Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?
Ваша организация не первая, которую посетит госинспектор. Почти у всех проверяемых компаний слабое место – охрана труда.
Права и полномочия трудовых инспекторов:
Чтобы процедура проверки проходила в рамках закона, каждый работодатель должен знать все полномочия инспекторов труда.
Инспекторы труда имеют право:
Посещать работодателей в любое время суток и беспрепятственно получать доступ в организацию (при наличии удостоверений установленного образца).
Получать документы, объяснения и необходимую информацию для выполнения надзорных функций.
Изымать образцы используемых или обрабатываемых на предприятии материалов или веществ для проведения анализа, но с уведомлением работодателя и составлением соответствующего акта.
Расследовать несчастные случаи на производстве в строго установленном законодательно порядке.
Выдавать работодателям предписания об устранении нарушений требований в сфере труда для их последующего исполнения.
Направлять в суды требования о ликвидации организаций или прекращении деятельности их подразделений вследствие нарушения требований охраны труда.
Выдавать предписания об отстранении от работы сотрудников организаций, которые не прошли инструктаж по охране труда, проверку знаний, стажировку или в установленном порядке не прошли обучение безопасным методам и приемам выполнения работ.
В случае если работникам выданы средства индивидуальной защиты, которые не соответствуют обязательным требованиям законодательства страны, – запрещать использование таких СИЗ.
Составлять протоколы об административных правонарушениях в рамках своих полномочий.
Подготавливать и направлять материалы и документы о привлечении виновных лиц и нарушителей трудового законодательства в суд или правоохранительные органы.
Выступать в суде качестве экспертов по искам о нарушении трудового законодательства или возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве.
Предъявлять организации, проводящей специальную оценку условий труда, предписания об устранении нарушений требований законодательства о спецоценке труда. Такие предписания являются обязательными для исполнения.
Обязанностями инспекторов труда является:
осуществление проверок строго в рамках законодательства страны;
хранение тайны – государственной, служебной, коммерческой и т.д. – которая стала известна инспекторам при осуществлении ими своих функций;
источники жалоб на нарушения трудового законодательства должны быть конфиденциальны;
сведения о заявителе в труд инспекцию не должны разглашаться работодателю.
ИНСТРУКЦИЯ
Шаг 1.
|
Проверяем состав документов.
|
Трудовая инспекция проверяет:
все документы по трудовым отношениям;
документы, связанные с охраной труда.
К кадровым документам относятся, прежде всего:
учредительные документы;
коллективный договор;
все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы);
правила внутреннего трудового распорядка;
трудовые договоры;
штатное расписание (форма № Т-3);
табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы № Т-12 и 13);
больничные листы;
график отпусков;
личные карточки;
приказы;
трудовые книжки;
книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Из документов второй группы можно назвать:
инструкции по охране труда;
документы, подтверждающие прохождение работниками
обучения, медосмотров;
журнал инструктажа по технике безопасности.
|
Шаг 2.
|
Проверяем участок "кадровая первичка".
|
Очень часто в компаниях произвольно оформляют такие документы как:
личных карточек;
графика отпусков;
штатного расписания;
табелей учета рабочего времени;
документов по учету кадров, расчету рабочего времени и оплате труда.
Причем эти формы должны использовать «организации независимо от формы собственности» (п. 2 постановления).
Ряд исключений есть только для бюджетных учреждений.
«Самодеятельность» компаний приводит к тому, что в документы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе.
Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят
работник или на работу по совместительству. С какого числа он обязан
приступить к работе, или с какого числа уволен. В штатных расписаниях,
составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей.
|
Шаг 3.
|
Проверяем трудовые договоры.
|
Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно.
С каждым из работников фирмы работодатель должен заключить соглашение – трудовой договор, один из двух экземпляров которого хранится в организации.
В каждом трудовом договоре должны в обязательном порядке быть прописаны обязанности и права сторон, размер заработной платы сотрудника и другая информация.
Использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 ТК РФ;
Установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно – нарушается требование ст. 132 ТК РФ о равной оплате за равный труд; в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 ТК РФ).
Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками! В том числе и с теми, кто устроился на работу до февраля 2002 года (до момента вступления в силу ТК РФ).
«Старые» договоры (заключенные до февраля 2002 года) должны содержать все условия, указанные ст. 57 ТК РФ. Для этого фирма должна подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору и указать все недостающие условия.
|
Шаг 4.
|
Проверяем локальные внутренние документы.
|
Это коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премировании, Положение о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне.
При этом они:
должны быть составлены в строгом соответствии с законом;
не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона;
не должны противоречить друг другу.
Сопоставьте эти документы с трудовыми договорами. Вы можете обнаружить, например, что для одних и тех же должностей существуют разные режимы работы. В трудовом договоре – гибкий график, а в Правилах – сменная работа.
Сопоставьте также штатное расписание, Положение об оплате труда и премирования с трудовыми договорами. Можете обнаружить разные системы оплаты труда и разные даты получения зарплаты. Это тоже
нередкое явление.
|
Шаг 5.
|
Проверяем участок «Отпуска».
|
На этом участке проверьте:
все ли работники ходили в отпуск за последние годы;
соблюдался ли при этом график отпусков;
всем ли правильно выплачивали отпускные.
Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас.
График отпусков надо утвердить не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.
Отпуска должны быть не меньше чем установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). В этой связи имеет смысл проверить работников, которые предпочитают «гулять» частями.
Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников.
По ст. 122 ТК РФ, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше 2 лет совсем нельзя. Если у вас в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет дать им его сейчас.
|
Шаг 6.
|
Проверяем участок «Зарплата».
|
Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег.
По общему правилу их должно быть две с интервалом в полмесяца.
Время и место выдачи должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах.
При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены для работников. Не ниже ли они установленного законом минимума.
У некоторых работодателей обнаруживают факты незаконного оформления понижения заработной платы – просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо. Ведь зарплата – существенное условие трудового договора. А он – двустороннее соглашение сторон. Условия договора могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не директором по желанию.
Если работники помимо оклада получают и надбавки (премии, комиссионные), у фирмы обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления этих денег (Положение об оплате труда и премировании, о надбавках).
Проверьте, все ли компания выплатила работникам при увольнении
(зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). Если за расчетом
бывший сотрудник не явился, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке уведомления о том, что надо прийти за заработанным.
|
Шаг 7.
|
Проверяем трудовые книжки.
|
Две самые распространенные ошибки при заполнении:
кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов ст. 77 ТК РФ делают ссылки на ст. 78, 79, 80;
работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке.
Проверьте, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников. Если это так, то немедленно отправьте «забывчивым» уведомления. Пусть или заберут, или дадут письменное согласие на пересылку книжки по почте.
|
Шаг 8.
|
Проверяем договоры о материальной ответственности.
|
Инспекторы, прежде всего, уточнят, какие должности занимают работники, с которыми фирма подписала такие договоры.
Будет лучше, если инспектор не встретит в вашей фирме договоры о полной материальной ответственности со сторожами, водителями, бухгалтерами и иными ненадлежащими лицами.
Возместить в полном размере причиненный компании ущерб могут руководитель фирмы, его заместители и главный бухгалтер. Но по условиям, которые установлены в трудовом договоре (а не в договоре о полной материальной ответственности!) – ст. 243 ТК РФ.
Проверяем свои документы о материальной ответственности.
|
Возможные последствия проверки:
Руководителя компании инспекция имеет право привлечь к административной ответственности,
если его действия подпадают по условия ст. 5.27 (часть 1) –5.34 и 5.44 КОАП: за нарушение требований законов о труде.
Для этого инспектор составляет протокол. Где должно быть указано:
кто вынес;
на кого (ФИО, средняя зарплата, домашний адрес);
что установлено в результате проверки;
объяснение по поводу нарушений.
После этого выносится постановление о назначении административного взыскания (штраф от 5 до 50 МРОТ).
Если деньги не поступят, придут судебные приставы–исполнители. Ведь постановление трудовой инспекции – это исполнительный документ (п. 6 ст. 7 Закона «Об исполнительном производстве»).
А вот если нарушение подпадает под статьи 19.4 (часть 1)–19.7, 5.27 (часть 2), 5.42 (часть 1, 2), то:
Привлекать к ответственности будет суд.
И последствия повесомее – вплоть до дисквалификации руководителя на 3 года.
Кроме того, инспекция обратится в суд, если компания не выполнит предписание – не заплатит все причитающиеся работникам деньги, не восстановит незаконно уволенных.
Именно там решат, сколько взыскать с компании, чтобы исправить все нарушения. Любая предстоящая проверка деятельности организации или предпринимателя заставляет нервничать не только бухгалтера, но порой и каждого сотрудника. И даже если они уверены в том, что все делали правильно, никто не застрахован от того, что проверяющие с ними согласятся. Именно поэтому так важно знать свои права и обязанности во время проведения различных проверок. Ведь, как показывает практика, знание законодательства помогает защитить себя от произвола и некомпетентности чиновников, свести на нет претензии или вовсе избежать санкций.
В книге рассказано о налоговых проверках, а также о том, как контролируют деятельность организации другие ведомства. Основной упор сделан на практическое применение норм действующего законодательства, а также прецедентов из арбитражной практики. Даны советы, как уберечься от незаконных методов контроля, и рекомендации по обжалованию неправомерных действий проверяющих. |
