Управление архивами Свердловской области
Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив научно-технической и специальной документации
Свердловской области»
(ГКУСО «ГАНТСДСО»)
Рекомендации
по обеспечению сохранности, контролю наличия и технического состояния, учету фонда пользования
на компакт-дисках
в архивных учреждениях Свердловской области
Составители:
директор филиала
ГКУСО «ГАНТСДСО»
А.А. Гагарин
главный хранитель фондов
ГКУСО «ГАНТСДСО»
Т.М. Тихановская
Каменск-Уральский
2011 г.
Оглавление
|
Введение
|
3
|
1.
|
Термины и определения
|
5
|
2.
|
Общие принципы организации фонда пользования на компакт-дисках
|
7
|
3.
|
Обеспечение сохранности фонда пользования на компакт-дисках
|
9
|
3.1.
|
Акклиматизация
|
9
|
3.2.
3.3.
|
Первичные средства хранения
Маркировка
|
9
10
|
3.4.
|
Температурно-влажностный режим
|
10
|
3.5.
|
Санитарно-гигиенический режим
|
11
|
3.6.
|
Световой режим
|
11
|
3.7.
|
Транспортирование
|
11
|
4.
|
Контроль наличия и технического состояния фонда пользования на компакт-дисках
|
13
|
5.
|
Учет фонда пользования на компакт-дисках
|
15
|
|
Литература
|
17
|
|
Приложение 1. Форма акта технической проверки электронных копий фонда пользования CD.
|
18
|
|
Приложение 2. Образец заполнения Книги учета поступлений фонда пользования на CD.
|
19
|
|
Приложение 3. Образец заполнения Книги учета выбытия фонда пользования на CD.
|
20
|
|
Приложение 4. Форма акта миграций и перезаписей электронных копий фонда пользования на CD.
|
21
|
|
Приложение 5. Форма журнала учета миграций/перезаписей фонда пользования на CD.
|
22
|
|
Приложение 6. Рекомендации к повседневной работе с CD.
|
24
|
|
Приложение 7. Образцы этикеток на первичную упаковку.
|
25
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Введение
В последние десятилетия мы наблюдаем возрастание интереса к архивным документам. В государственных архивах увеличился поток профессиональных историков, краеведов, людей, интересующихся прошлым своего рода, и просто любопытствующих.
Однако рост интереса исследователей к архивным материалам зачастую идет вразрез с требованиями обеспечения сохранности документов. Частая выдача документов на руки пользователям ведет к изнашиванию документов, их преждевременному старению, зачастую является причиной различных повреждений. Одним из способов решения назревшей проблемы является создание архивами фонда пользования (далее – ФП) – совокупности идентичных оригиналам копий, которые выдаются на руки исследователям вместо самих документов. Особенно актуальна и полезна эта практика в отношении уникальных, особо ценных, ветхих документов и документов, часто запрашиваемых исследователями.
Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» ФП может создаваться архивами на различных типах носителей, но, нам кажется, что будущее в этой области за электронными технологиями. Современные технические устройства делают возможным переведение в цифровой формат бумажных, фото-, фоно-, и аудиовизуальных документов практически без потери информационной ценности оригинала, что является чрезвычайно важным для пользователей архивной информацией.
Среди различных типов электронных носителей многие архивы на современном этапе выбирают оптические диски. Оптические диски – общее название для носителей информации, выполненных в виде дисков, чтение с которых ведется с помощью оптического излучения. Сегодня в основном используются компакт-диски (далее – CD) и DVD-диски, процесс записи и считывания информации с которых осуществляется при помощи лазера.
Компакт диски, представляющие собой носители информации большой емкости, характеризуются бесконтактной записью, воспроизведением данных высокой плотности, отвечают всем основным требованиям, предъявляемым к архивному хранению информации. Они обеспечивают:
длительное и надежное хранение информации;
высокую устойчивость носителей к воздействию факторов окружающей среды;
безопасность хранения данных;
простой доступ к данным и быстрый поиск нужной информации;
высокую информативную плотность и компактность самого носителя, что особенно актуально в условиях постоянного возрастания поступающей в архивы информации, нехватки в архивохранилищах свободного места;
возможность повышения объемов хранящейся информации и простоту встраивания новой информации в уже существующую систему организации ее хранения.
Еще одним доводом в пользу создания ФП на CD является экономический фактор, а именно, сравнительно невысокая себестоимость этого типа носителя.
Таким образом, CD представляют собой экономичный, компактный носитель информации, обеспечивающий ее надежное хранение и удобство поиска.
Создание ФП на CD и предоставление цифровых копий документов пользователям в читальных залах, оснащенных соответствующей компьютерной техникой, обеспечит простой и удобный доступ к информации. Подобная практика не только продлит жизнь архивным документам и обеспечит их лучшую сохранность, но и облегчит труд сотрудникам архивов, в особенности работникам читального зала, избавив их от необходимости постраничной проверки выдаваемых документов. Правильная организация работы с ФП на CD облегчит поиск и ускорит выдачу документов пользователям.
Настоящие Рекомендации содержат правила обращения с CD, определяют условия их хранения, принципы организации контроля технического и физического состояния и рекомендации по учету фонда пользования.
Рекомендации основаны на исследованиях РНИЦКД, а также практическом опыте сотрудников РГАНТД и других государственных архивов, накопленном при создании ФП на CD.
Рекомендации разработаны в помощь сотрудникам государственных и муниципальных архивов, других предприятий, организаций, учреждений, работающих с цифровыми копиями фонда пользования на CD.
Рекомендации составлены на основе имеющегося опыта работы по созданию цифровых (электронных) копий фонда пользования филиала ГУСО «ГАНТСДСО». По мере накопления опыта работы в этом направлении рекомендации могут быть дополнены или переработаны.
Термины и определения
Оптический диск - выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.
Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.
Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.
Компакт-диск незаписываемый (CD-ROM) – оптический диск, на который информация переносится фабричным способом.
Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.
DVD - оптический диск, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.
DVD-R - оптический диск однократной записи. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.
Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.
Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.
Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.
Относительная влажность воздуха – отношение, выраженное в процентах, давления водяного пара, находящегося в воздухе, к давлению насыщенного пара при той же температуре. Относительная влажность воздуха обычно равна процентному отношению количества влаги в воздухе к количеству влаги при насыщении.
Оцифрование документов – это создание копий документов в новой электронной форме в виде цифровых компьютерных файлов данных.
Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD от механических повреждений.
Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.
Средства хранения – физическая структура, которая предназначена для размещения материалов и первичных средств их хранения. В случае архивов состоит из ящиков, шкафов, стоек, полок, стеллажей.
Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов.
Электронная копия документа электронный документ, полученный путем оцифрования документа на традиционных носителях (бумага, микрофиша и т.д.).
Электронный документ документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронный фонд пользования система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, идентичных подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и возможность их электронного или принтерного копирования.
Общие принципы организации ФП на CD
2.1. Решение о включении в ФП копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, осуществляется архивом самостоятельно.
2.2. Очередность создания ФП на документы определяется ценностью и информативной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью их использования. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом состоянии и наиболее интенсивно используются.
2.3. Для проведения работ по оцифрованию документов, организации технического контроля электронных копий ФП необходимы следующие технические и программные средства:
персональные компьютеры с оперативной памятью и процессорами, позволяющими без затруднений производить все этапы оцифрования и технического контроля;
устройства для оцифрования документов (сканеры соответствующих форматов);
устройства записи и чтения CD;
программное обеспечение;
компакт-диски (CD, DVD) носители информации для последующего хранения оцифрованных документов.
2.4. В качестве электронных носителей информации лучше всего использовать компакт-диски с однократной записью информации - CD-R. Выбор этих дисков обусловлен следующими обстоятельствами:
- распространенностью и преемственностью технологии считывания электронной информации: считывающие CD-приводы (CD-ROM) являются стандартным элементом современных компьютеров и без труда считывают оптические диски более ранних поколений;
- однократной записью информации, что существенно способствует целям обеспечения аутентичности электронных документов;
- одноразовые диски обладают гораздо большей надежностью и долговечностью по сравнению с перезаписываемыми дисками.
2.5. Использовать DVD-R диски рекомендуется только в тех случаях, когда необходимо записать на один носитель объем информации больше, чем емкость CD-R диска. Это обусловлено тем, что в результате использования CD-R диски имеют более долгий срок службы.
Также не рекомендуется использовать диски CD-RW и DVD-RW, так как они предназначены для оперативного хранения (2-3 года).
2.6. В связи с большой емкостью носителя, как правило, единица хранения в бумажном варианте полностью входит на CD-R диск после оцифрования. И использование DVD-R дисков нецелесообразно. Поэтому далее компакт-диски, на которых хранится фонд пользования, мы будем называть (СD).
2.7. Во избежание утраты электронных копий ФП, вызванной порчей CD в процессе использования, в результате старения или других причин, необходимо изготовить по два экземпляра CD с электронными копиями документов. Первый экземпляр является основным (далее - основной экземпляр). Второй экземпляр предназначен для выдачи пользователям (далее - рабочая копия). Рекомендуется рабочие копии и основные экземпляры CD хранить раздельно. Основной экземпляр должен храниться в архивохранилище и использоваться только для восстановления информации, в случае утраты рабочей копии CD или информации на нём. Целесообразно также записывать основную и рабочую копии на диски разных фирм-производителей.
2.8. При записи информации на CD использовать режим Disk at Once (запись диска за один раз).
2.9. Непосредственно пользователям основной экземпляр не выдается. Выдача основных экземпляров CD из архивохранилища работникам архива производится с письменного разрешения директора архива. Порядок выдачи основных экземпляров ФП на CD закрепляется в положении об архивохранилище.
Обеспечение сохранности ФП на CD
Основные экземпляры ФП на CD необходимо располагать в архивохранилище с соблюдением режимов хранения для оптических дисков. Для рабочих копий ФП на CD это не является обязательным. При отсутствии необходимых площадей в хранилище или для обеспечения удобства и быстроты выдачи пользователям ФП на CD, при частом обращении к ФП на CD, хранить контейнеры с рабочими копиями можно в читальном зале при обычных температурно-влажностных условиях, оберегая их от попадания прямых солнечных лучей и воздействия иных источников излучений, не менее чем в полуметре от источников тепла и влаги. Еще одной веской причиной подобного решения может являться необходимость акклиматизации диска после его изъятия из хранилища перед непосредственным использованием и после использования, перед возвращением в хранилище.
Также следует отметить, что при наличии рекомендаций фирмы-изготовителя CD по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенными в данных Рекомендациях.
Рекомендации по обращению с CD непосредственно при работе представлены в Приложении № 6. Целесообразно ознакомить с этими правилами пользователей в читальных залах при выдаче им рабочих копий ФП на CD, включив их в качестве приложения к Правилам работы в пользователей в читальном зале архива.
Выдача основных экземпляров ФП на CD для проведения внутриархивных работ сотрудникам оформляется заказом (требованием) на выдачу копий ФП на CD и фиксируется в «Книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в рабочие помещения архива», ведущуюся централизованно или по каждому архивохранилищу, где хранятся копии ФП на CD. Диски выдаются из хранилища в той же упаковке, в какой хранятся. Для регистрации выдачи рабочих копий ФП на CD, в читальных залах заводятся книги или журналы учета, формы которых разрабатывают сотрудники читального зала. |
