Памятка «Составление описи дел постоянного хранения органов управления образованием районов и городов Ростовской области»
Скачать 247.74 Kb.
|
1 2
| Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области Государственное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (ГАРО) ПАМЯТКА «Составление описи дел постоянного хранения органов управления образованием районов и городов Ростовской области» СОГЛАСОВАНО Экспертно-методической комиссией ГАРО Протокол от 21.01.2009 № 1 СОГЛАСОВАНО Экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области Протокол от 28.01.2009 № 1 Составитель: Заведующая сектором отдела формирования Архивного фонда РФ ГАРО Е. В. Полонеева Ростов-на-Дону 2009 Памятка «Составление описи дел постоянного хранения органов управления образованием районов и городов Ростовской области». 1. Общие положения: 1.1. Памятка подготовлена для использования в работе заведующими муниципальными архивами райгорадминистраций при составлении описей дел постоянного хранения органов управления образованием районов и городов Ростовской области. 1.2. Памятка подготовлена с учетом требований «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук» (М., 2007) и «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002). 1.3. Использование настоящих рекомендаций органами управления образованием районов и городов Ростовской области позволяет обеспечить единый подход в части комплектования (формирования) и описания документов Архивного фонда Российской Федерации. 2. Составление и формирование описей дел: 2.1. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. 2.2. Архивная опись (далее - опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. 2.3. Описи, поступающие на рассмотрение ЭПК комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, должны отвечать требованиям, предъявляемым к описанию дел, имеющих научно-историческое значение, «Основным правилам работы архивов организаций» (М.,2002). 2.4. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел постоянного хранения по номенклатуре дел организации. При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, качество подшивки и переплета дела, правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел принимаются меры к их устранению. 2.5. Опись включает в себя следующие элементы:
2.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело, законченное в делопроизводстве, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, порядок нумерации дел в описи валовый, графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. В случае, если в опись включаются несколько дел подряд с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а во всех остальных однородных заголовках, повторяющаяся информация заменяется словами «То же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). При наличии отличительных элементов (номера, буквы и т.д.) в одинаковых заголовках дел № тома на них не проставляется. Например: Приказы №1 – 130 начальника управления по основной деятельности То же №131 – 205 То же №206 – 302 2.7. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.д. 2.8. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи листа-заверителя и справочного аппарата к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений). Титульный лист и оглавление заполняются в муниципальном архиве. 2.9. Опись дел постоянного хранения строится по годам в соответствии со структурой организации (Приложение №1). Если в опись включен небольшой состав документов - по комплексам документов, без выделения структурных подразделений (Приложение №2) 2.10. При составлении описи дел постоянного хранения порядок расположения заголовков дел определяется степенью значимости документов, при этом следует придерживаться следующей схемы расположения:
2.11. Управленческие структуры отделов и управлений образования работают и формируют дела по календарному году, а не по учебному. Если некоторые дела сформированы по учебному году, например, план методического кабинета, это обязательно надо оговаривать в предисловии к описи, а в опись эти дела включаются по последнему году. Например: План работы методического кабинета на 2005/2006 учебный год и отчет о его выполнении включаются в опись за 2006 год. 2.12. При написании заголовка состоящего из документов более 2-3 видов по одному вопросу, заголовок начинается с обобщающего названия их вида «документы», далее раскрывается их содержание. Например: Документы о подготовке и проведении районных семинаров и совещаний работников муниципальных образовательных учреждений Если в деле представлено до трех видов документов или менее, то их состав полностью раскрывается в описи, а слово «документы» в заголовок не включается. Например: Планы, отчеты, информации о работе методических объединений района за 2006 год. Справки, информации о проведении летней оздоровительной кампании детей за 2006 год. В данном случае вышеперечисленные документы располагаются в описи по первому названию в заголовке. Формы статистических отчетов, включенных в опись, или полностью раскрываются в заголовке, если в дело вошли 1 - 2 формы, или указываются только формы (если в деле более 2 форм) и обобщенный заголовок, а содержание этих форм раскрывается в предисловии. Например: Статистический отчет отдела (управления) (ф.103-рик) о выявлении детей и подростков, оставшихся без попечения родителей за 2006 год. или Сводные статистические сведения отдела (управления) (ф. СВ-1, ф. ОШ-5, ф.76-рик, ф. Д-4, ф. Д-8, ф. Д-9, ф. Д-12) об основных направлениях деятельности общеобразовательных школ за 2006 год. В предисловии оговаривается: в дело №133 включены следующие статистические сведения:
2.13. Вместе с годовым разделом описи дел постоянного хранения в муниципальный архив представляются и описи дел по личному составу за соответствующие годы. Опись составляется отдельно на :
Опись дел по личному составу строится по годам, систематизируются дела в описи по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
2.14. Сокращения слов в описи не допускаются, однако, при невозможности избежать сокращения, они вносятся в список сокращенных слов в алфавитном порядке. Список сокращенных слов помещается после предисловия. 2.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговую запись к описи и реквизиты «подпись» нельзя располагать на отдельном листе. 2.16. Опись дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем организации, согласовывается ЭК организации и направляется в муниципальный архив, а затем на рассмотрение ЭПК комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области. 2.17. В опись не включаются типографские печатные издания, если же первый экземпляр документа, подготовленный к печати с подписью и живой печатью, не сохранился и вместо него включен печатный экземпляр, то это следует оговаривать в предисловии. 3. Научно-справочный аппарат к описи: 3.1. Обязательным элементом оформления законченной описи являются титульный лист. (Приложение №3). На титульном листе к описи помещаются:
3.2. Составление предисловия к описи дел. К годовому разделу описи дел постоянного хранения составляется предисловие. В заголовке к предисловию к описи и в наименовании организации фондообразователя помимо полного названия отдела (управления) необходимо указывать подчиненность согласно положению (уставу) за описываемый период. Например: Предисловие к описи №3 дел постоянного хранения Управления образования г. Таганрога Администрации г. Таганрога за 2006 год. Или Предисловие к описи №3 дел постоянного хранения Отдела образования Константиновского района Администрации Константиновского района Ростовской области за 2006 год. Или Предисловие к описи №3 дел постоянного хранения Муниципального учреждения Отдела образования Администрации Тарасовского района В последнем примере подчиненность входит в название организации, поэтому отдельно подчиненность не указывается. 3.3. Предисловие к описи дел следует писать только за рассматриваемый период, в котором описываются изменения (если таковые были) в подчиненности, названии, структуре, произошедшие в учреждении за этот период. В первой части предисловия включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре учреждения. Предложения формулируются в прошедшем времени. Например: «Структура управления, согласно штатному расписанию на 2006 год, была следующей:.......» Все факты, изложенные в первой части предисловия должны быть подкреплены ссылками на соответствующие документы, включенные в опись. Например: Согласно приказу начальника управления от 19июня 2006 года № 153 функции специалиста по патриотическому воспитанию переходят вновь организованному центру воспитательной работы[1] Ссылка располагается под текстом на данной странице. [1] . Ф. Р-125. Оп.1. Д.135. Л.12-13 3.4. Во второй части предисловия дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел, оговаривается состав документов и особенности формирования описи и дел, включенных в неё, указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел. 3.5. Состав дел с заголовком «Документы» следует оговаривать в предисловии, а не в описи. Например: Заголовок в описи: Документы о проведении олимпиад среди школ района. (см. приложение № 1 Д. 135) В предисловии оговариваем: в состав Д.135 Документы о проведении олимпиад среди школ района включены приказы, протоколы заседаний комиссии по проведению олимпиады, тексты заданий, отчеты, информации, справки. 3.6. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. Приложение № 1 Образец составления описи по структурным подразделениям
ФОНД № Р- Опись № 1 (продолжение) дел постоянного хранения за 2006 год
В данный раздел описи включено 26 (двадцать шесть) ед.хр., с № 126 по № 151, в том числе литерные номера: пропущенные номера:
Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации От _________№ _________ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1 2
Похожие:
 |  | ||
| Приложение №2. Пример оформления титульного листа Титульный лист описи дел постоянного хранения Роспатента | | Настоящая инструкция регламентирует порядок взаимодействия органов управления образованием, социальной защиты, внутренних дел Республики... |
| Закона Российской Федерации в части, касающейся органов внутренних дел рф, в отношении лиц, репрессированных на территории Ростовской... | | Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.... |
| Краевая информационно-аналитическая система управления образованием (далее – киасуо) предназначена для сбора, хранения и обработки... | | Категория слушателей: специалисты органов управления образованием, методических служб районов, учителя, заместители руководителей... |
| Руководителям органов управления образованием муниципальных районов и городских округов Республики Адыгея | | Руководителям органов управления образованием муниципальных районов и городских округов Республики Адыгея |