВАЖНО!
Формирование плана-графика является обязательным действием для планирования проекта.
Выделение этапов и результатов проекта
Цель выделения этапов и результатов проекта – обеспечение необходимой полноты и достаточности работ по проекту и определение их взаимосвязей с конечными результатами проекта.
Последовательность действий при выделении этапов работ:
Выделение этапов проекта.
Определение полного перечня результатов по каждому этапу проекта.
ВАЖНО!
Перечень этапов и их результатов фиксируется в разделе «Матрица ответственности» Устава проекта и автоматически формируется на сайте в шаблоне плана-графика на этапе формирования плана-графика проекта.
Этапы проекта являются работами самого высокого порядка, родительскими работами, и подразделяются на блоки работ и элементарные работы (операции). Реализация всех этапов предполагает завершение всего проекта.
Пример:
При планировании проекта «Разработка информационной системы управления персоналом ОАО «Татнефть» выделяются следующие этапы:
Этап 1: Сбор и анализ требований работников Департамента управления персоналом и руководства ОАО «Татнефть» к информационной системе управления персоналом.
Результат 1: Реестр требований к информационной системе управления персоналом.
Этап 2: Формирование Технического задания на разработку информационной системы управления персоналом.
Результат 2: Техническое задание на разработку информационной системы управления персоналом.
Этап 3: Разработка справочника кадров ОАО «Татнефть».
Результат 3: Справочник кадров ОАО «Татнефть».
Этап 4: Разработка информационной системы управления персоналом.
Результат 4: Предварительный Отчет по настройке системы.
Этап 5: Тестирование и доработка информационной системы управления персоналом.
Результат 5: Сценарии тестирования; протокол об утверждении результатов.
Этап 6: Разработка эксплуатационной документации и обучающих курсов.
Результат 6: Эксплуатационная документация; обучающие курсы.
Этап 7: Внедрение информационной системы управления персоналом в промышленную эксплуатацию.
Результат 7: Приказ о промышленной эксплуатации.
Этап 8: Обучение персонала работе с ИС.
Результат 8: Отчет о проведенном обучении персонала.
Формирование структуры декомпозиции работ и определение ответственных исполнителей
Цель построения структуры декомпозиции работ (далее – СДР) и определения ответственных исполнителей – разделение этапов проекта на работы, которые необходимо выполнить для получения конкретного результата на каждом этапе и результата проекта в целом, а также определение исполнителей, ответственных за каждую работу проекта.
Последовательность действий при построении СДР и определении ответственных исполнителей:
Выделяются работы нижнего уровня (дочерние работы) по отношению к результатам проекта, которые являются способом их достижения, т.е. для каждого результата проекта определяется перечень работ.
Выделенные работы декомпозируются на дочерние и становятся для них родительскими работами, т.е. выделяются работы более низкого уровня.
Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям (условия прекращения декомпозиции работ):
работы ясны и понятны руководителю и участникам проекта (являются элементарными);
временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.
Производится проверка на наличие излишних и недостающих работ в проекте.
При необходимости удаляются излишние работы и добавляются недостающие работы по проекту.
Каждый ответственный исполнитель из сформированного перечня участников проектной команды назначается конкретной работе по проекту.
ВАЖНО!
Ответственность за каждую элементарную работу должна быть поручена одному и только одному члену команды проекта.
Количество уровней декомпозиции зависит от специфики проекта. При этом максимальное количество уровней декомпозиции работ не должно превышать шести. В противном случае возможна чрезмерная перегруженность проекта работами и дублирование элементарных работ.
При построении СДР необходимо соблюдать следующие принципы:
У каждой родительской работы может быть несколько дочерних работ (работ более низкого уровня).
У каждой дочерней работы может быть только одна родительская работа.
Пример:
Этап 1 (Сбор и анализ требований работников Департамента управления персоналом и руководства ОАО «Татнефть» к ИС управления персоналом) разбивается на 3 дочерние работы:
№
|
Наименование работ
|
Ответственные исполнители
|
Результат этапа*
|
1.
|
Этап 1. Сбор и анализ требований работников Департамента управления персоналом и руководства ОАО «Татнефть» к ИС управления персоналом.
|
Капралов Е.В.
|
Реестр требований к информационной системе управления персоналом
|
1.1.
|
Работа 1. Подготовка и согласование плана проведения интервью с Начальником департамента управления персоналом и руководством ОАО «Татнефть»
|
Петров П.П.
|
1.2.
|
Работа 2. Сбор требований к ИС управления персоналом и справочнику кадров
|
Волкова Т.С.
|
1.3.
|
Работа 3. Подготовка и согласование реестра требований для формирования ТЗ и справочника кадров
|
Петров П.П.
|
* – Данного столбца нет в отведенной форме на сайте ЭКУ. Столбец указан для того, чтобы показать принцип декомпозиции работ для достижения данного результата.
Определение взаимосвязей между работами, длительности и сроков их выполнения
Цель определения взаимосвязей между работами, длительности и сроков их выполнения – определение работ, которые должны выполняться строго последовательно, а также работ, которые могут выполняться параллельно и значительно сокращают время реализации проекта; выявление плановых сроков начала, окончания работ и их длительности.
Последовательность действий при определении взаимосвязей между работами проекта, длительности работ и сроков их выполнения:
Определение взаимосвязей между работами проекта.
Выявление и фиксация даты начала и даты окончания работ по проекту, а также их плановой длительности.
Корректировка (при необходимости) длительностей работ по проекту.
ВАЖНО!
Определение взаимосвязей работ должно происходить только после формирования СДР.
Если результат одной работы необходим для реализации другой, то такие работы должны исполняться только последовательно. В противном случае работы могут исполняться параллельно, независимо друг от друга.
Дата начала самой первой работы в проекте должна совпадать с датой начала проекта, а дата окончания самой последней работы – с датой завершения проекта
Пример:
Работы Этапа 1 (Сбор и анализ требований работников Департамента управления персоналом и руководства ОАО «Татнефть» к ИС управления персоналом):
Для выполнения работы 1 (Подготовка и согласование плана проведения интервью с Начальником департамента управления персоналом и руководством ОАО «Татнефть») потребуется 2 дня. Так как это первая работа в проекте, то срок ее начала совпадает с датой начала проекта. Срок выполнения работы: 02.07.2012 (Пн.) – 03.07.2012 (Вт.)
Работа 2 (Сбор требований к ИС управления персоналом и справочнику кадров) начинает выполняться только после завершения Работы 1. Для выполнения Работы 2 необходимо 2 дня. Срок выполнения данной работы зависит от выполнения первой работы: 04.07.2012 (Ср.) – 05.07.2012 (Чт.)
Работа 3 (Подготовка и согласование реестра требований для формирования ТЗ и справочника кадров) выполняется только после завершения Работы 2 и является завершающей работой Этапа 1. Для выполнения Работы 3 потребуется 3 дня. Срок выполнения работы зависит от выполнения Работы 2: 06.07.2012 (Пт.) – 10.07.2012 (Вт.)
Длительность этапа равна суммарной длительности всех работ и составляет 7 дней.
№
|
Наименование этапа/задачи
|
Длительность
|
Предшественники
|
Ответственный исполнитель
|
Дата начала
|
Дата окончания
|
1.
|
Этап 1. Сбор и анализ требований работников Департамента управления персоналом и руководства ОАО «Татнефть» к ИС управления персоналом
|
7 дней.
|
-
|
Капралов Е.В.
|
02.07.2012
|
10.07.2012
|
1.1.
|
Работа 1. Подготовка и согласование плана проведения интервью с Начальником департамента управления персоналом и руководством ОАО «Татнефть»
|
2 дня.
|
-
|
Петров П.П.
|
02.07.2012
|
03.07.2012
|
1.2.
|
Работа 2. Сбор требований к ИС управления персоналом и справочнику кадров
|
2 дня.
|
1.1
|
Волкова Т.С.
|
04.07.2012
|
05.07.2012
|
1.3.
|
Работа 3. Подготовка и согласование реестра требований для формирования ТЗ и справочника кадров
|
3 дня.
|
1.2
|
Петров П.П.
|
06.07.2012
|
10.07.2012
|
ПРИЛОЖЕНИЕ.
Общие сведения об использовании программного обеспечения
Microsoft Project Professional
Информационная система Microsoft Project позволяет руководителям проектов совместно с проектной командой разрабатывать календарные планы работ, а также следить за ходом реализации проекта.
Для формирования плана-графика проекта предусматривается работа с представлением «Диаграммы Ганта». Данное представление предназначено для работы с плановой информацией о проекте: отображает перечень задач, длительность этапов и работ по проекту, номера работ, являющихся предшественниками данной работе, исполнителей, ответственных за реализацию конкретных работ, а также плановые даты начала и окончания работ. В представлении «Диаграмма Ганта» имеется возможность просматривать проект, создавать, корректировать, удалять задачи проекта и их свойства. Состоит из двух частей: табличной части и диаграммы.
Участники тренинга имеют возможность ознакомиться с содержательными примерами планов-графиков, указанными в разделе «Документы».
|
