4.2. Система документооборота Регистратора.
Система документооборота Регистратора должна предусматривать возможность восстановления всех данных о зарегистрированных лицах и проведенных операциях по их лицевым счетам.
Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр, должны храниться не менее трех лет с момента их поступления.
Анкета зарегистрированного лица должна храниться не менее трех лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.
4.2.1. Требования к оформлению документов
Осуществление операций в реестре производится Регистратором на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации и составленными в соответствии с ними настоящими Правилами.
Операции в реестре производятся Регистратором на основании установленных им форм распоряжений, которые не должны противоречить требованиям Федеральной комиссии.
Распоряжения должны быть подписаны зарегистрированным лицом либо лицом, действующим от его имени по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы должны быть заполнены разборчиво, не содержать исправлений и помарок.
Идентификация зарегистрированных лиц, их уполномоченных представителей осуществляется на основании документа, удостоверяющего личность.
Подписи зарегистрированных лиц на передаточных распоряжениях и других документах, являющихся основанием для внесения изменений в Реестр, должны совпадать с образцами подписей, содержащихся в анкете зарегистрированного лица, имеющейся у Регистратора.
При отсутствии у Регистратора образца подписи, Зарегистрированное лицо (его уполномоченный представитель) должно явиться к Регистратору лично или удостоверить подлинность своей подписи на документе, являющимся основанием для проведения операции в реестре, нотариально. Зарегистрированное лицо вправе удостоверить подлинность своей подписи на передаточном (залоговом) распоряжении печатью и подписью уполномоченного должностного лица Эмитента. В этом случае ответственность за подлинность подписи несет Эмитент.
Документы, служащие основанием для проведения операций в реестре, предоставляются Регистратору лично зарегистрированным лицом или его уполномоченным представителем, а также уполномоченным лицом Эмитента, уполномоченными государственных органов, нотариусами.
Документы, служащие основанием для проведения операций в реестре (анкеты, передаточные, залоговые распоряжения и т.п.), могут быть направлены Регистратору посредством почтовой связи (обычным или заказным письмом). Регистратор в этом случае обязан принять направленные таким способом документы к исполнению, если из документов явственно следует воля зарегистрированного лица на проведение соответствующей операции в реестре
4.2.2.Требования к системе документооборота Регистратора.
Распоряжение одного зарегистрированного лица исполняется разными сотрудниками Регистратора.
Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает к Регистратору, должен быть зарегистрирован в Журнале учета входящих документов.
Журнал учета входящих документов должен содержать следующие данные:
-порядковый номер записи;
-входящий номер документа (по системе учета Регистратора);
-наименование документа;
-дата получения документа Регистратором;
-сведения о лице, предоставившем документы, а именно:
для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо;
для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя;
-дата отправки ответа (внесения записи в реестр) или направления отказа о внесении записи в реестр;
-исходящий номер ответа на документы (по системе учета Регистратора);
-фамилия должностного лица, подписавшего ответ или ответственного сотрудника Регистратора, осуществившего внесение записи в реестр.
Сотрудник Регистратора, осуществляющий прием документов от зарегистрированных лиц, производит их первичную проверку на соответствие настоящим Правилам, присваивает документу входящий номер с указанием даты поступления документа Регистратору, проставляет свою подпись.
При приеме документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, лицу, предоставившему документы, по его запросу, выдается Акт приема-передачи документов, содержащий дату приема документов, номер по журналу входящих документов, фамилию и подпись сотрудника Регистратора, принявшего документы, фамилию и подпись зарегистрированного лица (уполномоченного представителя). Акт приема-передачи документов должен быть заверен печатью или штампом Регистратора.
После первичной проверки и регистрации в журнале учета входящих документов документы, являющиеся основанием для проведения операций, поступают к ответственному сотруднику Регистратора, непосредственно осуществляющему проведение операций в реестре и выдачу информации. Ответственный сотрудник Регистратора производит повторную проверку представленных документов на соответствие настоящим Правилам, производит проверку требованиям, предъявляемым к оформлению документов, на соответствие требованиям законодательства, на соответствие содержащихся в них данных данным Системы ведения реестра и проводит операцию в Реестре.
Для фиксации всех операций, производимых Регистратором по изменению информации в системе ведения Реестра, ведется Регистрационный журнал.
Регистрационный журнал должен содержать следующие данные:
-порядковый номер записи;
-дата получения документов и их входящие номера;
-дата исполнения операции;
-тип операции;
-номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами в сделке;
-вид, количество, категория (тип) государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг.
На документе, являющимся основанием для проведения операции в реестре, проставляется отметка об исполнении, которая должна содержать дату проведения операции, номер порядковой записи в Регистрационном журнале и подпись ответственного сотрудника Регистратора, осуществившего ее проведение.
После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.
|
