Оформление приема на работу.
При проведении проверки, связанной с вопросами, касающимися кадрового учета, необходимо запросить от работодателя документы, подтверждающие прием работника на работу. Как правило, такими документами являются заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме, табель учета рабочего времени.
Несмотря на то, что заявление о приеме не является обязательным, но, тем не менее, должностное лицо, осуществляющее проверку, вправе проверить наличие указанного документа в организации. При написании заявления работником работодателю рекомендуется проверить правильность написания такого заявления, для того чтобы в дальнейшем избежать различных несоответствий между волеизъявлением работника и предлагаемыми условиями работы (неточная формулировка должности, дата принятия на работу, неправильное написание наименования организации и т.д.).
В соответствии со ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого между ними в соответствии с ТК РФ. Таким образом, трудовой договор является основным документом, определяющим статус работника.
Следует обратить внимание, что на основании ст. 57 ТК РФ подлежит проверке наличие в трудовом договоре следующих обязательных сведений:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей);
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации);
- конкретный вид поручаемой работнику работы. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;
- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
- условия труда на рабочем месте;
- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым Кодексом и иными федеральными законами;
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Так, если заключается срочный трудовой договор, например, на два года, то в трудовом договоре в обязательном порядке должно быть указание на причины заключения срочного трудового договора, например, в связи с тем, что работник принимается на работу на период отсутствия основного работника. Если при проведении проверки такой организации будет обнаружено отсутствие в трудовом договоре обоснования заключения его на определенный срок, то это следует расценивать как нарушение трудового законодательства.
В соответствии с ТК РФ трудовой договор может быть заключен на определенный срок только в строго определенных ТК РФ случаях. Основания для заключения срочного трудового договора, установлены ст. 59 ТК РФ. Кроме того, допускается заключать трудовые договоры на определенный срок, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, а также численности работников организации с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций. Срок трудового договора должен быть в обязательном порядке указан в трудовом договоре, поскольку в противном случае трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок независимо от наличия оснований для заключения срочного трудового договора. При этом максимальный срок заключения трудового договора установлен законодателем в размере 5 лет.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
В случае если при проведении проверки будет обнаружено, что условия трудового договора изменены, но при этом не составлен письменный документ, подтверждающий такие изменения, это будет являться нарушением трудового законодательства.
Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При этом один экземпляр договора передается работнику. Факт получения работником второго экземпляра трудового договора должен быть в обязательном порядке зафиксирован под роспись работника.
При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.
В соответствии с ст. 70 ТК РФ не устанавливается испытание для:
- лиц, избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
- беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;
- лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;
- лиц, получивших среднее профессиональное образование или высшее образование по имеющим государственную аккредитацию образовательным программам и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня получения профессионального образования соответствующего уровня;
- лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу;
- лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
- лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев;
- некоторых других категории работников.
При установлении трудовым договором испытания работнику необходимо указать срок такого испытания. По закону он не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев. Указание в трудовом договоре на установление для работника испытательного срока дает возможность работодателю до истечения срока испытания, в случае, если выяснится, что работник не выдержал испытания, уволить его. Но при увольнении по указанному основанию следует иметь ввиду, что работник должен быть письменно уведомлен о таком увольнении за три дня до даты увольнения и работодателем должны быть указаны причины, послужившие основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. При этом и работник вправе уволиться по собственной инициативе в любой день до истечения срока испытания, также письменно предупредив об этом работодателя за три дня до предполагаемой даты увольнения. В случае обнаружения должностным лицом, проводящим проверку, нарушения вышеперечисленных условий, он указывает на имеющее место нарушение требований ТК РФ.
При заполнении графы — должность, на которую принимается работник, необходимо обратить внимание на следующее. В случае если в организации установлена должность, не соответствующая действующему квалификационному справочнику, то нарушения законодательства в данном случае не будет, поскольку такое требование о соответствии установлено лишь для определенных должностей, по которым предусмотрено предоставление определенных льгот или ограничений. Поэтому, если работа в организации не предусматривает в соответствии с действующим законодательством наделение работника в дальнейшем льготами или установление для него ограничений, то в указании наименования должности работника следует руководствоваться, прежде всего, действующим штатным расписанием организации.
В трудовом договоре должно быть в обязательном порядке оговорено является ли указанное место для работника основным местом работы или работой по совместительству.
Одним из существенных условий трудового договора является условие об оплате труда работника. Если локальными актами организации предусмотрены дополнительные выплаты в пользу работника, надбавки, льготы и т.д., они также должны быть указаны в трудовом договоре. При этом заработная плата работника не должна быть менее минимального размера оплаты труда, который устанавливается соответствующими нормативными актами. В трудовом договоре обязательно должен быть указан конкретный размер заработной платы. В случае наличия в трудовом договоре формулировки «заработная плата согласно штатному расписанию», без указания ее точного размера, это будет являться нарушением трудового законодательства.
После того, как заключен трудовой договор, издается приказ о приеме работника на работу. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Форма приказа о приеме работника на работу утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г.) — форма № Т-1. Если в один день на работу принимается сразу несколько претендентов, то возможно использование унифицированной формы № Т-2, предусматривающей форму приказа (распоряжения) о приеме работников на работу.
При проведении проверки необходимо обращать внимание на правильность и полноту заполнения следующих сведений: наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Следует также обратить внимание, что при заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1 а) строка (графа) «по» не заполняется. Также проверяется наличие подписи руководителя и отметки об ознакомлении работника с приказом.
Ведение трудовых книжек
При проведении проверки необходимо обращать внимание на правильность заполнения титульного листа трудовой книжки, в случае если указанная организация является для работника первым местом работы:
- фамилия, имя и отчество должны быть указаны полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записана полностью (число, месяц, год) на основании паспорта;
- запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
- запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
- профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.
При внесении записи о приеме работника на работу необходимо придерживаться следующего порядка. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Записи дат производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
Особое внимание уделяется оформлению трудовых книжек работников, работающих по совместительству. В случае приема на работу работника по совместительству, трудовая книжка им не предоставляется, но по его желанию запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В качестве такого документа может быть предъявлена справка о работе в организации, с указанием ее полного и сокращенного наименований, должности работника, даты его приема на работу, а также основания приема на работу и реквизитов указанного документа. Указанная справка должна быть подписана руководителем организации или иным лицом, имеющим на это полномочие, и заверена печатью организации. Так же в качестве документа, подтверждающего принятие работника на работу по совместительству, может являться надлежащим образом заверенная копия приказа о его приеме на работу.
Необходимо принять во внимание, что в соответствии с трудовым законодательством трудовые книжки работников (за исключением совместителей) хранятся у работодателя и их выдача на руки работнику возможна только при его увольнении. В остальных случаях в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 (далее -Правила ведения и хранения трудовых книжек) работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Вместе с трудовыми книжками необходимо проверить наличие и правильность заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой и требования к ее ведению установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек. В указанной книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. |
