Постановление Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7 Об утверждении Правил работы
Скачать 2.05 Mb.
|
Постановление Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь"По состоянию на 16 января 2007 года ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 25 ноября 2005 г. № 7 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ [Изменения и дополнения: Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. № 2 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/14104 от 14.03.2006 г.)]. На основании статьи 4 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: Утвердить прилагаемые Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. Председатель В.И. Адамушко УТВЕРЖДЕНО Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 25.11.2005 № 7 ПРАВИЛА работы государственных архивов Республики Беларусь РАЗДЕЛ І ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ГЛАВА 1 ОБЛАСТЬ РАСПРОСТРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ 1. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь (далее - Правила) устанавливают порядок работы государственных архивов (далее - архивы), обеспечивающий эффективное выполнение их функций. 2. Настоящие Правила устанавливают единые требования, предъявляемые к деятельности архивов, хранящих документы на бумажных носителях, по обеспечению сохранности, государственному учету, комплектованию, экспертизе ценности документов, использованию документов и документной информации в интересах граждан, общества и государства. 3. Требования, изложенные в настоящих Правилах, в части общих для архивов норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность, работа с управленческой документацией) распространяются на архивы, хранящие научно-техническую, аудиовизуальную и электронную документацию. ГЛАВА 2 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ 4. Государственный архив (далее - архив) является государственным учреждением, финансируемым из бюджета Республики Беларусь. Архив выполняет свои функции во взаимодействии с государственными органами, научными, культурными и иными организациями, общественными объединениями, а также гражданами. 5. Документы, хранящиеся в архивах, являются историко- культурным достоянием белорусского народа и находятся в собственности государства. 6. В пределах, установленных законодательством Республики Беларусь, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ), осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся архивных комплексов и их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научных и методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание государственных органов и иных организаций, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства. РАЗДЕЛ ІІ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ГЛАВА 3 УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОМ 7. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению работниками задач и функций архива. 8. Возглавляет архив и руководит его деятельностью директор. Он несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач, распределяет обязанности между своими заместителями. В архиве на правах совещательного органа создается дирекция для коллегиального обсуждения основных вопросов деятельности. Положение о дирекции и ее состав утверждаются директором. Решения дирекции вводятся в действие приказами директора архива. 9. В архиве на правах научно-совещательных органов с привлечением представителей других организаций и научной общественности могут создаваться: ученый совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно- исследовательской и публикационной работы. Положение об ученом совете и его состав утверждаются директором архива; экспертно-методическая комиссия (далее - ЭМК) для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов, научно-методического обеспечения деятельности архива. Положение об ЭМК и ее состав утверждаются директором архива. Решения ЭМК вступают в силу после утверждения директором архива протокола заседания комиссии; комиссия по рассекречиванию архивных документов для рассекречивания и снятия ограничений на использование документов архива в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Положение о комиссии по рассекречиванию архивных документов и ее состав утверждаются директором архива. Решения комиссии вступают в силу после утверждения директором архива протокола заседания комиссии по рассекречиванию архивных документов. В случае необходимости в архиве могут создаваться иные научно- совещательные органы. Положения о них и их составы утверждаются директором архива. ГЛАВА 4 СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ АРХИВА 10. Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа результатов деятельности, перспективных планов развития архивного дела, указаний и рекомендаций вышестоящего органа государственного управления по архивам и делопроизводству. 11. Работу по планированию и контролю за выполнением плановых заданий, подготовке отчетных документов организует директор архива или его заместитель. ГЛАВА 5 СИСТЕМА ОТЧЕТНОСТИ АРХИВА 12. План работы архива составляется на год. В соответствии с перспективными планами развития архивного дела, а также по собственной инициативе в архиве могут разрабатываться перспективные планы работы или развития отдельных направлений его деятельности. При планировании работы на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объем и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации деятельности структурных подразделений архива. План работы архива на год состоит из разделов, соответствующих направлениям работы архива, и включает наименования и виды работ, выполнение которых контролируется вышестоящим органом управления по архивам и делопроизводству. К плану работы архива на год составляется объяснительная записка, в которой обосновываются и конкретизируются виды и объем планируемых работ, определяется их конечный результат, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители. К плану работы архива на год составляется расчетная часть, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки производится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. План работы архива на год включает приложения: планы организационных мероприятий, научно-исследовательской работы, занятий по повышению квалификации работников и другие приложения, устанавливаемые республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству. План работы архива на год рассматривается на заседании дирекции и утверждается вышестоящим органом управления по архивам и делопроизводству. План работы структурного подразделения архива включает профильные показатели плана работы архива на год, а также виды и объем работ. План работы структурного подразделения утверждается директором архива. Индивидуальный план работника архива составляется на основе плана работы структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения. 13. Контроль за выполнением планов работы архивов на год и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений. Выполнение плановых заданий, качество работы рассматриваются на заседаниях дирекции архива и доводятся до сведения трудового коллектива. 14. Отчет о выполнении плана работы архива за год (полугодие, квартал) составляется по схеме плана работы архива на год. К отчету прилагаются объяснительная записка и другие приложения, устанавливаемые вышестоящим органом управления по архивам и делопроизводству. Этим же органом устанавливаются порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о работе архива за соответствующий период. В объяснительной записке дается краткий анализ основных итогов работы, результативности проведенных организационно-методических мероприятий. 15. Отчеты о выполнении плана работы структурного подразделения, индивидуального плана работников составляются по форме плана работы структурного подразделения на год и индивидуального плана работников в сроки, устанавливаемые директором архива. ГЛАВА 6 ВЫПОЛНЕНИЕ ПЛАТНЫХ РАБОТ И УСЛУГ 16. Архив выполняет платные работы и услуги в порядке, устанавливаемом законодательством Республики Беларусь. 17. Архив информирует потенциальных потребителей о выполняемых работах и услугах. Виды и объем платных работ и услуг включаются в планы работы архива и его структурных подразделений на год. РАЗДЕЛ ІІІ КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ НАФ ГЛАВА 7 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ НАФ 18. Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка на основе следующих признаков: принадлежности документов к определенным историческим периодам; принадлежности документов к различным формам собственности; принадлежности документов к определенным административно- территориальным единицам; принадлежности документов определенным юридическим или физическим лицам; принадлежности документов к комплексам, имеющим республиканское и местное значение; вида носителей, способа и техники закрепления информации. 19. Документы государственной части НАФ в зависимости от времени происхождения подразделяются на документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.), советского периода (до 19 сентября 1991 г.), постсоветского (период суверенной Республики Беларусь). Документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.) хранятся отдельно от документов других исторических периодов. Обособленное хранение документов, образовавшихся в различные исторические периоды, обеспечивается организацией сети архивов, их структурой и группировкой документов по архивным фондам и архивным коллекциям. 20. Документы в зависимости от их принадлежности к различным формам собственности составляют государственную и негосударственную части НАФ. Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам республиканского значения, хранятся в республиканских архивах, республиканских библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных органов, иных организаций. Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам местного значения, хранятся в областных и зональных архивах, территориальных (городских или районных) архивах местных исполнительных и распорядительных органов (далее - городские и районные архивы) и музеях. Документы негосударственной части НАФ хранятся в организациях- фондообразователях, у физических лиц и в архивах (на договорной основе). 21. В зависимости от принадлежности документов к административно-территориальным единицам осуществляется распределение документов между областными, зональными, городскими и районными архивами. 22. Принадлежность документов определенным юридическим или физическим лицам является основанием для отнесения указанных документов к архивному фонду - основной классификационной единице НАФ. 23. В зависимости от масштаба и характера деятельности организаций осуществляется отнесение их документов к комплексам республиканского и местного значения: 23.1. к комплексам документов республиканского значения относятся: фонды гражданских и военных учреждений, общественных объединений и организаций Великого княжества Литовского, Речи Посполитой, Российской империи, Российской республики (период Временного правительства), распространявших свою компетенцию на всю или значительную часть территории Беларуси; фонды местных учреждений дореволюционного периода; фонды учреждений Советской Социалистической Республики Литвы и Белоруссии; фонды учреждений Белорусской Народной Республики; фонды оккупационных органов управления и общественных организаций, функционировавших на территории Беларуси во время гражданской войны и иностранной военной интервенции 1918-1920 годов и Великой Отечественной войны 1941-1945 годов; фонды высших органов государственной власти и центральных органов управления БССР, организаций союзного (бывшего СССР) подчинения, действовавших на территории БССР, центральных органов КПБ, ЛКСМБ и общественных организаций БССР, прочих организаций, компетенция которых распространялась на всю территорию БССР, военных учреждений, частей и соединений Краснознаменного Белорусского военного округа; фонды высших органов государственной власти и центральных органов управления Республики Беларусь, иных организаций, компетенция которых распространяется (распространялась) на всю территорию Республики Беларусь; 23.2. к комплексам документов местного значения относятся: фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездно- городских, сельских, местечковых учреждений, действовавших после 7 ноября (25 октября) 1917 г.; фонды промышленных, кооперативных, сельскохозяйственных предприятий, действующих (действовавших) на территории соответствующей административно-территориальной единицы, если их документы не отнесены к комплексам республиканского значения; фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездных, районных, городских, сельских организаций КПБ, ЛКСМБ и других общественных организаций; фонды учреждений Западной Белоруссии 1919-1939 годов; 23.3. отнесение документов НАФ к комплексам, имеющим республиканское значение, осуществляется республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству, а к комплексам документов, имеющим местное значение, - органами управления по архивам и делопроизводству областей и г. Минска. 24. В зависимости от вида носителей, способов и техники закрепления информации осуществляется классификация научно- технической, аудиовизуальной, электронной документации. Этот признак используется при создании соответствующих специализированных архивов (или отделов архива). ГЛАВА 8 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА 25. Под классификацией документов в пределах архива понимается группировка документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Совокупность документов, образующихся в деятельности фондообразователя - юридического или физического лица, составляет его документальный фонд. Совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Архивный фонд не подлежит дроблению. Недопустимо разделение документов одного архивного фонда между несколькими архивами. 26. Разновидностями архивного фонда являются: архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода; объединенный архивный фонд (далее - ОАФ), состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи. 27. Совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому, объектному), представляет собой архивную коллекцию. Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив из других архивов, от юридических или физических лиц, расформированию не подлежат. 28. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов с целью формирования архивных фондов и архивных коллекций. Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций, а также в архиве - при описании принятых необработанными документов, переработке старых неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования. 29. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица. Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором. Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они составлены. При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание содержание, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, упоминания разных лиц. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, партийных, молодежных, научно-технических и других) могут составлять один архивный фонд. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. В случае реорганизации организации с передачей ее функций правопреемнику законченные в делопроизводстве дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные дела - в фонд организации правопреемника. Если среди документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся. Из фондов личного происхождения документы государственных организаций могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц-руководителей и членов соответствующих объединений и организаций. 30. Каждому архивному фонду присваивается название, соответствующее официальному названию фондообразователя (полному и сокращенному) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени и отчества, псевдонима, титула, рода деятельности, служебного положения, звания фондообразователя. 31. ОАФ может быть сформирован из документов: однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории. Пример. Гминные правления Брестского повета Полесского воеводства; руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории. Пример. Белорусский промышленно-строительный банк и его конторы; органов государственной власти и управления (Советов депутатов и исполнительных комитетов базового и областного уровней). Пример. Червенский районный Совет депутатов; Червенский районный исполнительный комитет; последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам. Пример. Министерство лесной промышленности БССР; Министерство лесной, целлюлозно-бумажной и деревообрабатывающей промышленности БССР; Министерство лесной и деревообрабатывающей промышленности БССР; личного происхождения, отложившихся в одной семье (семейный фонд), одном роде (родовой фонд). Пример. Рахленко Леонид Григорьевич, актер, режиссер, народный артист СССР, народный артист БССР. Ржецкая Лидия Ивановна, его жена, актриса, народная артистка СССР, народная артистка БССР. Создание ОАФ предполагает размещение материалов ОАФ в одном месте хранилища, перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, пересистематизацию описей и дел и внесение изменений в топографические указатели. Название ОАФ, созданного: из документов однородных по целевому назначению организаций, представляет собой обобщенное наименование организаций; из документов руководящего органа и подчиненных ему организаций, состоит из наименования руководящего органа и обобщенного наименования подчиненных ему организаций; из документов последовательно сменявших друг друга организаций, функции которых существенно не изменялись, состоит из перечисления всех наименований организаций в хронологической последовательности; из документов личного происхождения, включает в себя фамилию, имя, отчество, псевдоним, степень родства (для родственников), титул, род деятельности, служебное положение каждого из фондообразователей. 32. Объединение документов в архивные коллекции производится по видам документов и по тематическому признаку с учетом содержания и хронологической принадлежности документов. Архивная коллекция может пополняться новыми документами. Не допускается образование коллекции на базе нескольких архивных фондов, связанных между собой направлением деятельности фондообразователей и их территориальной принадлежностью. В названии архивной коллекции, как правило, фиксируются вид (виды) документов, тема, период, при необходимости - составитель (физическое лицо, юридическое лицо) и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции. 33. Хронологическими границами архивного фонда являются: для фонда организации - официальные даты создания и ликвидации; для фонда личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи, рода; для ОАФ, созданного по признаку однородного целевого назначения организаций, - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций; по признаку подчиненности организаций - даты деятельности вышестоящей организации; по признаку преемственности функций организации - даты деятельности каждой организации; личного происхождения - даты жизни каждого физического лица; для архивной коллекции, сформированной архивом, - год создания коллекции; для архивной коллекции, сформированной физическим лицом (лицами), - даты жизни коллекционера(ов). Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности организации; если в составе фонда организации находятся более ранние документы. Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с хронологическими рамками жизни фондообразователя из-за возможного наличия в фонде более ранних документов, собранных фондообразователем, документов, связанных с откликами на его смерть, с посмертными изданиями его произведений, проведением памятно- юбилейных мероприятий. 34. Основанием для корректировки хронологических границ архивного фонда могут стать: изменение конституционных основ государства, государственной принадлежности, административно- территориального деления, формы собственности фондообразователя, его реорганизация и ликвидация. 35. Документы ранее существовавших высших органов государственной власти и центральных органов управления и их правопреемников могут составлять объединенные архивные фонды. Пример. Документы Министерства народного образования БССР и Министерства народного образования Республики Беларусь. Документы Советов депутатов и исполнительных комитетов областного и базового уровней составляют объединенные архивные фонды. Документы Советов депутатов и исполнительных комитетов районов города и документы администраций районов города составляют единые архивные фонды. Документы государственных организаций, продолжающих осуществлять свои прежние функции, составляют единые архивные фонды. 36. Документы органов государственной власти и управления, воинских частей, соединений и учреждений армии, других организаций периода Великого княжества Литовского и периода Российской империи до Февральской революции 1917 года, не подвергшихся коренным преобразованиям до момента их ликвидации, составляют единые архивные фонды. Документы органов власти и управления, воинских частей и соединений, созданных Временным правительством, Советской Социалистической Республикой Литвы и Белоруссии, учреждений Белорусской Народной Республики, оккупационных органов управления, функционировавших на территории Беларуси во время гражданской войны и иностранной военной интервенции 1918-1920 годов и Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, составляют отдельные архивные фонды. Документы органов государственной власти и управления, воинских частей и соединений Красной Армии и Флота, созданных после 7 ноября (25 октября) 1917 г., составляют отдельные архивные фонды. Документы промышленных, финансовых, научных, учебных, общественных (политических, культурных, научных, религиозных) организаций Великого княжества Литовского, Российской империи и Российской республики (период Временного правительства) за весь период их деятельности до национализации, реорганизации или конфискации составляют единые архивные фонды. Документы промышленных, сельскохозяйственных, торговых, учебных, общественных и иных организаций, созданных оккупационными властями в период Великой Отечественной войны на оккупированной территории Беларуси, а также партизанских формирований и подпольных организаций, действовавших на оккупированной территории Беларуси в период Великой Отечественной войны, составляют отдельные архивные фонды. 37. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных органов местного управления и самоуправления составляют новые архивные фонды. Если при изменении границ административно-территориальных единиц сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы, то документы их органов власти и управления составляют единые архивные фонды. При переименовании или преобразовании административно- территориальной единицы без изменения ее внутреннего деления документы органов власти и управления до и после переименования или преобразования составляют единые архивные фонды. Документы органов власти и управления (в том числе самоуправления) города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно- территориального деления составляют единые архивные фонды. Документы территориальных объединений общественных организаций и органов их управления до и после изменения административно- территориального деления фондируются так же, как документы органов власти и управления. Документы промышленных предприятий, коммунальных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских организаций, учебных заведений, колхозов, совхозов до и после изменения административно- территориального деления составляют единые архивные фонды. Документы органов административно-хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, горных, путей сообщения, почтовых, учебных), образование и ликвидация которых не зависят от изменения административно- территориального деления, составляют единые архивные фонды. 38. Документы предприятий, сельскохозяйственных имений, банков, учебных заведений, транспортных и других организаций с момента их национализации или конфискации после 7 ноября (25 октября) 1917 г. составляют новые архивные фонды. Документы государственных организаций, перешедших после 1991 года в негосударственную собственность, составляют новые архивные фонды. Документы, созданные в процессе деятельности государственной организации и хранящиеся в архиве негосударственной организации, при поступлении в архив включаются в фонд государственной организации. Смена собственника организации без изменения формы собственности не влечет за собой создания нового архивного фонда. При передаче новым собственником документов негосударственной части НАФ бывшей государственной организации в архив в государственную собственность архив вправе присоединить их к уже хранящемуся фонду или создать ОАФ. Если передача документов негосударственной части НАФ в архив осуществляется без изменения права собственности на документы, создается новый или объединенный архивный фонд. Документы организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности, образованных на основе государственных организаций, составляют с их документами единые архивные фонды. Документы организаций смешанных форм собственности без преобладания в уставном капитале доли государственной собственности составляют новые архивные фонды. 39. Переименование организации, передача ее из одного ведомства в другое, изменение подчиненности, местонахождения, структуры, не сопровождающиеся изменениями первоначальных функций, не являются основанием для разделения ее документов на разные архивные фонды. Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе не является основанием для разделения ее документов на разные архивные фонды. Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой не является основанием для создания нового фонда. Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции, функций и создание новой организации, является основанием для создания нового архивного фонда. Документы эвакуированной во время войны или стихийного бедствия, а затем реэвакуированной организации составляют единый архивный фонд. Если эвакуированная организация не была реэвакуирована, а восстановлена на прежнем месте ее нахождения, то документы организации, действующей по месту эвакуации, составляют новый архивный фонд. При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют отдельный архивный фонд. Документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения, в результате войны или стихийного бедствия, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд. 40. Архивные фонды (обособленные части архивных фондов) в зависимости от их информационной значимости условно подразделяются на три категории. Принадлежность фонда к той или иной категории определяется исходя из его научно-исторической ценности, многоаспектности документной информации, степени полноты документов фонда, значения организации-фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности, исторического периода, в котором создавались документы, экономико-географических и других факторов. ГЛАВА 9 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА 41. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. Учетно- классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения (далее - дело). Дело представляет собой совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.) и помещенных в отдельную обложку. Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Под систематизацией дел архивного фонда понимается их группировка и расположение в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда осуществляется в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в архив. В архиве систематизация производится при составлении и переработке описей архивных фондов. 42. Схема систематизации дел является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда. Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав фонда (виды и разновидности документов), важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится на основе следующих признаков: структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям); хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы); функционального, отраслевого, тематического, предметно- вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, отраженных в документах); номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов); корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); географического (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты); авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов). Как правило, дела группируются последовательно, на основе признака (признаков), применение которого является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. 43. Сочетание структурного и хронологического признаков предполагает использование хронологически-структурной и структурно- хронологической схем систематизации. Хронологически-структурная схема применяется при систематизации дел фондов действующих и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годы, периоды), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации. Структурно-хронологическая схема применяется при систематизации дел фондов действующих и ликвидированных организаций, имеющих стабильную структуру. При систематизации по этой схеме дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания. Хронологически-функциональная или функционально- хронологическая схема применяется при систематизации дел фондов организаций с часто менявшейся структурой. При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (виды, направления деятельности) фондообразователя. При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяется при систематизации дел небольших по объему фондов, а также отдельных архивных коллекций. Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схема применяется для систематизации дел фондов бесструктурных организаций. 44. Выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, истории болезней в медицинских учреждениях, акты проверок в контрольных органах, а также при необходимости отчеты по научным темам в научно- исследовательских организациях, рукописи в издательствах. При систематизации дел фондов личного происхождения используются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, специфические для данных фондов (например, группировка рукописей по жанрам произведений). Документы, вошедшие в ОАФ, располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в ОАФ, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации. Систематизация документов архивных коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп наименований организаций или фамилий авторов в алфавитном порядке. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по наиболее общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам исходя из объема и состава документации. 45. При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо учитывать следующие особенности: дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения); планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода; дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении и продолженные в другом, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены; в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда. Группы дел в пределах нижних ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии. Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, осуществляется в следующем порядке: определяется фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым они относятся; документы включаются в ранее сформированные дела, к составу которых они относятся (если такие дела сохранились в россыпи и есть возможность их восстановить); при отсутствии ранее сформированных дел или невозможности их восстановления формируются новые дела, которые систематизируются и описываются в установленном порядке; заверительные надписи в делах, в состав которых включены дополнительные документы, уточняются. Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их описанию и систематизации. |
Похожие:
 | На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. №1098 "о комитете по архивам и делопроизводству... |  | Министерства юстиции Республики Беларусь от 28. 07. 2009 n 59 "О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного... |
| О внесении изменений и дополнений в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 17 августа 2006 г. №1055 | | Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 28 февраля 2006 г. №283 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,... |
| Об утверждении Правил пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь | | В соответствии со статьей 11 Закона Республики Беларусь от 15 декабря 2003 года "О почтовой связи" Совет Министров Республики Беларусь... |
| На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1585 "Вопросы Министерства финансов Республики... | | «о министерстве обороны Республики Беларусь и Генеральном штабе Вооруженных Сил Республики Беларусь», постановления Совета Министров... |
| Целью разработки усорд является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность... | | Республики Беларусь, охраны жизни или здоровья человека, окружающей среды, соблюдения общественной морали и правопорядка, защиты... |