Руководство по эксплуатации Введение: Принцип соответствия в imc
Скачать 436.92 Kb.
|
3.4. Подарки Цель: Предложение или прием подарков расценивается как взяточничество или подкуп. Компас IMC строго запрещает сотрудникам IMC и Компаниям в составе IMC предлагать или принимать никакие подарки и ни при каких обстоятельствах. В уместных случаях, возможно подарить подарок из каталога «Подарки и сувениры» бренда HQ или разработать региональный (местный) каталог «Подарков и сувениров», не превышающих номинальную цену и считающиеся разумными. Сотрудники IMC и Компании в составе IMC ни при каких обстоятельствам не вправе предлагать или принимать личные вознаграждения в денежной форме. Любые другие личные подарки должны соответствовать практике Компании в составе IMC, или зараенее согласованы с генеральным директором Компании в составе IMC. Финансовый отдел бренда HQ может посоветовать генеральному директору при определении общих местные рекомендации для подарков и контролировать их дальнейшее исполнение. 3.5. Привлечение поставщиков Цель: Крупные компании, позиционировавшие себя в качестве поставщики, были уличены в мошеннической деятельности. Не редко такие компании увеличивали стоимость продукта или обслуживания, чтобы разделить полученное вознаграждение с должностными лицами. В других компаниях сотрудники активно эксплуатировали консультанта или поставщика услуг, который предлагал взятки должностным лицам. Поэтому закупочная деятельность Компании IMC занимается отдел закупок IMC. Следующие положения - общие принципы для руководства по общению с поставщиками. Выбор поставщика должен быть согласован с генеральным директором компании в составе IMC и/или менеджером по закупу, выбор должен основываться на практике деловых отношений, общих положениях IMC и условиях покупки, при условии, что никакие соответствующие «черные пятна», средства управления торговлей, санкции или другие потенциальные барьеры для выполнения обязательства не были выявлены. Следующие Компании в составе IMC: Iscar Ltd. (Израильl), TaeguTec Ltd. (Кореяa), Tungaloy Corporation (Япония), Ingersoll Werkzeuge GmbH (германия), Ingersoll Cutting Tool Company (США) и IMC International Metalworking Engineering & Production (Дания) Co. Ltd (IMCD) (вместе именуемые как «G6») тратят огромные средства на поиск поставщиков. Следующие шаги разработаны для поиска поставщиков G6 и предотвращения нестандартных ситуаций: 1. Запрос сотрудника IMC на регистрацию нового поставщика («Заявитель») необходимо заполнить по внутренней форме, которая позволит определить: (i) основании для регистрации нового поставщика, (ii), в состоянии ли поставщик предоставить запрашиваемую услугу/товар, и (iii), определить наличие альтернативных поставщиков (см. раздел «Образцы»). 2. Внутренний бланк запроса должен включать декларацию заявителя об отсутствии конфликтов интересов или личных отношений между заявителем и поставщиком. Во время переговоров новым поставщикам необходимо заполнить и предоставить следующие документы: • Регистрационный лист поставщика (опросник). • Договор о конфиденциальности и отсутствия конкуренции. • Страховой полис поставщика по необходимости, решение о предоставлении принимается генеральным директором Компании в составе IMC. 3. После завершения всех регистрационных действий, новый запрос поставщика будет отправлен на рассмотрение для (i) регионального (местного) менеджера по закупу, (ii) местному финансовому отделу, (iii) генеральному директору Компании в составе IMC. Вышеуказанные процедуры могут быть изменены согласно характеру потенциальной сделки. Например, если поставщик не получит доступ к конфиденциальной информации IMC, то компания не в праве просить поставщика подписать договор об отсутствии конкуренции. В особых случаях менеджер по закупу Тефен IMC может одобрить регистрацию нового поставщика с частично собранным пакетом документов. Это возможно в тех случаях, когда сотрудничество предполагает наличие одной сделки или в случаях, когда ценность товаров или услуг незначительна. 3.6. Привлечение торговых представителей Цель: Привлечение торговых представителей имеет прямое влияние на репутацию Компаний в составе IMC и Группы IMC. Торговые представители должны быть тщательно выбраны руководством Компании в составе IMC согласно следующим рекомендациям: (i) Торговые посредники обязаны обладать необходимыми навыками, знаниями, репутацией и квалификацией для выполнения определенной цели. (ii) Наличие бизнес-основания для сотрудничества с торговым представителем. (iii) Условия сотрудничества (цены, комиссия или другое) должны быть коммерчески обоснованы. Такие условия сотрудничества должны четко определять объем или цель работы торгового представителя. (iv) Соглашение, которое подписывается с торговым представителем, должно содержать полный перечень обязательств и договорных гарантий в случаях неисполнения договорных обязательств. (v) Соответственно должно быть четко определено отсутствие каких-либо «красных пятен», санкций или иных потенциальных барьеров по исполнению договорных обязательств. 3.7. Привлечение третьей стороны Цель: Как правило третьи лица действуют исходя из своих интересов в целях получения выгоду, сотрудничество с третьими лицами может иметь косвенный эффект на репутацию Компании IMC. Согласно Компасу IMC любое обязательство с третьими лицами должно быть основано на общих и обоснованных коммерческих условиях. К ним относятся следующие принципы: (i) Сотрудничество с третьей стороной должно быть необходимо для получения выгоды Компанией IMC. (ii) Условия сотрудничества должны соответствовать деловым принципам, принятыми в той или иной стране. (iii) Сотрудничество должно быть оформлено в виде договора, для каждой поставки (заказа) необходимо собрать пакет документов: заказ на поставку, подтверждение заказа, накладные, счета и/или прописанные условия торговли. (iv) Сотрудничество должно быть законным и соответствовать всем действующим законам, включая местное законодательство, нормы международного права и антикоррупционные законы. 3.8. «Черные пятна» и потенциальное сотрудничество: Так называемые «черные пятна» являются идентификаторами возможной непорядочности, незаконной деятельности или нарушения антикоррупционных законов. Необходимо уделить особое внимание «черным пятнам» и предотвратить зарождение коррупции в Компании IMC. Черное пятно подразумевает оценку коррупционного риска Компании в составе IMC. Компания в составе IMC должна регистрировать любую корреспонденцию или анализировать ее. В тех случаях, когда идентифицируется большое количество черных пятен и риск не получается избежать, то Компания в составе IMC должна обратиться к руководству бренда HQ и получить разрешение для сотрудничества. Некоторые примеры коррупции: агенты других компаний использовали часть своей комиссии для дачи взяток, при компания знала о том, что предложенная комиссия была необоснованно высока, но согласилась на сделку. В других случаях дистрибьюторы предложили взятки и получили неоправданно высокие скидки, разделив часть прибыли с должностным лицом. Не смотря на то, что размер скидок непостоянен, компания должны обратить внимание на те случаи, где размер скидок явно указывает на коррупционную деятельность. Именно для таких случаев и создана сложная система контроля. Только будучи внимательными, мы сможем выявить и предотвратить подобные случаи. Следующие ситуации являются примерами «черных пятен»: - Нестандартные условия сотрудничества, которые обязывают Компании в составе IMC платить дополнительные взносы. - Подставная компания без офиса, физического адреса и/или номера телефона, который используется только для дачи взяток. - Контакты с должностным лицом (непосредственные контакты или общение через близких родственников, друзей или партнеров). - Потенциальная сторона не может ничего предложить в потенциальное бизнес-сотрудничество, кроме оказания влияния на должностные лица. - Компания в составе IMC осуществляет расчет наличными средствами. - Компанию в составе IMC просят осуществить платеж на банковский счет за пределами страны партнера. - Сторона-партнер не сотрудничает с обоснованными запросами относительно антикоррупционных проблем и/или отказывается соблюдать соответствующие антикоррупционные договорные гарантии. - Предложенная структура отношений с другой стороной и/или ее филиалами излишне сложна или необычна в пределах контекста предложенного бизнес-сотрудничества. - Другая сторона имеет репутацию компании, которая ищет пути обхода стандартных деловых каналов и/или выразила желание или намерение сделать то же самое в потенциальном бизнес-сотрудничестве. - Другая сторона запланировала чрезмерный текущий бюджет или необычные расходы для делового проекта. - Компания в составе IMC узнает, что другая сторона вовлечена в коррупционные действия или ей была заплачена взятка, до того как Компания в составе IMC присоединилась к проекту. - Другая сторона настаивает на одностороннем контроле над любым процессом одобрения, который необходим для построения сотрудничества. - Компания в составе IMC узнает или имеет подозрения о существовании «молчаливого компаньона», который является должностным лицом. 3.9. Управление затратами Цель: В некоторой коррупционных случаях, связанных со взятками, которые были выявлены сотрудниками, были определены как “издержки реализации”, позже они были возмещены. В таких случаях на компанию были заведены уголовные дела за предоставление подложного отчета и получение взятки. Следующий раздел посвящен описанию того, как нужно управлять расходами. Финансовые отделы IMC могут время от времени выпускать дополнительные рекомендации. Любые расходы, которые финансируются Компанией в составе IMC, должны быть учтены и внесены в система учета. Такие расходы должны быть затрачены только на законную деятельность компании. Финансовые отделы Компаний в составе IMC должен просматривать каждый отчеты о расходах и при необходимости запрашивать объяснение о любых нерегулярных расходах. Компании в составе IMC должны руководствоваться общими принципами для командировок, зарубежных и других деловых поездок и путешествий. Любые обоснованные расходы, понесенные в связи с деловой поездкой, должны быть возмещены по факту предъявления соответствующих чеков и квитанций. Любые подарки или знаки внимания, которые не совместимы с политикой IMC, не подлежат возмещению, даже если они были одобрены брендом HQ. Генеральные директора Компаний в составе IMC могут попросить сотрудников использовать общую стандартную форму по отчетам о расходах (см. раздел «Образцы»). Форма расходов должна содержать соответствующую информацию о затратах и отправлена в архив. Отчеты должны быть предоставлены незамедлительно: сразу же после завершения деловой поездки. 3.10. Благотворительные взносы и спонсорство Цель: В прошлом определенные суммы были пожертвованы на благотворительность, которая была одобрена женой должностного лица. Такие пожертвования были расценены как коррупция, даже при том, что они не были заплачены непосредственно должностному лицу. Далее описывается политика управления IMC в отношении благотворительных взносов. Компании в составе IMC не должны вносить пожертвования. Руководство Группы IMC может прибегнуть к пожертвованию в некоторых исключительных случаях. В таких исключительных случаях необходимо обратиться с соответствующим заявлением к Джейкобу Харпэзу, генеральному директору Группы IMC. 4. Образцы • Форма для оценки поставщика: Запрос на регистрацию нового поставщика Группы IMC 1. Укажите причины для регистрации компании в качестве авторизованного поставщика Группы IMC. 2. PУкажите 2-3 зарегистрированных поставщика, которые могут предоставить необходимые товарыили услуги. 3. Укажите 2-3 компании, с которыми Вы вели переговоры о поставке товара/ предоставлении услуги. Какие причины выбора этого поставщика? 4. Если Вы пришли к заключению, что выбранный Вами поставщик – это «единственно возможный постащик» необходимого товара/услуги, пожалуйста, укажите причины Вашего решения. 5. Декларация этики: Настоящим я заявляю, что предоставленные мной контакты (Поставщик) носят исключительно деловой характер и между мной и (Поставщиком) отсутствую конфликты интересов или личные взаимоотношения, а так же между директорами и сотрудниками. ФИО заявителя Подпись Дата Регистрационная форма поставщика Информация о компании Название компании Город (штат) страна Полный адрес (штаб-квартира): Полный адрес (Сторона I): Полный адрес (Сторона II): Номер телефона Факс E-mail: Адрес в интернете: Основная контактная информация Имя: Факс Должность: E-mail: Телефон Сотовый тел. Портфолио компании Год начала деятельности компании: Количество лет в отрасли: Вид: Тип: (корпорация, смешанная компания, партнерство и т.д.) (производитель, дистрибьютор, поставщик услуг) Форма собственности: (частная собственность, акционерная компания и т.д.) ID номер / регистрационный №: Где: Есть ли профсоюз в вашей компании? У вас электронный интерфейс? Общая площадь помещения (м2): Оснащение: собственное или лизинговое: Общая площадь производственного помещения (м2): Страховая компания: (Пожалуйста, прикрепите копию страховки). Имеется ли опись инвентаря: _. Владельцы компании и акционеры: 1. Имя: ; % доля: . 2. Имя: ; % доля: .
Руководство компании:
Количество сотрудников: Управляющий персонал: ; Производственный персонал: ; Маркетинг: Производство и услуги: опишите кратко товары и услуги, которыми занимается ваша компания: Предоставляете ли вы постпродажное обслуживание и ремонт? Срок доставки товара/услуги до покупателя: Годовой оборот продаж: Укажите вашу валюту: Прошлый год: . Два года назад: . Три года назад: . Объем экспорта: Укажите вашу валюту: Прошлый год: . Два года назад: . Три года назад: . Крупные покупатели:
Является ли ваша компания поставщиком (или являлась ранее) для одной из компаний IMC: Да: Нет: Если да, то укажите название компании и товар, либо услугу: Сертификаты качества: (ISO, AS, другие)- (Прикрепите копии сертификатов) 1. Орган сертификации: Номер сертификата: Сертификат (например, ISO 9001) Действителен до: 2. Орган сертификации: Номер сертификата: Сертификат (например, ISO 9001) Действителен до: 3. Орган сертификации: Номер сертификата: Сертификат (например, ISO 9001) Действителен до: Декларация этики: Настоящим я заявляю, что все мои контакты с Компанией IMC и ее дочерними организациями носят деловой характер, конфликты интересов или личные взаимоотношения между компаниями, должностными лицами и сотрудниками отсутствуют. Отметки: Прикрепите копию Заверенную аудитором годовой финансовой отчетности. Прикрепите копии следующих документов: 1. Лицензия на ведение деятельности 2. Нотариально заверенную копию подписей 3. Заверенный аудитором годовой финансовый отчет 4. Сертификаты качества 5. Реквизиты 6. Страховой свидетельство 7. Копии иных документов, которые положительно охарактеризуют репутацию вашей компании Подписывая настоящий бланк, я подтверждаю, что вся предоставленная мной информация является правильной и точной на дату подписания. Так же настоящим заверяю о том, что в случае изменения предоставленной информации, соответствующие изменения будут внесены мной. ФИО печатными буками: Должность: Номер телефона E-mail: Подпись: Дата: Кому: Страховое свидетельство поставщика Дата и/или адрес компании представителя, дочерне компании (Именуемые здесь и далее вместе и отдельно как : «Компания») | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Лайт (далее – приборы), реализующих функции люксметра–яркомера–пульсметра: принцип действия, характеристики, и другие указания, необходимые... |  | Руководство по эксплуатации предназначено для организации правильной эксплуатации аккумулятора kl70p-у3 и батареи 9KL70p-у3 |
| Руководство по эксплуатации предназначено для ознакомления с устройством, работой, правилами подготовки и эксплуатации влагомера... | | Руководство по эксплуатации предназначено для изучения устройства закрепления вагонов уз-220 (Патент РФ №70859 от 20 сентября 2007г.)... |
| Сертификат соответствия продукции фз №123 от 22. 07. 08 и гост р 53281-2009 № с-ru. Чс13. В. 00220 | | Настоящее руководство по эксплуатации содержит сведения об устройстве и принципе действия контрольно-кассовой техники касби–02Ф (далее... |
| Руководство по эксплуатации предназначено для ознакомления с устройством, работой, правилами подготовки, монтажа и эксплуатации влагомера... | | Настоящее руководство по эксплуатации (далее рэ) содержит сведения о чекопечатающей машине «Меркурий 130» (далее — чпм, машина),... |
| Внимание! Перед началом эксплуатации котла убедительно просим Вас внимательно изучить руководство по эксплуатации. Соблюдение требований... | | Риф Стринг-202” и предназначен для беспроводной передачи сигналов о проникновении, пожаре и о других экстренных ситуациях с целью... |